Workshop d'idéation : chez L'Oréal, Vincent réunit 250 personnes à distance

Comment Vincent créé son propre Board et adapte les templates QQOQCP et Crazy 8 à ses besoins

Vincent utilise donc Board de Klaxoon pour créer une interface facile à comprendre et universelle afin de bien organiser son workshop à distance.

La mise en place du Board

Pour ce faire, il part du whiteboard classique qu’il agrémente rapidement des templates qu’il désire.

C’est une fonctionnalité très pratique qu’offre Klaxoon que de pouvoir installer des templates sur son Board afin de le personnaliser. Il choisit notamment le template Crazy 8 et le template QQOQCP (ou 5W1H pour les anglophones), mais nous y reviendrons un peu plus loin.

Très rapidement et naturellement, Vincent crée donc un Board clair et efficace. Il le copie afin de l’envoyer aux différentes équipes qui dirigeront les différents ateliers.

Le workshop orienté design thinking se déroule en deux sessions de 2h30 : une le matin, pour les 150 premiers participants et une l’après-midi pour les 100 autres.

Et comme ils le font au quotidien, les participants rejoignent le workshop d’idéation via l’outil de visioconférence Microsoft Teams. Le Board Klaxoon dispose de son propre outil de visioconférence, Live, mais les équipes de L’Oréal sont très habituées à Teams et la compatibilité universelle du Board avec tous les outils de visio simplifie l’intégration de Teams.

L’atelier de travail se déroule en plusieurs étapes qui permettent à toutes les équipes de récolter un maximum d’idées.

Comment se déroule le Workshop à distance

La première étape du Workshop consiste à récolter un maximum d’idées en un minimum de temps : 8 minutes très exactement !

Trouver de bonnes idées rapidement avec le template Crazy 8

Grâce au template Crazy 8 choisi par Vincent, les équipes de L’Oréal s’adonnent à un atelier d’idéation efficace basé sur la pertinence et l’échange rapide d’informations. Le template original présente 8 sujets à creuser en 8 minutes montre en main. De son côté et pour mieux l’incorporer dans son workshop, Vincent décide de le personnaliser, notamment pour lui donner les couleurs de L’Oréal et le rapprocher des méthodes et du vocabulaire utilisé par le groupe : aucun problème, puisque les templates sont pensés pour pouvoir être personnalisés à l’envie !

Vincent et son équipe récoltent de nombreuses informations et idées. Le fait que le groupe ait une minute par sujet permet de stimuler la créativité et incite fortement les collaborateurs à formuler leurs idées rapidement et sans détour. A l’échelle du workshop et au vu du nombre de participants, c’est un gain de temps et d’efficacité énorme !

A ce stade, la quantité d'idées récoltées dépasse de très loin ce qui a pu être observé par le passé : pas moins de 700 idées uniques sont récoltées par les différents groupes du workshop !

Pour avancer sur certaines de ces idées, la phase 2 du workshop consiste pour les organisateurs des différents groupes à déterminer les 5 meilleures idées. Puis ces idées sont ensuite mises en concurrence entre elles.

Affiner ces idées avec le template QQOQCP

Pour affiner cette sélection, Vincent prépare un autre template : le template QQOQCP, pour Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi.

Le but de cette étape dans ce workshop d’idéation est d’approfondir les idées sélectionnées à l’étape précédente en les creusant un peu plus grâce à cette méthodologie agile.

Concrètement, à travers ces questions représentées par des cases et des connecteurs qui les relient, toutes les idées sélectionnées sont approfondies. En résulte un plan d’action et une estimation plus concrète des tâches permettant de décider de la réalisabilité de l’idée dans le cadre du projet. C’est un template résolument tourné vers la facilitation de la prise de décision.

La dernière étape du workshop orienté réflexion créative proposé par Vincent et son équipe consiste à décider collectivement de la meilleure idée du Top 5 de chaque groupe. Pour cela, l’un des membres de chaque groupe crée une Question Klaxoon : Question est la manière la plus simple et la plus rapide de poser une question et d’avoir un résultat consolidé de manière instantanée et automatique. Pratique pour aider l’équipe à prendre une décision!  Ici la question choisie est un vote à choix multiple. En quelques secondes,  la question est créée et suite au vote, le TOP 5 des idées de chaque groupe se dessine sous leurs yeux.

Ensuite ils peuvent sélectionner l’idée principale qui sera mise en place pour stimuler très concrètement les ventes e-commerce de L’Oréal.

Pour assister cette mise en place commune pour toutes les équipes du monde, le Board utilisé pour assurer le workshop est directement partagé sans modification préalable à toutes les équipes L’Oréal : la transmission d’informations est plus directe que jamais !

Utiliser le Board Klaxoon dans le cadre de mes workshops d’idéation : quels bénéfices ?

Vincent était déjà convaincu par Klaxoon et son Board : rappelons en effet qu’il l’utilise chaque jour depuis plusieurs années pour animer ses rituels agiles avec son équipe.

