Comment travailler et interagir efficacement en mode hybride dans le domaine pharmaceutique ?

Le challenge : rendre un événement hybride plus participatif et inclusif

Au sein du département médical de Vifor France, Valérie accompagne les membres de son équipe dans le but de les faire monter en compétences. Ils mènent des missions auprès de nombreux professionnels de santé : les médecins, mais aussi d’autres professionnels, exerçant dans différents domaines thérapeutiques, comme la cardiologie, la néphrologie et l’anesthésie. 

Le rôle de Valérie et son équipe est de définir des actions qui répondent à la stratégie médicale de l’entreprise. Cela passe par l’organisation et l’animation d’événements médicaux, de formations et de collaborations, rassemblant des professionnels de santé de toute la France.

Ainsi, lors d’un de ces événements, Valérie a souhaité faire en sorte que le partage d’informations soit plus interactif et moins descendant. Elle a alors cherché une solution qui lui permettrait d’engager efficacement tous les participants, dans un contexte hybride où certains seraient sur place, et d’autres connectés à distance. L’objectif pour son équipe est de passer d’un événement où seulement quelques personnes prennent la parole à un échange inclusif où tout le monde peut s’exprimer et interagir.

Valérie a donc choisi la plateforme visuelle Klaxoon pour améliorer l’engagement des participants à l’événement, et stimuler les échanges entre les professionnels de santé. Suite à cela, elle a également intégré l’usage de Klaxoon à la gestion de projet, ainsi qu’à l’animation de son équipe.

La solution : une plateforme collaborative multi-usages qui combine flexibilité et engagement

1. Un “Train the trainer” : générer de l’interactivité en formation avec les professionnels de santé

Le premier événement national où Valérie et son équipe ont utilisé Klaxoon a été un ”Train the trainer”, formation hybride d’une journée, qui se déroulait à Paris. Cet événement rassemblait 15 néphrologues, dont 12 participants en présentiel,et 3 participants connectés à distance. 

Sur cette journée, l’objectif était de former un groupe de néphrologues, venant de différentes régions, sur une thématique particulière. Ainsi, ces derniers pourraient former à leur tour leurs confrères sur cette même thématique.

Les experts de Vifor France ont animé la session sur la plateforme collaborative Klaxoon, et la journée a été structurée suivant différentes phases :

• Interrogation des participants sur leurs connaissances préalables à la formation. 
• Partage d’informations importantes entre tous les participants.
• Synthèse de la formation partagée par le collectif.

Dans ce contexte, les activités Quiz, Question et Sondage de Klaxoon ont permis aux animateurs de tester rapidement les connaissances des participants et de les faire interagir, qu’ils soient en présentiel ou à distance. Grâce à ces interactions, les professionnels de santé ont mieux mémorisé les éléments communiqués tout au long de la journée.

À la suite de cet événement, un Sondage Klaxoon a également été partagé avec les participants en asynchrone. L’objectif était de permettre au groupe d’évaluer la formation par rapport à leurs attentes initiales. Chacun a pu compléter le Sondage lorsqu’il le souhaitait, et les participants ont alors été impliqués au-delà du moment partagé en synchrone. Les résultats se sont révélés très positifs :

• La note globale attribuée par les participants à cette journée était de 4,8/5 ;
• 93% des participants ont trouvé que le déroulement de la journée était très intéressant ;
• Valérie et son équipe ont enregistré un taux de participation de 94% (14/15 participants), et ont souligné que c’est la première fois qu’il était aussi élevé.

2. Management d’équipe : renforcer les liens et l’efficacité grâce à l’intelligence collective 

Après avoir organisé le “Train the trainer” avec Klaxoon, Valérie a souhaité mettre à profit la plateforme visuelle, cette fois en tant que manager, afin de créer du lien avec son équipe. À travers cette démarche, elle avait à cœur de créer une réunion très participative avec tous les membres de l’équipe, et de recevoir du feedback de chacun.

Sur Klaxoon, elle a donc créé un espace d’équipe sur un Board. L’activité Board est le tableau blanc en ligne de Klaxoon, qui offre un espace d’échange virtuel où chaque membre de l’équipe peut partager des informations et exprimer son point de vue. Avec des zones dédiées à chaque type d’interaction (rituels d’équipe, planning, feedback,...), l’information est centralisée et tous les échanges sont sauvegardés.

En complément de ce Board, Valérie organise tous les 2 mois une session interactive avec son équipe, utilisant ce même espace pour sélectionner les sujets d'interactions de la réunion. Ces moments leur offrent l’opportunité de prendre du recul en équipe, et d’avancer de manière coordonnée.

3. Gestion de projet : être efficace dès le lancement en utilisant des méthodes prêtes à l’emploi 

Pour mener à bien certains projets médicaux, Valérie met en place des actions avec son équipe avec l’aide de Klaxoon. L’outil Board leur a, de nouveau, semblé adapté pour la gestion de projet.

C’est pourquoi Valérie, son équipe, et un prestataire externe, gèrent un projet de néphrologie en plusieurs étapes avec cet outil. 

En amont du lancement de projet, l’équipe a réfléchi aux freins qu’elle pourrait rencontrer. Elle s’est alors aidée de la méthode de la pensée inversée pour transformer ces freins éventuels en solutions et opportunités. 

Cette méthode de brainstorming consiste à prendre le problème à l’envers pour trouver des solutions concrètes. Par exemple, au lieu de réfléchir à la question “Comment améliorer le parcours de soins du patient ?”, il s’agit de réfléchir à l’inverse, à savoir “Comment le détériorer ?”. Une fois les différentes idées exprimées, il suffit alors de les inverser pour obtenir une démarche positive, qui n’aurait peut-être pas été identifiée de manière intuitive. La méthode de la pensée inversée est ainsi très appréciée pour élaborer une approche différente à une problématique.

Le résultat : des équipes plus engagées et une collaboration renforcée 

Avec une seule et même plateforme, Valérie a pu améliorer sa collaboration dans trois contextes différents, en gagnant en temps et en efficacité. Pour interagir en interne comme en externe, avec la rigueur et la méthodologie exigées dans le domaine de la santé, la directrice des opérations médicales a ainsi trouvé une solution unique qui correspond à plusieurs de ses besoins. 

Au travers de ces différentes expériences de collaboration, Valérie constate que Klaxoon a permis de d’améliorer l’engagement au sein de l’équipe. Ils travaillent à présent de manière plus fluide, tout en réduisant considérablement le nombre d’échanges par mail.

L’outil permet de rendre plus efficients tous les échanges autour d’une formation ou d’un projet, et de gagner en efficacité.

Dans un contexte de formation, Klaxoon a permis à chacun de participer et de renforcer l’assimilation d’informations et l’apprentissage.

Suite aux retours positifs du Sondage partagé aux participants lors du “Train the trainer”, Valérie et son équipe ont étendu ce format à d’autres événements, comme par exemple un congrès médical, ou encore un “stand alone” avec de nombreux participants. La plateforme visuelle leur a permis d’atteindre leurs objectifs en termes d’engagement et de participation.