L'art du management visuel pour libérer l’efficacité et l'excellence organisationnelle

D’après une étude de Forrester, 67% des décideurs en entreprise estiment que visualiser les idées et les processus est indispensable dans leur travail (Improving Collaboration Tools Facilitates Creativity, Innovation, And Profitability, 2021).

En milieu professionnel, cette capacité à structurer les projets et la collaboration fait appel au management visuel. Il s’agit d’un ensemble de techniques de gestion d’entreprise qui impliquent d’utiliser des supports visuels tels que des images, des schémas, des dessins ou des graphiques, pour transmettre clairement des idées parfois complexes.

Aujourd’hui, les pratiques de travail basées sur le management visuel sont devenues incontournables dans les organisations, avec des gains remarquables d’efficacité et de performances à la clé. Cependant, on constate que le plus souvent, l’outil qui incarne le management visuel en entreprise est le whiteboard virtuel, ou tableau blanc en ligne. Or, cet outil à lui seul n’est pas suffisant pour créer une expérience de collaboration complète et fluide, qui permet d’engager pleinement tous les acteurs de l’organisation. 

Comprendre l’ensemble des mécaniques du management visuel et savoir les combiner avec des outils adaptés constitue alors le premier pas pour débloquer des gains d’efficacité sur tous les métiers et à chaque étape de leur collaboration.

Dans ce guide, nous allons vous présenter les différents leviers du management visuel qui vous aideront à être plus performants. Nous verrons également comment les associer pour les déployer de manière efficace à l’échelle de votre organisation, et décupler votre ROI.

Les mécaniques du management visuel qui améliorent l’efficacité

Pourquoi l’oral ou l’écrit ne suffit plus

Que ce soit pour présenter, pitcher ou rédiger un compte-rendu, nous faisons tous appel à l’oral comme à l’écrit dans notre quotidien professionnel. Toutefois, aucun de ces deux moyens d’expression ne garantit un résultat totalement maîtrisé dans vos interactions :

• S’exprimer à l’oral : la communication est transactionnelle (échange d’informations entre plusieurs parties), et chaque échange est unique. Il est impossible à reproduire exactement tel quel, car son issue est étroitement liée au contexte et aux participants impliqués.
• S’exprimer à l’écrit : transmettre un message de manière textuelle est également devenu incertain, puisque désormais, les lecteurs auront plutôt tendance à le scanner, surtout en ligne. D’après une recherche menée par Nielsen Norman Group sur les visites moyennes d’un site, à partir de 111 mots sur une page, les utilisateurs ne lisent plus que la moitié des informations affichées.

Or, nous comprenons un visuel 60 000 fois plus vite qu’un texte (on parle aussi du biais de Picture Superiority Effect). La raison, d’après des recherches du MIT, est que 50% du cerveau humain est directement ou indirectement lié à ce que nous voyons. 

Le management visuel se positionne donc comme le meilleur langage pour aligner tout le monde autour d’une même source de vérité, et accélérer la compréhension de sujets complexes. 

En entreprise, les premières méthodologies basées sur la représentation et la compréhension visuelle sont apparues avec les méthodes Lean et le toyotisme dans les années 1960. Depuis, les usages et les méthodes autour du management visuel se sont multipliés, notamment en raison de leur capacité à favoriser un meilleur apprentissage.

L’apprentissage et la rétention d’information par le visuel

Au fil des époques, la science a identifié différentes manières d’apprendre, dont les principales sont : 

• L’apprentissage visuel : le cerveau retient à partir de ce que l'œil voit, sous la forme d’une succession d’images.
• L’apprentissage auditif : l’assimilation passe par de l’information transmise à l’oral.
• L’apprentissage sensoriel (ou kinesthésique) : c’est le fait d’accomplir une action et de se mettre en situation qui favorise la mémorisation.

Suivant nos sens actifs, nous avons besoin de l’ensemble de ces canaux pour assimiler une information de manière efficace. Cependant, 65% des gens, donc une majorité, déclarent aujourd’hui obtenir de meilleurs résultats par l’apprentissage visuel.

En effet, présenter l’information visuellement permet aussi de la structurer pour la rendre plus facile à mémoriser rapidement. La loi de Miller montre qu’un être humain est capable de retenir en moyenne 7 éléments d’information plus ou moins 2, soit entre 5 et 9, sur une courte durée. C’est aussi pour cette raison que les bonnes pratiques UX (user experience) visent à limiter le nombre d’options dans chaque partie d’un site ou d’un texte, et préfèrent segmenter leur contenu en plusieurs sections courtes.

