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Comment bien démarrer la semaine de travail avec son équipe ?

Par Julie, le 8 juin 2020
Margaux Chiquet est associée et co-gérante à l’Institut iGi. Elle utilise Klaxoon à distance pour lancer la semaine avec son équipe et aligner les priorités de chacun.

L’iGi est un institut de recherche centré sur les évolutions des modes de management en entreprise qui propose à la fois de la formation et du conseil. Il est spécialisé sur l’holacratie, un mode de management et de gouvernance qui permet à une structure de s’auto-organiser et où chaque partie prenante participe à l’organisation sans faire appel à une hiérarchie ou à un organigramme traditionnel.

Margaux a adopté Klaxoon pour mener des sessions de formation. Très vite convaincue par la dimension interactive et humaine de la plateforme, elle découvre le Brainstorm et le template Weekly pour piloter sa réunion d’équipe hebdomadaire.

Découvrez en vidéo comment Margaux utilise Klaxoon pour bien démarrer la semaine avec son équipe :

Le Brainstorm pour recréer l’ambiance de la « machine à café »

Margaux Chiquet fait partie d’une équipe de 5 personnes. Deux membres de l’équipe travaillent à distance depuis la Bretagne alors que le reste de l’équipe est basé dans l’ouest parisien.

Avec la mise en place du télétravail, Margaux a ressenti un vrai besoin d’alignement et la nécessité d’utiliser un outil collaboratif facile à prendre en main à distance pour les membres de l’équipe. Pour recréer un esprit d’équipe et reproduire l’ambiance “de la machine à café”, Margaux et son équipe ont mis en place un lancement de semaine. Chaque lundi matin à 9h15, l’équipe se réunit en visioconférence et rejoint le Brainstorm weekly meeting, pour 30 minutes maximum.

En télétravail, on n’a pas les discussions autour de la machine à café, on n’a pas le côté informel de l’équipe. Les réunions sont souvent très sérieuses et on ne remonte que ce qui ne va pas. Klaxoon nous permet d’avoir un meilleur esprit d’équipe, de bien lancer la semaine et surtout de s’aligner.
Margaux Chiquet, associée et co-gérante à l’Institut iGi

Margaux a ouvert un Brainstorm Klaxoon pour connaître l’humeur et le ressenti de chacun, mais aussi pour s’aligner sur les priorités, de lever éventuellement les contraintes, partager les petites informations utiles et surtout de se rebooster pour la semaine.
Elle a défini sa trame de 6 étapes en créant facilement des espaces dédiés grâce à la barre d’outils : des rectangles et du texte pour délimiter les zones, des images importées pour le mode d’emploi et l’illustration de la semaine et leurs photos respectives pour déterminer les espaces de chacun.

Margaux créé un Brainstorm pour la réunion d’équipe hebdomadaire pour lancer la semaine et aligner l’équipe.

Motiver et booster l’équipe dès le lundi matin

En s’inspirant des méthodes de l’holacratie, Margaux a pour habitude de commencer et clôturer ses réunions de lancement par un tour d’inclusion pour savoir comment chacun se sent.

Margaux démarre la réunion en ligne par un icebreaker : une roue des émotions qui représente un panel large de ce que peut ressentir l’être humain.
En amont de la réunion, chacun vient ajouter une idée avec sa photo et la placer au niveau de l’émotion qui le qualifie le mieux. Pendant la réunion, chacun vient exprimer tour à tour son choix.

Pour terminer la réunion, un dernier tour d’inclusion est lancé. C’est l’occasion pour l’équipe de donner du feedback qui permettra d’améliorer la prochaine réunion. Chacun peut s’exprimer et indiquer s’il a plus d’énergie, autant d’énergie ou moins d’énergie qu’au début de la réunion en piochant dans la bibliothèque de smileys créée par Margaux.

On aligne les énergies et ça nous donne ce sentiment d’équipe soudée, à distance.
Margaux Chiquet associée et co-gérante à l’Institut iGi
La clôture de la réunion d’équipe hebdomadaire permet de booster l’équipe pour la semaine.

Se synchroniser sur la charge de travail de chacun et les challenges de la semaine

Après un tour d’inclusion pour prendre la météo de l’équipe vient le temps d’échanger sur la charge de travail de chacun. Les membres de l’équipe envoient une idée avec leur photo en respectant un code couleur qui est propre à l’équipe : du vert au rouge en fonction de la charge. Ainsi toute l’équipe est informée de la charge de travail de chacun et pourra adapter ses demandes.

