Économies d’échelle : comment y parvenir grâce aux plateformes tout-en-un

Quel que soit leur domaine d’activité, les entreprises connaissent aujourd’hui des transformations sans précédent. Dans ce contexte incertain, il devient nécessaire pour leurs dirigeants de renforcer leurs systèmes et la sécurité de leurs données, et de mieux contrôler et optimiser leurs budgets.

De fait, ils recherchent désormais des solutions innovantes pour optimiser leurs budgets, tout en maintenant leur agilité et leur compétitivité sur leur marché. Le secteur de la tech mène évidemment la barque, avec pas moins de 84% des leaders qui prévoient une hausse de leur budget dédié aux technologies en 2024 (Forrester). Mais les autres domaines ne sont pas non plus en reste.

L'une des technologies qui retient particulièrement l'attention est l’adoption de plateformes tout-en-un. Ces solutions sont conçues pour centraliser et rationaliser les opérations, améliorer la collaboration entre les départements et les équipes, assurer la conformité des systèmes et fournir une base solide pour la croissance et l'innovation. Elles sont indispensables pour atteindre l'excellence opérationnelle et conserver un avantage concurrentiel, dans le contexte business dynamique que nous connaissons.

Mais le principal avantage d’une plateforme tout-en-un bien implémentée et en phase avec votre organisation, c’est qu’elle vous permet de réaliser des économies d’échelle à de nombreux niveaux !

Quelles sont les bénéfices d’une telle plateforme, et quelles réductions budgétaires vous permettra-t-elle de faire ? C’est ce que nous allons voir !

Pourquoi les entreprises peinent-elles à optimiser leurs budgets ?

Selon Forrester, de nombreux dirigeants investissent parfois dans des solutions sans se rendre compte que les fonctionnalités recherchées sont déjà présentes parmi leurs outils existants. Il y a donc de véritables enjeux à ajuster votre budget en allant chercher les informations directement sur le terrain auprès des métiers (audit en interne, sondage,…).

Mais même dans ces conditions, vous pouvez être amenés à faire face à plusieurs difficultés :

• La complexité des opérations, toujours croissante à mesure que votre entreprise se développe. De nouvelles zones géographiques et de nouveaux marchés à prendre en compte, mais aussi de nouvelles équipes ou sous-équipes, la mise en place de nouveaux processus en interne,…, entraînent un besoin de visibilité et des investissements supplémentaires qui ne sont pas toujours optimisés au fil du temps.
• La dispersion des données entre de nombreux utilisateurs, départements ou systèmes en local. Souvent une conséquence du point précédent, la difficulté à centraliser les données d’une entreprise rend d’autant plus laborieux d’obtenir une vue d’ensemble claire, pour une prise de décision juste quant à la gestion des budgets.
• Le manque d’efficacité de certains processus ou flux de travail, en raison d’intégrations inexistantes avec l’ensemble des systèmes d’entreprise (par exemple, la nécessité de se connecter à plusieurs outils en parallèle au lieu de recourir au SSO).
• La pression concurrentielle, qui ne permet pas de tout mettre en pause pour prendre le temps de repenser entièrement votre fonctionnement. Les entreprises doivent continuer à délivrer de la qualité pour rester compétitives. Ainsi, ce qui fonctionne aujourd’hui pour y parvenir reste souvent la solution privilégiée, et tant pis si cela représente un coût qui pourrait être diminué à l’aide d’une nouvelle solution, mais à laquelle il faudrait à nouveau former et réhabituer les équipes.

Face à ces nombreux défis, les plateformes tout-en-un présentent un gros avantage : celui de pouvoir tous les adresser à la fois. Elles simplifient le travail au niveau opérationnel, centralisent vos données dans un seul espace, et vous permettent ainsi de gagner en efficacité sans faire l’impasse sur la qualité. Voyons à présent comment elles rendent cela possible.

Comment fonctionnent les plateformes tout-en-un ?

Qu’appelle-t-on plateforme tout-en-un ?

On a pu voir précédemment que les plateformes tout-en-un sont des solutions logicielles complètes, qui offrent un large éventail de fonctionnalités nécessaires à la gestion d'une organisation à grande échelle. Mais plus concrètement, qu’est-ce que cela implique pour les métiers ?

