Formation en entreprise : boostez vos résultats grâce à la gestion de projet (et 3 stratégies concrètes)

Dans un milieu où les compétences sont devenues le moteur principal des organisations, la formation en entreprise n’a jamais été aussi valorisée. Pourtant, en 2024, 68% des employés reconnaissent avoir manqué une formation, faute de temps (iSpring). 

Cela traduit un contexte paradoxal et difficile pour les professionnels de la formation et les équipes L&D (Learning & Development), pour qui les défis se multiplient :

• La diversité des besoins et des formats d’apprentissage (microlearning, blended learning,...).
• Un niveau d’exigence plus élevé envers les formations, qui doivent être de meilleure qualité que les contenus accessibles gratuitement en ligne.
• La nécessité d’évoluer très rapidement pour suivre l’avancée des nouvelles technologies (IA,...).
• Des budgets de formation réduits dans les entreprises. 

Et si la clé pour répondre efficacement à tous ces enjeux se trouvait dans les principes de la gestion de projet ? 

La gestion de projet est omniprésente dans les organisations, et est déjà utilisée dans de nombreuses fonctions, souvent de façon informelle. De plus, cette approche ne demande pas une expertise avancée pour être appliquée dans le domaine de la formation en entreprise.

À présent, voyons comment des stratégies habituellement utilisées en gestion de projet peuvent aussi améliorer les performances de vos actions de formation, et vous permettre d'évaluer concrètement leur ROI.

Formation en entreprise : pourquoi les approches traditionnelles ne suffisent plus ?

1. Un manque d'alignement entre les besoins réels et les programmes de formation

L’approche one size fits all

Les formations one size fits all ont connu un succès grandissant pendant la pandémie de 2020. Il s’agit de programmes de formation de masse, souvent digitalisés, que les organisations mettent en place pour former de nombreux collaborateurs d’un coup. 

Si cette approche a été très bénéfique à cette période, elle atteint aujourd’hui ses limites. En 2024, 89% des apprenants recherchent avant tout la personnalisation dans leurs opportunités de formation (CYPHER Learning). 

Cela signifie que les entreprises doivent repenser leur approche de la formation pour rendre leurs actions plus efficaces. De nombreux besoins trouveront ainsi une réponse dans le microlearning, avec un contenu souvent très personnalisé, flexible, et surtout pleinement intégré dans la continuité du travail des équipes.

L’impact du format d’apprentissage

Dans le domaine de la formation en entreprise, la quête de personnalisation pousse à diversifier les formats d’apprentissage. Bien qu’aucune étude scientifique ne prouve l’efficacité à former suivant différents styles d’apprentissage, varier les méthodes selon les besoins et les objectifs reste essentiel en pratique pour maximiser l’impact des formations.

Aujourd’hui, les entreprises privilégient souvent le e-learning, principalement pour des raisons budgétaires. Cependant, les organismes de formation mettent davantage l’accent sur les sessions en présentiel, perçues comme plus engageantes. 

La tendance se dirige néanmoins vers une solution intermédiaire : le blended learning. En combinant différents formats de digital learning avec du présentiel quand c’est possible, cette approche permet d’adapter plus simplement les contenus de formation aux besoins des apprenants.

L’intégration de l’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle (IA) redéfinit la façon dont les individus travaillent et apprennent, mais elle soulève aussi de nouveaux défis.

Du côté des entreprises, l’intérêt pour l’IA est indéniable, mais les actions concrètes pour en faciliter l’adoption restent limitées, en raison de contraintes budgétaires et d’une offre de formation encore émergente.

Cela s’explique par l’évolution extrêmement rapide des technologies, qui rend certains outils et compétences rapidement obsolètes (2 ans en moyenne pour une compétence technique), et impose aux organismes de formation de devoir s’adapter constamment pour suivre ce rythme.

Justement, pour y parvenir, ils s’appuient également de plus en plus sur des outils basés sur l’IA. Ainsi, ils créent plus rapidement de nouveaux contenus de formation (ce qui représente en moyenne 53% de leur temps d’après HubSpot), et passent moins de temps sur des tâches répétitives liées à l’organisation et à la planification. Certains vont même plus loin en intégrant des profils de coachs IA dans leurs parcours d’apprentissage.

2. Un manque de temps et d’engagement des employés à former

En plus d’un manque d’alignement entre la formation proposée en entreprise et les besoins réels, la charge de travail demandée aux employés en parallèle des formations continue d’augmenter. Par conséquent, ils n’ont pas le temps nécessaire pour s’y investir pleinement, et 68% ont dû manquer une formation en 2024 pour cette raison (iSpring).

De plus, les entreprises sont encore nombreuses à voir la formation comme un one and done event : une fois que l’action de formation est effectuée, la compétence est considérée comme étant acquise une bonne fois pour toutes.

