Comment gérer vos projets efficacement grâce aux diagrammes de Gantt
Lorsque vous travaillez sur un projet avec des équipes plus ou moins grandes, il peut être très vite difficile d’assurer une gestion équilibrée des tâches à venir. Qu'il s'agisse de joindre les besoins des différentes parties prenantes ou de gérer l'avancement des étapes au fur et à mesure qu'elles se produisent afin de lancer les suivantes, la gestion de projet est définitivement une compétence à part entière qui est de la plus haute nécessité dans presque tous les secteurs.
Le monde du travail évoluant à une telle vitesse par rapport aux acteurs du marché, aux stratégies opérationnelles et même aux meilleures pratiques industrielles, vous allez devoir faire preuve d'agilité dans vos projets afin de gérer correctement vos ressources.
Évidemment, c’est plus facile à dire qu’a faire. Garder un œil sur toutes les variables d'un projet peut être vertigineux, même pour un chef de projet des plus expérimentés. Les grandes entreprises peuvent ajouter à cette complexité des processus supplémentaires qui doivent être menés à bien parallèlement aux tâches principales, comme par exemple les questions juridiques. Par conséquent, disposer d'un système organisé pour garder un œil sur tous ces différents éléments peut s'avérer incroyablement utile pour faire progresser votre projet.
Mais les listes de tâches et les notifications de calendrier ne peuvent pas à elles seules vous aider à jongler avec ces différentes tâches et responsabilités. Ce problème se pose tout particulièrement lorsque vous gérez plusieurs projets à la fois, risquant de croiser les fils de deux ou plusieurs initiatives distinctes. Ainsi, le fait de disposer d'un flux de travail centralisé de votre projet peut vous aider à mieux comprendre où en est le projet dans sa globalité. C'est pourquoi, dans cet article, nous allons parler d'un outil de gestion de projet très apprécié : le diagramme de Gantt.
Diagrammes de Gantt : une vue d'ensemble
Le concept d'utilisation de diagrammes et de différents ensembles de données structurées est utilisé dans la gestion de projet depuis un certain temps déjà, les diagrammes de Gantt étant un choix particulièrement populaire pour l'organisation et la gestion des tâches. Mais lorsque le diagramme de Gantt a été introduit pour la première fois dans l’environnement professionnel, il a été considéré comme l'une des plus grandes révolutions dans le monde de la gestion de projet. Si des "prototypes" de diagrammes de Gantt ont déjà existé, comme l'harmonogramme de Karol Adamiecki, c'est Henry Gantt qui en a développé la première version officielle entre 1910 et 1915.
Excellent consultant en gestion, Henry Gantt était également considéré comme l'une des têtes pensantes du management scientifique. Travaillant autour du problème primordial de la meilleure façon d'indiquer aux managers si un projet est en avance ou en retard par rapport aux délais fixés, Henry Gantt a développé le diagramme du même nom, ainsi que de nombreux autres outils. C'est toutefois avec les diagrammes de Gantt que la plupart de ses contemporains ont le mieux réagi, car ils leur donnaient une approche simple et visuelle de leur productivité et de leur efficacité.
Les avantages d'un diagramme de Gantt
La principale caractéristique d'un diagramme de Gantt est sa capacité à mettre en évidence ce qu'Henry Gantt appelle les "équilibres" de travail. Ces bilans s'inscrivent dans deux axes principaux, celui du "travail de l'Homme" et celui de "l'équilibre quotidien du travail", qui compare essentiellement le travail effectué et à effectuer par les travailleurs en tant qu’individus, et le travail de la journée effectué et à effectuer dans sa totalité.
Ce que les managers ont trouvé utile dans cette configuration, c'est la vision globale que les diagrammes de Gantt leur permettaient d'avoir. Ils étaient en mesure de voir la progression de l'ensemble du projet d'un point de vue qui leur permettait d'identifier précisément les domaines dans lesquels ils pouvaient gagner en efficacité, et ceux qu'ils devaient améliorer.
Les diagrammes de Gantt sont conçus pour être assez intuitifs, la plupart de leurs caractéristiques étant relativement explicites quant aux informations qu'ils transmettent. Les petits détails et des approches spécifiques peuvent également être facilement enseignés, et de nombreux nouveaux utilisateurs d’un diagramme de Gantt sont capables de saisir au moins les éléments-clés dont ils ont besoin pour commencer à mieux organiser leurs tâches.