• Un système unifié, dit tout-en-un, pour gérer les différents pôles d'une entreprise. Si nécessaire, cela inclut également des modules intégrés distincts pour chaque fonction : finance, ressources humaines, gestion de la relation client (CRM), supply chain,… et une gestion des données régulées dans le cadre des politiques et outils de votre entreprise 
• La centralisation de l’information : comme évoqué, les plateformes tout-en-un réunissent l’ensemble des données-clés dans un seul espace en ligne, et permettent de les rendre accessibles n’importe quand et depuis n’importe où, dans des conditions sécurisées et alignées avec votre organisation.  
• De nombreuses possibilités de personnalisation : comme il est prévu que ce type de solution s’intègre pleinement avec votre système en interne, elles sont généralement étudiées pour que leur flexibilité puisse être poussée assez loin pour s’adapter à vos besoins uniques.
• L’évolutivité : elles accompagnent ainsi vos transformations et restructurations de manière fluide, vous évitant ainsi de devoir réviser votre système en profondeur à chaque fois.

Comment déployer une plateforme tout-en-un ?

Précisons aussi que la mise en œuvre d’une telle plateforme peut varier considérablement d'une organisation à l'autre. Elle dépend de facteurs tels que la taille de l'entreprise, son secteur d'activité, ses systèmes existants et ses objectifs stratégiques.

En particulier pour de grandes structures, cela peut donc impliquer un déploiement progressif, en commençant par un département ou une fonction, puis en l'étendant à d'autres domaines au fur et à mesure.

Ce type de déploiement est surtout recommandé pour tester la solution en conditions réelles à échelle réduite, et bien évaluer tous les impacts sur l’adoption par les équipes… et sur votre budget ! On y revient.

Le moment est donc venu d’approfondir sur la nature des économies que vous allez réaliser sur le court, moyen et long terme en exploitant votre plateforme tout-en-un à son plein potentiel.

6 façons de générer des gains à l’aide d’une plateforme tout-en-un

1. Rationalisez vos opérations et vos outils

Pour faire face à un environnement où les flux de travail et les échanges se complexifient sans cesse et éviter des dépenses inutiles, vous devez être en mesure d’identifier les processus redondants dans votre fonctionnement, et d’automatiser autant de tâches à faible valeur ajoutée que possible.

Et c’est précisément la finalité d’une plateforme tout-en-un ! En unifiant vos systèmes en interne, vous êtes certains de ne pas investir continuellement dans des outils en double. Recherchez en priorité la complémentarité avec vos propres outils, et assurez-vous qu’ils sont en adéquation et intégrés avec les nouveaux modes de travail. Ce sont les détails qui vous aideront souvent à faire la différence !

Toutes les fonctionnalités dont vous et vos métiers avez besoin sont alors reliées à la plateforme, ce qui facilite aussi considérablement la gestion financière de votre parc applicatif.

De plus, nombreuses sont les plateformes tout-en-un qui proposent des options d’automatisation : saisie, CRM, édition de comptes-rendus,… Vos équipes peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui favorise leur productivité et réduit les coûts liés au fait de réaliser des tâches moins importantes manuellement.

2. Identifiez des domaines de réduction de coûts

Si vous faites en sorte d’agir sur plusieurs terrains en parallèle, les bénéfices de votre plateforme tout-en-un et vos gains finaux n’en seront que démultipliés. Dès le départ, identifiez des piliers sur lesquels vous concentrerez vos actions grâce à votre solution. Par exemple :

• L’optimisation des ressources : simplifiez l'allocation et l'utilisation de vos ressources, en veillant à ce qu'elles soient affectées là où elles sont le plus nécessaires.
• L’optimisation des processus : rationalisez vos workflows et processus opérationnels pour augmenter votre efficacité globale et réduire les redondances.
• L’optimisation de la collaboration : facilitez les interactions entre vos équipes à l’échelle collective et individuelle, en particulier dans des environnements de travail distribués.

3. Soyez flexibles en passant à l’échelle

Nous l’avons vu, la capacité à évoluer avec vous et au rythme de votre organisation constitue la base d’une plateforme tout-en-un performante.

Imaginez l’investissement que cela représenterait de devoir non seulement vous adapter aux impacts du changement en tant que tel sur vos projets et vos équipes, mais aussi vous apercevoir que tout le système qui supporte votre collaboration n’est plus en phase, et devoir le remettre en cause en parallèle…

Prenons l’exemple d’une entreprise française qui cherche à se développer en Inde. Pour cela, ses dirigeants ont recruté des équipes localement , mais constatent que certains de leurs outils internes existants  ne sont pas disponibles en Inde, et que d’autres le sont mais uniquement en français, ou alors ne sont pas intégrés dans leur écosystème. 

Par conséquent, ils doivent revoir en profondeur l’intégralité de leur système pour l’adapter à ce nouveau marché, avec potentiellement des impacts à prévoir sur toutes les autres équipes qui utilisent déjà ces outils. Cela peut retarder l’implantation de l’entreprise à l’international, là où d’autres organisations disposant d’un système plus flexible, unifié, auraient trouvé une solution bien plus rapidement.

