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Télétravail : comment travailler à distance efficacement avec son équipe ?

Par Marie, le 13 mars 2020
Travail à distance, synchronisation des équipes, gestion de projet en distanciel… Découvrez les astuces pour travailler efficacement en équipe à distance, avec Klaxoon.

Comment faire des réunions où tout le monde participe à distance ? Comment animer des ateliers de travail, faire des sessions de brainstorming quand toute ou une partie de l’équipe n’est pas dans la même salle ? Comment s’assurer que les projets avancent, que l’information circule bien alors que les équipes sont réparties sur plusieurs lieux et se voient moins fréquemment ?

Découvrez les pratiques d’équipes qui, tous les jours, travaillent à distance efficacement grâce à Klaxoon.

100% de participation à distance

session de brainstorming en télétravailAujourd’hui, les réunions à distance se font par téléphone et/ou avec l’aide d’outils de visio-conférence. La webcam ne suffit pas pour participer à une réunion. Il est essentiel que tout le monde puisse exprimer son point de vue pour que le débat d’idées amène des actions concrètes. 

Patrick Chossat, Responsable de l’amélioration continue chez RGIS, confie qu’avant, personne ne s’exprimait en réunion, que ceux à distance coupaient le son de leur téléphone. Maintenant avec Klaxoon, tout le monde participe et cette réunion d’équipe est devenue un temps fort d’échange et de partage.

Synchroniser ses actions

En télétravail, il est difficile de garder le même niveau d’information, de se tenir au courant des sujets des autres, de voir l’avancée de leurs projets.

Les rituels d’équipes, issus des Méthodes Agiles, permettent de synchroniser les actions de chacun tout au long des projets. 

Le Daily Meeting est un point de 15 minutes maximum qui réunit toute l’équipe en début de journée. Sur un format concis et percutant, chacun partage ce qu’il a prévu de faire dans la journée et si besoin, pose des questions et demande de l’aide. Une manière efficace de rester connecté à son équipe au quotidien. 

Autre moment fort de la synchronisation d’une équipe, la réunion hebdomadaire. D’une durée de 45 minutes, le Weekly Meeting est la réunion de fin de semaine qui permet à chacun de partager avec son équipe les actions principales réalisées dans la semaine et celles prévues la semaine d’après. Chaque membre de l’équipe repart ainsi avec une vision exhaustive de la direction prise par le groupe.

Découvrez le Template Weekly, le Brainstorm prêt à l’emploi pour les réunions hebdo : en sample ou dans le Network Bibliothèque de Template.

brainstorming en ligne sur mobile avec Klaxoon
Chez Schneider Electric, François Martin-Festa, VP Digital Customer Experience, anime ses réunions mensuelles à distance avec Klaxoon. 

Brainstormer à distance 

Participer à un brainstorming, un workshop ou un atelier de travail sans être dans la même pièce relève du défi ! Comment voir les idées écrites sur un paperboard en salle quand on est à distance ? Quand prendre la parole et donner son avis ? Comment ne pas perdre le fil des discussions ?

Pour être efficace, la communauté d’utilisateurs Klaxoon réalise ses ateliers de travail à distance avec le Brainstorm : où que soient les membres de l’équipe, chacun partage ses idées de la même façon. Il n’y a plus aucune différence dans la manière de s’exprimer et tout le monde visualise la même chose au même moment.  

Au sein d’un tableau blanc digital infini qui est partagé par tous, chacun écrit ses idées sous forme de texte, dessin, photo, vidéo, lien vers des documents… Tout est partagé instantanément. Au fur et à mesure de la discussion, on enrichit les idées des uns et des autres. Grâce à la barre d’outils très simple, le groupe organise l’information sans limite : regrouper des idées, dessiner autour, dézoomer pour prendre de la hauteur sur la reflexion, recommencer à un autre endroit… le travail de l’équipe prend forme sous leurs yeux et tout le monde suit l’évolution en temps réel

Connectée avec ses équipes à Lyon et Marseille, Hélène Blanquet, Directrice innovation salarié et transformation chez Orange, utilise Klaxoon pour des ateliers de travail à distance. Avec le Brainstorm Klaxoon, chacun fait évoluer en temps réel la réflexion. C’est simple, très visuel et accessible depuis n’importe quel endroit. Aucune information n’est perdue. Une équipe avec des membres à distance peut enfin réaliser des sessions de brainstorming comme s’ils étaient tous ensemble réunis dans la même salle de réunion.

S’interpeller les uns les autres à distance sans e-mail

En télétravail, une dernière chose peut être compliquée : poser une question, demander un avis, récupérer un feedback sur un sujet… bref, solliciter les autres rapidement, sans chaîne d’email ni téléphone.

La solution pour les milliers d’utilisateurs Klaxoon : Questions ! Directement depuis une idée dans un Brainstorm, les membres des équipes posent une question et les destinataires la reçoivent instantanément. Vote, question ouverte, nuage de mots, challenge… des dizaines de formats pour poser facilement des questions et récupérer un feedback consolidé. 

Ici, une personne a réfléchi à 3 déroulés de visite client. Pour l’aider à trancher, elle sollicite l’avis de deux membres de son équipe en leur posant une question de Vote. En quelques minutes, elle est notifiée de la réponse et des commentaires. Tout est consolidé : pas besoin de lire plusieurs emails ou discussions. La prise de décision est facilitée.

Il est maintenant possible de travailler efficacement à distance. C’est d’autant plus une bonne nouvelle que les avantages à télétravailler sont nombreux : 

  • un gain de temps dans les trajets domicile-travail et une réduction des coûts : en moyenne 1h10 de temps de transport économisé le jour de télétravail et 124 € / mois de pouvoir d’achat supplémentaire (frais de garde d’enfant, transport, déjeuner…). 
  • une plus grande efficacité et amélioration du bien-être au travail. D’après une étude de Malakoff Médéric Humanis et l’IFOP, 79% des dirigeants d’entreprise estiment que le télétravail permet un engagement accru et une plus grande productivité des équipes.
  • un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, grâce à une plus grande flexibilité sur les horaires et une meilleure autonomie.
  • une réduction de l’absentéisme et des retards. Une étude gouvernementale estime une réduction de 33% de l’absentéisme au travail chez le télétravailleur.

Travailler à distance c’est simple, il suffit d’avoir les bons outils pour pouvoir faire depuis chez soi exactement la même chose que lorsqu’on est tous ensemble au bureau.

Marie
Par Marie, évangéliste Klaxoon
Spécialiste Learning & Development, elle a rejoint l'aventure Klaxoon dès sa genèse. Elle y transmet sa passion pour la formation et la communication. Débordante d'énergie et télétravailleuse depuis 2010, elle vit au bord de la mer ou dans le train selon les jours !