Si la compréhension des diagrammes de Gantt reste intuitive, la richesse des gains d'efficacité qu'ils génèrent pour votre équipe n'est pas non plus à négliger. L'une des principales fonctions des diagrammes de Gantt est de faciliter le suivi pour le manager, et la réalisation de ces diagrammes peut aider les utilisateurs à identifier des goulots d'étranglement dans les processus ainsi que les contraintes de ressources qui pourraient affecter les étapes à venir dans le projet.
Parallèlement à ces obstacles, vous pouvez également commencer à trouver des chevauchements et des dépendances croisées que vous auriez pu manquer lors de votre session de planification initiale. Il est probable qu'en construisant votre premier diagramme de Gantt, vous passiez à côté de certains détails qui peuvent avoir un impact important sur votre projet, tels que des contrôles de conformité supplémentaires ou des exigences de révision par un tiers. D'un autre côté, vous découvrirez probablement des chevauchements qui vous permettront d'améliorer l'efficacité de votre projet lorsque vous réaliserez qu'une tâche peut être supprimée parce qu'elle a déjà été accomplie suite à la finalisation d’une autre.
Les alternatives au diagramme de Gantt
Pour couvrir la totalité du sujet, il est important de comprendre que les diagrammes de Gantt ont aussi des inconvénients, surtout lorsqu'ils ne sont pas bien exploités. Malgré tous leurs avantages, les diagrammes de Gantt nécessitent une base de formation pour être utilisés correctement en conditions réelles. Cela peut rendre l'utilisation du diagramme de Gantt fastidieuse lors de leur mise en place par des utilisateurs débutants.
Pour ceux qui ne sont pas encore familiers avec les diagrammes de Gantt et qui souhaitent éviter de bombarder les gens avec trop d'informations, vous pouvez utiliser une version simplifiées d'un diagramme de Gantt, connue sous le nom de roadmap projet. Les aspects essentiels du suivi peuvent y être visualisés dans une ligne temporelle de projet, mais les informations sur la durée exacte des étapes, les personnes impliquées et d'autres détails plus granulaires sont laissés de côté.
Par ailleurs, si vous souhaitez avoir plus de contrôle et encore plus d'informations sur chaque tâche, le diagramme PERT peut être une bonne alternative en tant qu’outil de soutien dans votre effort de gestion de projet. Les diagrammes PERT mettent davantage l'accent sur les différentes tâches interdépendantes, ce qui peut vous aider à hiérarchiser correctement les sujets dont vous devez constamment garder un suivi.
Utilisation des diagrammes de Gantt : un guide rapide
Les diagrammes de Gantt, surtout lorsqu'on commence à en utiliser un, peuvent sembler déconcertants pour la plupart des non-initiés. Heureusement, grâce à l'omniprésence des plateformes en ligne et des logiciels de gestion de projet, vous trouverez probablement un modèle de diagramme de Gantt utile qui vous aidera à démarrer votre gestion de projet sans avoir à trop manipuler le format et la disposition des différents éléments. Vous pouvez également trouver des modèles plus ou moins avancés de suivis de projet, qui sont souvent réalisés de manière dynamique pour refléter les changements que vous auriez besoin d’apporter en cours de route, ce qui vous permettra d'économiser du temps et de l’énergie au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Pour une meilleure maîtrise de l'outil, il est préférable de s'habituer aux étapes-clés qui suivent afin de pouvoir commencer à utiliser les diagrammes de Gantt de la manière la plus fluide possible.
Tout d'abord, vous devez identifier à la fois la liste des tâches essentielles du projet et la relation existant entre ces tâches. Indiquez le temps que prendra chaque tâche, et identifiez les tâches dont la réalisation constitue un prérequis pour en démarrer d’autres, car cela aura un impact considérable sur votre processus de planification.
Ensuite, il vous faut intégrer toutes ces tâches dans l'ordre chronologique dans un logiciel de gestion de projet ou une feuille de calcul de tableur standard. Pour une meilleure vue d'ensemble, commencez par placer les tâches les plus anciennes, ainsi que la dernière tâche qui sera à réaliser. Chaque tâche intermédiaire peut ensuite être saisie en fonction des ressources de votre équipe, de sa capacité, de son statut actuel, etc. Toutes ces différentes tâches constituent visuellement les différentes lignes de votre diagramme de Gantt, dont les durées correspondantes seront ensuite notées dans des espaces mis en évidence sous les dates appropriées. Notez que si vous utilisez une feuille de calcul vierge, vous devrez mettre en évidence et colorer manuellement les cellules en fonction de la durée, ainsi que formater correctement les colonnes pour refléter une période précise de dates avec un espacement égal. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet dédié peut alors contribuer à réduire l'effort manuel nécessaire à l'élaboration d'un diagramme de Gantt.