D’autre part, l’apprentissage par le visuel joue également un rôle important pour favoriser l’engagement des apprenants. Dès l’école, nous y avons recours dans les salles de classe à travers l’usage du tableau. Qu’il soit à craie, au marqueur ou digital, ce support permet à la fois de créer de l’interaction, de suivre le cours, de recentrer le groupe sur certains éléments, de recueillir des retours et des questions pour engager tous les élèves, et faire en sorte qu’ils se sentent écoutés et valorisés.

En entreprise, ce besoin d’engagement se retrouve aussi à tous les niveaux: en réunion, en formation, en gestion de projet, à l’échelle d’une équipe ou de manière transversale,... Les échanges d’emails, et même des outils de présentation comme PowerPoint n’ont su y répondre que partiellement. On parle même d’un phénomène de “death by PowerPoint” (ou “mort par PowerPoint”) en raison du manque d’engagement suscité par ce type de présentations, généralement très descendantes. 

Plus que de simplement leur présenter des informations de manière visuelle, il existe donc un réel besoin de rendre les participants acteurs de leur collaboration pour assimiler efficacement les informations, et ce dans n’importe quel contexte.

Le rôle du contexte et des modes de communication

Parmi les éléments de contexte essentiels dans notre environnement professionnel, l’aspect culturel intervient amplement dans l’efficacité de la communication. Le concept de cultures high-context et low-context illustre la diversité des manières de s’exprimer au travail selon la culture dont on est issu : 

• Les cultures dites high-context (parmi lesquelles la plupart des pays asiatiques, du Moyen-Orient et de l’Amérique Latine) tiennent davantage compte des éléments contextuels : attitude de l’interlocuteur, ses expériences passées,... 
• Les cultures low-context (par exemple les États-Unis ou les pays scandinaves), elles s’appuient avant tout sur une communication directe et explicite.

Dans un cas de collaboration entre des personnes de plusieurs nationalités, avec des compétences et des expériences différentes, le management visuel favorise la diversité d’expression pour tous, quel que soit leur contexte culturel. Il permet à chaque participant de vérifier sa compréhension d’un message instantanément en le mettant par écrit, et contribue également à favoriser son engagement en l’invitant à poser des questions, à l’oral ou à l’écrit selon ce qui lui convient le mieux.

De cette façon, en entreprise, le management visuel améliore l'efficacité de tous, car il facilite la communication en mode hybride entre des équipes distribuées. Il lève les barrières de la langue grâce à des codes visuels compréhensibles par tous, et simplifie les interactions qui pourraient être entravées par le manque de langage non-verbal, en particulier en visio et à distance.

Nous l’avons vu, transmettre l’information visuellement n’est que le premier pas vers une collaboration efficace à tous les niveaux. Déployer le management visuel à l’échelle de votre organisation nécessite de combiner plusieurs méthodes et outils visuels pour engager véritablement toutes les équipes, à tout moment et depuis n’importe où. 

Comment appliquer le management visuel à tout moment et depuis n’importe où ?

Management visuel et collaboration asynchrone 

Le travail asynchrone constitue un aspect important du mode de travail hybride, et est un facteur-clé pour améliorer votre efficacité sans avoir à vous réunir systématiquement. Il permet aux parties prenantes d’interagir et d’avancer sur leurs sujets en décalé, au rythme qui leur convient le mieux.

Le management visuel est également un moyen de faciliter la collaboration en asynchrone, avant comme après les moments d’interaction en temps réel. Voyons par exemple comment il peut renforcer l’engagement des participants à une formation à ces différentes étapes :

• Avant la formation : préparation et partage en amont des supports de la session à venir, première lecture par les apprenants en asynchrone avant le cours.
• Pendant la formation (en synchrone) : structuration des temps d’échange, interactions dynamiques et réponses aux questions.
• Après la formation : mesure et suivi des acquis des participants, recueil de leur feedback pour ajuster les sessions à venir, réponses aux questions auxquelles ils ont pensé après le cours.

De la même manière, ces pratiques peuvent être étendues à l’ensemble de votre organisation, et se décliner sur toutes les situations de travail où vous avez besoin que vos collaborateurs s'approprient un sujet : 

• Définir un plan d'action
• Prendre une décision
• Mener une séance d'idéation,...

Pour une meilleure immersion et assimilation des informations partagées en asynchrone, beaucoup d’organisations utilisent aujourd’hui des quiz, des sondages ou des parcours gamifiés en plus de leur whiteboard virtuel. Elles cherchent donc à aller au-delà de l’usage du seul tableau blanc en ligne, et à proposer une expérience de collaboration complète dans un espace de travail visuel tout-en-un.

Une expérience de management visuel source d'efficacité grâce aux plateformes tout-en-un

Dans un sondage de Forrester de 2021, 85% des organisations interrogées ont indiqué avoir implémenté ou planifier l’implémentation d’une suite complète d’outils collaboratifs au cours de l’année à venir. De plus, 82% d’entre elles ont déclaré qu'investir dans ce type de solution permettrait à leur organisation de rester compétitive, voire même de se positionner en leader dans son secteur d'activité.

