5 méthodes de gestion de projet pour bien débuter

Mais comment savoir par où commencer ? En quoi consiste exactement la gestion de projet, et pourquoi est-elle si importante ? Le sujet est devenu si vaste qu'il peut être difficile de comprendre quels sont les outils collaboratifs qui peuvent apporter davantage à votre travail d'équipe et à l'efficacité de vos projets.

Avec des noms comme roadmap, Kanban, SMART Goals, RACI et OKR, le sujet peut sembler opaque et difficile à appréhender pour quelqu’un qui débute. Pourtant, il s'agit là de quelques-unes des meilleures méthodes à connaître et à utiliser pour bien démarrer. Ces cinq méthodes vous aideront à tirer le meilleur parti de vos équipes comme de vos projets.

Qu’entend-on par gestion de projet ?

La gestion de projet vous offre un cadre pour gérer des personnes, des ressources et le temps, et aide vos projets à rester sur la bonne voie.

Un projet est un travail qui a un objectif spécifique et qui ne fait généralement pas partie des activités courantes d'une organisation. Il implique souvent une ou plusieurs équipes travaillant ensemble pour atteindre cet objectif. Si vous ne commencez pas par comprendre ce qui devra être fait et quand, et combien cela vous coûtera, vous risquez de partir dans la mauvaise direction.

Il existe des moyens de planifier et d'organiser votre projet, afin de vous assurer que vous comprenez ce qui devra être fait pour atteindre l'objectif fixé. Les projets doivent être déployés dans un cadre prédéfini. Vous saurez ainsi si vous respectez votre planning, et si vous êtes en mesure de livrer le projet à la date prévue. Un budget doit également être établi et suivi aussi scrupuleusement que possible. Sans budget et sans moyen de mesurer les coûts, vous risquez de dépenser beaucoup plus que ce que vous obtiendrez en retour.

Une fois que vous avez défini l'objectif du projet, vous pouvez commencer à identifier les buts à atteindre au cours du processus. Vous pouvez ensuite définir les tâches à accomplir, et allouer des ressources à votre projet. Les tâches du projet devront être exécutées à certaines dates, et contrôlées d'une manière ou d'une autre afin de garantir que les chefs de projet ne les perdent pas de vue. Vous devez être en mesure d'identifier et de gérer les risques qui se présentent avant qu'ils ne deviennent un problème, afin de garantir la réussite de votre projet.

Pourquoi la gestion de projet est-elle un sujet aussi vaste ?

Si vous regardez autour de vous, vous verrez des exemples de projets partout. Chaque bâtiment est né d'une idée sur une planche à dessin. Des équipes ont été constituées pour faire de cette idée une réalité. La rapidité, la qualité et le résultat d'un projet donné dépendent de la qualité de sa planification et de sa gestion.

Les principes et les pratiques de la gestion de projet ont évolué au fil du temps. À l'époque de la Renaissance italienne, par exemple, on a commencé à construire le Duomo à Florence en sachant pertinemment qu'on ne disposait pas de la technologie nécessaire pour achever la partie en forme de dôme. Le bâtiment est resté inachevé pendant des années, et un concours avait été organisé pour déterminer qui trouverait le meilleur moyen de le terminer. C'est l'idée de Filippo Brunelleschi qui l'a emporté, et il a été chargé de mettre un point final à un projet qui a duré 142 ans au total.

De nos jours, nous abordons les projets d'une manière très différente. Avec l'industrialisation, les organisations ont dû travailler à des échelles beaucoup plus grandes qu'auparavant. Les usines devaient contrôler et surveiller leur production et leurs coûts. Les progrès technologiques ont également eu un impact considérable sur notre façon de travailler. Aujourd’hui, une gestion de projet efficace est essentielle pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

À mesure que les projets prennent de l'ampleur et que les marges se resserrent, de petits problèmes peuvent avoir des répercussions beaucoup plus importantes. Les projets peuvent être interdisciplinaires et multinationaux. De nombreuses parties prenantes peuvent être impliquées dans un projet, chacune accordant une importance variable au résultat. La gestion de projet vous offre le moyen de gérer vos ressources, et de contrôler la manière dont elles sont utilisées.

Quelles sont les 5 méthodes de gestion de projet les plus simples pour débuter ?

Nous avons déjà mentionné la roadmap, le Kanban, les objectifs SMART, le RACI et l'OKR. Voyons donc en quoi cela consiste, et comment ces différentes méthodes peuvent vous aider à aller plus loin dans vos projets.