Comme c’est visuel, toute l’équipe comprend où en est l’équipe d’un simple coup d’oeil sur le Brainstorm. Ca permet aussi, si j’ai moins de charge de travail de proposer mon aide à un membre de l’équipe et de le décharger.
Margaux Chiquet, associée et co-gérante à l’Institut iGi

Dans la lignée de la charge de travail, un temps est dédié aux challenges de la semaine et aux différents projets portés par chacun. L’idée n’est pas de savoir tout ce que va faire la personne mais comprendre ses préoccupations de la semaine. Sur la première ligne du tableau par exemple, on voit rapidement quels sont les projets prioritaires menés par Louis. Une fois que Louis s’est exprimé, le reste de l’équipe va pouvoir le questionner sur ses choix et éventuellement pouvoir modifier ses priorités pour s’assurer que tout le monde est en phase.

Les challenges de la semaine sont partagés avec l’ensemble de l’équipe.

Avec Brainstorm, l’équipe présente les projets de la semaine, chacun s’exprime et se sent concerné par les différents projets en cours dans l’entreprise. En toute transparence, l’équipe sait exactement qui fait quoi : cela permet de mieux gérer les demandes de chacun et surtout de mieux avancer ensemble.

On s’est rendu compte qu’on était beaucoup plus productif en expliquant nos challenges de la semaine. Les personnes vont vraiment être sur les bonnes priorités, être motivées et travailler sur des projets importants pour l’entreprise.
Margaux Chiquet, associée et co-gérante à l’Institut iGi

Un espace de partage d’information est également disponible dans le Brainstorm. Il permet d’informer de façon très rapide – la réunion dure 30 minutes – sur l’actualité de la semaine : célébrer la signature d’un nouveau contrat, prévenir d’un rendez-vous client important, rappeler des jours de congés ou tout simplement partager une information intéressante pour l’ensemble du groupe.

Un rituel d’équipe pour une meilleure connexion humaine

Le travail à distance nécessite plus d’efforts pour créer une connexion humaine. Seul.e dans son coin, les échanges uniquement à l’écrit peuvent paraître directs et donc mal perçus. Un support visuel comme un Brainstorm Klaxoon et une visioconférence apportent un côté plus humain, une fluidité dans les échanges et permettent tout simplement de connecter l’équipe.

Ca permet vraiment de créer un sentiment d’équipe et de se connecter. Avant j’étais en télétravail, seule, et je pouvais commencer et même finir mon lundi sans avoir eu de connexion avec l’équipe. Avec Klaxoon et notre nouveau rituel d’équipe, cela n’arrive plus !
Margaux Chiquet, associée et co-gérante à l’Institut iGi

Au cours de la réunion, Margaux et son équipe ont également à disposition un espace d’entraide. Concrètement, dès que quelqu’un a une problématique ou un point à traiter avec le groupe, il l’envoie dans une idée avec son prénom en dimension et vient la placer dans l’espace d’entraide.

C’est vraiment ce Brainstorm qui a permis de recréer ce sentiment d’équipe et d’entraide. S’entraider les uns les autres au service de l’entreprise.
Margaux Chiquet, associée et co-gérante à l’Institut iGi
Un espace d’entraide pour soulever et solutionner les points bloquants : Morgane a besoin du nouveau logo, celui-ci lui sera transmis dès la fin de la réunion. En revanche, Perrine a besoin d’aide sur un sujet de signature électronique : elle prévoit une réunion avec les personnes concernées plus tard.

Cette réunion de synchronisation permet d’aborder les sujets qui peuvent être résolus pendant la réunion mais également d’identifier les sujets sur lesquels il faut aller plus loin et qui nécessitent de prévoir des réunions ultérieures.

En annonçant les besoins dès le début de la semaine, ça permet à chacun de commencer son travail en ayant débloqué ses éventuels contraintes et de planifier des réunions dans la semaine avec le reste de l’équipe.
Margaux Chiquet, associée et co-gérante à l’Institut iGi

Vous aussi, démarrez la semaine du bon pied avec le Brainstorm Klaxoon.
Synchronisez toute votre équipe chaque semaine en moins de 30 minutes avec le Template Weekly.

Julie
Par Julie, Chargée de communication
Lorsqu’elle ne sillonne pas les salons de la tech, du digital et du learning du monde entier, Julie met son énergie et son humour au service de la valorisation des usages de la communauté de klaxooneurs.