Comment utiliser la gestion du temps pour des formations plus engageantes ?

Une bonne gestion du temps permet beaucoup de choses ! Combien de fois vous êtes-vous rendus compte soudainement que vous n'aviez pas réussi à faire tout ce que vous aviez prévu de faire dans la journée ? Et vous êtes-vous demandés où était passé tout ce temps ? Il en va de même pour les sessions de formation. Ce n’est pas souhaitable d’arriver presque en fin d’un module, et vous rendre compte que vous n'êtes qu'à la moitié du contenu soigneusement planifié que vous aviez passé beaucoup de temps et d'énergie à peaufiner pour en faire une session de formation parfaite. Et si vous vous mettez à la place de l’apprenant, vous ne voulez pas non plus vous sentir bousculés, ou avoir l'impression de passer à côté de quelque chose d'important.

La bonne nouvelle, cependant, est qu’une gestion du temps bien exploitée, ça s’apprend. Cela vous aidera à établir un cadre clair pour vos sessions de formation, et à créer des supports plus engageants pour les participants. Vous voulez savoir comment ? Nous vous expliquons ici comment gérer à votre avantage le temps dont vous disposez lors de vos sessions de formation. Des ateliers plus dynamiques et participatifs conduisent à un plus grand engagement, ce qui sera plus bénéfique pour vous comme pour vos apprenants.

Pourquoi l'engagement est-il si important dans les sessions de formation ?

Un engagement accru dans une session de formation présente des bénéfices à la fois pour le participant, le formateur et l'entreprise qui paie la formation. Le développement professionnel continu est considéré comme un plus par les employés, et il est important qu'ils en tirent le meilleur parti possible. Il est utile pour leur propre développement personnel, et leurs perspectives de carrière actuelles et futures. Et les entreprises, elles aussi, cherchent à constamment à investir dans leur personnel. C’est le cas des nouveaux employés qui peuvent avoir besoin d'une formation professionnelle, mais il est également vital pour les entreprises de conserver les talents existants plutôt que de devoir les réembaucher. Le recrutement de nouveaux employés coûte beaucoup plus cher que l'investissement dans le perfectionnement des employés qui sont déjà là. Cela signifie aussi qu'ils peuvent mieux maîtriser leur rôle, maintenant comme à l'avenir.

Que les professionnels participent à une formation en ligne d'une heure, ou à un événement en présentiel qui dure plus d'une journée, les principes fondamentaux restent les mêmes.

La formation continue, avantage important pour les employés

L'étude américaine sur la formation continue American Upskilling Study a révélé que "la formation continue devient un avantage recherché par les employés, et un puissant outil d'attractivité pour les employeurs". Aux États-Unis, 65 % des travailleurs estiment que le développement professionnel fourni par l'employeur est très important lorsqu'ils évaluent un nouvel emploi potentiel. De même, la formation professionnelle représente un investissement important en temps et en argent pour un employeur. Tous veulent donc s'assurer qu'ils en tirent le meilleur parti possible. Et, en tant que formateur, vous voulez avoir face à vous des participants engagés, qui apprennent et retiennent les informations que vous leur donnez.

Il est beaucoup plus gratifiant de savoir que ce que vous faites fait la différence. Et il est beaucoup plus facile de traiter avec une salle - réelle, virtuelle ou les deux - de personnes épanouies, heureuses d'être là et désireuses de participer et d'apprendre.

Alors, comment pouvez-vous utiliser à votre avantage les contraintes de temps dont vous disposez ? Si nous considérons le temps comme notre allié et un moyen de susciter l'engagement, plutôt que comme un facteur contre lequel nous devons constamment lutter, nous pouvons adopter la gestion du temps et l'intégrer à notre fonctionnement de manière fluide. Il en résultera des formations efficaces et stimulantes, de meilleurs résultats pour les apprenants et l'employeur, et beaucoup moins de stress pour l'animateur du cours.

Comment les contraintes de temps peuvent-elles nuire à l'engagement, au déroulement et à la réussite d'un cours ?

Comme c’est souvent le cas, vous ne disposez que d'un temps limité. Il y aura un certain nombre de sujets à couvrir, et ils exigeront tous une certaine quantité du temps qui vous est alloué. Il n'est jamais agréable d'avoir l'impression d'être pressés par le temps, ou d'essayer de faire passer quelque chose en vitesse, au détriment de la qualité du message. La bonne nouvelle, c'est qu'une planification efficace peut aider à éviter cela.

