Quelles réunions remplacer par du travail asynchrone ?

Saviez-vous que neuf réunions sur dix se déroulent avec au moins une personne absente ? L’écrasante majorité, donc. Et vous avez certainement dû assister à l’une d’entre elles. Et probablement aussi à celle organisée pour expliquer à la personne absente ce qui s’était passé lors de la première. Vous commencez à avoir mal à la tête ? C’est normal. C’est justement l’une des raisons pour lesquelles certaines réunions sont improductives, quand elles ne sont pas tout simplement inutiles. 

Il existe tout un tas de bonnes raisons pour lesquelles faire des réunions. Comme se synchroniser en équipe. Et lorsqu’une réunion n’est pas nécessaire, il existe une solution pour continuer d’avancer sur n’importe quel projet : le travail asynchrone.

Le travail asynchrone est une manière de s’organiser collectivement, qui ne nécessite pas de simultanéité entre les différents membres du groupe dans l'accomplissement des tâches. Pour faire très simple, en asynchrone, Paul et Marie travaillent ensemble mais à des moments différents pour faire avancer leur projet. C’est donc exactement le contraire d’une réunion.

Bien organisé et coordonné, le travail asynchrone peut vous permettre de supprimer une bonne partie de vos réunions. La preuve avec les deux exemples qui suivent. Et, en bonus, vous trouverez en fin d’article quelques outils bien pratiques pour favoriser le travail en asynchrone.

Pour remplacer les réunions où vous faites ensemble ce que vous pourriez faire en autonomie

Solliciter l’intelligence collective, c’est très important. Deux cerveaux (ou trois, voire même dix) valent mieux qu’un, certes. Mais, dans certains cas, vous pouvez être beaucoup plus efficace en travaillant à votre rythme, selon vos besoins, en mode asynchrone.

Nathalie Klotz et son équipe ont fait ce choix. Chargée de mission chez Pôle emploi, Nathalie accompagne la transformation et le développement collaboratif des agences du réseau autour des thématiques de l’innovation et de l’intelligence collective.

Avec les membres de son équipe, Nathalie a besoin de récapituler l’ensemble des actions et activités à mener au sein de son réseau. Elle organise alors une réunion avec toutes les parties prenantes pour établir cette liste et leur degré de priorité pour en faire une feuille de route pour les mois à venir. Sauf que à l’issue d’un premier point d’une heure, seule la liste a pu être établie. Pas le temps de prioriser. Et il n’est pas possible de reproduire un point du même acabit pour mener à bien cette fameuse priorisation, en raison de conflits d’agenda et des absents à prévoir (neuf réunions sur dix, vous vous en souvenez ?)

Alors comment faire ? Nathalie raconte : « On décide de continuer à travailler sur le sujet. Et avant de se quitter, on s’est mis d’accord sur comment on allait travailler, chacun séparément, pour se retrouver avec une vision commune. » 

Chaque activité listée dans cette réunion correspond à un axe de travail. Il y en a quatre. Comme le nombre de membres de l’équipe. Alors chaque membre prend un charge la priorisation des activités d’un axe spécifique, en asynchrone.

Ce choix est un succès : « Cette organisation se passe super bien, car chacun travaille au moment choisi. Certains sont plutôt du matin, ou plutôt du soir. Chacun a pu s’organiser en fonction de son planning, pour prendre ce temps. On choisit son moment, sans contraintes. Chacun se concentre sur le sujet à traiter, donc on va beaucoup plus vite », explique Nathalie.

Et lors de la deuxième séance, organisée pour finaliser ce travail en commun, le travail préalable en asynchrone fait, là-aussi, gagner un temps précieux. « On se concentre uniquement sur les sujets qui nécessitent de trancher. Les échanges sont centrés uniquement sur les points de débats. Comme nous connaissons tous le sujet et les enjeux, pas besoin de temps de relecture, on se concentre sur l’essentiel. On atteint l’objectif très vite.»

Tout ce travail en autonomie, au moment voulu, a permis à Nathalie d’économiser un temps précieux.

Pour remplacer les réunions où vous discutez sans prendre de décisions

Moins d’une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision. Cette statistique illustre bien l’une des difficultés à rendre nos réunions productives. Pourtant, transformer une partie des activités que vous menez dans vos réunions en temps de travail asynchrone pourrait vous aider à gagner en productivité et à rendre tout leur intérêt à vos réunions.

C’est ce qu’a fait Sophie Delile pour gagner en efficacité lors des réunions du comité stratégique de l’école Ticket for Change, dont elle fait partie.

Le “cercle stratégique” de l’école Ticket for Change est l’instance en charge des décisions stratégiques pour toute l’organisation : budgets, recrutements, orientations générales. Lors des premiers rassemblements du cercle, il s’organise de manière tout à fait classique :chacun évoque ses sujets, tour à tour. Sophie note les difficultés de ce mode d’organisation : « Avant, la réunion pouvait durer trois heures. Le porteur du sujet prenait des notes de son côté. Il y avait un tour de table où chacun exprimait son ressenti, ses recommandations et éventuellement sa validation. Souvent, on se noyait dans la décision en oubliant pourquoi nous étions là. C’était le flou artistique. »

Il fallait donc changer de méthode. Et ce changement est passé par une bonne dose de travail asynchrone C’est même désormais le point de départ des réunions du “cercle stratégique” de Ticket for Change. 

