Difficulty & Importance Matrix : la matrice pour prioriser les tâches

Le tableau de priorisation des tâches efficace et rapide

Quand on démarre un nouveau projet en équipe, souvent, les idées fusent, et c’est bon signe ! Mais, pour avancer efficacement, il est indispensable de prioriser les actions à mener. Plusieurs méthodes de design thinking peuvent vous y aider, comme ce template Importance & Difficulty Matrix.

Comment prioriser les tâches ? En équipe, classez-les par ordre d’importance, puis évaluez leur faisabilité. La simplicité du design visuel et les fonctionnalités de Board, le whiteboard de Klaxoon, vous permettent de travailler en équipe facilement, en salle ou à distance, afin de croiser ensuite vos données sur la matrice. Sur l’axe horizontal, l’importance ; sur l’axe vertical, la difficulté : vous visualisez alors en un clin d’œil les priorités.

C’est une méthode de design thinking accessible, facile à mettre en place et utilisable à différents moment de votre gestion de projet : au lancement d’un nouveau projet, au moment du développement d’un nouveau service, produit ou fonctionnalité, etc, et même au quotidien pour une meilleure gestion du temps et des priorités.

Pourquoi utiliser cet outil de design thinking, inspirée de la matrice d’Eisenhower

Pour une collaboration efficace, il est indispensable de bien organiser le planning de l’équipe et ses tâches. C’est un jeu d’enfant avec ce tableau de priorisation de tâches.

Le template Difficulty and Importance Matrix, inspirée de la matrice d’Eisenhower, peut aussi vous sortir d’une mauvaise passe, car un projet peut vite se retrouver paralysé en l’absence d’une méthode de priorisation efficace. Qu’ils s’agissent de fonctionnalités d’une application, d’idées ou d’objectifs, tous les items peuvent être réorganisés grâce à cet outil. De quoi débloquer un grand nombre de situations et redonner de l’élan à la gestion de projet.

De plus, la méthode vous invitant à classer d’abord les éléments par ordre d’importance, cela donne l’occasion à l’équipe de débattre et de chercher le consensus. Vous garantissez ainsi une poursuite du projet dans l’entente et la compréhension, et maximisez ainsi les chances de succès.

En suivant une à une les étapes de cet outil de gestion des priorités, vous classez finalement les éléments dans les quatre cases de la matrice : luxe, stratégique, distraction et grande valeur. Ainsi, les mécanismes d’influence, conscients ou inconscients, entrent en jeu lorsque vous proposez des éléments à grande valeur ajoutée.

Utiliser le template Difficulty and Importance Matrix de Klaxoon

Commencez par inviter les membres de votre équipe sur Board, l’outil de whiteboard de Klaxoon. Définissez et expliquez le sujet ou le projet sur lequel vous allez travailler en équipe.

Invitez ensuite les participantes et participants à poster leurs idées dans l’encart situé en dessous du graphique inspiré de la matrice d’Eisenhower. Ensuite, échangez pour classer chaque élément en fonction de son importance, du moins important (à gauche) au plus important (à droite). Pour en discuter de vive voix, vous pouvez même organiser une réunion virtuelle ou hybride grâce à l’outil de visioconférence Live de Klaxoon. 

Dans un deuxième temps, évaluez le niveau de difficulté de chaque idée. Posez pour cela une question en mode évaluation via l’outil Question sous chaque idée. Klaxoon vous propose un classement de une à cinq étoiles, cinq correspondant au niveau de difficulté le plus élevé. L’évaluation de la difficulté peut se baser sur de nombreux facteurs tels que le coût de construction ou de mise en place, l’impact sur votre modèle économique, l’effort nécessaire pour entretenir une assistance sur cet item, etc. Pour aider à la décision, vous pouvez établir quelques lignes directrices sur le whiteboard.

Pour terminer ce workshop de design thinking, croisez les données en plaçant les items selon leur niveau de difficulté sur la matrice. Attention à les déplacer uniquement verticalement à cette étape ; ils doivent conserver leur positionnement horizontal pour ne pas perdre leur classement d’importance. Les priorités apparaissent comme par magie : vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur les  idées stratégiques et de grande valeur, et choisir ou non des éléments de luxe ou de distraction. A vous de jouer !