Comment La Poste dynamise le suivi du volet IT du programme maCarrière grâce à un rituel Obeya sur Klaxoon

Le challenge : engager les équipes IT dans un rituel hebdomadaire plus efficace

Le programme maCarrière en quelques mots : une solution accessible à l’ensemble des collaborateurs de La Poste, de La Banque Postale et de ses filiales. Conçue pour simplifier les parcours professionnels, cette solution accompagne les carrières au sein du groupe. Ce projet s'inscrit au cœur de la transformation du Groupe, portée par le plan stratégique « Réussir ensemble - Ambitions 2031 ».

Pour piloter le volet IT de ce grand programme, un comité de suivi opérationnel se réunit chaque semaine pendant 1h30. Autour de la table, une vingtaine de profils experts (chefs de projet SI, concepteurs, responsables interfaces, reprise de données, chantiers techniques…).

Dans ce contexte, le défi de l'équipe projet est de responsabiliser sans surcharger. L'objectif est de permettre aux porteurs de chantiers de mettre à jour leurs avancées à leur rythme (en asynchrone) avant la réunion, et de donner la parole aux autres contributeurs pour enrichir le suivi des activités. Ainsi, les 90 minutes de direct ne servent plus à dérouler des slides, mais sont entièrement dédiées à la communication de l’avancement, aux points d’attention majeurs, aux alertes ou aux difficultés et à la synchronisation des contributeurs et de leurs managers.

Au début du programme, le comité se basait sur une présentation PowerPoint classique avec une trame de réunion linéaire et un découpage des sildes par intervenant. Ce format demandait trop de temps de mise à jour, et les présentations n’étaient pas systématiquement actualisées le jour J. Difficile dans ces conditions de tenir le timing de 1h30 lorsque chaque responsable doit présenter ses slides à tour de rôle ! Forte d'un premier succès avec Klaxoon sur un autre projet, l'équipe a décidé de bousculer ses habitudes en créant une Obeya visuelle.

La solution : un Board Obeya sur mesure pour un suivi fluide et partagé

Pour simplifier l’organisation et l’animation du rituel hebdomadaire, l’équipe a conçu un espace Obeya sur mesure directement sur un Board Klaxoon.

Ce Board structure visuellement la réunion, et chacun vient y déposer ses informations en amont :

• Vie d'équipe : une météo très humaine pour partager l'humeur, les succès, la charge de travail, les absences ou la forme du moment. Objectif : être à l’écoute du bien-être de l’équipe !
• Actualités : un espace renseigné à l'avance pour partager les retours du dernier Copil, célébrer les réussites ou accueillir les nouveaux arrivants.
• Agenda des 2 semaines à venir : un coup de projecteur sur les réunions stratégiques à préparer ensemble.
• Parking Lot : la boîte à idées pour noter les sujets autres, transverses ou difficiles à classer pour le moment, afin de ne pas perdre le fil de la réunion.

• Travaux en cours (le cœur de l'Obeya) : une revue des chantiers dans l'ordre du planning. Chaque responsable y affiche sa météo de projet (ressources, planning, livrables) et les points marquants (avancement, alertes, besoin de synchronisation). La zone est gérée par le responsable, mais tous les contributeurs peuvent y ajouter leurs idées.
• Points à escalader : pour centraliser en fin d’OBEYA et escalader les points à arbitrer en instances décisionnaires.
• Zone indicateurs : un espace dédié aux performances, aux budgets et aux risques, permettant au directeur de programme de disposer d’une vue d’ensemble en un coup d’œil.

Un système de code couleur clair et visuel

Pour que le Board reste ultra-lisible, l'équipe applique un code couleur simple et rigoureux pour chaque idée :

• Vert : Tout va bien
• Bleu : Pour info ou avancement normal
• Jaune : Point d'attention
• Rose : Alerte
• Rouge : Risque avéré
• Jaune fluo : Action à mener
• Vert foncé : Décision prise

Pendant la réunion, pas de place pour la monotonie ! L'ordre du jour s'adapte en direct selon les urgences et les disponibilités des participants. Pour garder le rythme, l'équipe s’appuie sur le minuteur intégré pour les sujets les plus susceptibles de digresser. Succès garanti pour tenir le timing !

Le résultat : des réunions plus dynamiques, efficaces et engageantes

Pour Marjorie et ses équipes, l'arrivée de l'Obeya sur Klaxoon a complètement transformé les réunions de suivi :

1. Plus de rythme et d'efficacité

• Une collaboration dynamique et interactive : tout le monde participe activement. Chaque contributeur peut enrichir le support en ajoutant ses idées dans les parties dédiées aux actualités, à la météo ou au suivi des chantiers.
• Des informations plus percutantes : le format « post-it » force à aller droit au but et à synthétiser l'information.
• Des échanges plus riches :  le Board privilégie des contenus concis, les détails étant développés à l’oral lors des échanges.
• Un support ultra-flexible : la structure du Board évolue très facilement pour s'adapter aux besoins de l'équipe et de l’actualité du programme.
• Une vision claire et immédiate : en combinant un code couleur et la météo des chantiers, une lecture rapide des alertes et de la santé des projets est assurée.
• Un timing respecté : le minuteur garantit le respect du temps d’échange, et les actions validées sont aussitôt mises en évidence en jaune dans le Board pour en faciliter le suivi d’une semaine sur l’autre.

2. Des participants au rendez-vous

Les équipes sont aujourd’hui plus impliquées et engagées, chaque collaborateur trouve naturellement sa place pour contribuer, que ce soit directement sur le Board ou lors des échanges en réunion. Le rendez-vous hebdomadaire est devenu un temps fort à forte valeur ajoutée pour l’ensemble de l’équipe.

3. Un vrai gain de temps et de clarté

Le temps consacré à la mise à jour des présentations PowerPoint appartient désormais au passé ! Le passage sur Klaxoon fait gagner un temps précieux à l'équipe, tout en renforçant l’alignement autour des objectifs, des risques et des actions de chacun.