Parce que les sujets sont de plus en plus nombreux et que la prise de décision est rendue plus complexe, les réunions du cercle stratégique démarrent en mode asynchrone. 

Avant chaque rassemblement du comité, l’animateur met à disposition des personnes participantes un document qui reprend les informations nécessaires à la compréhension des problèmes à trancher. 

Après lecture de ce document, les membres du cercle stratégique sont invités à partager leur point de vue dans un tableau disponible pour tous et toutes. Ils peuvent y indiquer leurs recommandations, leurs questions, leurs validations selon un code couleur prédéfini pour chaque problème à traiter.

• Le vert signifie « je suis plutôt d’accord ou complètement d’accord » ;
• Le rouge signifie au contraire « je suis plutôt en désaccord ou complètement en désaccord ».

Ce travail individuel est réalisé quand chacun le peut et le souhaite en amont de la réunion. Et c’est primordial ! Chacun peut avoir besoin d’un temps différent pour la prise en compte d’un sujet, pour sa compréhension et pour l’analyser en profondeur. Cette façon de travailler ensemble permet de prendre en compte le respect du timing de chaque individu.

Grâce à cette prise d’information et au remplissage du tableau, le temps en commun n’est consacré qu’à l’échange, aux débats et à la prise de décision proprement dite. 

Sophie Delile précise comment cela se passe désormais : « Pendant la réunion, on peut alors se concentrer sur des points à clarifier ou à vérifier, pour aller plus loin sur chaque proposition. »

Le temps de réunion est vraiment consacré à l’intelligence collective. Et leur durée a drastiquement diminué. Elles sont ainsi passées de trois à seulement une heure.

Le fait de prendre connaissance du sujet et d’exprimer son avis en amont permet à l’assemblée de gagner du temps : moins d’explications à rallonge quand l’équipe est réunie. Ce temps en asynchrone permet également à chacun de bien intégrer le sujet selon son rythme. Et Sophie de conclure : « Aujourd’hui, avec une réflexion asynchrone de chacun, en amont du workshop, et la segmentation des sujets à traiter grâce au code couleur, nous sommes beaucoup plus efficaces, avant, pendant et après le workshop. »

Pour favoriser le travail en asynchrone, misez sur les bons outils

Pour aller plus loin et accompagner vos démarches de passage en asynchrone, vous pouvez mettre en place toute une série de bonnes pratiques très facilement.

En premier lieu, en mettant fin au règne de l’immédiateté qui sévit dans les organisations : répondre à un e-mail immédiatement ou regarder sa messagerie instantanée à tout moment de la journée. Vous êtes certainement pollués par les notifications et plus encore si vous fonctionnez selon un modèle hybride. Alors, arrêtez-tout. Vous n’êtes pas disponible à n’importe quel moment et vos interlocuteurs n’ont probablement pas besoin d’une réponse dans l’immédiat. 

Bien travailler en asynchrone, c’est aussi choisir le moment pendant lequel vous serez disponible pour vos collègues. Et pour que vous ne soyez pas celui qui dérange constamment les autres avec des messages, vous devriez commencer à privilégier d’autres moyens de communication, plus asynchrone.

Par exemple, vous rappelez-vous de notre réunion avec au moins un absent ? Alors, plutôt que de rentrer dans une spirale sans fin pour communiquer des informations, que diriez-vous d’un résumé complet des échanges disponible quand vous le souhaitez et sur lequel vous pouvez poser vos questions ou donner votre avis ? 

C'est tout l'intérêt d'un outil comme Mémo, qui permet d'explorer un sujet bien après vos réunions ou de le préparer bien avant en intégrant texte, vidéo et photo.

L’une des forces de l’asynchrone, c’est de pouvoir poursuivre les interactions en dehors des réunions et de se laisser le temps de la réflexion. Les Eurêka ont le sens du timing diraient certains. Alors pourquoi ne pas capitaliser sur vos bonnes idées et vos discussions même en dehors des temps de réunion. C’est ce que vous pouvez faire avec l’outil Question de la Workshop Platform. Questions ouvertes, challenges, évaluations, une question peut souvent tout changer. Et même de manière asynchrone, vous générez de l’engagement au sein de votre équipe. 

Vous l’aurez compris, le travail asynchrone n’est pas là pour faire disparaître à tout jamais vos réunions, mais plutôt pour que celles-ci soient consacrées aux sujets qui le nécessitent vraiment. De manière synchrone, capitalisez sur l’intelligence collective pour prendre des décisions en connaissance de cause et profitez de l’émulation créée par votre rassemblement. En asynchrone, reprenez en main vos temps de réflexion. Vous gagnerez en efficacité sur les deux tableaux.