Copil : prendre les bonnes décisions pour atteindre les objectifs projet

‍Qu’est-ce qu’une réunion de Copil ?

Que vous soyez chef de projet ou acteur d'un projet participant sur une tâche spécifique, vous avez probablement l'habitude de retrouver vos collaborateurs lors de réunions régulières permettant de présenter vos avancées, vos problématiques, vos demandes, et de vous tenir informés les uns les autres. Le copil, ou comité de pilotage, est un groupe de personnes totalement différent. Il réunit les membres clés de votre équipe projet ; en général un membre représentant chaque métier utile au projet, ainsi que les éventuels sponsors, rassemblés autour du ou des chefs de projet. Les membres du copil ne sont pas forcément des managers car il s'agit d'une équipe transversale impliquant différentes parties prenantes. Ce comité de pilotage se réunit pour prendre les décisions stratégiques et donner les grandes orientations du projet.

Chaque réunion de ce groupe de pilotage est dédiée au suivi de l’avancement du projet. Elle n’est pas vouée à s’étirer en longueur mais bien à établir des ponts entre les divers participants, à assurer une bonne communication sur tous les volets du projet et à prendre ensemble des décisions pour la suite. Une durée d’une heure, deux heures maximum en cas de blocage ou d’importante décision stratégique, est recommandée. Les réunions de copil peuvent avoir lieu toutes les deux semaines, une fois par mois ou de façon encore plus espacée. La fréquence peut varier très largement en fonction de la durée totale du projet et du nombre d’acteurs impliqués. Vous pouvez même établir à l’avance un calendrier avec les dates et la durée des copils pour anticiper les problématiques d’agendas surbookés qui peuvent se présenter avec certaines parties prenantes très sollicitées !

Au bureau ou en télétravail, tous les intéressés se réunissent pour partager leurs idées sur un board, en débattre, et prendre des décisions qui vont définir la suite du projet : ajuster les objectifs, allouer ou redéployer les moyens humains, techniques et financiers, lever les situations de blocage, etc.

Alors, concrètement, comment ce comité de pilotage arrive-t-il à se mettre d’accord ? Chacun apporte sa contribution en amont sur le whiteboard (idée, question, information, décision à prendre…), les discussions sont organisées et gérées par les participants, puis les sujets clés sont débattus et soumis au vote. Ainsi, vous construisez vos décisions sur la base des échanges avant d'aboutir à un plan d'action. C’est ici que le template copil de Klaxoon, flexible et personnalisable par tous, vous sera d’une aide précieuse !

Pourquoi organiser des réunions de comité de pilotage ?

 Prendre ces décisions de façon collaborative : Lorsque le projet sur lequel vous travaillez présente de forts enjeux, un cahier des charges complexe, de nombreux interlocuteurs et des tâches interdépendantes entre différentes entités et différents acteurs de l’entreprise, il apparaît indispensable de créer un comité de pilotage. Le chef de projet, qui gère le management transversal de toutes les tâches, ne peut arbitrer seul des décisions qui concernent à la fois l’investissement, les fournisseurs, les moyens concrets et la qualité ; c’est pourquoi il a besoin de réunir toutes les parties prenantes régulièrement afin de prendre ces décisions de façon collaborative.

 Maintenir l’équipe soudée autour de son projet : les réunions de pilotage possèdent un autre avantage non négligeable : elles maintiennent l’équipe soudée autour de son projet, y compris les acteurs qui ne travaillent pas ensemble au quotidien ou qui ne se trouvent pas au même niveau hiérarchique. Aujourd'hui, la pandémie de Covid-19 et les avancées technologiques ont multiplié les formes de travail hybrides. Les équipes, dispersées dans différents espaces, doivent continuer de collaborer grâce à de nouveaux outils : visioconférences, réunions par téléphone, réunions hybrides, management visuel. Que vous ayez la possibilité de vous réunir en présentiel ou que vous soyez principalement en télétravail, il est primordial de conserver des rendez-vous réguliers pour suivre l’avancement d’un projet ensemble. Cela permet de garder un lien fort afin de travailler efficacement en équipe. À titre personnel, chaque partie prenante ou représentant d’un volet du projet a besoin de ces points réguliers pour conserver sa confiance, sa motivation et l’envie de faire avancer le projet vers ses objectifs. À titre professionnel, les réunions de pilotage régulières permettent de s’assurer que tous les acteurs sont sur la même longueur d’onde, partagent les mêmes informations et avancent dans la même direction ; ce qui garantira le succès de votre projet.

Comment utiliser le template copil pour organiser des réunions de copil stratégiques ?

Vous partagez un whiteboard grâce auquel vous animez les différentes parties de la réunion : partage d’informations, débat, prise de décisions stratégiques… Chaque acteur du projet complète très simplement ses informations dans la partie du board dédiée avant de se réunir avec les autres collaborateurs. Pendant les copils, le débat se lance sur les sujets identifiés comme clés, et les orientations stratégiques sont alors décidées collégialement. En facilitant le processus décisionnel, le template copil de Klaxoon devient votre véritable tableau de bord du projet.‍

Préparation de la réunion de copil

Avant de lancer la réunion proprement dite, le chef de projet crée, puis personnalise son template copil. Il invite ensuite ses collaborateurs à y participer. Chaque participant a la possibilité d’ajouter sa photo à son nom, afin d’ajouter une touche plus personnelle si la réunion a lieu à distance.

