Former 4 fois plus d'équipes en passant du présentiel à l’hybride

Le challenge : trouver des moyens plus efficaces d'organiser des formations en télétravail

La mission de Lloyd est de créer des formations, des ateliers et des opportunités d'apprentissage pour les talents de Xylem, tous axés sur l'amélioration continue. Dans un premier temps, Lloyd a choisi Klaxoon pour réduire le temps de déplacement sur les lieux de formation, puis il en a finalement fait son outil de prédilection au quotidien pour organiser des ateliers, des réunions, et même son agenda personnel.

L'amélioration continue constitue un programme à forts enjeux chez Xylem, programme qui s'adresse à tous les cadres supérieurs pour qu'ils puissent mettre en œuvre une culture axée sur ces sujets au sein de l'organisation, et à tous les niveaux. 

Avant la pandémie, Lloyd Sese, Directeur de l'Amélioration Continue alors en charge de la formation à l’échelle du groupe, organisait ses 6 ateliers d'amélioration continue en présentiel. Il se déplaçait donc d'un pays à l'autre en avion, avec une logistique et des frais de déplacement importants pour organiser ses formations. 

Lorsque la pandémie a imposé de travailler davantage depuis chez soi, et de réduire les voyages d'affaires, Lloyd a décidé de basculer sur une plateforme interactive qui pourrait recréer un certain sentiment de proximité et d'interaction. Les résultats avec Klaxoon ont dépassé l’objectif initial, et c'est la raison pour laquelle les formations d’amélioration continue chez Xylem sont toujours organisées sur Klaxoon à ce jour, dans un format hybride.

Au début, Klaxoon peut être impressionnant, mais quand on commence à l'utiliser, on est enthousiasmé par les possibilités qu'il offre. L'outil est illimité, il y a un nombre infini de façons de l’utiliser, il est flexible et offre un espace de travail sans limites.

La solution : des réunions statiques aux ateliers interactifs

Avec Klaxoon, Lloyd anime des ateliers de 5 jours, proposés à 10 cadres dirigeants de l’entreprise à chaque fois. Les participants peuvent rejoindre l'atelier à distance ou en présentiel, pour une expérience parfaitement hybride et fluide. 

L'objectif principal est de former les cadres à l'amélioration continue, et de voir comment ils peuvent la mettre en œuvre dans leurs départements respectifs afin d'accroître la productivité et l'efficacité. 

À cette fin, Lloyd conçoit une session sur mesure pour améliorer l'expérience de formation : 

Avant les ateliers : préparation en asynchrone

Lloyd prépare les ateliers à l'avance, de manière asynchrone, en utilisant un peu de temps avant le jour de la formation pour personnaliser l'expérience à l'aide de Mémos. Les Mémos sont une fonction interactive de partage de contenu de Klaxoon, qui permet d'envoyer des documents, des fichiers, des informations, ainsi que des questions ouvertes et d'autres options de quiz pour recueillir les réactions des équipes. 

Grâce à cette initiative, Lloyd est en mesure d'adapter l'atelier aux profils et aux attentes des participants.

Pendant la formation : une interactivité plus forte que jamais

Échauffer le groupe avec un icebreaker

Lloyd commence ses sessions de formation avec un icebreaker rapide, afin que tous les participants puissent se présenter et faire connaissance. 

L’icebreaker One, Two, Three est le moyen idéal pour les groupes de cette taille de créer un lien entre les participants, ce qui permet d'améliorer le travail d'équipe qui s’ensuit. C'est particulièrement vrai dans les environnements hybrides et les équipes distribuées, qui ne se connaissent pas forcément en amont. 

Cet icebreaker est structuré comme suit : chaque participant partage trois éléments, le premier étant une photo de sa destination de voyage idéale, le deuxième le compagnon de voyage de ses rêves et le dernier un objet qu'il emporterait avec lui dans ce périple. 

Ce moment ludique et participatif permet de stimuler la créativité de l'équipe et de créer une dynamique de groupe positive, qui sont précisément les ingrédients nécessaires à une formation réussie.

Partager du contenu et favoriser la participation

La formation de Lloyd comprend des vidéos et des documents qui peuvent tous être partagés sur le Board. Grâce aux fonctionnalités interactives du Board, les participants peuvent réagir à ce qui a été partagé en posant des Questions directes, en votant ou en ajoutant des icônes, des images ou des dessins. 

Sur la base de ce qui a été partagé, Lloyd lance une session de Value Stream Mapping, en utilisant le Template prêt à l'emploi de Klaxoon qui se réfère à cette méthode. 

Cette partie de l'atelier encourage les participants à discuter et à être créatifs afin de co-développer des processus. Ils se mettent d'accord sur les prochaines étapes, identifient les points de vigilance, les risques et les contributeurs pour chaque processus. Chacun est invité à participer activement au processus de prise de décision.

Avant, nos réunions étaient des réunions statiques où nous ne faisions que parler. Maintenant, ce sont des réunions hybrides où nous interagissons les uns avec les autres. En fait, Klaxoon change la façon dont nous échangeons, c'est beaucoup plus participatif et fluide.

Après les ateliers : un reporting simple et rapide

À l'issue de chaque atelier, Lloyd recueille instantanément les informations qui viennent d'être partagées grâce à l'outil de capture PDF du Board. 

Plutôt que de devoir faire de multiples captures d'écran, collecter des post-its et des comptes-rendus, fusionner des documents, etc., tout reste accessible sur le Board à tout moment.

Cela signifie également que les participants peuvent revenir à l’atelier et chercher des informations supplémentaires, ou consulter un document quand ils en ont besoin.

Avant, nous avions un tableau blanc sur lequel nous placions de véritables feuilles de papier manuscrites ; nous prenions des photos, nous documentions tout et nous le présentions sur un tableau blanc. Aujourd'hui, nous n'avons plus qu'un Klaxoon Board : imaginez le temps que nous avons gagné en éliminant toutes ces étapes !

Le résultat : des économies considérables et des formations efficaces

Grâce à Klaxoon, Lloyd organise des formations efficaces et participatives pour les équipes de Xylem, tout en économisant sur les coûts et le temps de préparation. 

En se tournant vers Board et son environnement hybride, Lloyd s'épargne également les voyages d'affaires récurrents d'un pays à l'autre, ce qui lui permet de gagner du temps pour organiser davantage d'ateliers. 

En effet, il est passé de 6 ateliers proposés en face-à-face à 24 ateliers hybrides en Asie du Sud-Est, grâce aux économies de temps et de déplacement. Cela signifie également que davantage d'équipes peuvent être formées, ce qui profite grandement à l'entreprise.

Lloyd utilise désormais Klaxoon dans de nombreux aspects de ses activités quotidiennes, organisant sa charge de travail sur un Board Kanban. 

Ce Board est partagé avec ses responsables, ce qui lui permet d'avoir une vision claire du travail en cours, ainsi que des priorités et des réalisations. 

Autre avantage : Lloyd a réussi à réduire considérablement son utilisation des mails et des présentations PowerPoint. Tout est désormais partagé en temps réel, avec un accès depuis n'importe où.

Klaxoon a grandement facilité nos ateliers. Maintenant que nous nous dirigeons vers des environnements hybrides, nous allons clairement continuer à utiliser Klaxoon.