1. Roadmap

Une roadmap en gestion de projet est une représentation visuelle d'un projet. Elle décrit les principaux objectifs, les étapes, les tâches et la planification de ce projet. Elle donne une vue d'ensemble des objectifs d'un projet, et de la manière dont ils seront atteints. Une roadmap peut apporter clarté et orientation, et conduire à une communication plus efficace, car le management visuel auquel elle fait appel aide les gens à comprendre plus facilement des idées complexes.

Une vision structurée de la portée et des enjeux d'un projet peut vous aider à comprendre ses objectifs, et les étapes nécessaires pour les atteindre. Elle peut également montrer comment un projet contribue à une vision stratégique plus large, en aidant les personnes à prendre des décisions éclairées et à prioriser les tâches en conséquence. 

En visualisant les étapes-clés et les dépendances, les roadmaps peuvent aider à identifier les tâches et les activités essentielles, et à gérer au mieux les ressources. La mise en place d'une roadmap vous permet de suivre plus facilement l'avancement de votre projet. Cela signifie que vous pouvez aussi plus facilement prendre des mesures et des ajustements correctifs au fur et à mesure qu'ils s’avèrent nécessaires.

2. Kanban

Kanban signifie tableau visuel ou panneau de signalisation. Ce terme est issu du système de production Toyota. Il a été introduit par Toyota dans les années 1940 pour éliminer le gaspillage, et rendre ses chaînes de production plus efficaces. Les techniques de management visuel sont utilisées pour créer un aperçu du travail et des flux de travail sur un tableau Kanban, dans le but d'optimiser l'efficacité et la productivité.

Un tableau Kanban peut être physique ou virtuel, et un tableau blanc en ligne est un exemple d’outil idéal pour ce type de gestion de projet. Un tableau Kanban se compose généralement de trois colonnes, qui représentent les différentes étapes d'un flux de travail. Par exemple, “À faire”, “En cours” et “Terminé'". Les tâches sont inscrites sur des cartes ou des post-its, et se déplacent d'une colonne à l'autre au fur et à mesure de leur progression dans le workflow.

Bien que le Kanban trouve son origine dans le secteur de l’industrie, il peut être utilisé dans de nombreux autres secteurs d’activité. Vous pouvez par exemple l'utiliser pour obtenir des informations en temps réel, et mettre en évidence les goulets d'étranglement ou d'autres problèmes susceptibles de créer des obstacles. Une meilleure visibilité peut contribuer à réduire les délais, à améliorer les workflows et à favoriser le travail d'équipe. Le Kanban est particulièrement utile lorsque vous avez besoin d'une méthode efficace qui offre flexibilité, réactivité et amélioration continue de votre projet.

3. Objectifs SMART

Les objectifs SMART sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

Spécifiques

Les objectifs doivent être clairs, concis et bien définis. Ils garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Mesurables 

Si vous disposez de critères ou d'indicateurs quantifiables qui peuvent être utilisés pour suivre les progrès réalisés, vous serez en mesure de déterminer si vous obtenez ou non le succès escompté. Les paramètres mesurables comprennent les chiffres, les pourcentages, les étapes ou les indicateurs-clés de performance (ICP ou KPIs).

Atteignables 

Les objectifs doivent être réalistes et réalisables compte tenu des ressources, des contraintes et des délais. Ils doivent tenir compte des compétences, de l'expertise et des ressources dont vous disposez. Un objectif réalisable motivera et inspirera confiance, car il sera perçu comme un défi à relever. Des objectifs irréalistes ou difficilement réalisables auront l'effet inverse.

Pertinents 

Il est inutile d'avoir des objectifs qui ne sont pas alignés sur la finalité générale du projet. Ils doivent avoir un impact direct sur la réussite du projet, et contribuer à son enjeu global. Il n'est pas souhaitable de perdre du temps ou des efforts sur des éléments qui ne feront pas avancer le projet.

Limités dans le temps 

Vous avez besoin d'un planning ou d'un délai de livraison défini pour créer un sentiment d'urgence, et pour aider les parties prenantes du projet à planifier et à hiérarchiser les tâches de manière efficace.

4. RACI

RACI est l'acronyme de Responsible, Accountable, Consulted et Informed (responsable, superviseur, consulté et informé). Un tableau ou une matrice RACI clarifie les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe travaillant sur un projet. Cette représentation visuelle de qui est responsable de quoi apportera structure et clarté.

Responsable 

Il s'agit du manager ou du membre de l'équipe qui est directement chargé de mener à bien une tâche du projet.

Superviseur

Il s'agit de la personne qui est responsable en dernier ressort d'un produit particulier et qui en a la charge.

Consulté 

Il s'agit d'une personne que l'équipe peut consulter en cas de besoin.

