Méthode RACI : 6 conseils pour l’utiliser efficacement dans les projets interfonctionnels

Imaginez une entreprise SaaS qui travaille sur une évolution importante de son produit.

L'équipe en charge du projet comprend des développeurs, des designers, un chef de projet et un chef de produit. Cela représente beaucoup de perceptions et d’approches différentes des tâches à accomplir, pour autant de personnes talentueuses qui ont besoin d'être guidées dans la bonne direction.

Sans une matrice RACI efficace, il est difficile de concilier toutes ces visions en définissant clairement le périmètre de responsabilité de chacun.

Voici un scénario qui peut alors se produire :

• Les développeurs commencent à coder des fonctionnalités sans design validé, car ils ne savent pas s’il est finalisé et qui est chargé de les approuver.
• D'autre part, les designers continuent à avancer sur l’UX sans partager de feedback explicite, en supposant que quelqu'un leur dira si des changements sont nécessaires.
• Le chef de projet, de son côté, croyant que le chef de produit s'occupe des approbations, n'intervient pas pour clarifier les rôles.

Alors, vous voyez petit à petit où cela nous amène ?

Une communication en silos peut conduire à des situations chaotiques qui auraient pu être rationalisées grâce à la méthode RACI. Dans cet article, nous allons donc aborder six conseils à connaître pour créer des diagrammes RACI efficaces, qui aideront votre équipe projet à créer une synergie et à harmoniser les efforts collectifs.

Vous allez non seulement apprendre à maîtriser le diagramme RACI dans tout type de contexte, mais aussi à veiller à ce qu'aucun détail ne soit négligé dès le lancement de votre projet.

Qu'est-ce qu'un diagramme RACI ?

La matrice RACI est idéale pour maintenir tout projet sur la bonne voie, avec des équipes constamment alignées quant au rôle de chacun. 

Chaque tâche ou décision est attribuée à des personnes ou à des équipes en fonction de 4 catégories :

1. Responsable (qui réalise)

Ces personnes accomplissent les tâches liées au projet sur le plan opérationnel. Elles sont responsables de la concrétisation du projet et de sa livraison dans les délais impartis. Par exemple, dans le cas d'une refonte de site web, le graphiste est chargé de créer le design des nouvelles pages. 

2. Superviseur (qui prend les décisions)

Il s’agit d’une personne ou d’une équipe qui est garante du résultat final du projet. Elle a le pouvoir de donner son feu vert, ou de partager des retours pour procéder à des ajustements si nécessaire. Dans notre exemple, si la refonte du site web ne se conclut pas dans les temps, la partie responsable (souvent le chef de projet) en portera la responsabilité finale.

3. Consulté (qui apporte une expertise)

Il s'agit de vos conseillers. Leur rôle est de vous apporter leurs connaissances spécifiques à un domaine. Par exemple, un spécialiste en cybersécurité peut examiner votre nouveau site web à la recherche de défauts de sécurité, et faire des suggestions pour éviter des risques potentiels à l'avenir.

4. Informé (qui a besoin d'être tenu au courant)

Ces personnes ne sont pas sur le terrain et n'interviennent pas dans les décisions, mais elles suivent avec attention le déroulement du projet.

Par exemple, les dirigeants ou des partenaires extérieurs peuvent être intéressés par les évolutions à venir sur votre site web. Il faudra alors les informer régulièrement de vos avancées, pour leur donner une vue d’ensemble sans s’encombrer des détails opérationnels.

Pourquoi la méthode RACI est essentielle en gestion de projet transversale

Dans un projet transverse, des équipes issues de différents services doivent collaborer harmonieusement pour atteindre des objectifs communs. Cependant, en l'absence d'une structure claire, le périmètre d’action de chacun peut rapidement se brouiller, ce qui conduit à un manque d’efficacité et à des tensions dans la collaboration.

