Comment combiner le travail hybride et asynchrone pour augmenter la productivité de l'équipe ?

Tout entrepreneur souhaite que son entreprise réussisse. Mais quelle est la clé ? 

La plupart du temps, tout dépend de votre équipe !

Vous pouvez passer une éternité à travailler sur le référencement de votre site web, sur le service marketing et la publicité de votre entreprise, et sur la gestion de vos projets. Mais si vos employés ne sont pas productifs, c'est comme si vous multipliiez cinquante millions de tactiques et de stratégies par zéro !

Alors, que pouvez-vous faire ?

Rien de plus simple ! Travaillez sur la productivité de votre équipe. Lorsque vos employés travaillent plus efficacement, leur productivité augmente à coup sûr. Votre entreprise est en route vers les cieux, et une chose peut vous aider à y parvenir : la combinaison du travail hybride et du travail asynchrone.

Pour commencer...

Le travail hybride est le rêve de la plupart des employés : la possibilité de travailler à domicile certains jours et d'être de retour au bureau d'autres jours. Des études montrent que plus de 80 % de la population active estime qu'un environnement de travail hybride est essentiel, notamment en ce qui concerne la satisfaction au travail.

Rappelez-vous que si vos employés sont satisfaits de leur travail (ils vivent une excellente expérience collaborateur), vous avez plus de chances d'avoir des employés productifs, une équipe efficace, une collaboration et un engagement des employés, un faible taux de rotation du personnel et une satisfaction indéniable des clients.

Grâce au modèle de travail asynchrone, vous pouvez maximiser la productivité de votre équipe, vous assurer que chaque employé est à la tâche et garantir le progrès de votre entreprise. Mais comment ? Qu'est-ce que le modèle de travail asynchrone ? Plutôt que de le définir simplement, examinons en quoi il diffère du modèle de travail hybride habituel.

Quelles sont les différences entre le travail hybride et le travail asynchrone ?

En examinant les trois différences entre les deux concepts, vous constaterez qu'ils se ressemblent quelque peu, mais qu'ils diffèrent également sur quelques points subtils.

Organisation du travail

Le modèle de travail hybride s'articule autour du lieu où le travail est effectué - au bureau ou à l'extérieur du bureau. Le modèle de travail asynchrone, quant à lui, s'articule autour du moment où le travail est effectué en collaboration avec d'autres membres de l'équipe - simultanément ou à des moments différents qui conviennent le mieux à l'emploi du temps de chaque employé.

Type de flexibilité

Les deux modèles sont flexibles et n'ont qu'un seul objectif : responsabiliser les équipes tout en répondant aux attentes des employés. Cependant, les travailleurs du modèle hybride ont la possibilité de travailler au bureau et à distance pour un meilleur équilibre. Les travailleurs du modèle asynchrone n'ont pas besoin d'être à distance ou hybrides, car leur flexibilité vient de la façon dont ils peuvent organiser leur emploi du temps (mais ils peuvent également travailler depuis leur bureau toute la journée).

Méthodes de communication

Les travailleurs hybrides communiquent par le biais d'appels téléphoniques, d'appels par vidéoconférence, de réunions en personne et d'autres moyens similaires. Non seulement cette méthode de communication renforce l'environnement de travail indépendamment de l'endroit où l'on se trouve, mais elle exige également que tous les membres de l'équipe travaillent simultanément et au même rythme.

Lorsque les travailleurs travaillent de manière asynchrone, ils n'ont pas besoin d'être en ligne simultanément. La communication est peut-être moins rapide, mais elle est faite de manière à ce que chacun puisse répondre quand il le peut. Des plateformes telles que les courriels, les applications de chat, les collaborations de fichiers partagés, les vidéos préenregistrées, etc. sont adoptées.

Mais comme nous l'avons dit plus haut, le simple fait de choisir de travailler dans un environnement hybride n'aidera pas votre entreprise comme vous le souhaitez. Combiner les deux est la meilleure option pour vous. Mais pourquoi ?

