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Comment transformer simplement une formation classique en sessions 100% à distance ? 

Par Berthilde, le 27 juillet 2020
Sergio Fumio travaille chez Alstom en tant que responsable qualité à la division des transports de Sao Paulo. Il est aussi formateur au sein d’Alstom University, académie corporate qui définit les parcours de formation métiers chez Alstom. Basé au Brésil, il utilise Klaxoon pour dispenser des sessions de formation à distance.

Sergio est instructeur qualifié pour différents modules (hard skills, soft skills, compétences liées à la qualité, etc.) chez Alstom. Auparavant, il avait l’habitude d’animer des formations en présentiel dans une salle pendant 8 heures. Pour stimuler les expériences d’apprentissage, et en accord avec la volonté de digitalisation de la direction, il transforme ses sessions de formation en 100% à distance grâce à Klaxoon.

La plupart des contenus que nous avions étaient des jeux, des travaux sur papier, etc. J’ai choisi Klaxoon pour m’aider à convertir ces sessions. 
Sergio Fumio, formateur Alstom

Préparer et organiser très simplement une formation avec Klaxoon

Préparer la formation, réserver des salles, du matériel, installer le groupe… Les formations en présentiel comportent leur lot d’actions à mettre en place qui prennent parfois le pas sur le travail de contenu.

En dispensant ses sessions en ligne sur Klaxoon, Sergio propose aux participants de se connecter d’où ils le souhaitent : chez eux en télétravail ou à partir de leur bureau. Cela lui a permis d’animer des modules avec jusqu’à 105 personnes connectées et en interaction !

Il crée un Network Klaxoon directement depuis Microsoft Teams et y invite les participants via un simple lien. Le groupe peut alors accéder très facilement aux différents contenus qui seront partagés par Sergio en amont, pendant ou après la formation. 

À partir de n’importe quel appareil numérique, les participants à la formation se connectent au Network créé par Sergio et la session peut commencer !

Auparavant, Sergio utilisait PowerPoint®. Aujourd’hui, Sergio fait de sa session une expérience 100% Klaxoon en utilisant l’App Meeting pour préparer et animer ses sessions : en amont de la formation, il crée un Meeting et y insère ses slides de présentation qu’il peut relier en un clic à n’importe quelle activité Klaxoon. Pendant la formation, il n’a plus qu’à activer la fonctionnalité Synchro Prez pour que tous les participants voient défiler sur leur écran les slides et les activités lancées au cours de la session par Sergio sur son propre ordinateur.

Par exemple, je lie des activités Klaxoon comme les Capsules aux slides de présentation pour m’assurer que les participants ont toutes les informations et évaluer leurs connaissances ! 
Sergio Fumio, formateur Alstom
meeting Klaxoon
Vue animateur du flux du Meeting : un seul espace d’échange sur lequel Sergio présente ses slides, lance ses activité et permet à tous de participer pendant la formation.

Susciter l’engagement des participants avec Questions et Sondages 

Comment savoir qui est présent et qui participe quand on anime une formation à distance ? 

Pour relever ce challenge, Sergio met en place une action très simple : dès le début de sa formation, il lance un Sondage qu’il a préparé en amont de la session et inséré dans le Meeting. 

Votre nom, votre numéro de référence chez Alstom, quelle est votre attente pendant cette formation ? J’obtiens en quelques secondes une liste complète de tous mes participants !
Sergio Fumio, formateur Alstom

Sergio lance des Lives Questions pour compléter la théorie, susciter l’interaction mais aussi ponctuer les passages très techniques qui risquent de faire décrocher les participants. Il utilise également les Live Questions pour créer l’échange pendant les sessions de formation et dynamiser la session. Avec des Nuages de mots ou des questions de vote, il peut mesurer instantanément l’engagement de son auditoire et réagir en direct aux réponses proposées par les participants. En présentiel, Sergio n’avait pas d’équivalent : c’est pour lui une nouvelle démarche permise par Klaxoon.

L’avantage des questions n’est pas seulement d’obtenir de bonnes ou de mauvaises réponses. L’objectif principal est d’avoir des discussions pendant la session. Je peux créer des questions en direct, comme si nous avions une discussion sur place dans la salle.
Sergio Fumio, formateur Alstom

En tant que formateur, l’enjeu est de garder l’attention des participants tout au long de la formation. Le secret : les faire participer ! Les notions seront de cette façon acquises plus facilement (c’est en faisant qu’on apprend !) et les personnes formées garderont un bon souvenir de leur formation. 

La principale approche adoptée a été d’augmenter le nombre de questions en direct afin de maintenir l’intérêt des utilisateurs pour le contenu et c’est tout, ça a marché.
Sergio Fumio, formateur Alstom
Question Klaxoon sur mobile
Dès le début de la session, Sergio lance une première activité pour engager les participants et en savoir davantage sur eux.

Avec Klaxoon, Sergio a transformé une formation de 8h en présentiel en plusieurs sessions en ligne, tout en conservant le contenu.

J’ai remarqué que j’avais plus de temps pendant la session et j’ai ensuite pu introduire des Aventures, des Quiz, des wrap up (rapides points de conclusion) et davantage de moments d’échange en direct.
Sergio Fumio, formateur Alstom

Suite à ces sessions de formation réussies, Sergio a partagé son format avec l’équipe centrale d’Alstom University. D’autres sessions de formation classiques ont alors été transformées en sessions 100% en ligne sur le même modèle. L’équipe envisage de continuer sur le long terme à enseigner ces modules de formation de cette manière.

