Un exemple de SIPOC Diagram pour mieux visualiser vos processus

Il est admis par la grande majorité d'entre nous qu'une image vaut mille mots. Bien que ce principe soit généralement utilisé dans un contexte visuel ou artistique, il est également reconnu comme un bon moyen d'expliquer des notions complexes, qui auraient nécessité plusieurs paragraphes techniques pour être correctement transmises.

Prenons l'exemple de l'infographie, un outil couramment utilisé en ligne et hors ligne par les créatifs. Grâce à ces courtes affiches intelligemment conçues, vous pouvez mieux expliquer les données et les informations-clés concernant un sujet particulier. De plus, vos données sont présentées d'une manière visuellement attrayante, ce qui peut contribuer à rendre ces points importants encore plus significatifs.

Cependant, tout le monde n'est pas designer, et les avantages d'une infographie ne sont donc pas à la portée de tous. Mais il existe un cadre moins connu qui est à la disposition de tout gestionnaire cherchant à mieux gérer ses projets de manière visuelle et organisée : le diagramme SIPOC.

Qu'est-ce que le diagramme SIPOC ?

Le diagramme SIPOC est un moyen particulièrement utile de gérer les processus d'entreprise du début à la fin, sans les rendre trop compliqués pour l'ensemble de votre équipe. SIPOC est un acronyme qui décrit les éléments incontournables du cadre du projet, à savoir les fournisseurs (Suppliers), les entrants (Inputs), le processus, les extrants (Outputs) et les clients. Grâce à cet exercice de cartographie visuelle, vous et votre équipe pouvez mieux comprendre les tenants et les aboutissants d'une initiative particulière, ce qui vous donne à tous la possibilité de vous attaquer aux éventuels points sensibles et de tirer parti de tous les gains d'efficacité possibles.

En substance, vous serez en mesure de résumer un processus du début à la fin, en identifiant les entrées-clés, en définissant les sorties et en traitant correctement avec toutes les parties prenantes qui seront affectées par le projet. Il existe également certains cadres qui donnent la priorité à l'aspect client de ce schéma, en fonction de l'orientation de l'entreprise et des normes de l'industrie.

Quelle est la place de Six Sigma ?

Le diagramme SIPOC lui-même s'inscrit dans le cadre plus large d'une discipline de gestion de projet connue sous le nom de Six Sigma, parfois étendu à Six Sigma "Lean". Développé à la fin des années 1980, le diagramme SIPOC a été créé dans le cadre de la gestion de la qualité totale, ou TQM, une approche qui définit une grande partie de la gestion Six Sigma.

Comme ce cadre est utilisé dans des contextes spécifiques visant principalement à améliorer les processus d'entreprise, le diagramme SIPOC peut également être complémentaire aux équipes et aux organisations qui cherchent à mettre en œuvre une production Lean et une dynamique de travail plus agile dans leur travail.

Pourquoi utiliser un Diagramme SIPOC ?

Le diagramme SIPOC n'est pas seulement un concept abstrait développé par des experts business, mais une technique réelle de gestion de la qualité, ancrée dans le processus global Six Sigma et d'autres cadres similaires d'amélioration des processus d'entreprise.

Comme nous l'avons mentionné, cette vue d'ensemble de l'ensemble du processus peut vous aider à identifier toute point bloquant sur des sujets en cours, tout en utilisant mieux les ressources sur lesquelles vous pouvez vous appuyer. De plus, avec un vrai cadre de gestion de la qualité, le diagramme SIPOC peut également être utile pour identifier et mesurer les variations tout au long du processus. Comme les chefs de projet le savent sans doute, les variations sont un facteur-clé pour déterminer l'efficacité d'un processus qui, lorsqu'il est identifié, peut vous aider à mieux stabiliser et standardiser un processus particulier.

Le diagramme SIPOC peut également vous aider à mieux gérer vos partenaires externes. En identifiant et en définissant correctement un grand nombre d'entrées et de sorties, vous pouvez également mieux définir les attentes des parties prenantes externes. Cela peut réduire les frictions dans les négociations et vous donner, à vous et à votre équipe, une plus grande flexibilité dans le choix des fournisseurs avec lesquels vous allez travailler.

Vous pouvez également utiliser le même diagramme SIPOC pour mieux intégrer de nouveaux membres de l'équipe et des collègues en interne qui arrivent tout juste dans le projet, et n'en ont pas encore une vision d'ensemble aussi approfondie que vous. Cela contribue à accroître la transparence au sein de l'organisation, et leur permet de mieux comprendre où vous en êtes tout au long de la durée de vie du projet.