Pourquoi combiner travail hybride et travail asynchrone ?

Outre l'amélioration de la productivité de l'équipe, qui est l'idée première de cet article, il y a tant d'autres choses que vous et votre équipe pouvez accomplir. Par exemple, le modèle asynchrone effacera l'idée fausse selon laquelle un environnement de travail hybride n'est rien d'autre que l'expression "ramener son travail à la maison".

Seul le modèle asynchrone peut réellement garantir que votre équipe se sentira chez elle lorsqu'elle travaillera à domicile, tout en la tenant informée des tâches à accomplir. Mais n'oubliez pas que ce n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît et que vous devrez quand même mettre certaines choses en place, comme des échéances pour éviter que l'équipe ne se relâche, quelques réunions en personne (ou en ligne) pour maintenir l'efficacité et la collaboration de l'équipe, et bien d'autres choses encore.

Comment combiner les deux ?

Maintenant que vous savez ce que sont ces termes, pourquoi vous en avez besoin et ce qu'ils peuvent vous apporter, à vous et aux membres de votre équipe, voyons comment vous pouvez combiner les deux modèles de manière efficace et sans heurts.

Étape I : Définir des objectifs, des politiques, des lignes directrices et des règles claires afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde

Vous pouvez demander à votre supérieur de déléguer cette tâche aux autres membres de l'équipe ou la transmettre vous-même. Quoi qu'il en soit, cette tâche doit être accomplie. Vous pouvez soit établir un calendrier précis des heures de présence au bureau, soit laisser une certaine souplesse en fixant un nombre de jours de télétravail. 

Vous devez également définir des objectifs clairs pour chaque membre de l'équipe ou du groupe afin que chacun sache ce qu'il fait et quand il doit le remettre. N'oubliez pas de tenir compte de la dynamique de votre équipe et des préférences individuelles afin d'optimiser l'efficacité de l'équipe.

Indiquez à chacun les méthodes et plateformes de communication et de gestion des tâches qui seront adoptées. Veillez à ce que parmi ces outils, il y en ait un pour la collaboration, le suivi des projets et la communication au sein de l'équipe.

Étape II : Mettre en place les outils dont vous aurez besoin pour faire démarrer tout le monde

Il ne suffit pas d'informer vos employés de l'existence de ces outils et plateformes, vous devez les mettre en place. Vous devez également permettre à vos employés d'accéder à ces outils, en particulier ceux qui sont nécessaires pour le travail asynchrone depuis leur domicile, un autre lieu de travail ou le bureau. Ces plateformes doivent être comparables à une plateforme de collaboration, permettant à tous les membres de l'équipe d'éditer, de personnaliser et d'apporter des modifications si nécessaire. Un excellent exemple de cet outil est la plateforme Klaxoon pour l'efficacité et la collaboration au sein de l'équipe.

Étape III : Offrir une formation et un soutien pour que tous les membres de l'équipe soient à bord et prêts à fonctionner

Seules certaines personnes savent travailler avec des outils de collaboration numérique ; vous ne devez pas partir du principe que tout le monde le sait. La meilleure chose à faire est de proposer une formation courte mais complète sur l'utilisation de ces outils pour gérer efficacement leur temps, hiérarchiser les tâches et prendre en charge le travail asynchrone. Montrez également à vos employés les ressources et le soutien dont ils ont besoin pour créer un environnement de travail à distance propice et productif.

Étape IV : Décoller en gardant certaines choses à l'esprit

La préparation est terminée et vous pouvez démarrer le voyage du modèle de travail hybride et asynchrone. Cependant, vous devez toujours continuer à faire certaines choses si vous voulez maximiser les avantages de la collaboration.

