Comment maintenir l’engagement et l’efficacité des équipes dans un environnement hybride ?

Le challenge : faciliter une collaboration fluide dans un groupe international

Réparties dans de nombreux pays et représentées par 85 nationalités différentes, les équipes de Lesaffre ont historiquement l’habitude de travailler à distance. Jusqu’en 2020, l’email était le canal privilégié par les collaborateurs pour échanger sur plusieurs fuseaux horaires en asynchrone. Pour ce qui est du synchrone, c’est-à-dire des réunions sur site, cela impliquait pour les équipes de prendre l’avion et de passer un temps conséquent dans les trajets.

En mars 2020, les restrictions sanitaires changent la donne, et le télétravail se généralise pour toutes les équipes. Peter identifie alors la nécessité de trouver des méthodes collaboratives pour continuer à travailler efficacement, à la fois en synchrone et en asynchrone. Le tout en répondant aux besoins d’un marché devant lui aussi composer avec ces contraintes.

L’idée est que ça rentre naturellement dans les façons de travailler, sans besoin d’apprendre ou de se former à quelque chose.

Plusieurs outils digitaux interconnectés ont permis à Peter de répondre à cette problématique. Avec ses équipes, il s’est tourné vers la plateforme visuelle de Klaxoon notamment car elle s’intègre directement dans Microsoft Teams, qu’ils utilisent également. Mais c’est aussi parce que les outils Klaxoon leur ont donné accès à des méthodes pour simplifier considérablement leur collaboration autour de plusieurs types de projets, à la fois en interne et auprès de leurs clients.

La solution : un espace de travail visuel complet, favorisant d’efficacité et l’expression de chacun

Peter met en avant 4 situations où la plateforme visuelle de Klaxoon a permis aux équipes de Lesaffre de faire un bond en avant en termes d’efficacité : 

• Assurer un déploiement SAP au Mexique pour 300 personnes, entièrement à distance.
• Animer, toujours à distance, un lancement de produit auprès de clients situés en Croatie. 
• Planifier la présence des équipes sur site de manière autogérée.
• Structurer une réunion spontanément et en 10 minutes, grâce à un template.

Un déploiement SAP au Mexique avec 300 personnes à distance

Lors de ce déploiement SAP (progiciel de gestion d’entreprise) à fort enjeu pour Lesaffre, près de 300 personnes ont été mobilisées pour mener à bien l’installation technique, mais aussi l’accompagnement au changement pour les équipes présentes au Mexique. La gestion du déploiement a pu être faite intégralement à distance, en réunissant les acteurs du projet directement sur la plateforme visuelle de Klaxoon, et sans avoir à faire voyager qui que ce soit.

Grâce à l’outil Board, le tableau virtuel collaboratif de Klaxoon avec visioconférence intégrée, les équipes de Lesaffre ont pu élaborer de manière synchrone un mapping global du déploiement SAP. Étant partagé par tous et accessible à tout moment, le Board centralise tous les échanges et actions sans aucune perte d’information.

Peter constate aussi que ce projet a été l’occasion de faire travailler en cross-équipe différents départements du groupe, notamment l’informatique et le département RH. Pour structurer leur accompagnement tout au long du déploiement, les responsables RH ont pris l’initiative d’utiliser des templates - des modèles de Boards prêts à l’emploi structurés d’après des méthodologies concrètes. Ainsi, les équipes sur place étaient en mesure de partager leurs idées, mais aussi les obstacles potentiels qu’ils pouvaient rencontrer, dans un espace de travail adapté.

Organiser un programme d’échange client à l’étranger sans aller sur place

En plus de projets en interne, la plateforme visuelle de Klaxoon a permis à Peter et aux équipes de Lesaffre de gérer efficacement une situation impliquant les clients eux-mêmes, et une fois encore à l’international. 

Durant le confinement, le groupe Lesaffre avait planifié le lancement d’un nouveau produit en Croatie. Les commerciaux, qui avaient l’habitude de se rendre sur place pour le diffuser directement auprès des clients locaux, ont dû se rendre à l’évidence que cette fois-ci, il serait impossible de le promouvoir directement sur site. C’est alors que l’équipe marketing basée sur place a eu l’idée de lancer un test grandeur nature du nouveau produit, organisé à l’aide des outils Klaxoon.

