Columbus Global : comment élaborer des roadmaps de transformation avec Klaxoon

Basé au Danemark, Columbus Global est un cabinet leader de conseil en informatique qui compte plus de 1 700 collaborateurs à travers le monde. En tant que partenaire d’élite de Microsoft et d’Infor, Columbus Global se spécialise dans le déploiement de systèmes ERP, CRM et de gestion des données dans le cloud à grande échelle. Ces derniers permettent d’assurer le bon fonctionnement des chaînes d’approvisionnement mondiales dans les secteurs de l’industrie et de la distribution.

Pour mener à bien ces investissements de plusieurs millions de dollars, Toby Mankertz, Directeur du secteur industriel et Conseiller en transformation d’entreprise, dirige une équipe spécialisée axée sur l’aspect humain de la technologie. En priorisant une forte implication des parties prenantes et une gestion rigoureuse du changement organisationnel, l'équipe de Toby veille à ce que ses clients adoptent activement les logiciels afin de générer de la valeur ajoutée pour leur entreprise.

Le challenge

Les déploiements de logiciels d’entreprise à grande échelle sont réputés pour présenter des risques élevés. Lorsqu'une organisation investit 5 millions de dollars ou plus dans un nouveau système ERP, l'installation technique ne représente que la moitié du chemin. Le véritable défi consiste à parvenir à une harmonisation totale au sein d'un réseau complexe de services, d'unités opérationnelles et de zones géographiques.

En l’absence d’une méthode structurée et visuelle pour recueillir les contributions, des exigences essentielles sont souvent négligées et la direction reste déconnectée des réalités quotidiennes de ses équipes. Pour combler ce fossé, Columbus Global avait besoin d’un espace de travail centralisé et interactif afin de rassembler des équipes diverses autour d’un même dialogue et de transformer des objectifs abstraits en actions structurées.

Une méthodologie qui s’articule autour d'ateliers structurés

Columbus Global a développé une méthodologie de gestion de projet appelée OnTarget, et chaque mission débute par une phase intitulée « Définir ». L’objectif de cette phase est d’aider les clients à comprendre, de manière collective, pourquoi ils se lancent dans un projet et ce qu’il faudra pour le mener à bien. Klaxoon joue un rôle central dans le déroulement de cette phase.

Le processus démarre avant même de lancer les sessions de groupe. L'équipe de Toby identifie les principales parties prenantes d'un projet et pose à chacune d'entre elles les mêmes questions lors d'un bref entretien individuel :

• Quel serait le meilleur résultat possible ?
• Selon vous, quels sont les principaux problèmes à résoudre ?
• À quel point pensez-vous que les collaborateurs soient prêts pour cela ?
• Quel sera l'impact pour vos clients ?

Ces entretiens permettent à Columbus Global de se faire une idée de la position de chaque acteur impliqué avant même que tout le monde ne se retrouve pour échanger.

À partir de là, l’équipe rassemble le groupe pour un atelier de design thinking de quatre heures animé sur un Board, le tableau blanc de Klaxoon. Les participants brainstorment, identifient les points de convergence, résolvent les problèmes, puis utilisent une matrice « difficulté/importance » pour hiérarchiser les priorités. Chaque contribution est visible par tous en temps réel, ce qui permet de maintenir la conversation ancrée dans le concret et de mettre en lumière d’éventuels désaccords.

« Klaxoon est un outil formidable pour nous, car il nous permet d’organiser ce type d’ateliers en présentiel, entièrement à distance ou en sessions hybrides, où certaines personnes situées dans différentes régions se connectent en ligne tandis que quelques-uns d’entre nous sont réunis en salle », souligne Toby. Ainsi, Columbus Global a organisé environ 200 ateliers de ce type au cours des cinq dernières années.

Approfondir avec chaque unité opérationnelle

Si l’atelier destiné à la direction définit une orientation de départ, Columbus Global le fait souvent suivre d’une série de sessions menées au sein des services. Les équipes finance, supply chain, opérations et d’autres services travaillent chacune selon le même cadre, en se concentrant sur les défis propres à leur domaine d’activité.

Ces sessions donnent aux collaborateurs de tous les niveaux l’occasion de contribuer avant que les décisions ne soient prises, ce qui rend les éventuels changements plus faciles à accepter. Elles révèlent également une image plus précise de ce qui se passe réellement dans l’organisation, ce qui diffère parfois de la vision de la direction.

