Outils collaboratifs en ligne : mieux travailler en format virtuel

Un thème récurrent dans de nombreux articles concernant les stratégies et la collaboration sur le lieu de travail est centré sur la nécessité croissante de s'adapter à des styles de travail hybrides ou entièrement à distance. Ce n'est plus un secret pour personne, le travail à distance est probablement là pour s’établir durablement, avec tous ses avantages, tant pour la satisfaction des employés que pour la rentabilité de l'entreprise. Mais il reste la question plus large de savoir comment nous pouvons continuer à travailler de manière productive et efficace sans les outils auxquels nous nous étions habitués au bureau.

Pour y répondre, la technologie s’est adaptée rapidement, et ces dernières années ont été marquées par des innovations dans les technologies d'entreprise, tant pour le travail individuel que pour les projets collaboratifs. Il est donc possible d'adapter nos styles de travail, à ce nouvel environnement à distance. Alors, curieux de savoir comment les choses fonctionnent dans un espace virtuel?

L'évolution des outils au fil des ans

Les outils professionnels et les stratégies de collaboration ont été essentiels pour garantir la productivité dans un environnement de travail en constante évolution au fil des ans. Avant l'avènement de la numérisation rapide et d’Internet, les entreprises investissaient des milliers, voire des millions, dans l'intégration des derniers outils de travail afin d'améliorer leur rendement. Cela signifiait de nouveaux espaces de bureaux, des suites collaboratives et toutes les technologies dernier cri sur lesquelles elles pouvaient mettre la main.

Mais ce développement technologique a aussi eu pour effet intéressant de proposer des innovations plus récentes à un prix d’entrée beaucoup plus bas. Ce qui nécessitait autrefois des investissements massifs est désormais vendu à un tarif abordable, voire proposé gratuitement, dans un éventail de choix très vaste de logiciels.

L'efficacité des outils en ligne l'emporte largement sur le temps d'assimilation que ces applications nécessitaient autrefois, et même les produits les plus récents sont dotés d'interfaces incroyablement intuitives qui rendent leur utilisation aussi simple que possible. De plus, ces nouveaux outils en ligne sont conçus pour le travail à distance, de sorte que l'accès et le partage des données depuis ces outils au sein de votre équipe peut probablement déjà sintégrer avec vos autres outils au quotidien.

Les outils collaboratifs qui ont la cote

Le marché ayant pris conscience du besoin général des entreprises de disposer d'outils de travail en ligne plus performants et plus robustes, les grandes entreprises technologiques se sont mises à rivaliser entre elles pour commercialiser leurs produits au plus vite, afin de présenter leur approche unique de la collaboration.

Si certaines de ces entreprises sont sans conteste les grands géants de la technologie comme Microsoft et Apple, il existe également de nombreuses start-ups qui ont commencé à prendre le marché d'assaut. Vous avez peut-être déjà entendu parler de certaines d'entre elles, mais d'autres sont peut-être encore assez peu connues, même pour les lecteurs natifs du numérique.

Pour mieux illustrer la manière dont chaque outil en ligne répond à un problème particulier, nous avons classé les outils les plus populaires aujourd'hui en cinq catégories distinctes. Chaque catégorie comprendra probablement des outils en ligne dont les caractéristiques peuvent aussi bien être citées dans une autre catégorie, mais cela ne fait que renforcer les différents usages transverses que vous pouvez retrouver avec les outils en ligne, grâce à leurs multiples fonctionnalités.

Le tableau blanc digital

L'un des outils collaboratifs les plus utiles et les plus plébiscités dans l’environnement de travail actuel est le tableau blanc digital. Son objectif est de transposer sur un support en ligne l'interactivité, la participation et la liberté d’expression qui étaient jusqu’alors permis par le tableau blanc physique. C’est en orgaisant des ateliers avec votre équipe que vous pouvez rapidement en venir au constat qu’il est difficile de capturer correctement les idées de chacun, tout en le ou la laissant participer de la manière qui lui convient le mieux. Et c’est précisément en cela que les tableaux blancs numériques peuvent vous aider.

Ce qui distingue ces tableaux blancs en ligne d’un simple logiciel de dessin en forme libre, c'est qu'ils ont été spécifiquement conçus à des fins de collaboration en équipe. Ainsi, la plupart des tableaux blancs digitaux sont dotés de fonctionnalités supplémentaires qui peuvent vous aider à animer une réunion d'équipe ou une séance de brainstorming. Vous aurez la possibilité de partager et d'exporter le contenu de votre tableau blanc vers divers canaux, tandis que le tableau blanc lui-même comprendra des outils tels que des connecteurs, des post-its et même des modèles prêts à l’emploi pour vous aider à démarrer une session.

