Manager à distance : pratiques concrètes pour les équipes distribuées

Faites évoluer vos méthodes de travail pour manager à distance comme vous le feriez au bureau

Manager à distance, c'est possible à condition d'avoir les méthodes adéquates, et d'adopter les bonnes habitudes en équipe dès le départ. Pour de nombreuses d'entre elles qui travaillent aujourd'hui en étant géographiquement distribuées, parfois même sur différents fuseaux horaires, maintenir une bonne cohésion en télétravail est un enjeu quotidien. Car c'est cela qui favorise au bout du compte une communication fluide et l'efficacité du travail en commun.

En tant que manager d'une équipe qui travaille à distance, voici les 7 objectifs à atteindre pour travailler avec autant, voire plus d'efficacité à distance que vous ne le feriez en vous trouvant dans la même pièce :

• Maintenir une bonne connexion au sein de votre équipe
• Garantir le succès des projets grâce à des méthodes vérifiées
• Conserver la relation de confiance
• Transmettre efficacement les informations entre les différents pôles d'expertise
• Motiver les équipes au quotidien
• Challenger le statu quo et vous améliorer en continu
• Stimuler constamment la créativité de votre équipe

Étape par étape, on vous donne ici toutes les clés pour développer chacun de ces points, avec l'appui de Templates prêts à l'emploi inspirés de méthodes bien connues pour leurs résultats.

Adaptez vos rituels d'équipe au format du télétravail

Première chose: comment maintenir une bonne connexion au sein de l'équipe ? En adoptant des rituels d'équipe avec, par exemple, le Template La Matinale pour une réunion de synchronisation journalière, ou hebdomadaire avec Weekly.

L'objectif est d'instaurer un temps d'échange régulier, qui permette de conserver une bonne coordination et une forte cohésion au sein de l'équipe, même à distance. Chacun partage ses informations-clés:

• Réussites
• Avancement des projets
• Indicateurs de performance,...

Ainsi, toute l'équipe synchronise sereinement ses actions et avance ensemble plus facilement.

Utilisez des outils simples et vérifiés pour gérer efficacement vos projets

Comment garantir le succès de vs projets quand l'équipe n'est pas ensemble physiquement ?

En utilisant des méthodes qui permettent de visualiser en un seul endroit, et même à distance, les avancées de chacun.

Par exemple, grâce au tableau de type Kanban, l'équipe pilote facilement l'avancement des tâches et visualise sa charge de travail.

Grâce au Template COPIL, vous menez des réunions de comités de pilotage régulières, comme si vous étiez au bureau, en partageant un whiteboard qui vous permet d'animer les différentes parties de la réunion: débat, prise de décisions, partage d'informations,...

Veillez à proposer des échanges qualitatifs

Autre incontournable du management : la relation de confiance ! Eh bien, même à distance, elle continue de se construire. Chaque membre de votre équipe doit se sentir écouté, valorisé, et libre de s'exprimer dès qu'il ou elle en ressent le besoin.

Quel que soit le format de l'interaction, il existe des méthodes appropriées pour permettre à toute l'équipe de s'impliquer et partager ses idées.

Grâce au Template One-to-one ou encore l'Entretien annuel, vous continuez d'avoir des échanges qualitatifs et personnalisés avec chacun des membres de l'équipe.

Avec le Template Parcours d'intégration, vous pouvez accueillir un nouveau collaborateur même à distance, et lui proposer un parcours ludique et sur mesure.

Mettez l'accent sur la diffusion de l'information

En télétravail, difficile d'être au courant de ce qui se passe simplement en passant voir son collègue à son bureau.

Prenez alors l'habitude de sécuriser la bonne transmission d'information entre vous, grâce au format Mémo de Klaxoon.

Un Mémo (anciennement Capsule) se présente sous la forme d'un récapitulatif où vous pouvez consigner des chiffres, des faits marquants à retenir, des images, des quiz et bien d'autres ressources. Il vous suffit alors de le partager avec votre équipe, qui peut le consulter dès qu'elle en a la possibilité, en asynchrone.

On vous propose dans ce Template de découvrir le Mémo Minute Info, un format très court à mettre en place au quotidien en les partageant dans vos Boards de travail.

Proposez des temps d'émulation collective

Pour rythmer les semaines en télétravail et renforcer la motivation de l'équipe, mettez en place des challenges autour de vos objectifs professionnels, ou pas !

Le Template Challenge d'équipe est l'environnement idéal pour suivre votre progression dans l'accomplissement de vos défis. Concentrez-vous sur un indicateur de performance, puis mettez en place une thématique de jeu pour fédérer votre équipe. C'est d'ailleurs exactement ce qu'à fait Guillaume Creach pour ses équipes des magasins Krys, lorsqu'il a lancé un Challenge sur le thème des célèbres équipes de basketball américaines.

Trouvez en continu des pistes d'amélioration

Régulièrement, prenez du recul sur vos actions passées et vos projets menés à terme, afin d'identifier ce qui a bien fonctionné et mettre en lumière des améliorations à apporter.

Pour cela, le Template Rétrospective vous aidera à structurer ces moments aussi bien en télétravail qu'en présentiel. Visuellement, partagez avec votre équipe vos idées autour de ce qu'il faut faire plus, moins, ou bien commencer, continuer ou arrêter de faire.

Maintenez une dynamique d'innovation

Enfin, la clé ultime du succès pour un travail d'équipe efficace est de mobiliser continuellement l'intelligence collective. Et pour cela, rien de tel que des sessions de brainstorming qui dynamisent la créativité de tous !

Par exemple, vous pouvez ici vous inspirer de la méthode des 6 chapeaux de Bono pour adopter différentes approches d'un même sujet en jonglant avec des rôles. Essayez également le World Café pour mener une session efficace à distance en plusieurs sous-groupes.