Animer un brainstorming participatif avec 200 personnes en mode hybride

Le challenge : animer une session d’idéation avec 200 participants en mode hybride

En 2020, en contexte de confinement, les collaborateurs de la direction client de SIG en Suisse ne peuvent plus utiliser leurs outils de travail quotidiens. Ils ont pour habitude de mener en équipe des brainstormings collectifs en présentiel, sur des tableaux blancs physiques. Alors, pour maintenir le lien et continuer à collaborer efficacement à distance, ils identifient Klaxoon comme étant l’outil idéal pour répondre à leurs besoins. 

L’équipe de Sophie est au service de 228 000 clients répartis sur le canton, auxquels elle fournit l’eau, le gaz, l’électricité et l’énergie thermique. Lorsque la cheffe de projet se retrouve chargée de l’organisation d’un brainstorming en mode hybride avec 200 participants autour du sujet du pacte climatique, elle pense directement à Klaxoon et ses outils dédiés au travail collaboratif. 

Le pacte climatique est un engagement porté par SIG pour accélérer la transition énergétique et réduire les émissions de CO2 qui repose sur trois piliers, SIG exemplaire, SIG engagée et SIG activatrice. 

Le défi est de taille, Sophie doit réussir à animer cet atelier d’idéation pour des participants à distance et en présentiel, tout en assurant un niveau de participation suffisant pour réussir à collecter un maximum d’idées et d’actions à mettre en place. 

La solution : Sophie lance une Session et un Board pour engager les participants et favoriser la participation

‍Fluidifier les ateliers de travail en équipe 

Pour mener à bien le brainstorming, Sophie crée une Session : une activité Klaxoon qui permet d’animer des réunions séquencées et interactives, en partageant des planches de présentation, tout en boostant la participation en direct. Cette Session est rythmée par des questions de vote pour sonder les participants, et un Board, un whiteboard collaboratif à la taille infinie et aux nombreuses fonctionnalités. L’objectif est de proposer un espace commun de travail, réunissant les personnes en présentiel et à distance. 

D’où qu’ils soient, les 200 participants sont en mesure d’échanger des idées et d'interagir en temps réel autour du sujet du pacte climatique. Sophie, en tant que facilitatrice, peut centraliser en un seul endroit toutes les propositions qui émergent au cours de la Session, et trier les idées au fur et à mesure pour éviter les doublons. 

Démarrer avec un icebreaker pour prendre la température 

Pour instaurer un climat de travail agréable et faire connaissance avec le groupe, Sophie démarre la Session par un icebreaker. Elle envoie une Question pour prendre la température des participants, en leur demandant de s’identifier à la chanson qui représente le mieux leur état d’esprit. En un clic, Sophie mesure aussi l’état d’avancement des participants en les consultant via une Question pour savoir s’ils ont regardé les vidéos traitant du sujet, envoyées en amont du brainstorming. 

Faire appel aux idées de chacun pour nourrir le collectif

Sophie entre dans le vif du sujet avec une présentation du pacte climatique, les 200 participants rejoignent le Board partagé pour brainstormer en collectif, avec pour point de départ les questions suivantes : “Connaissez-vous le pacte climatique ?”; “Qu’est ce que l’on pourrait faire pour le faire vivre ?”; “Comment pouvons-nous jouer un rôle ?”. Individuellement, chacun envoie ses idées sur le Board et les place dans une des trois catégories : idées activatrices, exemplaires ou engagées. 

Le résultat : 300 idées collectées et un gain d’efficacité

En organisant l’atelier avec les outils Klaxoon, Sophie a récolté 300 idées et actions à mettre en place sur le pacte climatique, sans compter les doublons. En fin d’atelier, Sophie récupère facilement du feedback grâce à une Question d’évaluation envoyée aux participants, ils peuvent attribuer une note allant de un à cinq à l’activité. Session et Board sont des outils qui s'adaptent aussi bien à la réalisation d’un brainstorming de cette ampleur, avec des personnes en présentiel, et d’autres à distance. 

Grâce aux catégories, Sophie peut rapidement trier les idées par thématiques, ce qui facilite l’attribution des différentes actions, selon qu’elles soient destinées à une mise en place individuelle ou collective. Aussi, elle extrait facilement les données de son Board sous Excel pour visualiser les résultats de son brainstorming sous un autre format. 

Finalement, Sophie est parvenue à engager les 200 participants, en mode hybride, sur le sujet du pacte climatique grâce à Klaxoon. Pour la cheffe de projet, les bénéfices sont nombreux :

• Tout est centralisé en un seul endroit. 
• Le management visuel permet une meilleure visibilité des idées émises.
• Les possibilités d’extraction des données permettent de gagner du temps.
• Les participants peuvent être identifiés avec un pseudonyme, ce qui facilite les interactions et permet de les interpeller à tout moment. 
• Ce format est apprécié : les retours sont positifs.

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