La messagerie tout-en-un

La communication entre différents canaux est l'un des défis les plus persistants du travail à distance. À l'époque du travail uniquement en présentiel, vous pouviez probablement vous appuyer sur l'e-mail et le chat de groupe de l'entreprise, les réunions en personne et les rencontres sur place étant le moyen le plus efficace de parler à quelqu'un.

De nos jours, vous n'aurez probablement pas le luxe de croiser votre collègue dans le couloir à chaque fois que vous en ressentez le besoin, car même les environnements de travail hybrides font que les créneaux de présence de chacun(e) sur place peuvent varier. Il est donc important de solliciter l'ensemble des outils de communication que vous utilisez pour rester en contact avec le reste de l'équipe. Une bonne tactique consiste donc à utiliser une plateforme de messagerie qui peut couvrir plusieurs besoins de communication à la fois, comme l’e-mail ou la messagerie instantanée.

La plateforme Office 365 de Micosoft en est probablement l'exemple le plus connu, car elle offre la fonctionnalité de son application Teams et de sa plateforme de messagerie Outlook. Les deux outils disposent également de fonctionnalités d'intégration qui permettent à leurs caractéristiques de fonctionner en tandem, comme les salles de réunion générées automatiquement sur Teams lorsque vous établissez un calendrier pour une réunion sur Outlook.

La salle de réunion virtuelle

L’e-mail et la messagerie instantanée peuvent vous mener loin si vous savez comment les utiliser de concert, mais cela ne suffit généralement pas lorsque vous essayez d'obtenir une vision complète du rôle de chacun dans un projet donné. Des activités telles que le brainstorming, l'organisation de workshops et même des aspects internes comme les réunions mensuelles / annuelles sont mieux réalisées de manière synchrone afin de mieux collecter les informations en temps réel. Mais comme nous l'avons mentionné, vos collègues ne sont plus forcément toujours accessibles dans le bureau d’en face, et cela a renforcé l’usage des outils de visioconférence.

Ces types d'outils sont sûrement les plus plébiscités parmi tous ceux que nous avons évoqués jusqu’ici, car ils représentent la principale solution pouvant répondre au besoin de travailler à distance de la plupart des entreprises. Skype a été l'un des premiers précurseurs de la visioconférence en ligne, mais a rapidement été rejoint par Zoom et d'autres acteurs du marché.

Le gestionnaire de tâches

Avec tous les échanges et les tâches demandant un travail transversal entre équipes, naviguer correctement dans le déroulement d'un projet peut être à la fois déroutant et hasardeux. Auparavant, les managers prenaient simplement note de l'avancement des travaux avec les différents membres de l'équipe lors de réunions projet en physique, mais faire la même chose en mode hybride ou à distance peut s'avérer beaucoup plus délicat, chacun travaillant probablement sur différentes plages voire fuseaux horaires.

Un bon outil de gestion de tâches est donc particulièrement utile pour suivre l'avancement du projet et attribuer de nouvelles tâches aux membres de l'équipe rapidement et de manière traçable. C'est cette capacité de traçage de ce type d’outils qui permet de savoir où en est votre projet dans son ensemble, et la manière dont vont se dérouler les prochaines étapes.

À cette fin, il existe aujourd'hui de nombreuses variantes d’outils en ligne, comme par exemple Microsoft Teams, qui dispose d'une fonctionnalité intégrée aux tableaux de bord de projet de chaque équipe.

La suite d'activités collaboratives

Pour garantir un bon engagement de votre équipe, vous devez organiser des sessions où les collaborateurs ont la possibilité de participer de différentes manières. La dernière chose dont vous avez envie est que vos sessions à distance se transforment en un monologue à sens unique, qui étouffe la créativité et entrave le progrès car les tous les participants finissent par devenir passifs.

Il est donc intéressant que vous disposiez de la flexibilité d’une pateforme collaborative en ligne, qui inclut des activités permettant de maintenir l'intérêt des participants, de tester leurs connaissances, et bien plus. Par exemple, la Workshop Platform de Klaxoon comporte des fonctionnalités de quiz et de sondage qui peuvent vous aider à mieux comprendre comment votre audience a assimilé l'information. D’autre part, l’activité Session comporte également une messagerie en temps réel pour faire participer les personnes connectées lors d’une présentation ou un workshop séquencé.

