Le rapport A3 : le Lean Management pour résoudre un problème

On vous l’avoue : il y a tout de même une histoire de papeterie là-dessous… À l’époque de la création du rapport A3, dans les années 1970, le télécopieur ou fax était un canal de communication très utilisé. La particularité de cet engin était d’accepter des feuilles de papier n’excédant pas les dimensions du format A3, d’où le petit nom de notre fameux rapport.

 Même si depuis ce temps-là, les fax sont tombés en désuétude, sachez qu’il n’en est rien concernant la méthode proprement dite. Avec Board de Klaxoon, on oublie le papier mais on conserve tout le bénéfice du rapport A3, à savoir la résolution de problèmes de manière structurée et synthétique !

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Qu’est-ce que le rapport A3 ?

Une surface de 42 cm par 29,7 cm pour faire état d’un problème, de son analyse et de sa résolution, c’est peu. Mais cette contrainte a le mérite d’imposer de la rigueur, de la priorisation et de la concision.

 Le rapport A3 comporte 8 étapes qui s’enchaînent les unes après les autres. Elles sont d’ailleurs intégrées à la roue de Deming, dont le cycle en 4 phases s’inscrit dans une logique d’amélioration continue : Plan-Do-Check-Act (PDCA).

 Un rapport A3 se construit en équipe et non individuellement. C’est un support très visuel, dont la trame standardisée crée un cadre favorable à l’analyse et à la synthèse, en amenant chacun à se focaliser sur l’essentiel. Elle constitue un repère clair pour les équipes, à chaque nouveau projet.

 Utilisé couramment pour la résolution de problèmes, le rapport A3 peut aussi convenir à d’autres situations, notamment pour faire une proposition et en démontrer la pertinence.

Comment fonctionne le rapport A3 ?

Conçu selon un cycle PDCA (ou roue de Deming), le rapport A3 suit un protocole bien défini qui vise successivement à :

• Comprendre le problème et rechercher sa cause originelle
• Mettre en œuvre la meilleure solution
• Vérifier l’adéquation entre la solution choisie et les résultats attendus
• Apporter les ajustements nécessaires

Au sein même de ce cycle, s’applique une série de 8 étapes à réaliser en équipe, qui sont reproduites tant que l’objectif ultime n’est pas atteint.

Étapes n°1 à 5 : PLAN (ou Planifier)

La phase « PLAN » consiste en la préparation du travail à effectuer, depuis la description factuelle du problème, jusqu’aux tâches à exécuter, en passant par la définition des objectifs.

• Étape n°1 : Décrivez le problème puis définissez l’objectif ultime.

Commencez par vous appuyer sur la méthode SIPOC, idéale pour décrire noir sur blanc le fonctionnement d’un processus. L’acronyme SIPOC provient des termes anglais Suppliers (fournisseurs), Inputs (entrants), Process (processus), Outputs (résultats), Customers (clients). En vous penchant sur ces cinq aspects, non seulement vous mettez en évidence les tenants et les aboutissants d’un processus, mais aussi le nœud du problème et les conséquences qu’il engendre. Tout naturellement, vous faites la lumière sur l’objectif ultime à atteindre, pour que le problème rencontré ne se présente plus à l’avenir.

• Étape n°2 : Comprenez le problème.

Rien de mieux que la cartographie des chaînes de valeur ou Value Stream Map (VSM), pour visualiser facilement le cheminement de production, du fournisseur jusqu’au client. En formalisant toutes les actions qui interviennent dans la réalisation du processus, vous ressortez celles à forte valeur ajoutée tout comme celles à faible valeur ajoutée. Vous dressez ainsi un excellent état des lieux de la situation, favorable à la pleine compréhension du problème.‍

• ‍Étape n°3 : Déterminez les objectifs.

C’est le moment de penser SMART ! Cet acronyme fait référence aux 5 adjectifs qui devront qualifier vos objectifs : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini. En respectant ce principe, vous vous assurez en effet de définir correctement vos objectifs, de sorte qu’ils soient compréhensibles et réalisables par tous.‍

• ‍Étape n°4 : Identifiez les causes premières.

Place aux fouilles archéologiques ! Il est temps de creuser plus en profondeur pour comprendre les causes originelles du problème, vraies raisons de la non-atteinte de l’objectif.  Pour cela, deux outils s’offrent à vous.