Au-delà de l’usage du whiteboard, c’est donc bien la complémentarité entre plusieurs outils collaboratifs et visuels qui permet d’améliorer la collaboration et l’efficacité des équipes.

À ce titre, la plateforme collaborative Klaxoon propose un espace de travail tout-en-un, qui fait appel au management visuel pour maximiser votre efficacité depuis n’importe où, à tout moment et sur tous les sujets. 

Suivant vos objectifs de collaboration, elle met à votre disposition des outils visuels complémentaires :

• Centraliser vos informations et vos idées, les structurer et les partager avec Board, le whiteboard virtuel de Klaxoon ;
• Recueillir les opinions d’un groupe pour obtenir une vue d’ensemble ou des tendances avec Sondage ;
• Évaluer et tester les connaissances des participants avec Quiz et des parcours gamifiés immersifs ;
• Partager des connaissances et sécuriser les prochaines étapes avec Mémo ;
• Interagir et engager des participants sur des sujets spécifiques avec Question ;
• Animer des réunions ou des formations de manière séquencée en synchrone avec Session ;
• Regrouper et partager des activités à une audience définie avec Network.

En plus de simplifier et d’améliorer votre collaboration, les plateformes tout-en-un comme Klaxoon permettent aussi de réaliser des économies d’échelle, ainsi qu’une meilleure optimisation de votre temps et de vos budgets.

Comment exploiter au mieux la puissance du management visuel dans votre organisation ? 

1. Assurer la conformité et la sécurité dans le déploiement

En plus de proposer une expérience de management visuel complète et intuitive, votre plateforme collaborative doit être conforme aux normes et réglementations en vigueur en matière de sécurité et de protection des données. 

Au même titre que les autres suites d’outils professionnels, les plateformes de management visuel sont sujettes à une réglementation sur le partage des données de ses utilisateurs. Veillez également à définir une gouvernance en interne, pour établir les bonnes pratiques en fonction du niveau de sensibilité de vos données.

2. Intégrer la plateforme collaborative avec vos outils existants

En ajoutant votre plateforme de management visuel à votre portefeuille applicatif, votre système d’information doit rester unifié et cohérent. Pour simplifier cette étape, assurez-vous que votre plateforme collaborative propose des intégrations avancées avec les outils que vous utilisez au quotidien : la suite Microsoft, la suite Google, Jira,...

Ainsi, les interactions entre tous ces outils sont facilitées, et vous êtes en mesure de proposer une expérience transparente et fluide aux utilisateurs finaux, ce qui permet d’accélérer leur adoption de la plateforme.

3. Déployer un pilote sur un périmètre réduit

Avant d’envisager un déploiement à l’échelle de toute votre organisation, assurez-vous de le tester d’abord dans un nombre réduit d’équipes volontaires. De cette façon, vous serez en mesure d’identifier d’éventuels blocages et problématiques, et les résoudre sans affecter en même temps l’ensemble de votre système d’information.

4. Assurer un accompagnement adapté à l’adoption

En interne, faites en sorte de sensibiliser vos équipes aux bénéfices de votre nouvelle plateforme de management visuel. Proposez-leur des formations dédiées et un accompagnement pas à pas, pour les aider à se familiariser avec les évolutions qui vont transformer leurs pratiques de travail au quotidien.

Pendant cette phase, encouragez également vos collaborateurs à expérimenter, tester les fonctionnalités de l’outil, et à le pratiquer autant que possible. Pour les plus rapides d’entre eux, ce sera l’occasion d’identifier vos premiers usages en interne, et de les diffuser pour gagner du temps dans l’adoption à l’échelle.

5. Créer une culture de l’amélioration continue

Enfin, gardez à l’esprit que l’adoption des pratiques de management visuel est un processus constant, qui passe par des échanges, des évolutions et des ajustements en continu. Mettez en place des processus dédiés à recueillir le feedback des collaborateurs sur l’efficacité de la plateforme et de son déploiement. 

Cela vous permettra de mettre en place une véritable culture de l’amélioration continue, et vous donnera la résilience et la flexibilité nécessaires pour décupler votre efficacité, même dans un contexte aux nombreuses incertitudes.

Conclusion

D’après Gartner, en 2024 les applications de collaboration visuelle seront au cœur de 30% des expériences de réunion. En réalité, c’est l’intégralité de l’expérience de travail qui sera améliorée grâce à la puissance du management visuel, et surtout par le biais des plateformes de collaboration visuelle tout-en-un. 

Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme collaborative Klaxoon ? Contactez-nous pour échanger sur la manière dont ses outils de management visuel vous permettront de gagner en efficacité dans votre collaboration, accélérer votre passage à l’action et générer des résultats tangibles.