Informations essentielles pour les diagrammes de Gantt
Vous pouvez faire figurer autant d'informations que vous le souhaitez sur votre diagramme de Gantt pour mieux comprendre où vous en êtes à un moment donné du projet, mais il est essentiel de toujours disposer de points d’étape lors de la conception d'un diagramme de Gantt. Sans certaines informations, un diagramme de Gantt peut finir par ressembler à une simple frise chronologique du projet.
Vous devrez toujours définir correctement les dates de début et de fin de votre projet, car ce sont des garde-fous qui garantissent que votre projet reste sur la bonne voie dans une période de temps spécifique. Il est également impératif de présenter précisément chaque projet, en lui donnant au moins un nom et une description claire.
Concernant la planification, vous devez délimiter correctement les différentes dates de début et de fin de chaque tâche, et vous assurer que la relation entre toutes ces tâches est correctement identifiée. Toutes les tâches doivent être interconnectées ; si une tâche n'a aucune connexion avec une autre tâche, elle peut être considérée comme une tâche "isolée", qui peut retarder l'avancement de votre projet sans y contribuer réellement.
Il peut exister quatre types principaux de relations entre différentes tâches d’un projet. La première est la relation Finish to Start, qui est l'une des formes les plus répandues, indiquant qu'une tâche doit être terminée avant d’en commencer une autre. Une relation moins courante est la relation Start to Start, dans laquelle une tâche peut être lancée conjointement avec une autre tâche, soit par exigence, soit pour des besoins d'efficacité générale.
Ensuite, il y a la relation Finish to Finish, dans laquelle une tâche ne peut être entièrement réalisée sans l'achèvement d'une tâche précédente. Vous rencontrerez souvent ce type de relation lorsqu'il s'agira de tâches comportant des étapes imbriquées, la tâche principale se terminant une fois toutes les sous-tâches achevées. Et la dernière relation est celle de Start to Finish, qui est probablement la moins répandue car elle couvre les situations où une tâche ne peut pas se terminer sans qu'une autre ne soit commencée. Vous rencontrerez probablement ce type de relation dans des scénarios impliquant des plages horaires d'équipes dans les industries manufacturières.
Ce qui est à éviter avec les diagrammes de Gantt
Avec tous les avantages des diagrammes de Gantt, il peut être facile de sous-estimer l'importance d'utiliser cet outil de la bonne manière pour en tirer le maximum d'efficacité. Des erreurs peuvent toutefois se produire et, pour les éviter, nous avons également répertorié ici les plus courantes d’entre elles.
L'une des premières erreurs qu'un chef de projet peut commettre, et la plus susceptible d'être négligée, est de lancer un diagramme de Gantt qui n’ait pas été adopté par l’équipe dès le départ. Le diagramme de Gantt en lui-même représente déjà une lourde charge d'informations pour certains, c'est pourquoi une bonne adhésion de votre équipe et une introduction bien faite à l'outil sont essentielles pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde que vous.
Ensuite, un autre problème courant est lié à l'identification des relations entre les tâches. Si vous ne définissez pas correctement les différentes dépendances des tâches entre elles, il peut être facile de mélanger les délais et de créer des retards dans l'exécution. Si vous ne définissez pas les relations entre certaines tâches, les personnes qui les gèrent ne sauront probablement pas dans quelle direction aller, et à qui transmettre leurs résultats.
Enfin, il faut garder à l’esprit que les utilisateurs novices de diagrammes de Gantt, et surtout ceux pour qui c’est une grande première, ont tendance à perdre de vue l'évolution du projet au fil du temps. Les diagrammes de Gantt sont des outils incroyablement puissants à utiliser pour mieux gérer vos projets, mais sans cohérence dans la gestion, cela risque d’être un retour à la case départ.
Assurez-vous de suivre ces bonnes pratiques et d'éviter les pièges courants des diagrammes de Gantt, et vous trouverez votre chemin vers un procédé plus efficace de gestion de vos projets sur le long terme.