SIPOC Diagram : le tableau d'analyse et de diagnostic d'un process

Visualiser les caractéristiques et acteurs de votre process grâce au diagramme SIPOC

Vous cherchez la méthodologie idéale pour la phase de diagnostic d’un process ? Le template SIPOC Diagram vous permet, en équipe, de détailler chaque étape du process en renseignant les fournisseurs, les tâches entrantes, les résultats et les clients. Ainsi, vous obtenez une cartographie complète.

SIPOC est une des techniques liées au départ au Lean 6 Sigma, méthode déposée par Motorola visant à réduire la variabilité d’un processus et à améliorer la qualité globale, mais elle se généralise désormais à la gestion de projet de toutes sortes.

Cette technique décrit une séquence «Fournisseur-Entrée-Processus-Sortie-Client» utilisée pour vérifier que les entrées du processus correspondent aux sorties des processus précédents, et que les sorties du processus correspondent aux entrées attendues par les processus suivants. Que votre équipe soit en début ou en fin de projet, et qu’elle soit réunie en salle ou en partie à distance en télétravail, vous pourrez utiliser SIPOC pour analyser un dysfonctionnement ou pour documenter une situation à l’instant T.

Comment le template SIPOC Diagram vous aide-t-il à analyser et améliorer vos processus ?

La modélisation des processus métier peut être un véritable défi. Rassembler les informations nécessaires, comprendre les entrées et les sorties du processus, son début et sa fin, la séquence des tâches, les responsables pour chacune d’entre elles, définir les clients, etc. peut être une activité très complexe et laborieuse. Et il faut ensuite travailler en équipe pour se former, faire des réunions, échanger des idées et des commentaires. La méthodologie SIPOC, pratique et intuitive, vous permet de faire cela en toute simplicité !

Cette méthode permet de modéliser des processus et de mieux comprendre la chaîne de valeur des processus ainsi documentés. Son aspect visuel la rend extrêmement efficace, surtout grâce aux fonctionnalités graphiques du whiteboard Klaxoon, Board.

SIPOC est un outil relativement simple à utiliser et facile à comprendre car il permet de visualiser l’ensemble du modèle d’un seul coup d’œil. Vous pourrez donc partager vos informations non seulement avec votre équipe, mais aussi potentiellement avec vos utilisateurs, ce qui à terme améliorera votre gestion de projet.

Réaliser un SIPOC vous permettra de comprendre les caractéristiques et le fonctionnement d’un processus avant de vous lancer dans l’amélioration de votre gestion de projet. Il est également idéal pour analyser un dysfonctionnement, définir le périmètre d'un projet et ses acteurs ou décrire une situation actuelle par rapport à une situation future.

Réaliser un diagramme SIPOC avec le template de Klaxoon

Commencez par inviter les membres de votre équipe et les autres acteurs concernés sur votre whiteboard. Renseignez la date et le nom du projet, ainsi que le nom du processus à analyser et sa version s’il y a lieu.

Proposez aux participants d’envoyer leurs idées d’actions pour le process dans la partie Process du tableau, puis de choisir les plus pertinentes en cliquant sur le cœur. Ensuite, échangez en équipe pour organiser ces actions dans la colonne OK. Vous pouvez mettre les idées inutilisées dans Hors Sujet et chronométrer cette phase si c’est nécessaire grâce au timer situé dans l’interface.

Copiez-collez chaque étape du processus dans la colonne Process du tableau SIPOC. Pour chacune d’elles, identifiez les fournisseurs, les entrants, les résultats et les clients en respectant les couleurs de la légende. Pour vous aider, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Fournisseurs : qui fournit le matériel ou les entrées ?
• Entrants : quelles sont les ressources demandées ou délivrées par le fournisseur ? Ce peut être du matériel ou des informations.
• Résultats : quel produit ou service est créé par, ou résulte du processus exécuté ?
• Clients : quels sont les clients ou les récepteurs, les bénéficiaires des résultats du processus ?

Il ne vous reste plus qu’à organiser les idées pour en faire une cartographie visuelle et compréhensible rapidement. Choisissez parmi les options d’alignement et de style de flèche, sans oublier le sens des connecteurs ! Vous pouvez afficher ou masquer la légende des couleurs selon vos besoins.

Terminez votre workshop par une rétrospective, en créant une Question de vote afin de demander aux participants leur avis sur cet atelier SIPOC. Si vous souhaitez identifier des points à améliorer, créez aussi une Question Live Storm. Les participants n’ont qu’à double-cliquer sur les idées pour y répondre et les résultats s’afficheront automatiquement.