Créez votre propre diagramme SIPOC

Un diagramme SIPOC, malgré son nom à consonance technique, est assez facile à utiliser et à intégrer dans vos flux de travail. Comme nous l'avons mentionné précédemment, le nom SIPOC représente les différents aspects sur lesquels vous devrez vous concentrer dans cet exercice. Il est important qu'un diagramme SIPOC correctement développé identifie toutes les étapes pertinentes dès le départ, car c'est la clé de sa fonctionnalité en vous donnant une vue d'ensemble du processus métier.

Comme nous l'avons fait dans nos précédents articles portant sur des méthodes, nous allons introduire un cas d'entreprise pour illustrer le diagramme en action. Pour cette introduction au SIPOC, nous utiliserons l'exemple d'un fast-food servant des hamburgers. Bien que vous puissiez supposer qu'il s'agit d'un processus assez simple - petit pain, galette, tomate, laitue, fromage puis service - l'utilisation du diagramme SIPOC peut aider à découvrir beaucoup d'aspects plus subtils du flux de travail dans son ensemble. À la fin de cet exercice, l'objectif devrait être d'identifier les points à améliorer, à normaliser, et plus encore.

Identifiez vos fournisseurs

Cette étape représente votre "S" dans le diagramme SIPOC, les fournisseurs de votre processus (les "suppliers"). Il s'agit d'identifier ceux qui fournissent tous les entrants de votre processus, qui ont un effet matériel direct sur le produit fini. Cela varie naturellement d'une entreprise à l'autre, et peut être traité en interne ou en externe à votre entreprise.

Dans notre exemple, un facteur-clé serait les fournisseurs de matières premières qui vous livrent tous les ingrédients de vos hamburgers, c'est-à-dire le pain, la viande de bœuf, les légumes et le fromage dont nous avons parlé. Mais en approfondissant cette première étape, vous pouvez également identifier les autres fournisseurs qui ont un effet matériel sur le burger. Il s'agit des fournisseurs d'huile de cuisson, des condiments facultatifs et même des ustensiles de cuisine utilisés.

Un autre fournisseur qui est souvent négligé dans ces scénarios est le personnel de la ligne de cuisson lui-même. Comme nous l'avons établi, les fournisseurs dans cette partie du diagramme SIPOC se rapportent à toute partie qui a un impact direct sur votre produit fini. Il est donc nécessaire de prendre en compte les personnes qui cuisinent le produit lui-même.

Encore une fois, la partie fournisseur de ce diagramme sera très variable en fonction de la façon dont vous et votre équipe comprenez le flux du processus, mais en étant aussi granulaire que possible, vous aurez une meilleure vue des aspects sur lesquels vous devez vous concentrer si vous voulez améliorer le processus dans son ensemble.

Identifiez vos entrants

Ensuite, vous devez identifier les différents entrants (inputs) qui sont impliqués dans la fabrication de votre produit final. Il s'agit de tous les matériaux, équipements, ressources ou même données nécessaires au processus de production. Nous sommes allés loin dans la partie du diagramme SIPOC consacrée aux fournisseurs, il s'ensuit que cette section soit tout aussi détaillée. Une autre mise en garde s'impose : certains entrants seront probablement plus importants que d'autres pour votre produit final, et le fait de noter ces entrants importants à cette étape peut vous aider à décrire correctement l'ensemble de votre processus.

Dans le cas de notre restaurant, les entrants comprendront tous les différents ingrédients que nous avons mentionnés - petits pains, viandes, fromages et légumes - ainsi que d'autres ingrédients moins évidents comme l'huile de cuisson et les ustensiles de cuisine. Rappelez-vous qu'il y aura probablement d'autres aspects liés aux entrants dans cette section, y compris différents éléments comme un reçu ou un numéro de commande qui dicte le nombre de hamburgers à faire, et peut-être des demandes spécifiques que des clients pourraient formuler.

Comme les entrants varieront probablement d'un produit à l'autre, les entreprises qui vendent plusieurs produits ou services doivent classer correctement chacun d'entre eux dans des groupes spécifiques. Si vous pouvez créer des diagrammes SIPOC différents pour chaque processus de produit, vous pouvez également créer des sous-groupes sous le même diagramme SIPOC, afin de mieux consolider votre compréhension des processus liés à vos différents produits.