Vous avez peut-être créé le workshop parfait, dont le timing était calculé à la seconde près lorsque vous l'avez planifié. Mais maintenant que vous le présentez, le temps semble vous échapper. De nombreux facteurs peuvent contribuer à ce scénario, mais la clé est de les prévoir et d'utiliser tout ce dont vous disposez pour limiter l'impact des circonstances imprévues. Vous pouvez notamment utiliser au maximum tous les outils de gestion du temps dont vous disposez pour augmenter l'engagement en parallèle.

L'engagement favorise la concentration et l'attention

Votre formation peut aussi être retardée par des problèmes techniques inattendus. N'oubliez pas que cela peut arriver, que vous dispensiez votre cours en ligne ou en personne ! La session a peut-être été interrompue par un apprenant, ou a soudainement dévié du sujet du contenu du cours. Il peut parfois être difficile de se rendre compte de l'imminence d'un tel événement, puis de reprendre le contrôle et d’empêcher la session de suivre une direction différente de celle que vous aviez prévue. Lorsque les participants sont moins engagés, il est facile pour eux de perdre leur concentration et leur attention. Il faut parfois du temps pour remettre les choses sur les rails. Sans compter que si vous n'êtes pas suffisamment préparés et armés, les risques que votre formation prenne la tangente sont beaucoup plus élevés.

Dans ce cas, la formation peut être sujette à des moments de panique dans le reste du temps imparti. Cela signifie que les sujets peuvent ne pas être couverts de manière adéquate, et que les participants peuvent avoir l'impression d'être bousculés ou de ne pas avoir reçu les informations et la compréhension qu’ils espéraient. Ce n'est pas une bonne chose, ni pour les participants ni pour le facilitateur de la formation. Et il est évident que l'entreprise qui paie la formation n'en a pas pour son argent.

Mais il s'agit là du pire scénario, et avec un peu de planification et le recours aux bons outils et méthodes, les formateurs peuvent utiliser les contraintes de temps à leur avantage. Ils peuvent alors augmenter, plutôt que diminuer, le niveau d'engagement des participants.

Comment une bonne gestion du temps peut-elle dynamiser une session de formation ?

Dès le début de votre session, vous devez précisément savoir les sujets que vous devez couvrir, et combien de temps chaque section ou activité prendra. Définir un programme que vous avez l'intention de respecter est la première étape. Une fois votre plan établi, fixez des heures précises de début et de fin pour chaque activité, mais veillez aussi à prévoir suffisamment de pauses pour que les participants ne se fatiguent pas. La fatigue peut amener les participants à se déconcentrer.

Veillez à consacrer suffisamment de temps à encourager la participation et le travail d'équipe pour que la session reste dynamique et stimulante, et pensez à l'utilisation de différents supports et média à différents moments de la formation. Plus vous pouvez favoriser l'engagement, mieux c'est. Vous pouvez utiliser vos contraintes de temps pour aider le groupe à rester concentré et engagé, ce qui permet un apprentissage plus rapide et une meilleure compréhension de l’information.

Utilisez la gestion du temps en formation pour accroître l'engagement

Vous savez ce que vous devez faire dans le temps qui vous est imparti. Veillez à ce que vos apprenants sachent que leur formation est soumise à des contraintes de temps, mais que vous avez tout prévu pour que cela soit possible. Faites-leur savoir qu'ils ne manqueront rien, car vous avez soigneusement géré le processus pour vous assurer que toutes les informations nécessaires leur seront transmises. Cela peut vous aider à trouver le bon équilibre entre la création d'un sentiment d'urgence efficace et un sentiment de précipitation, qui vous aidera à faire avancer les choses de la manière la plus efficace possible.

Interaction et collaboration

Expliquez clairement que l'interaction et la collaboration sont encouragées, mais que chaque section ou exercice devra être réalisé dans un certain délai. Dites à vos participants exactement quel sera ce délai avant qu'ils ne commencent une tâche. Par exemple, lorsque c'est approprié, c'est une bonne idée d'afficher un minuteur sur votre tableau blanc en ligne. Ainsi, le groupe dispose d'une excellente base de travail. Cela les aidera à se concentrer dès le début, et à mieux gérer leur propre temps.

Une bonne gestion du temps sera aussi bénéfique aux exercices en équipe, et conduira à un plus grand engagement. Un groupe qui sait qu'il dispose d'un temps limité pour faire quelque chose voudra commencer à y travailler d’emblée. Cela encouragera également une plus grande interaction et collaboration entre les membres de l'équipe, ce qui se traduira par de meilleurs résultats, puisqu'ils travailleront ensemble pour atteindre un objectif ou résoudre un problème.