Vous pouvez recourir à la technique des « 5 pourquoi » qui consiste à poser la question « pourquoi » jusqu’à atteindre la cause racine du problème.

En complément, optez pour la méthode Ishikawa (ou Fishbone) et son diagramme de causes et effets. Le problème rencontré résulte nécessairement de facteurs appelés les 5M : Matière, Matériel, Méthode, Main-d’œuvre, Milieu. En réfléchissant à chacun d’entre eux, vous parviendrez donc à identifier les causes premières.‍

• ‍Étape n°5 : Prenez les mesures qui s’imposent.

En vous appuyant sur les causes premières précédemment identifiées, déterminez les solutions à mettre en place.

Étape n°6 : DO (ou Déployer)

 La phase « DO » du cycle PDCA consiste en la mise en œuvre des solutions pensées lors de la 5e étape. Il s’agit de retenir les plus pertinentes d’entre elles et de détailler leur implémentation dans un plan d’actions (quoi, qui, date d’échéance).

Étape n°7 : CHECK (ou Contrôler)

 La phase « CHECK » du cycle PDCA permet de vérifier que le plan d’actions a bien été conduit et que chaque action a eu l’effet escompté. Pour vous en assurer, identifiez les points positifs et négatifs des actions réalisées.

Étape n°8 : ACT (ou Ajuster)

 La phase « ACT » boucle le cycle PDCA et fait office de bilan pour l’équipe. La volonté étant de standardiser un processus fonctionnel, faites le point sur la pertinence des actions qui ont été menées pour les trier selon leur pertinence (à conserver, à supprimer, à tester).

Pourquoi réaliser un rapport A3 avec le Board Klaxoon ?

Board, c’est l’outil collaboratif développé par Klaxoon pour rendre le travail en équipe encore plus efficace. Concrètement, il se présente sous la forme d’un tableau blanc digital aux dimensions infinies : le Whiteboard. Dans le cas précis du rapport A3, dont l’essence même est de produire un travail de réflexion concis, contenu dans un format limité, cette caractéristique est, certes, accessoire. Mais Board recèle d’autres atouts dont vous pourrez difficilement vous passer…

 D’abord, en étant accessible n’importe quand, aussi bien en salle qu’à distance, Board Hybrid gomme toutes les contraintes de temps et d’espace pour ses utilisateurs. Si la totalité ou une partie des membres de votre équipe ne peuvent se réunir physiquement dans une salle pour concevoir un rapport A3, l’outil de visioconférence intégré, Live, rend les échanges verbaux possibles. Dès lors, un collaborateur souhaitant conduire la réunion peut sélectionner l’outil de synchronisation « me suivre », pour que les autres participants voient en temps réel les zones du Whiteboard sur lesquelles il se focalise.  

 En groupe, Board Hybrid permet à chacun de collaborer à la réalisation du rapport A3 en lançant ses propres idées (texte, image ou vidéo) qui prennent la forme d’étiquettes colorées. Dès la 1e étape, celle du SIPOC, faites ressortir les idées les plus pertinentes en demandant aux participants de recourir au bouton Like, représenté par un cœur. Vous pouvez ensuite déplacer et classer ces idées dans les matrices du template, ainsi que les relier les unes aux autres au moyen des connecteurs disponibles dans la palette graphique.

 À certaines étapes, vous aurez besoin de prendre une position vis-à-vis des idées proposées. Pour trancher de manière démocratique, saisissez-vous de l’outil Question, en soumettant un vote à toute l’équipe : simple et efficace !  

 Dans la 4e étape, vous recherchez les causes premières d’un problème en vous appuyant sur la méthode Ishikawa (semblable au template Fishbone). Pour faire foisonner les idées, rien de mieux qu’une phase d’idéation dynamisée par un compte à rebours, via la fonction Timer !

 Enfin, dans la 8e étape, colorez vos idées selon l’action à mettre en place.

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Votre rapport A3 est prêt à être communiqué ? Pas besoin de fax comme à l’origine ! Il suffit de partager le code ou le lien d’accès au Board. Et si besoin, vous avez aussi la possibilité de télécharger l’ensemble des données collectées, notamment au format .csv  

 Avec notre template prêt à l’emploi, vous disposez d’une trame complète pour exploiter la méthode du rapport A3. Vous pouvez même aisément y apporter les ajustements nécessaires, selon l’utilisation bien précise que vous souhaitez en faire. Alors c’est parti !