Comment un tableau blanc digital peut rendre votre équipe plus agile

Le tableau blanc numérique dans l'espace de travail moderne

Le tableau blanc existe depuis un certain temps déjà, ayant au départ été une alternative légèrement plus avancée au tableau noir, encore plus traditionnel. Le concept est simple : des marqueurs effaçables et une ardoise blanche permettaient d'être flexible dans la manière de représenter les informations dans les lieux de travail, les salles de classe et même dans les restaurants .

Il n'a pas fallu longtemps à la technologie pour tenter de faire évoluer le tableau blanc au-delà de sa surface lisse standard et des marqueurs effaçables. Xerox et Smart Technologies ont commencé à développer quelques-unes des premières versions d'un tableau blanc numérique dans les années 1980. Ces tableaux étaient relativement rudimentaires, mais ces "tableaux intelligents" visaient essentiellement à apporter un niveau d'interactivité plus élevé qu'avec l'utilisation d'un tableau blanc classique. Ils intégraient notamment des graphiques animés, des actions dynamiques et même des contenus multimédia.

Il était donc tout naturel que cette version améliorée du tableau blanc passe au niveau virtuel lorsque les connexions Internet ont commencé à s'accélérer et que les logiciels Cloud sont devenus beaucoup plus facilement accessibles. Le tableau blanc numérique a alors été développé, en partie dans le cadre d'une évolution naturelle de la manière dont nous utilisions cet outil de collaboration, mais aussi en raison de la montée progressive (et néanmoins soudaine) du travail à distance dans notre environnement professionnel. Aujourd'hui, certaines versions du tableau blanc digital font partie d'une suite plus large d'outils de collaboration, qui offrent la même flexibilité que celle que connaissent les habitués du marqueur.

Les bonnes pratiques pour une utilisation agile du tableau blanc digital

Le tableau blanc peut être facilement considéré comme un outil intuitif, qu'il soit numérique ou non. Vous disposez simplement d'un espace blanc vide que vous pouvez utiliser pour prendre des notes sur une discussion, illustrer un point ou même organiser une activité. Mais partir avec une toile aussi large et sans cadre de référence exact sur la façon de commencer peut être décourageant pour certains animateurs de réunion débutants.

L'agilité étant aujourd'hui au cœur de la stratégie de presque tous les secteurs d'activité, les managers efficaces ne doivent pas se présenter aux réunions sans être préparés et s'attendre à ce que les choses se déroulent sans heurts et, de surcroît, de manière efficace. Le tableau blanc est un outil certainement utile, mais sa capacité à stimuler l'efficacité de votre équipe peut être encore renforcée en grâce aux pratiques illustrées ci-dessous.

Mettez en place un tableau blanc de référence

L'un des principes d'une bonne équipe agile est souvent celui qui est également laissé de côté par bien des managers : la transparence. Pour être vraiment agile dans un environnement de travail, il faut être ouvert et clair sur l'avancement du projet, les responsabilités des tâches, les obstacles et même les lacunes qui peuvent affecter le projet dans son ensemble. Si vous ou l'un des membres de votre équipe gardez pour vous trop d'éléments essentiels pour avancer, le reste de l'équipe peut passer à côté d'informations-clés qui peuvent aider leurs tâches à progresser beaucoup plus rapidement, ou même des faits qui doivent absolument être pris en considération.

Une façon de garantir la transparence au sein de votre équipe (et des autres parties prenantes) est de développer un tableau blanc de référence qui reste cohérent et qui est régulièrement mis à jour en collaboration avec chaque membre de l'équipe et individuellement. Cela permet non seulement de s'assurer que chaque membre de l'équipe sait ce qui se passe en termes de mises à jour du projet, mais aussi de susciter l'engagement et la participation de chaque participant, car ils sont les représentants des tâches qui leur sont confiées.