Toutefois, même cet habitué est très étonné de l’efficacité du Board à une échelle aussi importante : 250 participants et 700 idées récoltées en seulement 1 journée, le tout organisé en seulement 5 jours, il faut avouer que c’est impressionnant ! Alors, quels sont les bénéfices que Vincent attribue au Board Klaxoon et à ses templates ?

Un whiteboard évolutif et rapide à mettre en place

Premièrement, Vincent trouve le Board Klaxoon facile et rapide à mettre en place. En moins de 5 jours, il est parvenu à organiser ce qui est aujourd’hui l’un des plus gros hackathon en ligne jamais organisés par L’Oréal.

La mise en place du Board en tant que telle n’a pas pris beaucoup de temps à Vincent : mais son Board n’était pas bâclé pour autant !

Tous les tableaux et timers utiles au bon déroulement du workshop d’idéation étaient intégrés grâce aux templates disponibles en seulement quelques clics sur le Board commun, ce qui fait gagner beaucoup de temps. Personnaliser ces templates n’est jamais difficile ou chronophage puisqu’ils sont justement pensés pour cela !

Au-delà de la création du Board, la connexion des participants aux réunions et aux workshops est aussi très facilitée par l’intégration des logiciels de vidéoconférence : ils sont tous compatibles avec le Board Klaxoon ! Un simple lien de partage, et c’est tous les participants qui débarquent sur le Board et peuvent immédiatement commencer à manipuler les informations présentes !

Cette rapidité de mise en place a aussi un lien avec sa simplicité : si simple en réalité que Vincent touche de nombreux publics qu’il ne parvient pas à atteindre d’habitude avec les outils digitaux.

Même si les équipes sont réparties partout dans le monde, le temps d’onboarding est extrêmement court et en quelques minutes, il est parvenu à  former même les plus réfractaires au digital.

Absolument tout le monde peut utiliser Klaxoon et il permet de se mettre rapidement en marche : c’est un énorme avantage pour les équipes de toutes les entreprises.

Un Board unique servant aussi bien en réunion qu’en workshop et en outil de gestion de projet

Deuxièmement, Vincent apprécie tout particulièrement l’aspect universel, polyvalent et multitâche du Board Klaxoon.

En effet, en quelques jours, le Board qu’il a confectionné a servi à de nombreuses équipes pour :

• assurer un workshop d’idéation à l’échelle mondiale,
• organiser des réunions avec son équipe suite aux ateliers de travail afin de déterminer les meilleures idées,
• créer des tableaux leur servant encore plusieurs mois plus tard pour exercer un suivi du projet dans le temps. Ce même Board est utilisé pour tous les workshops à distance du groupe, dans le monde entier.

Le Board a été partagé auprès de nos équipes du monde entier : c’est vraiment un outil que tout le monde s’approprie !"

Ainsi, le même Board Klaxoon a été utilisé pour de nombreux usages et c’est vraiment une de ses forces : à partir du moment où il est créé et personnalisé, il vous accompagne partout et dans toutes les situations. De support visuel permettant d’améliorer grandement l’efficacité des réunions et des workshops, il se transforme à la fin de ces derniers en véritable outil de gestion de projet.

Un véritable outil tout-en-un, intégrant un outil de visioconférence et des centaines de modèles de réunions et d’ateliers prêts à l’emploi disponibles. Tout pour collaborer de manière visuelle et efficace, où que vous soyez!

Une efficacité augmentée à tous les niveaux

Enfin, de manière générale, Vincent attribue à l’utilisation du Board Klaxoon et ses templates un vrai gain d’efficacité à tous les niveaux :

• Les réunions sont plus efficaces, se concentrent sur l’essentiel et ne débordent pas sur le temps imparti,
• Les réunions et ateliers de travail se concentrent sur l’intelligence collective et la réflexion créative,
• L’information transite plus naturellement car les nombreuses fonctionnalités du Board (sondages, idées…) favorisent la prise de parole de tous les collaborateurs,
• Même en télétravail ou séparées de plusieurs milliers de kilomètres, travailler en équipe de manière hybride n’a jamais été aussi efficace. La preuve ? Vincent a récolté de nombreuses idées des équipes L’Oréal basées en Asie. Car qui mieux que cette équipe distante pour connaître les besoins du marché asiatique ? En résulte une efficacité clairement améliorée et les collaborateurs se savent intégrés dans la stratégie de l’entreprise, dans le cadre d’un management plus horizontal.
• Compte tenu de tous ces éléments, c’est finalement la prise de décision qui bénéficie d’une facilitation, notamment via l’intégration intelligente de nombreuses méthodologies agiles au Board.

Comme Vincent, faites confiance au Board Klaxoon et ses nombreux templates !

Ainsi, Vincent est parvenu à organiser un workshop de l’impossible, l’un des plus importants jamais organisés par le groupe L’Oréal, pourtant très habitué à ce genre d’exercice. D’après lui, cela aurait été bien plus compliqué sans Klaxoon !

Pour toutes les entreprises, de toutes les tailles et pour tous les projets, le Board Klaxoon est la meilleure solution pour faire collaborer les équipes, organiser des brainstorms et activer l’intelligence collective de ses équipes !