Cas d'usage

3 façons d’utiliser Klaxoon en digital management

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
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Partagé par 
Julien Ribeyre
Bpifrance, Digital Manager

Au sein de la Direction de la transformation digitale Bpifrance, Julien organise et pilote des projets de transformation digitale au service des clients et collaborateurs. Avec son équipe de 15 personnes, il utilise Klaxoon au quotidien et résultat : tout le monde s'exprime et des solutions sont trouvées collectivement.
Dans cet article, il nous livre ses méthodes et la manière dont il utilise Klaxoon pour assurer la transformation digitale et initier le changement pour ses clients et pour BPI France.

Klaxoon nous permet de capter toutes les idées puis de les trier et les organiser.
Julien Ribeyre

Julien Ribeyre est Digital Manager au sein de BPIfrance. À ce titre, il est le coordinateur des projets de transformation digitale à la fois des clients de BPIfrance, mais aussi en interne. Concrètement, cela signifie qu’il est un grand utilisateur des outils digitaux et des nouvelles techniques de management comme le design thinking.

Comment favoriser le changement et la digitalisation des équipes et des méthodes chez BPIfrance ?

En tant que Digital Manager, Julien détient un rôle moteur dans son équipe. En effet, il doit tout mettre en œuvre pour initier le changement chez BPIfrance, et pour tendre vers plus de digital dans leur manière de manager.

Pour ce faire, il doit prendre connaissance des besoins des différentes équipes réparties sur toute la France, et leur proposer des techniques innovantes issues du design thinking ainsi que des outils correspondant.

L’une des méthodes qu’il met en place est un tour de France des équipes BPI. Le but : assurer une formation concernant les techniques de marketing digital sur l’outil de CRM interne, et assister les équipes locales dans leurs projets d’innovation, en rapport avec la banque en ligne notamment.

Pour assurer le succès de sa mission, il se tourne vers Klaxoon et utilise plusieurs outils de la suite d’app.

Julien mise sur Klaxoon comme outil de gestion de projet et pour améliorer ses réunions

La mission de Julien est donc très vaste, il doit tenir une réflexion multi-projet pour bien orienter son attention, ses efforts et ceux de son équipe.

De ce fait, il utilise Klaxon de plusieurs manières différentes.

L’outil Session de Klaxoon pour améliorer l’efficacité de ses réunions

La première utilisation qu’il fait de Klaxoon est d’utiliser l’outil Session.

Dans le cadre d’un tour de France ayant pour but de former les différentes équipes de BPIfrance aux nouvelles techniques de management et de gestion de projet, une partie de son équipe utilise Session pour organiser des réunions de formation.

Le but visé est de dynamiser les réunions pour les rendre plus vivantes et plus efficaces.

Son équipe utilise donc un grand nombre de fonctionnalités, notamment :

●     Quizz : pour tester les apprenants régulièrement tout au long de la formation,

●     Sondage :pour améliorer et dynamiser la formation, ainsi que pour recueillir du feedback, 

●     Aventure : pour ajouter de la gamification grâce à un aspect ludique et ajouter un sentiment de complétion à la fin de la réunion !

Ainsi, utiliser Klaxoon tous les jours dans le cadre de cette mission améliore grandement les performances des réunions dispensées via Klaxoon et Session, et notamment l’interactivité, très utile pour la mémorisation !

Le Board Hybrid pour utiliser Klaxoon comme outil de gestion de projet

Mais Julien et son équipe utilisent aussi Klaxoon comme outil de gestion de projet. Le but pour eux est de remonter les irritants dans tous leurs projets en un seul endroit, et de déterminer ensemble des solutions et des points d’amélioration.

Pour répondre à ce besoin, julien lance Board Hybrid et choisit d’utiliser un template proche du template Rétrospective.

Il invite ensuite les membres de son équipe à partager en temps réel tout point bloquant, irritant, ainsi que des retours d’expérience à chaque étape de tous les projets en cours. Julien fait ainsi le choix de centraliser en un seul endroit toutes les informations utiles. Il mise aussi sur la participation des membres de son équipe : en tant que manager, il assure simplement la fluidité de l’information, mais ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui remontent les problèmes et les expliquent.

Concrètement, le template Rétrospective adapté aux besoins de Julien et son équipe prend la forme d'un tableau à double lecture. Il répertorie :

●   ce qui a fonctionné,

●   ce qui est à améliorer,

●   ce qui a pu bloquer la progression du projet.

Pour chaque thématique, on peut lire le tableau du point de vue des partenaires et du point de vue de l’interne.

Template Rétrospective | Klaxoon

Julien est donc parvenu à créer un outil de gestion de projet sur-mesure, qui active la participation de ses collègues, et qui permet d'échanger de l’information de façon claire, lisible et surtout, instantanée.

Réactivité, participation, plus d’idées : les bienfaits de l’utilisation de Board Hybrid comme outil de gestion de projet !

Depuis que Julien utilise Klaxoon et Board Hybrid, il a eu le temps de se rendre compte qu’essayer Board, c’est l’adopter !

Pour lui, les bénéfices sont nombreux et maintenant tout à fait indispensables !

Outil de management visuel | Klaxoon

Côté réunions et formation, il constate :

●  Une meilleure maîtrise de la durée des réunions : on ne dépasse jamais le temps imparti avec Board Hybrid !

●  Davantage de concentration au sein des équipes, et notamment grâce au management visuel qui permet d’organiser et de présenter les idées de façon plus claire. 

●  Une amélioration de la motivation et de l’engagement qui permet de recueillir l’avis et les idées de tous, y compris des plus timides !  


Du côté de la gestion de projet, d’après Julien, utiliser Board Hybrid permet :

●  de faire émerger les idées plus facilement, notamment grâce au support visuel,

●  de réagir plus rapidement, puisque chacun de ses collaborateur peut faire remonter les problèmes rencontrés instantanément,

●  d’améliorer l’aspect Agile, puisque tout le monde peut se connecter n’importe quand (échange d’information en asynchrone) et depuis n’importe quel appareil : il suffit de télécharger l’application Klaxoon !

La suite d’app de Klaxoon peut servir à la fois pour améliorer vos réunions, vos formations et en tant qu’outil de gestion de projet et de brainstorming en ligne.
Entre personnalisation infinie avec la capacité de construire son propre Board et rapidité de mise en place avec la bibliothèque de templates, vous trouverez forcément l’outil que vous cherchez !

publié par
Berthilde
Hurel
-
Chargée de communication
Toujours à l'écoute, elle prête une oreille attentive à ceux qui l'entourent... pas étonnant pour cette musicienne ! Chargée de communication chez Klaxoon, Berthilde met en lumière les usages inspirants de la communauté d'utilisateurs.

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