Il est donc important de déployer toute la puissance d’évolution de votre plateforme tout-en-un dès sa mise en place. Même si votre organisation est stable actuellement, faites en sorte de configurer votre système unifié de façon à ce qu’il s’adapte au futur, et qu’il pare à toutes les éventualités.

4. Facilitez votre prise de décision

Vous prenez parfois des décisions dont l’enjeu s’élève à des millions d’euros (voire plus), ou qui sont déterminantes pour l’avenir de vos équipes ? Dans ces situations, c’est grâce à la cohérence entre vos différentes données que votre prise de décision sera solide et efficace. 

Seulement voilà, les données à réunir sont nombreuses, et elles se trouvent parfois disséminées entre vos différents outils. La cohérence de l’ensemble ne s’impose donc pas au premier coup d’œil. Il faut identifier où chercher chaque donnée pertinente, et parfois aussi prendre le temps de vérifier si elle concorde avec des retours que vous pourriez avoir via d’autres outils similaires (on en revient à la redondance).

Et cela impacte votre prise de décision, en particulier lorsqu’il faut décider vite.

L’intégration d’une plateforme tout-en-un vous offre alors un double bénéfice :

• Toutes les données sont visibles au même niveau, dans un même système. Vous pouvez les comparer facilement, en quelques clics.
• La plateforme s’intègre en toute transparence avec vos outils existants. Cela signifie que lorsqu’un paramètre change dans l’un des environnements, l’autre en tient compte automatiquement, sans action nécessaire de votre part.  Ainsi, il n’y a plus de doute possible quant à la présence d’éventuels doublons.

Grâce à ces intégrations, vous êtes donc mieux informés dans votre prise de décision, et avez tous les éléments en main pour savoir précisément ce que vos actions vous font gagner en termes de budget.

5. Structurez votre collaboration et votre communication

Une collaboration et une communication efficaces sont essentielles pour des opérations rentables. Les plateformes tout-en-un sont aussi parfois des plateformes de collaboration, dont l’objectif est de simplifier les échanges entre les équipes et favoriser leur engagement dans les projets.

Par exemple, c’est le cas de la plateforme collaborative Klaxoon. Elle propose une suite d’outils basés sur le management visuel et l’engagement: tableau blanc digital, méthodes prêtes à l’emploi, groupes privés de travail, parcours gamifiés et challenges,…

Suivant votre contexte et vos besoins, ces outils facilitent considérablement votre collaboration, n’importe quand et depuis n’importe où. Ainsi, ils ont permis à certains de nos clients de gagner 3 mois dans leur gestion de projet, et à d’autres d’économiser 40 jours-hommes dans leurs réunions agiles. Ce qui représente bien entendu pour eux un gain de budget conséquent.

Il est donc important de vous assurer que votre plateforme tout-en-un transforme aussi efficacement vos pratiques de travail et de collaboration. Pour vous, c’est un des meilleurs moyens de faire des économies d’échelle grâce à une meilleure productivité.

6. Créez un système sécurisé

D’après Gartner, parmi les plus grandes préoccupations actuelles des entreprises, la sécurité et la rentabilité de la croissance figurent sur le même plan (Market Guide for Visual Collaboration Applications, 2023).

Ce qu’il faut en retenir, c’est que la sécurité est primordiale dans notre monde de plus en plus tourné vers le digital. Les plateformes tout-en-un donnent justement la priorité à la sécurité des données qu’elles hébergent, réduisant des risques qui pourraient s’avérer coûteux.

De plus, un espace de travail sécurisé n'est pas seulement rentable, il préserve également la réputation de l'entreprise sur le plan légal et médiatique. Ce qui simplifie aussi le calcul budgétaire si on considère toutes les démarches qui sont ainsi évitées.

Conclusion

Une plateforme tout-en-un vous permet de réaliser des économies d’échelle à différents niveaux. Elle clarifie votre organisation, augmente votre efficacité et fluidifie les échanges de vos équipes.

Un sondage de Gartner (Forecast Analysis: Social and Collaboration Software in the Workplace, Worldwide, 2023) révèle d’ailleurs que les budgets consacrés à la mise en place de solutions collaboratives vont presque doubler d’ici 2027 pour les entreprises ! Cela signifie qu’il existe des bénéfices tangibles à en retirer sur le long terme, et que cela peut même devenir un véritable élément différenciant pour ces organisations sur leur marché.

En rationalisant les processus et en offrant des outils de suivi avancés, ces plateformes permettent également une meilleure utilisation des ressources, une prise de décision plus éclairée et une gestion plus efficace des budgets.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le déploiement d’une plateforme tout-en-un telle que Klaxoon, n’hésitez pas à nous contacter !