Comment optimiser votre usage des outils collaboratifs en ligne

Définissez d’emblée le périmètre de vos outils et usages

À présent que nous avons abordé les différents outils que vous pouvez utiliser pour faciliter votre travail à distance en ligne, il faut savoir qu’il peut toutefois être difficile d'obtenir l'adhésion de tous les membres de votre équipe quant à l’utilisation de certains de ces outils au quotidien. C'est d'autant plus vrai pour ceux ou celles qui sont moins connaisseurs en matière de technologie, pour qui plus il y a de fonctionnalités, plus la réticence à l’usage de l’outil en tant que tel peut s’en retrouver renforcée.

C'est pourquoi il est préférable de prendre le temps, dès le lancement d’un projet, de définir le périmètre des différents outils en ligne avec lesquels vous souhaitez travailler. Le fait d'avoir une compréhension claire des canaux utilisés et leurs interconnexions permettra d'éviter toute mauvaise communication une fois lancés, et de s'assurer que tout le monde comprend bien comment utiliser les outils à leur disposition.

Si vous avez la possibilité de réduire le nombre d’outils au maximum, en vous concentrant sur une plateforme qui peut englober un certain nombre d’outils collaboratifs, c'est encore mieux. La gestion d'un seul espace et ses activités déjà pensées pour fonctionner ensemble peuvent vous faire gagner du temps, de l'argent et des efforts dans un environnement de travail à distance.

Établissez des rituels et des points d’étape réguliers

Lorsque vous travaillez à distance, une bonne organisation est essentielle pour s'assurer que tout se déroule comme prévu sans un suivi en physique. Au-delà de l'utilisation des outils en ligne, vous devrez alors identifier les moments où chaque membre de l’équipe pourra être amené à utiliser tel ou tel outil en ligne de son côté.

Cela signifie que la mise en place de points d’étape réguliers, tels que des rituels hebdomadaires, peut vous aider à mieux gérer la façon dont votre équipe interagit avec ces différents outils en ligne, ainsi qu'à mettre chacun(e) au courant de toute évolution que vous allez apporter au fur et à mesure en termes de stratégie ou de manière de travailler.

Cela peut également contribuer à familiariser l’équipe avec chaque outil ou plateforme, car c’est le fait de les utiliser régulièrement qui les amènera à se sentir plus à l’aise. Cela est particulièrement vrai pour les outils de type gestionnaire de tâches, car ils peuvent être très variés et répondre à des objectifs de travail très spécifiques. Mais une pratique régulière est la clé pour faciliter la transition d’un style de travail en présentiel vers un nouvel environnement en ligne.

Utilisez les fonctions synchrones et asynchrones

Quand on pense au travail à distance, on a souvent en tête des réunions en visio interminables, avec leur lot de bugs ou de coupures de connexion. On peut aussi penser aux difficultés de planifier un moment pour se retrouver sur différents fuseaux horaires, qui peuvent alors constituer un obstacle pour ceux qui commencent leur journée alors qu’elle est terminée pour le reste de l’équipe (ou l’inverse).

Pour contourner ce problème, une solution est d’avoir à portée de main des supports asynchrones efficaces. Ce type de support est désormais tout aussi important que des différentes sessions synchrones. Vous pouvez exploiter vos outils en ligne pour enregistrer des sessions, les sauvegarder sous forme de PDF interactifs, et même profiter d’un espace accessible en ligne à tout moment pour disposer d'un fichier toujours actif pour l'équipe. Cela peut vous aider à obtenir les retours de votre équipe et à communiquer avec elle de manière productive, quel que soit l'endroit où elle se trouve ou le moment où elle travaille.

Exploitez des méthodes prêtes à l’emploi

Nous comprenons que bon nombre de ces outils en ligne peuvent sembler compliqués et étrangers à ceux qui ne sont pas familiers avec le travail à distance ou qui ont l'habitude de faire les choses en présentiel. Bien qu'il y ait des avantages à conserver intactes ces compétences sur site, l'adaptation à un nouvel environnement de travail à distance peut être extrêmement utile pour faire avancer votre équipe de manière plus efficace.

Il est donc essentiel de procéder étape par étape pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de bon nombre de ces outils collaboratifs. Dans le cas des tableaux blancs digitaux et des activités, vous pouvez mieux exploiter ces outils en utilisant différents modèles et méthodes prêts à l’emploi pour vous aider à les utiliser. Ces templates peuvent également vous faire découvrir des méthodes que vous ne connaissez peut-être pas, et améliorer l'expérience globale au-delà de ce que vous pensiez pouvoir faire au départ.

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