Il existe deux modèles principaux qui peuvent vous aider à commencer à utiliser un tableau blanc de référence. Le premier est la célèbre méthode Kanban, qui utilise une disposition visuelle pour indiquer les projets à réaliser, en cours, en révision et terminés. Vous pouvez ajouter des étapes supplémentaires en fonction du projet, mais vous il s'agit essentiellement d'indiquer sous les tâches de chaque segment distinct à quel stade du processus se trouve la tâche actuelle.

Une autre méthode connue est la méthode Kaizen, qui consiste à détailler et à décrire chaque tâche étape par étape, afin de parvenir à créer un cycle d'amélioration continue. Cette méthode est particulièrement utile pour les tâches dont le processus d'achèvement est défini, car elle permet d'énumérer chaque étape de manière détaillée et hiérarchisée. Les responsables et les membres de l'équipe peuvent alors se poser les bonnes questions afin d'identifier ce qui apporte de la valeur à chaque étape du processus .

Il y aura certainement d'autres cadres possibles en fonction de votre contexte et de vos besoins actuels. Tout comme le tableau blanc lui-même, vous pouvez être aussi flexible dans la façon dont vous souhaitez aborder certaines choses et mettre en œuvre des méthodologies spécifiques.

Exploitez les fonctionnalités liées aux contenus multimédia

Les tableaux blancs étaient autrefois limités à la seule capacité de l'utilisateur à illustrer et à noter les points de discussion importants. Les écrivains rapides et les bons dessinateurs étaient souvent les premiers choisis comme preneurs de notes de la réunion, mais cela limitait la capacité à partager cette tâche avec le reste de l'équipe. Si une seule personne s'occupe de griffonner sur le tableau blanc, le reste de l'équipe n'a plus qu'à échanger à l'oral en faisant attention à ce que le preneur de notes suive bien le rythme.

Il est donc tout à fait capital que les tableaux blancs numériques d'aujourd'hui puissent tirer parti non seulement de la vitesse de frappe, mais aussi des capacités d'édition et des autres possibilités médiatiques que peut offrir un environnement entièrement virtuel. Il est communément admis qu'une image vaut mille mots, mais imaginez que vous puissiez exploiter les capacités narratives de l'audio, de la vidéo et même de tous ces formats médias combinés.

Les tableaux blancs numériques, en fonction de la plate-forme sur laquelle vous les utilisez, peuvent exploiter différents supports médias intégrés afin d'améliorer l'expérience du tableau blanc pour tous. Cela ne se limite pas à l'ajout d'une image supplémentaire pour égayer visuellement le tableau blanc, car les médias peuvent aussi permettre de présenter des points avec des informations complémentaires, de fournir des liens de référence, de faire une transition vers des ateliers et même de fournir des informations aux membres de l'équipe absents pour présenter des points-clés de manière asynchrone. Ne négligez pas l'aspect visuel de l'utilisation du multimédia, car un tableau blanc bien conçu peut faire la différence dans la façon dont votre équipe l'aborde et l'utilise.

Planifiez des points d'étape réguliers

La cohérence est la clé de toute stratégie agile que vous envisagez de mettre en œuvre dans votre équipe. Lorsque vous utilisez des tableaux blancs de référence cohérents, vous devez vous assurer que tout le monde les utilise selon une cadence prédéfinie. La dernière chose que vous souhaitez est une erreur de coordination, où la progression d'une personne est affectée par l'édition du même tableau blanc par une autre personne.

Vous pouvez éviter ce problème en vous assurant que vous avez une méthode bien définie pour déterminer quand et comment les membres de l'équipe doivent interagir avec le tableau et le modifier. Cette hygiène des tâches, pour ainsi dire, permet de s'assurer que les participants ne modifient pas par erreur l'apparence du tableau ou ne perturbent pas la présentation des informations au reste de l'équipe. Planifiez des vérifications rituelles à intervalles réguliers, afin que chacun sache à quel moment des modifications importantes du tableau blanc ont été effectuées.

