Challenge d'équipe
Associez la gamification à l'apprentissage, et améliorez vos compétences grâce à cette Aventure !
Executive Summary :
Quelle que soit votre organisation, une collaboration efficace est essentielle pour la réussite de vos projets. Cependant, les méthodes traditionnelles de collaboration, qu’elles soient orales ou écrites, ne garantissent pas toujours un partage d'informations clair et complet. De plus, avec le développement du travail hybride et des équipes de plus en plus distribuées géographiquement, maintenir un haut niveau d'engagement et de compréhension entre les membres d’une organisation est devenu plus difficile.
Si les outils de visioconférence ne sont plus suffisants, le management visuel, quant à lui, émerge comme une solution efficace à ces problématiques. Gartner indique qu’en 2024, les applications de collaboration visuelle seront les outils principaux de 30% des expériences de réunion. En exploitant la puissance des supports visuels tels que les images, les schémas et des méthodes de travail reconnues, le management visuel permet de transmettre des idées complexes de manière claire et concise dans votre gestion de projet, vos formations,... En outre, il favorise l'engagement des participants en les rendant acteurs de leur collaboration.
Étant souvent incarné par le whiteboard virtuel, le management visuel englobe en réalité bien plus de possibilités en combinant plusieurs outils collaboratifs. En facilitant la communication asynchrone, en favorisant la diversité d'expression et en simplifiant les interactions entre les équipes, il permet d’augmenter leur productivité. Des plateformes tout-en-un comme Klaxoon offrent l’expérience la plus complète de management visuel aux entreprises, leur permettant de rester compétitives et de décupler leurs résultats.
D’après une étude de Forrester, 67% des décideurs en entreprise estiment que visualiser les idées et les processus est indispensable dans leur travail (Improving Collaboration Tools Facilitates Creativity, Innovation, And Profitability, 2021).
En milieu professionnel, cette capacité à structurer les projets et la collaboration fait appel au management visuel. Il s’agit d’un ensemble de techniques de gestion d’entreprise qui impliquent d’utiliser des supports visuels tels que des images, des schémas, des dessins ou des graphiques, pour transmettre clairement des idées parfois complexes.
Aujourd’hui, les pratiques de travail basées sur le management visuel sont devenues incontournables dans les organisations, avec des gains remarquables d’efficacité et de performances à la clé. Cependant, on constate que le plus souvent, l’outil qui incarne le management visuel en entreprise est le whiteboard virtuel, ou tableau blanc en ligne. Or, cet outil à lui seul n’est pas suffisant pour créer une expérience de collaboration complète et fluide, qui permet d’engager pleinement tous les acteurs de l’organisation.
Comprendre l’ensemble des mécaniques du management visuel et savoir les combiner avec des outils adaptés constitue alors le premier pas pour débloquer des gains d’efficacité sur tous les métiers et à chaque étape de leur collaboration.
Dans ce guide, nous allons vous présenter les différents leviers du management visuel qui vous aideront à être plus performants. Nous verrons également comment les associer pour les déployer de manière efficace à l’échelle de votre organisation, et décupler votre ROI.
Que ce soit pour présenter, pitcher ou rédiger un compte-rendu, nous faisons tous appel à l’oral comme à l’écrit dans notre quotidien professionnel. Toutefois, aucun de ces deux moyens d’expression ne garantit un résultat totalement maîtrisé dans vos interactions :
Or, nous comprenons un visuel 60 000 fois plus vite qu’un texte (on parle aussi du biais de Picture Superiority Effect). La raison, d’après des recherches du MIT, est que 50% du cerveau humain est directement ou indirectement lié à ce que nous voyons.
Le management visuel se positionne donc comme le meilleur langage pour aligner tout le monde autour d’une même source de vérité, et accélérer la compréhension de sujets complexes.
En entreprise, les premières méthodologies basées sur la représentation et la compréhension visuelle sont apparues avec les méthodes Lean et le toyotisme dans les années 1960. Depuis, les usages et les méthodes autour du management visuel se sont multipliés, notamment en raison de leur capacité à favoriser un meilleur apprentissage.
