Gestion de projet : tout ce que vous devez savoir
Généralement, une entreprise mène différents types de projets en parallèle de ses activités quotidiennes normales. Si l'achat et la vente de vos produits ou services sont à la base de votre business model, votre organisation travaillera également à mettre en place des projets distincts. Ceux-ci visent à atteindre un objectif planifié, qui peut être considéré comme unique. Les projets peuvent être des événements ponctuels, mais ils peuvent également faire partie d'une série de projets, ou se dérouler régulièrement sur une base similaire. Par exemple, vous pouvez avoir des projets similaires pour différents clients, mais même si le principe de base est le même, tous ces projets seront uniques. De plus, un projet aura un début et une fin, contrairement aux activités courantes d'une entreprise.
Les projets peuvent être définis en termes de livrables, de résultats ou de bénéfices. Ils peuvent être mesurés en fonction d'objectifs fixés à l'avance. Il convient de convenir d'un calendrier et d'un budget. Le temps, le coût et la qualité sont tous des éléments fondamentaux d'un projet, et ils doivent tous être surveillés de près pour en assurer le succès global.
Si vous menez des projets au sein de votre entreprise, vous devez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos équipes de projet. La qualité de votre gestion de projet et les outils et méthodes que vous utilisez contribueront au succès final de votre projet.
Le temps perdu en réunion sans ordre du jour précis ou sans une bonne gestion du temps, un travail d'équipe médiocre ou un manque de communication et de coordination efficaces mettront vos projets en péril. Si vous avez une opportunité commerciale et que vous êtes en mesure de la concrétiser, vous devez trouver les méthodes qui vous conviennent le mieux pour une bonne gestion de projet.
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est, comme son nom l'indique, le processus de mener projet à bien. Un projet est un travail distinct qui est mis en place dans le but d'atteindre un objectif spécifique. Une planification et une organisation poussées sont nécessaires pour garantir que tout projet se déroule en tenant compte de l'objectif fixé. Les projets sont également mis en place avec un calendrier et un budget définis qui doivent être respectés. La gestion de projet fournit un cadre qui implique la gestion des personnes, des ressources et du temps.
Avant de commencer un projet, il faut d'abord en identifier les objectifs, définir les tâches à accomplir et déterminer les ressources nécessaires pour le mener à bien. Un planning doit être établi pour l'exécution et le suivi des tâches du projet. Les chefs de projet doivent également savoir comment ils identifient et gèrent les risques pendant la durée de vie du projet, afin de s'assurer qu'il sera achevé dans les délais impartis sans dépasser le budget.
Une gestion de projet efficace nécessite un leadership fort, de bonnes compétences en matière de communication et de collaboration, ainsi que les ressources adéquates. Les membres de l'équipe de projet doivent savoir exactement quels sont leurs rôles et leurs responsabilités, et savoir que l'équipe dont ils font partie travaille ensemble à la réalisation d'un objectif commun. Les chefs de projet devront s'assurer que les membres de l'équipe disposent des ressources et du soutien nécessaires pour mener à bien leurs tâches de manière efficace, dans les délais impartis et dans le respect des contraintes identifiées.
Qui a besoin de mettre en place de la gestion de projet ?
Si vous dirigez des équipes et des projets, vous avez besoin d'un moyen de vous assurer qu’ils exploitent la totalité de leur potentiel. Il ne sert à rien de créer un projet en espérant un résultat extraordinaire s'il n'y a aucun moyen de le gérer et de le contrôler. Si vous ne disposez pas d'un planning ou des ressources nécessaires pour le faire avancer de manière à tirer le meilleur parti de votre équipe de projet, il est moins probable que vous alliez jusqu’au bout.
Pourquoi la gestion de projet a-t-elle évolué au fil des ans ?
À bien y réfléchir, nous avons toujours "géré des projets" dans une certaine mesure. Les merveilles du monde telles que la Grande Muraille de Chine et les pyramides égyptiennes ne se sont pas construites toutes seules ! Cependant, les principes et les pratiques de la gestion de projet ont, elles, évolué au fil du temps, au fur et à mesure que les choses changeaient dans le monde.
L'industrialisation et la nécessité de travailler à plus grande échelle, ainsi que les progrès technologiques, ont contribué à modifier notre façon de penser et de travailler. La gestion de projet est aujourd'hui une discipline essentielle, même dans les petites entreprises. Elle peut être appliquée à de nombreuses situations, et est devenue de plus en plus populaire.