Utilisation d'outils interactifs et collaboratifs pour une bonne gestion du temps en formation

Les séances de brainstorming

Les séances de brainstorming encouragent la créativité et la pensée innovante. Elles sont très utiles pour créer un sentiment d'appartenance à une équipe, ainsi que pour donner l'occasion d'adopter de nouvelles façons de penser. L'utilisation de séances de brainstorming dans vos ateliers de formation peut offrir des opportunités de discussion et de collaboration en groupe. Les tableaux blancs en ligne offrent alors de nombreux moyens de rendre les séances de brainstorming encore plus productives. Grâce à la possibilité d'organiser, de classer et de "liker" les idées, les tableaux blancs en ligne peuvent aider les équipes à aller au fond des choses beaucoup plus rapidement que si elles utilisaient un stylo et du papier.

Les sessions de brainstorming sont conçues pour être rythmées et relativement rapides. Si vous y ajoutez une contrainte de temps, vous aidez vos apprenants à se concentrer sur la tâche à accomplir, ce qui favorise leur engagement. Cela signifie également que vous, le formateur, avez davantage le contrôle de la session. L'utilisation d'un tableau blanc numérique avec un minuteur intégré peut ici permettre à chacun de savoir exactement de combien de temps il dispose. Cela résout également le problème de devoir trouver et utiliser une application de minuterie à part que tout le monde ne peut peut-être pas voir.

Les icebreakers

Dans les situations où tout le monde ne se connaît pas, ou lorsque certaines personnes ne sont pas aussi à l'aise dans un groupe, les icebreakers sont un excellent outil pour favoriser l’engagement. Ils offrent la possibilité de faire connaissance avec d'autres personnes de manière informelle et rassurante. Cependant, ils ont aussi d'autres usages, et il existe plusieurs types d’icebreakers qui ont fait leurs preuves et qui peuvent être utiles dans différents scénarios. Ils peuvent être utilisés pour stimuler la créativité ou l'efficacité, et un icebreaker peut également se retrouver dans un tableau blanc en ligne. Le minuteur de cette partie de la session peut être réglé pour la durée que vous souhaitez, afin d’améliorer au maximum votre gestion du temps.

Challenges, matrices et autres outils à tester

Les tableaux blancs en ligne mettent en avant de nombreux outils déjà performants, qu’ils rendent encore plus utiles. En introduisant un élément temporel dans leur utilisation, vous créez un sentiment d'importance, ce qui permet d'accroître l'engagement. Il existe différents challenges que les groupes et les membres d'une équipe peuvent relever au cours de workshops ou de sessions de formation. Les défis d'équipe, par exemple, peuvent être utilisés pour amener un groupe à utiliser le travail d'équipe pour renforcer les compétences individuelles et collectives. L'utilisation d'un tableau blanc numérique pour ce type de défi permet aux participants de voir où ils en sont en temps réel.

L'utilisation d'un tableau blanc en ligne pour remplir la matrice d'Eisenhower, et bien d'autres activités similaires, entraîne un plus grand engagement des participants au cours. Les outils de collaboration en ligne qui favorisent l'engagement permettent également à l'animateur du cours de prendre le contrôle du temps de ses sessions et de les utiliser à son avantage - et pas seulement pour s'assurer qu'il ne disgresse pas ! Un engagement accru pendant les ateliers et les sessions de formation se traduit par de meilleurs résultats pour les participants, et donc aussi pour l'employeur.

Tous ces outils peuvent être utilisés pour une formation en présentiel, à distance ou hybride. Ils permettent à tous les participants, où qu'ils se trouvent, de vivre la même expérience d'apprentissage.

Gestion du temps et apprenants engagés

La gestion du temps vous aidera à tirer le meilleur parti de vos ateliers et de vos apprenants. Que vous enseigniez en ligne, à distance ou de manière hybride, assurez-vous d'utiliser les meilleures ressources numériques disponibles. Créez votre contenu de cours avec un cadre solide : votre gestion du temps doit être utilisée à votre avantage, et à celui de vos apprenants.

Chez Klaxoon, nous disposons de tous les outils et ressources dont vous pourriez avoir besoin pour vous aider à créer des cours engageants, bien structurés et bien gérés au niveau du temps. Pourquoi ne pas consulter notre page de ressources pour plus d'idées ?

Faites avancer vos projets

Découvrez toute la puissance de Board, l'espace de travail visuel.
essai gratuit - maintenant