Comment écrire des objectifs SMART et pourquoi c'est bon pour vous (et votre équipe)

Travailler sur des projets innovants et naissants peut être un moment très excitant pour vous et pour l'entreprise dans son ensemble. Qu'il s'agisse du lancement d'un nouveau produit, de la modification de structures organisationnelles ou de la fusion de deux entités, quelque chose de nouveau et d'inédit peut bouleverser les choses de la meilleure des manières possible.

Mais lorsqu'un problème se pose pour ces types de projets dont l'envergure est telle qu'il peut être difficile de savoir par où commencer. Alors que certains projets peuvent avoir des lignes directrices que vous pouvez suivre, la grande majorité de ces nouveaux projets n'auront probablement aucun principe de définition sur la façon de s'attaquer correctement à la tâche.

Bien qu'ils semblent insurmontables, les projets de ce type peuvent en fait être exécutés grâce à un cadre relativement simple qui peut vous aider à transformer votre projet en un objectif parfaitement gérable : un cadre connu sous le nom d'objectifs SMART.

L'importance du cadre des objectifs SMART

Les objectifs SMART sont un outil de gestion relativement populaire qui peut vous aider à distinguer correctement les différents éléments clés d'un projet afin de vous donner une meilleure perspective sur l'ensemble de la tâche à accomplir. Grâce à cet outil en cinq étapes, vous pouvez mieux vous aligner, vous et votre équipe, sur ce que vous attendez de votre projet et sur la manière de le suivre, ainsi qu'identifier les éléments qui maintiennent le mieux votre projet sur la bonne voie.

Pour les besoins de cet article, nous pouvons mieux illustrer les concepts du cadre des objectifs SMART par un scénario d'entreprise réel. Dans ce cas, imaginez que vous travaillez pour une société pharmaceutique spécialisée dans les médicaments de soins primaires. Vous avez récemment rejoint l'entreprise en tant que responsable des ventes et du marketing. Dans le cadre de votre liste de tâches, vous avez été affecté à une équipe chargée de planifier et d'exécuter l'introduction d'un nouveau médicament sur le marché.

Bien que la tâche puisse sembler décourageante, elle est tout à fait gérable tant que vous décrivez correctement les différents facteurs du cadre des objectifs SMART, en partant de S jusqu'à T. En outre, une fois que vous vous serez familiarisé avec les objectifs SMART, vous pourrez commencer à les utiliser pour presque tous les projets ou tâches que vous avez sous la main.

Les objectifs SMART essentiels

Les objectifs SMART sont extrêmement utiles en raison de l'intuitivité de leur cadre une fois que vous commencez à l'utiliser. Essentiellement un acronyme pour toutes les étapes qui peuvent aider à compléter votre projet, les objectifs SMART sont spécifiques, mesurables, réalisables/accessibles, pertinents et limités dans le temps.

Dans le cadre de notre guide sur ce cadre, nous utiliserons le cas d'entreprise présenté dans la section précédente pour mieux donner un exemple réaliste de la façon dont les objectifs SMART peuvent vous aider, vous et votre équipe, à mieux gérer la tâche à accomplir.

1 - Spécifique

La première étape de l'objectif SMART, et sans doute la plus importante, commence par la première lettre du cadre, S, qui signifie Spécifique. Dans cette étape, il est important de bien comprendre ce que l'on vous demande pour mieux comprendre l'ensemble de l'étendue du travail que l'on vous demande.

La spécificité d'un objectif est absolument essentielle pour que votre équipe et vous-même puissiez vous concentrer sur les priorités, mais aussi pour que vous sachiez à quoi affecter vos ressources limitées. La spécificité de l'objectif de votre projet vous permet également de rester responsable de ce que vous êtes censé faire et d'éviter de disperser votre énergie dans des aspects du projet qui pourraient être liés mais non nécessaires à l'objectif principal de la tâche.