Dans ce contexte interfonctionnel, comment la méthode RACI permet-elle de créer un cadre simple, qui clarifie les responsabilités de chacun et qui améliore la collaboration collective ? Les éléments de réponse sont nombreux :

• Définition claire des rôles: plus besoin de se demander qui s'occupe de quelle tâche. Chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'il est censé faire, ce qui permet d'éviter les chevauchements et d’emboîter efficacement tous les rouages de la mécanique.
• Amélioration de la communication: grâce à la méthode RACI, les différents services impliqués parlent le même langage. Plutôt pas mal, non ? Une matrice RACI indique avec précision qui doit être consulté ou informé, ce qui rend les interactions plus fluides et réduit le risque de malentendu.
• Plus de responsabilisation : un RACI indique clairement qui est responsable et qui est garant de chaque partie du projet, ce qui crée un état d’esprit d'appropriation et de responsabilisation dans l’équipe.
• Réduction de la confusion: en délimitant clairement les rôles, la méthode RACI élimine l’improvisation, évite les doublons et maintient tout le monde aligné à tout moment.
• Amélioration de l'efficacité: avec un RACI, vous attribuez les tâches aux bonnes personnes dès le départ. Les diagrammes RACI rationalisent le travail, ce qui stimule l'avancement de votre projet et vous permet de respecter les délais.
• Meilleure prise de décision: un RACI permet d’identifier rapidement les décideurs-clés et les personnes à consulter, ce qui permet de prendre des décisions éclairées de manière efficace.
• Des équipes plus motivées : l'esprit d'équipe est renforcé lorsque chacun connaît exactement son rôle, et se sent valorisé dans celui-ci. Un RACI vous dit exactement où vous devez intervenir pour apporter un maximum de valeur, et permet ainsi à votre équipe de se sentir comprise et entendue.

1. Impliquez les acteurs-clés dès le départ

Imaginez que vous essayiez de construire une fusée sans consulter d’ingénieurs, de physiciens ou d’experts sur le terrain. Cela n’annoncerait certainement pas une grande réussite… Pourtant, c'est ce qui se produit lorsqu’en gestion de projet, de nombreuses équipes ne pensent pas à impliquer des parties prenantes-clés dès le départ.

Il est donc fondamental de mettre tout le monde autour de la table dès le premier jour. Ainsi, chacun sait exactement qui est impliqué, pourquoi, et cela évite des surprises dans le déroulement futur du projet. Lorsque la voix de chaque département est entendue dès le départ, vous éliminez plus facilement les malentendus et définissez des attentes claires.

Plus besoin d’essayer de deviner ce qui est prévu, ni de perdre du temps et de l’énergie à réaliser des tâches qui ne répondent pas à un objectif précis. Vous obtenez l'alignement, l'adhésion et une vision commune qui propulse votre projet vers l'avant avec efficacité.

2. Mettez l’accent sur une communication transversale efficace

L'une des compétences les plus sous-estimées en gestion de projet est celle de travailler facilement en équipe, qui découle elle-même de la capacité à communiquer clairement.

Sans une communication claire, votre équipe peut rapidement enchaîner les faux pas. Par exemple, la mise en place de canaux dédiés à des partages réguliers de feedback permet de s'assurer que tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde.

Utilisez des outils collaboratifs fiables ou optez pour des points réguliers en visio pour faire circuler l'information de manière fluide entre les équipes.

Encouragez également la transparence dans la communication, afin qu'il soit plus facile pour les membres de l'équipe de partager leurs progression et leurs idées. Trop souvent, les gens n’osent pas s’exprimer lorsqu’ils ont commis une erreur ou n’ont pas fait le meilleur choix possible, parce qu'ils craignent d'être jugés par les autres.

Lorsque ces obstacles à la communication sont éliminés, la collaboration fluide devient la norme, et chacun a la pleine possibilité de donner le meilleur de lui-même.

3. Clarifiez minutieusement les responsabilités

Au cours d’un projet, il est normal que plusieurs personnes aient des rôles qui se superposent. Pensez par exemple à deux attaquants sur le point de marquer à un match de football : seul l’un d’entre eux sera le tireur, et le deuxième devra préparer le terrain pour lui faciliter le tir. Bien qu’ayant un rôle similaire, ils deviennent complémentaires.

Cependant, lorsque les rôles ne sont pas clairement définis au préalable, ce qui devait être un petit ajustement presque instinctif prend des proportions énormes, et génère beaucoup de confusion. 

Par exemple, imaginons que vos développeurs et vos designers pensent tous qu'ils sont responsables des tâches qui relèvent de l’expérience utilisateur (UX). Il y a de très fortes chances qu’ils en viennent à faire plusieurs fois le même travail, et que cela amène même à des situations conflictuelles (chacun pensant que son approche est celle qu’il faut conserver).