Les projets, eux, deviennent de plus en plus importants et complexes, dans un monde de plus en plus connecté. Depuis la pandémie, nous avons pris l'habitude de nous réunir et de travailler à distance. Les projets peuvent plus facilement devenir multinationaux, et traverser les langues et les fuseaux horaires.
L'augmentation du nombre de projets complexes et interdisciplinaires s'accompagne d'une multiplicité d'équipes, de départements ou d'organisations qui travaillent tous sur leur partie de l'ensemble. La concurrence accrue dans le business et le contexte économique font qu'il est primordial de fixer des délais et de les respecter, mais également de veiller à ce que les projets soient achevés à temps et dans le respect des budgets.
Les ressources doivent être gérées plus efficacement afin de minimiser le gaspillage. Nous ne vivons plus dans un monde où les entreprises peuvent "se permettre" de gaspiller de l'argent, ou ne sont pas conscientes de ce que les choses leur coûtent réellement. La gestion de projet offre un moyen systématique de gérer des ressources telles que le temps, l'argent et le personnel, et de contrôler l'efficacité et l'efficience de leur utilisation. Les entreprises deviennent beaucoup plus proactives, et chaque centime compte.
Comment la gestion de projet peut-elle aider les entreprises à relever leurs défis aujourd'hui ?
Les principes de la gestion de projet ne profitent pas seulement aux grandes entreprises multinationales qui gèrent des projets gigantesques. La pandémie de Covid-19 nous a fait passer rapidement à de nouveaux modes de travail à distance et hybride, et cette évolution est appelée à durer.
Aujourd’hui, les membres d'une équipe de projet peuvent ne jamais travailler ensemble en présentiel, et même s'ils le font, ils peuvent travailler de manière asynchrone. Les méthodologies de gestion de projet peuvent être appliquées aux réunions et au travail d'équipe au quotidien, ainsi qu'à des projets uniques, afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et travaille pour atteindre les mêmes objectifs et respecter les mêmes délais.
Les organisations et les employés doivent impérativement faire preuve d'une plus grande flexibilité. Il existe plusieurs méthodologies de gestion de projet qui mettent l'accent sur l'adaptabilité, et qui sont de plus en plus importantes dans le paysage business actuel qui évolue rapidement. Ces méthodologies permettent aux équipes de s'adapter rapidement aux changements des exigences du projet, et de s'assurer qu'elles apportent de la valeur au client.
Des exemples de méthodologies efficaces en gestion de projet
Il existe plusieurs façons d'aborder la gestion de projet, et la méthodologie la plus appropriée dépendra des besoins et du contexte de chaque projet. Il existe des méthodologies officiellement reconnues dans le domaine, telles que :
- Agile
- Lean
- Six Sigma
- Waterfall, etc.
Il existe également différentes méthodes pour aborder certains aspects des projets, avec par exemple les méthodes Scrum, le chemin critique (ou Critical Path) ou Kanban. Ce sont des techniques de gestion de projet qui ont fait leurs preuves et qui peuvent aider les équipes aussi bien que les chefs de projet.
La gestion de projet agile
La gestion de projet agile est une méthode itérative. Elle a vu le jour dans le domaine du développement de logiciels, lorsqu'il est devenu évident que les développeurs devaient produire et mettre en ligne des produits plus rapidement, afin qu'ils ne soient pas déjà obsolètes au moment de leur apparition sur le marché sous leur forme finale.
La gestion de projet agile se concentre sur trois concepts principaux :
- Le développement itératif
- Une communication efficace
- L'accent mis sur la qualité
Le développement itératif permet aux équipes de diviser leur travail en petites parties plus simples à appréhender. Cela a pour but de minimiser les risques et de permettre une certaine flexibilité dans le processus de développement.
Les chefs de projet agiles communiquent directement avec l'équipe de projet, ce qui signifie qu'ils sont plus au fait de l'avancement du travail par rapport aux délais, aux coûts, etc. Ils peuvent utiliser leurs compétences pour permettre aux équipes de devenir plus efficaces, et de minimiser les obstacles qui pourraient réduire leur capacité à mener à bien le projet.
La qualité est également un élément important de la méthodologie de gestion de projet agile, et c’est alors le rôle des chefs de projet d’identifier les outils et techniques appropriés dont leur équipe de projet aura besoin pour atteindre un succès maximal.
Gestion de projet Lean
La gestion de projet Lean a été développée à l'origine pour optimiser les processus de fabrication. Les chefs de projets Lean utilisent plusieurs outils conçus pour les aider à prioriser les tâches des projets, tels que :
- Le Value Stream Mapping
- La méthode A3
- La méthode Kanban, etc.