Or, pour que l’apprentissage soit efficace et engageant, l’assimilation de l’information et la mise en pratique doivent se faire dans la durée, par répétitions espacées. D’après HBR, si les notions apprises ne sont pas appliquées dans les 6 jours suivants, nous en oublierons jusqu’à 75% ! 

Enfin, une action de formation ne constitue pas toujours la meilleure solution pour résoudre un problème en entreprise, par exemple lorsqu’il s’agit d’un problème de communication ou de collaboration. Dans ce cas, le management doit faire preuve de discernement pour identifier les moments où une formation sera vraiment nécessaire et efficace pour impacter positivement une situation.

3. Une déconnexion entre stratégie business et impact mesurable

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises souhaitent mesurer précisément l’impact des formations sur les performances des employés et leurs résultats. Ce pilotage par la donnée s’impose progressivement aux équipes L&D, qui doivent dépasser les vanity metrics (nombre de participants, satisfaction des apprenants,...), et établir un lien clair entre les actions de formation et l’efficacité des équipes, voire les revenus de l’entreprise.

De plus, cet impact doit être mesuré rapidement, en raison de l’obsolescence des compétences. Pourtant, selon LinkedIn, de nombreux programmes de formation en entreprise à grande échelle restent très longs à déployer, avec seulement 4% atteignant l’étape finale d’évaluation des résultats.

Sans compter que les entreprises doivent aussi composer avec des budgets limités et des coûts croissants. Elles sont donc nombreuses à préférer former leurs employés on-the-job, c’est-à-dire tout en réalisant leurs tâches avec l’aide de leurs pairs. Cependant, il est difficile de mesurer clairement l’impact de ce type d’apprentissage, et il n’est efficace que s’il répond à un objectif clair, aborde le problème sous le bon angle, et implique le management dans le processus pour encourager l’adoption des comportements souhaités.

Pourquoi adopter une approche projet pour vos formations ?

Nous l’avons vu, les approches classiques ne suffisent plus pour répondre efficacement aux enjeux actuels de la formation en entreprise : optimisation des ressources, maîtrise des budgets et impact mesurable des actions sur les performances des équipes.

Pourtant, l’acquisition de nouvelles compétences est devenue un levier stratégique essentiel pour le succès d’une organisation, notamment à travers le développement de la carrière de leurs employés et leur fidélisation.

Avec plus de 60% des entreprises qui reconnaissent manquer de compétences-clés (World Economic Forum), il devient important de trouver une nouvelle approche pour les aider à répondre efficacement à leurs besoins. 

Une des solutions les plus prometteuses consiste à s’inspirer des pratiques de gestion de projet. Aujourd’hui, les équipes adoptent de plus en plus un mode de travail projet, structuré et collaboratif. Cette approche a fait ses preuves dans d’autres domaines, et peut également s’appliquer facilement à la formation en entreprise, avec de nombreux bénéfices à la clé :

1. Structurer l’apprentissage

Pour 53% des formateurs, la création de contenu est l’étape la plus chronophage (HubSpot). À cela s’ajoutent les tâches administratives : organisation des sessions, communication autour des formations et gestion des inscriptions. Pour optimiser ces processus, de nombreux professionnels s’appuient sur des outils spécialisés comme des LMS, des CRM ou bien l’IA comme évoqué précédemment.

Cependant, ces outils ne suffisent pas toujours à structurer l’ensemble du parcours de formation de manière stratégique. C’est là qu’une approche en mode projet fait toute la différence pour :

• Identifier les besoins-clés : prioriser les actions de formation qui soutiennent directement les objectifs business.
• Fixer des objectifs clairs : s’assurer que chaque programme répond à un besoin précis et mesurable.
• Allouer les ressources efficacement : répartir le temps et les outils disponibles pour maximiser l’impact de chaque étape.

Ainsi, vous créez un cadre structuré qui répond clairement aux besoins de l’entreprise, sans exiger un budget conséquent. De plus, cela vous permet de proposer davantage qu’une action de formation one and done, peu impactante en termes de pédagogie et de ROI, et de mesurer directement la valeur qu’elle apporte aux métiers.

2. Maximiser la collaboration et l’engagement des apprenants

Une learning culture forte est un levier puissant pour les entreprises : selon LinkedIn, elle augmente le taux de rétention des employés de 57%, et renforce leur sentiment d’appartenance pour 7 salariés sur 10.

L’approche en mode projet permet de structurer les échanges et d’engager toutes les parties prenantes avant, pendant et après la formation (employés, mais aussi formateurs et managers). À chaque étape, la collaboration s’oriente de manière fluide vers l’objectif d’apprentissage défini en amont. Cette approche favorise une communication transparente, simplifie la coordination et renforce l’engagement des apprenants.