Les modifications de moindre importance ou les changements apportés à des projets individuels ne seront probablement pas prévus dans ce calendrier, et c'est là que vous devrez définir la meilleure façon de mettre à jour ces éléments plus spécifiques du tableau blanc. À l'instar de l'élaboration d'une nomenclature pour le classement des fichiers, une méthode de mise à jour bien définie peut contribuer à réduire la confusion au sein de votre équipe. Les méthodes Kanban et Kaizen évoquées précédemment illustrent bien la manière dont les mises à jour et les entrants doivent se présenter. Idéalement, vous pouvez également disposer de fonctionnalités permettant à l'équipe de voir quand un élément a été partagé sur le tableau blanc par quelqu'un d'autre.

Sauvegardez et archivez systématiquement

Cela est probablement arrivé à ceux qui ont travaillé dans des bureaux où des tableaux blancs étaient régulièrement utilisés. Souvent, des tableaux contenant des informations-clés importantes sont accidentellement effacés par quelqu'un. Toutes les équipes concernées utilisant ces tableaux blancs se retrouvent alors dans le noir jusqu'à ce que quelqu'un se souvienne de ce qui était écrit sur le tableau. À l'époque, on évitait ces situations en recopiant le tableau après une période spécifique (comme par exemple entre deux points d'étape) ou même en prenant des photos (parfois floues) du tableau à la fin de chaque journée.

Comme vous pouvez l'imaginer, ce n'était pas la façon la plus rationnelle d'utiliser un tableau blanc pour un usage collaboratif plus large. Lorsque vous vous attaquez à l'objectif d'être plus agile avec votre équipe, vous allez probablement dépendre du tableau blanc pour suivre des tâches qui évoluent rapidement et les étapes-clés à atteindre. Perdre tout cela soudainement à cause d'une erreur humaine peut être dévastateur pour l'avancement de votre projet.

Les tableaux blancs numériques présentent l'avantage d'intégrer une fonctionnalité d'enregistrement automatique dans le cadre des récentes évolutions liées à l'intégrité et la sécurité des données. Le monde de la technologie étant parfaitement conscient de la fréquence des coupures d'Internet, la sauvegarde en direct est devenue presque une norme pour les tableaux blancs numériques afin de garantir que vous conservez vos données au cas où quelque chose se produirait.

Et même dans ce cas, il est bon d'avoir des versions archivées de vos tableaux blancs pour pouvoir les consulter facilement, qu'il s'agisse d'un tableau en cours d'utilisation ou d'un tableau concernant un projet plus ancien. Les tableaux blancs numériques peuvent aussi être facilement exportés dans différents formats de fichier, ce qui permet de les partager avec les membres de l'équipe qui ont besoin d'une lecture rapide du tableau en cours.

Adaptez votre usage à votre équipe

L'un des derniers, mais probablement le plus important de nos conseils concernant l'utilisation des tableaux blancs dans le cadre de votre travail sur l'agilité, est de toujours prendre en compte le contexte et la situation de votre équipe.

Alors que l'agilité est sans aucun doute un pilier incontournable de la plupart des planifications stratégiques dans tous les secteurs d'activité, les spécificités et les tactiques exactes pour y parvenir diffèrent probablement beaucoup, en particulier suivant les différents projets et initiatives. De ce fait, votre utilisation du tableau blanc numérique devrait tenter d'imiter ce même dynamisme et évoluer en conséquence vers la version la plus appropriée lorsque cela est possible.

Alors que le tableau Kanban peut être utile pour les équipes qui privilégient l'aspect visuel, le tableau Kaizen convient mieux aux équipes qui ont besoin de détails supplémentaires sur leurs tâches et d'un moyen de suivre facilement l'avancée du travail. Vous devrez probablement vérifier la façon dont vous utilisez ces tableaux en termes de multimédia et de partage également. Nous vivons dans un paysage technologique très hétérogène, et tous les gadgets n'ont pas les mêmes fonctionnalités, de sorte que certaines fonctions multimédias plus élaborées peuvent tout de même fonctionner moins bien que d'autres. Dans ces cas-là, des choix de conception et de structuration plus simples et plus universels peuvent mieux répondre aux besoins de votre équipe.

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