La méthode Value Stream Mapping est un outil développé par Toyota pour définir et optimiser les différentes étapes de réalisation d'un projet, du début à la fin. Elle permet d'identifier les inefficacités, de visualiser les processus et de réduire les délais.
La méthode A3, elle, est une approche structurée de problem solving qui vise à l'amélioration continue, et le Kanban aide les équipes à prioriser et améliorer leur travail à l'aide d’une disposition visuelle de l’information.
Quelles sont les meilleurs outils pour la gestion de projet ?
Il existe de nombreux outils en ligne précieux que les équipes peuvent utiliser pour la gestion de projet. Ils peuvent aider au travail d'équipe et à la collaboration, ainsi qu'au suivi du temps, au management visuel ou à la prise de notes, entre autres choses.
Les tableaux blancs en ligne constituent l’espace centralisé idéal pour un projet. Vous pouvez conserver tous les documents relatifs à un projet en un seul endroit, attribuer et gérer des tâches, travailler de manière synchrone ou asynchrone, et utiliser les activités en ligne associées pour la planification et la gestion à chaque étape, ainsi que pour stimuler la créativité.
Un bon whiteboard virtuel permet de centraliser toutes les informations relatives à votre projet. Il peut servir d’espace de travail central pour la gestion des tâches et la communication, et être utilisé pour suivre la progression, contrôler les budgets et identifier tout problème potentiel. En tant que partie intégrante du processus Kanban et d'autres méthodologies de gestion de projet, le tableau blanc en ligne peut être utilisé en salle comme à distance pour aider les chefs de projet et leurs équipes.
Les membres de l'équipe peuvent contribuer et collaborer sur un pied d'égalité, qu'ils soient dans la même pièce, à distance ou travaillent de manière hybride. Les tableaux blancs virtuels fonctionnent avec d'autres outils utilisés en gestion de projet tels que le design thinking, ce qui peut aider les gens à aborder les problèmes de manière structurée et itérative.
Il existe des modèles, des techniques et d'autres outils visuels qui peuvent aider les équipes à comprendre les besoins, les motivations et les points de douleur au cœur du projet. Ils peuvent être utilisés pour recueillir des informations et identifier les aspects à améliorer.
Le brainstorming encourage la créativité et la collaboration, et peut contribuer à générer des solutions innovantes. La planification, le problem solving et l'utilisation de techniques de gestion de projet telles que les méthodes Kanban, A3, les matrices, etc., d'une manière qui engage les chefs d'équipe comme les membres de l'équipe, encouragent tout le monde à mieux travailler ensemble, et améliorent les chances de succès de tout projet.
Outils de collaboration quotidiens pour la gestion de projet
Que vous souhaitiez partager des idées pour votre dernier projet, ou utiliser un icebreaker pour vous assurer que votre équipe de projet est soudée et travaille bien ensemble, un tableau blanc visuel peut vous aider. L'utilisation d'un modèle prêt à l'emploi pour toutes les techniques, méthodes et processus impliqués dans la gestion de projet vous permettra de gagner du temps et de l’énergie, tout en vous permettant de dupliquer simplement le processus chaque fois que vous en aurez besoin.
En aidant vos équipes à respecter les délais et à travailler de manière plus ciblée et proactive grâce aux fonctionnalités de gestion du temps et d'attribution des tâches, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d'onde. L'identification précoce des risques et des opportunités est un élément-clé d'une gestion de projet efficace.
Comment les chefs de projet peuvent-ils aider leurs équipes à travailler efficacement ?
Vous n'avez pas toujours besoin d'un projet formel et de grande envergure pour adopter une approche structurée : vous pouvez aussi bien appliquer les méthodes et les logiciels de gestion de projet à d'autres aspects de votre travail. Que vous soyez en atelier ou en réunion, votre travail d'équipe et votre collaboration peuvent être améliorés grâce à un tableau blanc en ligne et à tous les outils qui y sont associés. Rendez votre équipe de gestion de projet plus efficace en lui donnant les outils dont elle a besoin. Pour cela, pourquoi ne pas consulter nos ressources ?
En tant que fournisseur d'outils visuels conçus pour faciliter et optimiser le travail d'équipe, nous proposons de nombreuses méthodes pour aider vos équipes de projet à réfléchir, à collaborer et à faire avancer vos projets d'une manière simple et pourtant hyper productive. Une bonne gestion de projet ne doit pas être compliquée, mais un travail d'équipe efficace est essentiel pour y parvenir.
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