Vous pouvez donc imaginer le temps et l’argent que nous pouvons économiser en voyageant de cette façon et il est certain que Klaxoon a un grand rôle à jouer à cet égard.
Sergio Fumio, formateur Alstom

Créer l’expérience pour ancrer les acquis avec une Aventure en fin de session

Sergio défend le principe selon lequel il est essentiel de trouver l’équilibre entre le temps passé à présenter le contenu et l’expérience réelle vécue par les participants pour capter durablement leur attention tout au long de la formation. Par exemple, lancer une Aventure Klaxoon à la fin de la session de formation pour que les participants puissent revoir rapidement et de manière interactive l’ensemble des notions abordées !

Mon défi est de couvrir un contenu de 32 heures en présentiel sur quatre sessions de 2 heures maximum. Je pense que cela fonctionnera si nous lançons des activités engageantes, des questionnaires, des quiz, des jeux, etc.
Sergio Fumio, formateur Alstom
Aventure Klaxoon
À la fin de la session, chacun participent à une Aventure qui leur permet de se tester de manière gamifiée sur le contenu de la formation.

Sergio s’appuie sur la littérature et sur son expérience personnelle pour affirmer que Klaxoon permet aux participants de retenir 90% du contenu de la formation après 2 semaines grâce à l’expérience en situation réelle offerte aux participants.

Plus vous proposerez ce genre d’expérience aux gens, plus ils se souviendront du contenu. Et je suis très convaincu que Klaxoon a les outils nécessaires pour se rapprocher de cette expérience réelle. Pour moi, le meilleur mot pour décrire Klaxoon est donc l’expérience.
Sergio Fumio, formateur Alstom

Conserver une trace de la session de formation en ligne en exportant très simplement le compte-rendu

À l’issue de chaque session de formation, les formateurs Alstom réalisaient auparavant leur compte-rendu en convertissant leurs présentations en fichiers PDF qu’ils partageaient ensuite par mail. Avec Klaxoon, Sergio exporte automatiquement un rapport qui va au-delà de la présentation : celui-ci génère des statistiques mais mesure également l’engagement et la quantité de connaissances acquises. En un clic, le rapport est automatiquement exporté en PDF, Sergio n’a plus qu’à le transmettre à ses collègues. Ceux-ci apprécient le format du rapport car celui-ci contient davantage de détails tels que les messages postés sur le flux Meeting, les questions posées et les réponses qui ont été apportées par les participants au cours de la session. Chez Alstom, ces rapports sont devenus les comptes-rendus officiels des modules de formation. 

Sur cette base, je peux partager avec vous le fait que Klaxoon est l’outil officiel pour organiser une session d’apprentissage dans l’environnement Alstom.
Sergio Fumio, formateur Alstom
En un clic, Sergio génère un rapport automatique et peut ensuite le partager à son équipe.

Partager du contenu en dehors des sessions de formation avec Capsule

Au-delà des sessions de formation, Alstom University diffuse du contenu en asynchrone aux groupes de collaborateurs formés via Capsule. Capsule est également utilisée dans le cadre de la formation des auditeurs qualité internes. Cette Capsule comprend du contenu mais aussi des questions de Quiz spécifiques liées aux normes qualité. Le lien vers cette Capsule est envoyé au candidat à la qualification, celui-ci répond au questionnaire et le jury est instantanément en mesure de voir si la personne a atteint le niveau requis pour passer au test suivant. En un clic, le questionnaire peut être réutilisé pour la préparation d’une session de formation.

Avec Klaxoon, c’est très simple de réutiliser du contenu. Nous avons élaboré un questionnaire à partir des données de la Capsule. Je l’ai transféré ici dans l’environnement réel du module de formation et ça a très bien fonctionné. 
Sergio Fumio, formateur Alstom
Pour aller plus loin avant, après ou pendant la session, Sergio peut partager du contenu avec les participants via Capsule.

Sergio invite les formateurs, les enseignants, les conférenciers à utiliser Klaxoon pour booster l’engagement pendant leurs sessions. Pour Sergio, utiliser Klaxoon ne nécessite presque aucune formation : c’est un outil facile et intuitif, tant pour l’animateur que pour le facilitateur. Klaxoon est la solution idéale pour résoudre des problématiques de logistique et pour les groupes qui ne peuvent pas se retrouver en présentiel.

 Les résultats sont-ils si différents de ceux d’un face à face dans une pièce ? Oui, sans aucun doute. Parce qu’il n’appartient pas seulement aux instructeurs de construire le contenu, tout le monde contribue. Pour être clair, je ne suis pas payé par Klaxoon pour faire cela. Je suis juste un véritable fan.
Sergio Fumio, formateur Alstom

Comme Sergio, réalisez vos sessions de formation en ligne de manière simple et efficace avec Klaxoon !

Berthilde
Par Berthilde, Chargée de communication
Toujours à l'écoute, elle prête une oreille attentive à ceux qui l'entourent... pas étonnant pour cette musicienne ! Chargée de communication chez Klaxoon, Berthilde met en lumière les usages inspirants de la communauté d'utilisateurs.