Informé 

Il peut s’agir d'un client ou d'un collègue qui n'est pas directement impliqué dans l'exécution du projet, mais qui doit être tenu informé de l'avancement du projet.

5. OKR

Les objectifs et les résultats-clés sont à la base de la méthode de gestion de projet OKR (Objectives & Key Results).

Les objectifs 

Les objectifs sont des buts à atteindre au niveau macro qui décrivent ce qu'une personne, une équipe ou une organisation souhaite réaliser dans le cadre d'un projet. Ils donnent l'orientation générale du projet.

Résultats-clés 

Les résultats-clés sont des résultats spécifiques et mesurables. Ils déterminent si les objectifs d'un projet ont été atteints. Ils offrent un moyen quantitatif ou qualitatif d'évaluer les progrès et les succès. Les objectifs définis à l’aide de cette méthode doivent également être SMART, afin que les équipes et les chefs de projet puissent évaluer correctement les performances.

Utiliser les bons outils pour une gestion de projet efficace

Les tableaux blancs en ligne sont un élément-clé de votre boîte à outils pour une gestion de projet efficace. Ils sont flexibles et adaptables, et peuvent être facilement utilisés avec toutes les méthodes mentionnées ci-dessus, et bien d'autres encore. 

Un tableau blanc virtuel est un outil collaboratif qui, associé à des modèles prêts à l'emploi, aidera vos équipes à améliorer leur efficacité et leurs interactions. Contrairement à un tableau blanc traditionnel, les équipes peuvent utiliser un tableau blanc en ligne pour la gestion de projet qu'elles se trouvent dans le même espace de travail ou à distance.

La capacité de collaborer en temps réel est vitale en gestion de projet. Le travail hybride et le télétravail sont devenus monnaie courante depuis la pandémie de Covid-19. Il n'est plus possible de supposer que les membres d'une équipe travailleront ensemble uniquement dans le cadre d’un même espace de travail physique. 

Le fait d'avoir de nombreuses applications et canaux pour communiquer peut être source de confusion et d'inefficacité. L'utilisation d'un tableau blanc virtuel permet une collaboration en temps réel, de sorte que les membres de l'équipe peuvent contribuer simultanément à l'amélioration de la productivité.

Par exemple, le brainstorming est une méthode utilisée par les équipes de projet pour générer collectivement des idées innovantes. Lorsque cette méthode a été introduite pour la première fois, elle se faisait généralement à sur un tableau blanc ou une grande feuille de papier. Un tableau blanc en ligne présente de nombreuses caractéristiques qui aideront votre équipe à générer de meilleures idées. Par exemple, le tableau n'est pas limité à du texte ou à une taille spécifique. Vous pouvez ajouter des fichiers multimédias, déplacer des éléments, enregistrer différentes versions, etc.

Les tableaux blancs en ligne permettent la représentation visuelle d'idées, de concepts et de plannings. Que vous créiez un tableau Kanban ou que vous utilisiez l'une des autres méthodes de gestion de projet vues ensemble ci-dessus, vous disposerez d'une plateforme partagée pour créer tous les diagrammes, organigrammes, calendriers et autres éléments visuels dont vous avez besoin. Les informations complexes sont ainsi plus compréhensibles et accessibles à l'équipe. Vous disposez également d'une plateforme centralisée pour toutes les informations relatives à votre projet.

Les templates prêts à l'emploi conçus pour la gestion de projet offrent des structures prédéfinies, qui peuvent vous aider à planifier et à organiser de manière plus efficace. Ils permettent de gagner du temps et offrent un format cohérent pour les plans de projet, les tâches, les calendriers et les livrables. Grâce au contrôle des versions et au suivi d'historique, les membres de l'équipe peuvent consulter les versions antérieures et conserver une trace des discussions et des décisions relatives au projet.

Ainsi, les tableaux blancs visuels peuvent être utilisés pour améliorer le travail d'équipe, et offrent une approche efficace pour travailler ensemble sur des projets.

Outils et ressources de gestion de projet pour vous lancer

Klaxoon propose tous les outils collaboratifs dont vous avez besoin, que vous débutiez en gestion de projet ou que vous souhaitiez aider vos équipes à monter en compétence. Les tableaux blancs en ligne aideront vos équipes à s'impliquer davantage et à être plus productives, et nos modèles de gestion de projet prêts à l'emploi peuvent être utilisés pour répondre à de nombreuses problématiques spécifiques.

Nos outils de management visuel favorisent le travail d'équipe, l'efficacité et une collaboration plus facile, quel que soit le secteur, l'industrie ou les besoins de l'entreprise. Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour voir comment nous pouvons aider votre entreprise à mieux travailler ?