Au fil des époques, la science a identifié différentes manières d’apprendre, dont les principales sont :
Suivant nos sens actifs, nous avons besoin de l’ensemble de ces canaux pour assimiler une information de manière efficace. Cependant, 65% des gens, donc une majorité, déclarent aujourd’hui obtenir de meilleurs résultats par l’apprentissage visuel.
En effet, présenter l’information visuellement permet aussi de la structurer pour la rendre plus facile à mémoriser rapidement. La loi de Miller montre qu’un être humain est capable de retenir en moyenne 7 éléments d’information plus ou moins 2, soit entre 5 et 9, sur une courte durée. C’est aussi pour cette raison que les bonnes pratiques UX (user experience) visent à limiter le nombre d’options dans chaque partie d’un site ou d’un texte, et préfèrent segmenter leur contenu en plusieurs sections courtes.
D’autre part, l’apprentissage par le visuel joue également un rôle important pour favoriser l’engagement des apprenants. Dès l’école, nous y avons recours dans les salles de classe à travers l’usage du tableau. Qu’il soit à craie, au marqueur ou digital, ce support permet à la fois de créer de l’interaction, de suivre le cours, de recentrer le groupe sur certains éléments, de recueillir des retours et des questions pour engager tous les élèves, et faire en sorte qu’ils se sentent écoutés et valorisés.
En entreprise, ce besoin d’engagement se retrouve aussi à tous les niveaux: en réunion, en formation, en gestion de projet, à l’échelle d’une équipe ou de manière transversale,... Les échanges d’emails, et même des outils de présentation comme PowerPoint n’ont su y répondre que partiellement. On parle même d’un phénomène de “death by PowerPoint” (ou “mort par PowerPoint”) en raison du manque d’engagement suscité par ce type de présentations, généralement très descendantes.
Plus que de simplement leur présenter des informations de manière visuelle, il existe donc un réel besoin de rendre les participants acteurs de leur collaboration pour assimiler efficacement les informations, et ce dans n’importe quel contexte.
Parmi les éléments de contexte essentiels dans notre environnement professionnel, l’aspect culturel intervient amplement dans l’efficacité de la communication. Le concept de cultures high-context et low-context illustre la diversité des manières de s’exprimer au travail selon la culture dont on est issu :
Dans un cas de collaboration entre des personnes de plusieurs nationalités, avec des compétences et des expériences différentes, le management visuel favorise la diversité d’expression pour tous, quel que soit leur contexte culturel. Il permet à chaque participant de vérifier sa compréhension d’un message instantanément en le mettant par écrit, et contribue également à favoriser son engagement en l’invitant à poser des questions, à l’oral ou à l’écrit selon ce qui lui convient le mieux.
De cette façon, en entreprise, le management visuel facilite particulièrement la communication en mode hybride entre des équipes distribuées. Il lève les barrières de la langue grâce à des codes visuels compréhensibles par tous, et simplifie les interactions qui pourraient être entravées par le manque de langage non-verbal, en particulier en visio et à distance.
Nous l’avons vu, transmettre l’information visuellement n’est que le premier pas vers une collaboration efficace à tous les niveaux. Déployer le management visuel à l’échelle de votre organisation nécessite de combiner plusieurs méthodes et outils visuels pour engager véritablement toutes les équipes, à tout moment et depuis n’importe où.
Le travail asynchrone constitue un aspect important du mode de travail hybride, et est un facteur-clé pour améliorer votre efficacité sans avoir à vous réunir systématiquement. Il permet aux parties prenantes d’interagir et d’avancer sur leurs sujets en décalé, au rythme qui leur convient le mieux.
Le management visuel est également un moyen de faciliter la collaboration en asynchrone, avant comme après les moments d’interaction en temps réel. Voyons par exemple comment il peut renforcer l’engagement des participants à une formation à ces différentes étapes :
De la même manière, ces pratiques peuvent être étendues à l’ensemble de votre organisation, et se décliner sur toutes les situations de travail où vous avez besoin que vos collaborateurs s'approprient un sujet :
Pour une meilleure immersion et assimilation des informations partagées en asynchrone, beaucoup d’organisations utilisent aujourd’hui des quiz, des sondages ou des parcours gamifiés en plus de leur whiteboard virtuel. Elles cherchent donc à aller au-delà de l’usage du seul tableau blanc en ligne, et à proposer une expérience de collaboration complète dans un espace de travail visuel tout-en-un.