Par conséquent, prenez bien le temps qu’il faut pour clarifier les responsabilités de chaque membre de l'équipe, afin de préserver l'agilité et l'efficacité de votre projet. Cette clarté permet à chacun de connaître son rôle, et de savoir quand il doit intervenir ou au contraire se mettre en retrait. 

Elle permet également aux personnes partageant un rôle similaire de travailler de manière complémentaire, et aussi à être certains de couvrir 100% des besoins du projet.

4. Gardez la collaboration à l’esprit

Comme l'indique Gallup, une entreprise dont les équipes sont engagées peut augmenter sa rentabilité jusqu’à 23%.

Quand on pense projet et responsabilités, une collaboration efficace reste donc une source de valeur à ne pas négliger. De plus, des études montrent que la motivation et la créativité augmentent lorsque des équipes travaillent de manière engagée à la réalisation d'un objectif commun.

Or, la méthode RACI n’est pas seulement un moyen de définir les responsabilités de chacun. Elle vous donne également les clés pour travailler de manière collaborative, dans un espace où chacun se sent à même de contribuer et d’apporter sa valeur ajoutée.

De plus, l'être humain s’appuie beaucoup sur le visuel au quotidien, et il convient de noter que les diagrammes RACI apportent une représentation claire et visuelle des rôles et des responsabilités. En les montrant dans un format simple à assimiler, un RACI facilite la compréhension par tous de la répartition des rôles dans le projet.

Qu'il s'agisse de savoir qui intervient à quelle étape ou de noter lorsque le rôle de quelqu’un évolue, tout est clairement présenté et visible pour l'ensemble de l'équipe.

5. Équilibrez la charge de travail

Alors que de nombreuses entreprises essaient de faire le maximum avec le minimum de ressources possible, cela amène parfois à des blocages dans la gestion de projet. La pression et la surcharge de travail peuvent entraîner une baisse des performances, de la motivation, voire générer des tensions dans les équipes impactées.

Pour que votre équipe reste engagée dans la durée, il est essentiel de répartir ses responsabilités de manière équilibrée entre tous les contributeurs (pour des rôles similaires). Commencez par évaluer la charge de travail et la capacité actuelle de chaque ressource, puis ajustez les attributions afin de vous assurer qu'aucune équipe ne se retrouve débordée.

Par exemple, utilisez un modèle de roadmap pour visualiser et équilibrer ces charges. Cela vous permettra de repérer plus facilement si quelqu'un a une charge de travail trop importante. Mettre en place des points de suivi courts mais réguliers est aussi un moyen d’identifier les risques de surcharge, avant que cela ne devienne un vrai problème. N'oubliez pas qu'une équipe motivée est une équipe performante !

6. Rendez votre matrice RACI visible

Comme nous l'avons déjà mentionné, en tant qu’humains nous sommes très influencés par ce que nous voyons. Selon MedTech Intelligence, nous traitons les images environ 60 000 fois plus vite que du texte. Si les mots restent essentiels pour expliquer des détails et exprimer des émotions (en particulier dans un cadre professionnel), le pouvoir d’une gestion de projet visuelle n’est pas à sous-estimer.

Justement, un diagramme RACI sert à rappeler visuellement le rôle de chacun, et la manière dont il s'intègre dans le la vue d’ensemble. Pour ceux qui travaillent à distance, des outils collaboratifs basés dans le Cloud sont une solution pour leur permettre d’accéder au RACI à tout moment, et d’y apporter des modifications en asynchrone. Le management visuel est donc un moyen simple mais efficace d'améliorer encore votre collaboration interfonctionnelle.

Conclusion

À mesure que votre entreprise affine ses méthodes de collaboration, il est nécessaire de réfléchir aux meilleures stratégies pour maintenir l’alignement de vos équipes en mode projet. Négliger cet aspect peut entraîner une perte de temps, un gaspillage de vos ressources et une baisse de l’engagement collaborateur.

L'adoption d'outils tels que la méthode RACI peut transformer la façon dont votre équipe communique et collabore, de sorte que chacun connaisse son rôle et la façon dont il devra contribuer à la réalisation des objectifs du projet.

Ne laissez plus la confusion générale faire échouer vos projets. Dès maintenant, mettez en place des approches précises et structurées qui aideront votre équipe à travailler plus efficacement. Lorsque tout le monde est aligné et responsabilisé, n’importe quel projet à petite ou à grande échelle a tout le potentiel pour générer des résultats encore meilleurs que ceux espérés !