World Café : l'idéation collaborative avec plusieurs sous-groupes

Mobilisez l’intelligence collective pour générer des idées grâce au World Café

La méthodologie de brainstorming du World Café est idéale pour faire une séance d'idéation en grand groupe, et générer un maximum d'idées en évitant d’accumuler des doublons. Grâce à ce workshop, vous débattez en groupe comme au café, assis autour d’une table virtuelle si vous êtes en télétravail. Mais cela peut aussi s’accompagner de tables bien réelles en présentiel ! Au fur et à mesure, les groupes changent de table pour réfléchir à tous les sujets, en se basant sur la matière générée par leurs prédécesseurs.

Grâce aux fonctionnalités de Board telles que la visioconférence intégrée Live et la vue Colonne, toute l’équipe visualise en un clin d’œil les idées les plus pertinentes parmi des dizaines, voire des centaines d’idées générées collectivement. Une séance de brainstorming efficace à grande échelle, c’est désormais possible avec le workshop créatif World Café !

Pourquoi utiliser la méthodologie World Café ?

Premier point fort du World Café : sa convivialité. Cette méthodologie de brainstorming recrée l’énergie et l’ambiance d’une discussion informelle, mais qui permet d’approfondir sur les sujets. Un peu comme lorsque vous refaites le monde avec vos amis autour d’un café ! De plus, le fait de devoir changer de table à l’issue d’un temps limité rajoute de la dynamique à la fois physique et mentale, ce qui favorise l’émergence de nouvelles idées créatives.

Cet exemple d’atelier de design thinking montre aussi comment une simple réunion de brainstorming autour d’un sujet gagne à être structurée en plusieurs parties et en plusieurs groupes. En effet, participer à une discussion sur un sujet en se basant sur le fil des idées déjà émises par le groupe précédent permet de rebondir plus facilement, et vous évite les doublons lorsque l’on pose une même question à un groupe de dizaines de participants. On récupère ainsi davantage d’idées variées.

Enfin, les outils d’intelligence collective vous permettent d’organiser facilement le résultat d’un brainstorming de grande ampleur. Ainsi, le whiteboard de Klaxoon offre la possibilité d’effectuer cet atelier de créativité en présentiel, à distance ou en mode hybride, et d’organiser visuellement toutes les idées afin que tout soit clair et compréhensible instantanément !

Comment animer un World Café avec Klaxoon ?

Commencez par remplir la date et le sujet du workshop sur le Board, puis adaptez le nombre de tables en fonction du groupe attendu. Nous vous conseillons de constituer des sous-groupes de 5 à 10 personnes maximum. 

Indiquez une thématique par table, ainsi qu’un référent qui sera le facilitateur de la table du début à la fin de cet atelier World Café. N’hésitez pas à donner la même thématique à plusieurs tables si vous en avez beaucoup, puis invitez les participants à rejoindre le Live.

Une fois connectés, les participants se répartissent par groupe équilibrés de 5 à 10 personnes, et envoient leur photo dans les cadres prévus à cet effet. Pensez à renseigner le nom de la salle de réunion si le workshop se fait en présentiel, ou le lien de la visio pour le format hybride ou à distance. Le facilitateur de chaque table envoie alors sa photo à côté de la thématique pour se signaler, ce sera un repère pour l’ensemble des groupes durant la séance.

C’est parti pour le brainstormnig ! Lancez un timer de 10 minutes pendant lesquelles les membres de chaque groupe sont invités à échanger, discuter et se mettre d’accord sur des idées sur leur sujet, et à les poster ensuite au centre de la table. Le facilitateur est là pour animer la discussion au besoin.

À la fin du temps imparti, tous les participants à l’exception des facilitateurs changent de table en tournant dans le sens des aiguilles d’une montre. Relancez alors un chrono de 8 minutes. Les facilitateurs accueillent les nouveaux membres à leur table en présentant rapidement le thème et les idées générées précédemment. Chacun est invité à liker les idées qu’il trouve les plus pertinentes, puis le groupe se relance dans le débat pour essayer d’enrichir la table de nouvelles idées (sans répéter les précédentes !).

À la fin de ce temps, tout le monde change de table et vous repartez pour un troisième round identique, mais de 5 minutes seulement.

Pour terminer, relancez un nouveau tour, de 4 minutes cette fois-ci. Au moment de la phase de vote grâce au “like”,, chaque table regarde les idées préférées en passant en vue Colonne (en cliquant sur “Vue Board” en bas à droite) et en sélectionnant le tri « Du plus aimé au moins aimé ». Pour ne voir que les idées d’une table, sélectionnez « Filtrer par catégorie ». Chaque table échange alors pour réaliser une synthèse qui sera transmise par le facilitateur.

Enfin, les facilitateurs présentent l’un après l’autre leur synthèse à l’ensemble des groupes. Utilisez l’outil Synchro Board (en cliquant sur “Me suivre” à gauche) pour que tout le monde suive les idées présentées au même moment, grâce au partage d’écran. L’intégralité du workshop reste accessible sur le whiteboard, afin que toute l’équipe puisse revenir sur les idées partagées dès qu’elle en a besoin.