3. Répondre à des besoins évolutifs

Face à la transformation rapide des besoins de formation au rythme des compétences, des technologies et des priorités business, une approche projet permet également aux équipes L&D de mieux s’adapter, grâce à des cycles d’itération rapides :

• Elle permet de collecter des feedbacks réguliers et de les intégrer pour ajuster les contenus.
• Elle facilite la combinaison de différents formats d’apprentissage, comme le blended learning, tout en éliminant les éléments superflus.

4. Mesurer précisément l’impact des formations

Enfin, une approche en mode projet est un bon moyen d’évaluer l’efficacité d’une formation en entreprise. Elle donne une vue d’ensemble claire des compétences réellement acquises et appliquées par les apprenants. De plus, elle permet de les lier directement à la performance organisationnelle, mettant ainsi en évidence le retour sur investissement des actions de formation.

Grâce à cette méthode, les équipes L&D peuvent dépasser les indicateurs traditionnels et définir des KPI orientés résultats, alignés sur les objectifs stratégiques :

• Une amélioration des compétences et de la productivité ;
• Une application concrète des apprentissages sur le terrain, impactant positivement le fonctionnement au quotidien ;
• Un impact visible sur les résultats de l’entreprise.

3 stratégies de gestion de projet appliquées à la formation en entreprise

1. Lean Learning : allez à l’essentiel

Inspiré du Lean Management, le Lean Learning consiste à optimiser au maximum le parcours d’apprentissage. Cette approche combine différentes méthodes qui réduisent les éléments superflus, et mettent en avant les aspects stratégiques pour le business :

• La résolution de problèmes : utilisez la méthode des 5 Pourquoi pour aller à la racine d’un problème, ou la méthode des 8D pour trouver des solutions en groupe.‍
• Le management visuel : sur un whiteboard en ligne comme l’outil Board de Klaxoon, centralisez vos échanges et vos modules de formation, et utilisez une nomenclature claire pour hiérarchiser vos idées (codes couleur, connecteurs,...).

• L’apprentissage sans gaspillage : éliminez ce qui n’est pas nécessaire avec la méthode des 8 Mudas, et identifiez les compétences critiques avec la règle des 80/20 (les 20% des compétences qui s’appliqueront dans 80% des situations).

2. Agile Learning : formez en cycles courts et itératifs

Sur le même principe que le Lean Learning, l’Agile Learning s’inspire des principes de la gestion de projet agile pour segmenter le parcours d’apprentissage en modules courts et itératifs (ou “sprints”), chaque sprint ayant un objectif d’apprentissage concret et mesurable.

• L’Agile Learning est très efficace pour tester rapidement différents formats de contenus de formation, et vous adapter aux besoins évolutifs des apprenants : contenus gamifiés, quiz, sondages,...
• Cette approche permet également d’intégrer leurs retours au fur et à mesure, par exemple grâce à des rétrospectives en fin de sprint. Ainsi, vous ne gardez que ce qui fonctionne pour faire évoluer votre formation à chaque sprint dans une logique d’amélioration continue.
• Par conséquent, l’Agile Learning implique activement les apprenants à chaque étape de la formation, et maximise donc leur engagement sur le long terme.

3. Design thinking : créez des formations centrées sur l’apprenant

Une autre méthodologie de gestion de projet qui s’applique bien à la formation en entreprise est le design thinking. Dans la conception de produit, cette démarche vise à créer un produit centré sur l’utilisateur, en impliquant directement ce dernier dès la réalisation d’un prototype et des premiers tests.

En formation, votre parcours d’apprentissage peut être assimilé au produit à créer :

• Commencez par comprendre les attentes de vos apprenants, et identifier les compétences qu’ils souhaitent acquérir. Par exemple, la méthode QQOQCP peut vous aider à vous poser les bonnes questions (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi) pour définir le contexte de votre réflexion.
• Lancez ensuite la phase de brainstorming pour trouver des idées de solutions qui pourraient permettre d’acquérir les compétences souhaitées dans le cadre de votre formation.

• Enfin, créez un prototype de votre parcours d’apprentissage, qui sera facile à tester rapidement auprès d’une petite audience, afin de recueillir un maximum de feedback pour l’améliorer.

Conclusion

Appliquer le Lean Learning, l’Agile Learning ou le design thinking à la formation en entreprise est une solution efficace pour faire face aux enjeux actuels des entreprises et des experts L&D. Cette approche simple permet d’optimiser vos ressources, d’améliorer l’engagement des apprenants, et de générer un impact mesurable sur vos performances business.

Pour passer efficacement en mode projet, vous pouvez vous appuyer sur des outils adaptés. Une plateforme de gestion de projet, combinée à des méthodes prêtes à l’emploi comme les modèles de Klaxoon, peut transformer vos pratiques de formation pour les rendre plus dynamiques, interactives et alignées avec toutes vos attentes.