Dans un sondage de Forrester de 2021, 85% des organisations interrogées ont indiqué avoir implémenté ou planifier l’implémentation d’une suite complète d’outils collaboratifs au cours de l’année à venir. De plus, 82% d’entre elles ont déclaré qu'investir dans ce type de solution permettrait à leur organisation de rester compétitive, voire même de se positionner en leader dans son secteur d'activité.
Au-delà de l’usage du whiteboard, c’est donc bien la complémentarité entre plusieurs outils collaboratifs et visuels qui permet d’améliorer la collaboration et l’efficacité des équipes.
À ce titre, la plateforme tout-en-un Klaxoon propose un espace de travail collaboratif, qui fait appel au management visuel pour maximiser votre efficacité depuis n’importe où, à tout moment et sur tous les sujets.
Suivant vos objectifs de collaboration, elle met à votre disposition des outils visuels complémentaires :
En plus de simplifier et d’améliorer votre collaboration, les plateformes tout-en-un comme Klaxoon permettent aussi de réaliser des économies d’échelle, ainsi qu’une meilleure optimisation de votre temps et de vos budgets.
En plus de proposer une expérience de management visuel complète et intuitive, votre plateforme collaborative doit être conforme aux normes et réglementations en vigueur en matière de sécurité et de protection des données.
Au même titre que les autres suites d’outils professionnels, les plateformes de management visuel sont sujettes à une réglementation sur le partage des données de ses utilisateurs. Veillez également à définir une gouvernance en interne, pour établir les bonnes pratiques en fonction du niveau de sensibilité de vos données.
En ajoutant votre plateforme de management visuel à votre portefeuille applicatif, votre système d’information doit rester unifié et cohérent. Pour simplifier cette étape, assurez-vous que votre plateforme propose des intégrations avancées avec les outils que vous utilisez au quotidien : la suite Microsoft, la suite Google, Jira,...
Ainsi, les interactions entre tous ces outils sont facilitées, et vous êtes en mesure de proposer une expérience transparente et fluide aux utilisateurs finaux, ce qui permet d’accélérer leur adoption de la plateforme.
Avant d’envisager un déploiement à l’échelle de toute votre organisation, assurez-vous de le tester d’abord dans un nombre réduit d’équipes volontaires. De cette façon, vous serez en mesure d’identifier d’éventuels blocages et problématiques, et les résoudre sans affecter en même temps l’ensemble de votre système d’information.
En interne, faites en sorte de sensibiliser vos équipes aux bénéfices de votre nouvelle plateforme de management visuel. Proposez-leur des formations dédiées et un accompagnement pas à pas, pour les aider à se familiariser avec les évolutions qui vont transformer leurs pratiques de travail au quotidien.
Pendant cette phase, encouragez également vos collaborateurs à expérimenter, tester les fonctionnalités de l’outil, et à le pratiquer autant que possible. Pour les plus rapides d’entre eux, ce sera l’occasion d’identifier vos premiers usages en interne, et de les diffuser pour gagner du temps dans l’adoption à l’échelle.
Enfin, gardez à l’esprit que l’adoption des pratiques de management visuel est un processus constant, qui passe par des échanges, des évolutions et des ajustements en continu. Mettez en place des processus dédiés à recueillir le feedback des collaborateurs sur l’efficacité de la plateforme et de son déploiement.
Cela vous permettra de mettre en place une véritable culture de l’amélioration continue, et vous donnera la résilience et la flexibilité nécessaires pour décupler votre efficacité, même dans un contexte aux nombreuses incertitudes.
D’après Gartner, en 2024 les applications de collaboration visuelle seront au cœur de 30% des expériences de réunion. En réalité, c’est l’intégralité de l’expérience de travail qui sera améliorée grâce à la puissance du management visuel, et surtout par le biais des plateformes de collaboration visuelle tout-en-un.
Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme Klaxoon ? Contactez-nous pour échanger sur la manière dont elle vous permettra de gagner en efficacité dans votre collaboration, accélérer votre passage à l’action et générer des résultats tangibles.
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