Décrivez vos processus

Cette étape, le "P" de notre diagramme SIPOC, concerne les étapes qui constituent le processus dans son intégralité. Les chefs de projet devront être précis quant à chaque étape possible du processus, car il s'agit essentiellement de décrire le flux entier, des entrées aux sorties souhaitées. Il peut rester à un niveau suffisamment global pour représenter l'ensemble du processus, soit environ 4 à 5 étapes principales. Les flux de travail Plus complexes peuvent inclure des sous-étapes qui aident la réflexion principale autour du processus à progresser.

Dans la fabrication de hamburgers, ce processus se manifestera probablement à travers la recette du produit lui-même. Des temps de cuisson spécifiques, des mélanges de viande, et même l'ordre d'assemblage de l'aliment lui-même. Le fait de noter l'intégralité de votre recette de cette manière peut vous aider, vous et votre équipe, à vous familiariser avec le processus sans avoir à observer toutes les étapes individuellement.

N'oubliez pas que le diagramme SIPOC va au-delà de ce qui pourrait être considéré comme le processus principal, et qu'il peut inclure des étapes de préparation et de finition. Cela signifie qu'il faut décrire le processus de livraison des matières premières à la cuisine, gérer les produits finis et les livrer à vos clients.

En fonction de votre type d'entreprise, ce processus peut être assez simple ou plus complexe, et concerner plusieurs parties prenantes possibles à la fois en interne et en externe.

Définissez vos produits

L'étape suivante, qui est à réaliser parallèlement aux trois étapes précédentes, porte sur la manière dont vous définissez les résultats de votre produit à la fin de l'ensemble du processus. Il s'agit essentiellement de fournir un cadre d'orientation sur la manière dont les entrées prévues et les processus ultérieurs se transforment en un produit spécifique, qu'il s'agisse d'un produit ou d'un service tangible.

Ces résultats doivent être assez dépendants des exigences du marché, et inclure le type de valeur que recherche le client. Dans notre exemple de restaurant, regardez quel type de hamburger est développé à l'aide des entrants et des processus décrits précédemment. Certains types de hamburger peuvent être orientés vers les préférences d'un public spécifique, tandis que d'autres peuvent être conçus pour répondre à un besoin diététique particulier.

Quel que soit le cas, il est important que ces résultats soient présentés de manière logique, en suivant les deux étapes précédentes et en aboutissant au résultat final escompté.

Identifiez vos cibles de clientèle

L'étape suivante du SIPOC vous aide à définir et à adapter votre produit et vos processus pour répondre aux besoins et aux exigences du marché. Avec tout ce qui se passe, il est important de bien comprendre qui vous ciblez en premier lieu. Si vous n'avez pas de cible précise en tête, vous risquez de développer un produit ou un service en réponse à votre propre compréhension internalisée du problème, et de ne pas répondre aux besoins réels de votre client.

Faisons l'exercice avec notre exemple de restaurant. Nous pensons que les clients sont susceptibles d'être soit des ambassadeurs de la marque du restaurant, soit des personnes qui aiment simplement manger des hamburgers. Les structures de restaurant plus complexes comprennent des possibilités d'offrir des services de restauration à grande échelle, ainsi que l'organisation d'événements privés. Mais au sein de ces audiences cibles, d'autres sous-groupes de clients doivent être pris en compte. Il s'agit notamment du public végétarien ou d'un public ayant des restrictions alimentaires, ainsi que de groupes de clients spécifiques ayant des préférences alimentaires particulières. La compréhension de toutes ces audiences cibles et de leurs sous-groupes peut vous aider à élaborer un produit qui répond aux besoins de votre marché.

D'autres entreprises non axées sur le commerce de détail ou sur la clientèle pourraient trouver cette partie plus complexe à aborder. Par exemple, un comité interne qui travaille sur un rapport de sécurité peut ne pas identifier exactement ses clients d'emblée. Mais le fait d'indiquer à qui le rapport est destiné peut vous aider à élaborer un langage approprié, et des exigences en matière de données qui sont nécessaires pour obtenir le meilleur résultat possible.

Réflexions finales sur les diagrammes SIPOC

Comme vous l'avez peut-être compris, un SIPOC n'est pas un processus chronologique unique, mais plutôt un aperçu de tous les différents aspects d'un projet qui se déroulent en parallèle les uns des autres. Si vous parvenez à maîtriser cette utilisation du diagramme, vous serez probablement en mesure de mieux visualiser toutes les différentes étapes du processus de votre projet, ainsi que de transmettre les informations nécessaires à votre équipe et aux autres parties prenantes.

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