Dans ce contexte, Peter note que, “avec très peu de moyens, ils ont réussi à mettre en place un vrai programme”. Des échantillons du produit ont été expédiés aux clients en Croatie, puis l’équipe a organisé un webinar sur un Board Klaxoon pour leur expliquer comment l’utiliser. 

Ensuite, ils ont envoyé un Sondage pour recueillir les retours consolidés des clients, et les premiers résultats qu’ils avaient pu constater à l’usage du produit. Et pour finir, un deuxième webinar sur Board a réuni clients et représentants marketing et commerciaux de Lesaffre, pour échanger “de manière très transparente et ouverte” sur leurs usages.

Gérer la présence des équipes sur site

À un niveau plus opérationnel, Peter évoque également le rôle qu’a joué la plateforme visuelle de Klaxoon dans le cadre de la gestion de la présence des équipes sur site au siège de Lesaffre (situé dans le nord de la France), durant les périodes de confinement.

Dans ce contexte, il a fallu établir un roulement entre les équipes, pour que ceux qui avaient besoin de travailler dans les laboratoires puissent y accéder, tout en respectant les limitations sanitaires.

Spontanément, Peter et ses équipes ont mis en place un Board pour créer ce process en toute autonomie. Selon les besoins, chacun pouvait alors anticiper ses jours de présence en laboratoire, et partager l’information avec le reste de l’équipe. Peter ajoute que “tous les collaborateurs ont réussi à s’en servir facilement”, et que s’ils avaient besoin de mettre à jour leur présence en laboratoire, ils pouvaient le faire à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil connecté (smartphone, ordinateur à la maison,...).

Structurer une réunion malgré des tensions

Ce quatrième exemple décrit par Peter montre comment l’usage de la plateforme visuelle de Klaxoon permet de structurer une réunion de manière improvisée et naturelle. 

Dans cette réunion, le manque de cadre au départ avait contribué à générer quelques tensions, car les participants ne savaient pas où ils allaient.

Pour y remédier, Peter a alors trouvé le template de Board approprié à la situation, et l'a partagé à l’ensemble de l’équipe. 

“En l’espace de 10 minutes, chacun a pris la main sur le sujet”, souligne-t-il. Une fois familiarisée avec Board, l’équipe a pu travailler dans un environnement cadré, sécurisant et permettant à chacun de s’exprimer de manière fluide.

Le résultat : 5 fois plus de temps gagné, les sujets avancent plus vite et plus efficacement

Au travers de ces différentes expériences de collaboration chez Lesaffre, Peter constate que Klaxoon leur permet de gagner 5 fois plus de temps dans la gestion de leurs projets et rituels d’équipe.

Il ajoute que cela favorise aussi une certaine autonomie en interne, comme cela a été le cas pour le déploiement SAP, où les équipes avaient pris la main sans faire passer toutes les démarches par le siège :

On était scotché, ils ont eu eux-mêmes l’initiative de ça.

Cela a considérablement accéléré la planification des actions, et assuré l’efficacité du déploiement.

Avec les clients en Croatie, Peter a également retenu de très bons retours suite aux tests produit réalisés à distance. Il souligne que le format d'un webinaire d’échange sur Board a contribué à augmenter la fidélisation de leurs clients, car ils se sont sentis impliqués dans les discussions et ont pu partager des informations avec leurs pairs. Cela a fait émerger une petite communauté locale, qui aide aujourd’hui Lesaffre à développer ses produits grâce à ses retours.

Au niveau international, en plus d’un bilan carbone largement réduit par rapport au temps où ils se rendaient sur place en avion, la communication gagne aussi en efficacité entre les équipes réparties dans différents pays. Avant, lors des réunions en présentiel, les participants étaient peu nombreux à s’exprimer par crainte de la barrière de la langue. Aujourd’hui, Peter constate qu’ils osent poser davantage de questions, car l’outil favorise “la capacité à s’exprimer à l’écrit de manière beaucoup plus simple”.

Enfin, l’utilisation de Klaxoon dans différents formats de réunions et rituels d’équipe s’est généralisée. C’est notamment grâce à l’usage d’un MeetingBoard, disponible directement dans les laboratoires pour les réunions en présentiel. Il s’agit d’un écran tactile géant mobile qui embarque toutes les activités de la plateforme visuelle Klaxoon, dans le Cloud aussi bien qu’en local. Ainsi, Peter et les équipes de Lesaffre peuvent facilement transformer n’importe quel espace en salle de réunion, que d’autres participants peuvent évidemment rejoindre à distance.