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Réunion de travail : quel est l’horaire idéal ?

  • Article de Blog
Par Delphine, le 13 juin 2018
La réunion est un lieu incontournable du travail collaboratif. Cependant, pour pouvoir prendre des décisions, trouver des solutions, avancer sur les projets, encore faut-il créer les conditions d’une réunion de travail efficace et productive. A commencer par l’heure !

Réunion d’équipe le matin ou l’après-midi ?

Les résultats de l’enquête Klaxoon « Meetings in USA » sont sans appel : idéalement, la réunion doit avoir lieu le matin, plutôt que l’après-midi.

73,6% des professionnels interrogés considèrent en effet que les réunions les plus productives ont lieu avant 13h. L’après-midi n’a donc pas la cote, avec un résultat extrêmement faible quel que soit le créneau. Par exemple, seuls 1% des sondés estiment qu’une réunion de travail entre 16h et 17h est efficace. Ils ne sont ensuite plus que 0,6% en ce qui concerne le créneau de 17h à 18h.

L’explication à cette tendance, qui s’observe quel que soit l’âge, le sexe et le métier des personnes, et quelle que soit la taille de l’organisation ? Pas si simple à déterminer, sachant qu’ils sont 6,3% à affirmer que l’heure de la réunion est indifférente. On peut raisonnablement penser que si l’après-midi est mal aimé, c’est par la conjonction de différents facteurs : phase de digestion après le repas, nécessité de gérer les imprévus, préoccupations personnelles qui apparaissent lorsque la fin de journée approche, etc. Sans compter le fameux « pic de somnolence », que de nombreuses études scientifiques fixent entre 14h et 16h, et qui constitue une cause inexorable de perte de concentration !

réunion d'équipe et brainstorming du matin

De 9h à 10h : le créneau idéal pour des réunions productives !

Si le matin semble la plage horaire la plus appropriée, attention cependant à ne pas fixer votre réunion à n’importe quel moment. De façon très nette, les équipes considèrent que les meetings les plus productifs ont lieu entre 9h et 10h. Ils sont en effet 25,7%, toutes catégories socio-professionnelles confondues, à plébisciter cet horaire. Une préférence qui se révèle d’ailleurs encore plus forte dans les secteurs des ressources humaines (35,70%) et de la recherche (36%).

Les réunions les plus efficaces se font avant 10 heures

Pour une réunion de travail productive, faut-il toujours respecter l’horaire 9h-10h ?

Les chiffres issus de l’enquête Klaxoon réalisée aux Etats-Unis sont en parfaite cohérence avec ceux issus d’études françaises portant sur le même sujet : l’enquête Bird Office portant sur la “Plateforme de réservation de salles de réunions” en 2015, ou encore l’enquête Cadréo réalisée en 2017.

Pour autant, n’en tirons pas de conclusion hâtive ! Une réunion fixée l’après-midi peut en effet s’avérer efficace si d’autres conditions de succès sont réunies. Si vous devez fixer une réunion sur un créneau « difficile », n’oubliez pas de solliciter votre équipe via, par exemple, l’utilisation d’outils collaboratifs (quiz, sondage, vote…) pour capter l’attention dès le démarrage et la maintenir jusqu’au bout.

Enfin, chaque équipe est différente, avance à son propre rythme. Alors pour fixer le créneau idéal pour votre équipe, pourquoi ne pas lui proposer d’en décider elle-même ? Un rapide brainstorming sur cette question vous permettra de prendre une décision rapide tout en récoltant les feedbacks des collaborateurs.

Delphine
Par Delphine, journaliste interne Klaxoon
Delphine est journaliste interne chez Klaxoon. Elle aime contempler, lire, écrire, découvrir, rencontrer, rire et faire rire, poser des questions et avoir des réponses, la mer, les étoiles, David Bowie, Vivaldi, Tarantino, Jacques Demy, Baudelaire, les contes. Et aussi le Chocochoc.