Au cours de chaque session, les participants notent leurs réflexions directement sur un whiteboard Klaxoon. Les contributions sont classées par code couleur et regroupées au fur et à mesure et en temps réel, ce qui permet de dégager rapidement des tendances. Les Boards restant accessibles après chaque session, les participants peuvent également ajouter des idées plus tard, ou consulter celles des autres à leur convenance.

Dans le cadre d’un projet de gouvernance des données et d’intégration d’ERP, ce processus a permis de générer 3 918 idées au cours de 10 ateliers. Une seule session avec l’équipe de production et d’ingénierie a donné lieu à 121 idées, dont 30 ont été classées par ordre de priorité et regroupées en thèmes qui ont façonné la feuille de route du projet. « Au cours d’un seul atelier, l’équipe a généré et analysé 157 idées liées à la valeur métier et aux opportunités de transformation », ajoute Toby. « Les tableaux blancs visuels de Klaxoon ont aidé l’équipe à regrouper ces idées en thèmes exploitables, qui ont ensuite servi à définir la feuille de route de transformation. »

Du whiteboard à l’exécution : le pont avec Smartsheet et Jira

Le brainstorming traditionnel sur tableau blanc comporte une limite principale : l’énergie et les idées générées sur le moment restent souvent sans suite en fin de session. Columbus Global a éliminé ce problème en intégrant Klaxoon directement dans ses workflows d’exécution.

Une fois que l’équipe a capturé et organisé des milliers d’idées sur Klaxoon, les résultats sont immédiatement mis en œuvre grâce à un procédé fluide :

• Suivi en amont : Les résultats visuels sont directement exportés vers Smartsheet pour un premier suivi, une structuration et une hiérarchisation stratégique.
• Attribution des tâches techniques : Les listes hiérarchisées sont ensuite transférées vers Jira, où elles sont converties en tâches concrètes, mises en correspondance avec des leviers de valeur stratégique et attribuées à des responsables du changement désignés.
• Gouvernance structurée : L’équipe de gestion du changement organisationnel suit les activités en cours à travers cinq catégories clés : politique, personnes, données, processus et système.

En reliant chaque note digitale visuelle directement aux outils d’exécution, Columbus Global s’assure que les contributions des parties prenantes sont le moteur direct de la feuille de route finale de la transformation. « Les membres de l’organisation commencent à avoir le sentiment d’avoir été consultés », déclare Toby. « Le changement s’opère avec eux et pour eux, et c’est vraiment important sur le plan psychologique. »

Construire l’infrastructure nécessaire à une adoption fiable de l’IA

Alors que l’intelligence artificielle (IA) est au cœur des préoccupations des entreprises internationales, Columbus Global utilise également Klaxoon pour aider ses clients à définir un déploiement concret de l’IA.

Plutôt que de se précipiter sur l’IA sans objectif réel, Toby utilise Klaxoon pour animer des sessions de découverte de l’IA ciblées. À l’aide de cartes de découverte réalisées par Microsoft superposées à des cartes de processus créées dans Klaxoon, son équipe identifie précisément les domaines où l’IA peut améliorer les workflows, par exemple en accélérant la clôture mensuelle des comptes.

« Nous rencontrons beaucoup de clients qui nous disent : “Je veux de l’IA”, mais quand on leur demande dans quel but, ils répondent : “Je ne sais pas, je voudrais juste en avoir” », explique Toby.

Favoriser une culture de la participation

Le cadre collaboratif mis en place par Columbus Global illustre une vérité fondamentale de la transformation d’entreprise : les personnes s’investissent le plus dans ce qu’elles contribuent directement à créer.

En remplaçant les longs formulaires et les cahiers des charges souvent rébarbatifs par des tableaux blancs interactifs et visuels, Columbus Global aide ses clients à passer d’un processus décisionnel cloisonné à une approche transparente et fondée sur les données.

« Klaxoon est notre étoile polaire », résume Toby. « Cet outil nous aide à passer d’idées non structurées à des plans de projet structurés, offrant ainsi aux équipes un moyen véritablement agréable et collaboratif de s’impliquer dans l’avenir de leur entreprise. »

Êtes-vous prêts à aligner vos équipes et à transformer votre chaos créatif en une feuille de route structurée ? Découvrez comment les outils de collaboration visuelle de Klaxoon peuvent renforcer la cohésion de votre équipe grâce à un essai gratuit.