1. Encouragez vos employés et les membres de votre équipe à communiquer ouvertement à tout moment afin que les projets puissent être soumis à temps. La communication permet également d'éviter qu'un employé ou une équipe n'en retarde un autre inutilement. Vous pouvez vous assurer que tout le monde est au courant des horaires et des fuseaux horaires des uns et des autres en les communiquant ouvertement sur des plateformes de communication collaborative.
2. Fixez une date limite pour tout, y compris les projets, les réponses, etc. Ainsi, aucun employé ne laissera un message non lu pendant des jours pour des raisons d'emploi du temps.
3. Programmez des réunions d'équipe, des ateliers, ou des événements sociaux afin que tout le monde participe au renforcement de l'esprit d'équipe, à la cohésion de l'équipe et à l'efficacité globale de l'équipe.
4. Des circonstances imprévues peuvent survenir en cours de route. Dans ce cas, soyez compréhensif et rappelez-vous que vous pouvez toujours faire des compromis. Oui, même d'éminents cadres font des compromis lorsqu'ils travaillent de manière asynchrone dans un environnement hybride.

Étape V : Évaluer les performances sur la base des résultats obtenus

Comment savoir si un modèle fonctionne bien pour vous ? Vous devez suivre et comparer vos résultats avec vos résultats antérieurs. Cependant, votre méthode de suivi sera différente. Au lieu de vous concentrer sur le nombre d'heures travaillées ou le temps passé au bureau, évaluez vos employés en fonction de leur productivité et de la qualité de leur travail. N'abandonnez pas si vous n'êtes pas satisfait des résultats obtenus. Inspirez-vous de quelques études de cas réussies et réessayez, mieux informé.

Trois situations concrètes où le travail hybride a été combiné avec succès au travail asynchrone pour améliorer l'efficacité de l'équipe

Plusieurs cadres d'entreprise occupant des postes de direction ont adopté des modèles de travail hybrides et asynchrones. Mais pour que vous le sachiez, nous vous présentons trois situations réelles dans des domaines différents où ces cadres ont adopté la combinaison pour accroître l'efficacité et la productivité de leur équipe.

Étude de cas n° 1 : Valérie Desre-Follet, directrice des opérations médicales chez Vifor France, a utilisé la combinaison dans l'industrie pharmaceutique

Valérie Desre-Follet dirige une équipe de référents médicaux chez CSL Vifor et travaille avec des professionnels de santé internationaux dans les domaines de la cardiologie, de la néphrologie et de l'anesthésie. Elle organise des événements médicaux pour réunir les professionnels à travers la France, en utilisant la plateforme visuelle Klaxoon pour un engagement efficace des équipes. Afin d'assurer l'implication de tous les participants, elle a intégré la plateforme visuelle Klaxoon pour promouvoir l'engagement des participants à l'événement et encourager les conversations entre les professionnels de la santé.

Étude de cas II : Lloyd Sese, directeur de l'amélioration continue chez Xylem, a dirigé un programme de formation à l'amélioration continue de 5 jours en combinant les éléments suivants

Lloyd Sese travaille pour une importante entreprise de technologie de l'eau dans les secteurs agricole et industriel, commercial, résidentiel et des services publics, dans plus de 100 pays. Il est chargé de concevoir des opportunités d'apprentissage, des cours de formation et des ateliers pour les employés de Xylem. En choisissant la plateforme Klaxoon pour former quatre fois plus de personnes en facilitant l'environnement de travail combiné, il a passé moins de temps à voyager et plus de temps à être productif.

Étude de cas III : Sébastien Morin, un préparateur physique, a trouvé l'avenir de l'entraînement personnel dans la combinaison

En tant que préparateur physique de joueurs de basket-ball professionnels et fondateur d'une société de coaching appelée Band of Strivers, Sébastien Morin a acquis une grande expérience en travaillant avec des athlètes de la NBA, de l'Euroleague et de l'équipe nationale tunisienne. Bien qu'il soit en contact avec plus de 25 athlètes à distance, Sébastien Morin comprend l'importance de donner aux joueurs l'espace personnel nécessaire pour s'investir dans les séances d'entraînement et en tirer profit. Pour y parvenir, il a mis en place une combinaison qui a non seulement amélioré l'engagement et les performances des joueurs, mais aussi réduit le coût de l'entraînement.