En amont de la réunion, tous les membres du groupe de pilotage peuvent envoyer des idées, des propositions et des questions sur le whiteboard. Les codes couleur permettent d’identifier rapidement s’il s’agit d’un sujet important, urgent, d’une décision à prendre, d’une information, ou d’une action à mettre en place.

Tous les acteurs du projet présents au copil doivent prendre connaissance du board avant le début de la réunion afin d’avoir une vision d’ensemble du management et de l’avancement du projet. Cette étape vous fera gagner énormément de temps de discussion pendant la réunion, alors ne l’oubliez pas !

Proposez à chaque invité d’afficher une météo personnelle en épinglant l’icône qui correspond à son humeur sur sa photo. La « météo de la traversée » se doit d’être brève et représentative. Elle permet aux personnes présentes de savoir dans quel état d’esprit se trouvent les autres, ce qui est utile afin de s’adapter dans les échanges, ou de mieux comprendre et accepter certaines interactions. En effet, une bonne gestion de projet passe aussi par une bonne compréhension des ressources humaines qui y participent.

L’un des participants peut ensuite se désigner comme maître du temps en plaçant sa photo à l’endroit spécifié sur le template, ou bien être désigné par tous les membres du groupe. L’idée est que cette personne change à chaque copil, cela permet d’impliquer tout le monde et de dynamiser les réunions. Ce maître du temps est en charge de minuter les débats et les prises de décisions. Il veille à ce que la réunion ne s’éternise pas afin de ne pas saturer les participants et d’aboutir à des décisions prises l’esprit frais et clair !

Accordez cinq minutes à toute l’équipe pour prendre connaissance des idées, propositions, problèmes et autres questions affichées sur le board. Prenez le temps de liker celles qui vous semblent le plus prioritaires, cela vous aidera à hiérarchiser les sujets et à organiser les débats.

Simplement et rapidement, le whiteboard affiche alors l’ordre du jour collaboratif que vous venez de créer ensemble. Cette première partie du template vous permet aussi d’afficher les idées validées ou les décisions qui ont été prises à la dernière réunion de copil ; vous gardez ainsi une vision claire de l’évolution du projet et ne perdez pas de temps à rechercher ce qui s’est dit lors des étapes précédentes.

Lorsque l’ordre du jour est prêt, vous pouvez commencer !

Déroulé d’une réunion de copil

C’est parti ! Si certains ou tous les participants sont à distance, lancez un Live, l’outil de visioconférence intégré à Board de Klaxoon. Une fois le partage d’informations terminé, les débats sur chaque sujet peuvent être lancés. Il est conseillé de ne pas dépasser 15 minutes pendant cette phase de débat afin de ne pas s’éterniser sur un sujet ni oublier d’autres questions importantes.

Tous les participants échangent les uns après les autres grâce à l’outil de prise de parole du template copil. Utilisez le symbole de la planète pour vous distribuer la parole. De cette manière, le groupe reste à l’écoute et chacun peut s’exprimer tour à tour. Au besoin, vous pouvez, de la même manière qu’avec le maître du temps, désigner un donneur ou une donneuse de parole qui passera la planète en fonction des questions posées ou des interventions demandées. Que vous soyez réunis dans une même pièce ou en visioconférence, vous pouvez utiliser des signes, comme lever la main, pour indiquer au donneur de parole que vous souhaitez intervenir en suivant.

De la construction collaborative de l’ordre du jour à la tenue des discussions autogérée, le template copil vous permet de vous plonger dans un réel travail d’équipe pour être au service de la réussite du projet !

Prise de décision collégiale et définition des orientations stratégiques

Au cours des débats, et dans des phases de transition, des propositions ou des demandes peuvent surgir. Pour diriger les nouvelles avancées du projet efficacement, l’outil questions vous permet de voter en évaluant à l’aide de 5 étoiles chaque décision à acter. Pour valider une proposition, vous devez obtenir au minimum 3 étoiles sur 5, sinon ré-ouvrez le débat. Accordez 10 minutes à ce temps de réunion pour définir les prochains axes stratégiques du projet, et classez dans le caisson de réserve les idées non traitées et les sujets en suspens. Puis, décidez ensemble des actions à mettre en place pour atteindre les objectifs mis en valeur.

Le processus de décision est facilité et la gestion du projet gagne en clarté et en efficacité car aucune idée ne disparaît du board ; vous les retrouvez sur le template pour la prochaine réunion de copil.

Un succès garanti grâce à la réunion copil

Prenez enfin 10 minutes pour maintenir ou redresser le cap vers votre objectif stratégique en répertoriant toutes les actions à mener dans le viseur du template copil. On alloue à chaque idée un temps de mise en œuvre, puis elle est attribuée à une personne, identifiable grâce à la photo associée. Ainsi, toutes les parties prenantes ont une vision à la fois claire et détaillée de l’état du projet et de son suivi.

La gestion de projet devient un véritable travail d’équipe, en salle ou à distance, grâce aux réunions de copil !