Dans le cas du lancement d'un nouveau médicament, il est important de définir exactement ce que l'on vous demande. Si "gérer le lancement d'un nouveau médicament" peut sembler assez spécifique pour les nouveaux managers, il est extrêmement utile de préciser les aspects du lancement que vous allez gérer. Dans le secteur pharmaceutique, le lancement d'un nouveau produit suit normalement de nombreuses étapes différentes, depuis les essais cliniques jusqu'aux soumissions à l'organisme de réglementation local spécifique.

En décrivant correctement ce projet en fonction du cadre des objectifs SMART, vous pouvez avoir une meilleure idée de l'étape à laquelle vous devez participer activement et savoir s'il y a déjà eu des développements antérieurs dans le développement du produit.

En ce qui concerne l'analyse de rentabilité que nous avons établie, pour les étapes suivantes, nous supposerons que l'aspect "spécifique" de notre objectif est que nous devons assurer l'entrée sur le marché en soumettant la documentation appropriée de l'essai clinique du médicament aux organismes de réglementation sanitaire respectifs afin d'obtenir l'indication du médicament pour un usage médical (une étape commune dans l'industrie pharmaceutique dans son ensemble).

2 - Mesurable

L'élément SMART suivant à prendre en compte lors de l'utilisation du cadre est l'aspect "mesurable" de votre tâche. Pour tout projet que vous êtes sur le point d'entreprendre, la compréhension des paramètres appropriés à utiliser pour mesurer les progrès et le succès peut vous aider à trouver des moyens non seulement de voir si les mesures que vous prenez sont efficaces, mais aussi de trouver des domaines où vous et votre équipe pouvez corriger le tir.

Dans notre exemple d'introduction d'un médicament sur le marché, étant donné que nous nous concentrons sur la tâche spécifique d'envoyer la documentation appropriée aux organismes de réglementation, il est important de définir les paramètres et les jalons appropriés qui peuvent mieux indiquer si votre tâche est en bonne voie.

Puisque cette tâche s'inscrit dans le processus d'approbation du développement de médicaments, la meilleure "mesure" serait simplement le temps nécessaire pour obtenir l'approbation. De nombreuses entreprises pharmaceutiques visent une mise sur le marché du médicament en 6 mois, une fois qu'elles ont obtenu ce que l'on appelle un "avis de conformité" ou AC, qui indique que l'utilisation du médicament de votre entreprise est approuvée sur la base de la documentation de votre essai clinique.

Parmi les autres paramètres, citons la rapidité avec laquelle vous pouvez répondre aux commentaires de l'organisme de réglementation concernant votre demande, ainsi que la rapidité avec laquelle vous pouvez soumettre les documents initiaux. Sans mesures appropriées, vous ne serez pas en mesure de contrôler idéalement votre progression et vous risquez de subir des délais et des retards inutiles.

Comme nous l'avons fait dans la section "Spécifique", la partie "Mesurable" de notre cadre en ce qui concerne ce cas sera une mise sur le marché de 6 mois une fois que vous et votre équipe aurez reçu l'avis de conformité, ainsi qu'une semaine maximum pour revenir au conseil réglementaire pour tout commentaire et toute modification nécessaires.

3 - Atteignable

Après vous être assuré que votre tâche est spécifique et mesurable, vous vous demandez peut-être de quoi d'autre vous avez besoin pour garantir que votre projet a un cadre d'objectifs approprié. Il est important de noter que vous devez couvrir les 5 lettres du cadre avant même de commencer la tâche pour éviter toute dépense d'énergie inutile.

Le "A" du cadre SMART est un excellent exemple de l'approche presque non linéaire que vous devriez adopter avec cet outil de planification. Le "A" signifie Atteignable (ou réalisable) et reste l'une des vérifications les plus courantes que vous devrez effectuer pour vous assurer que vous ne perdez pas votre temps ou celui de votre équipe.

Avant d'entreprendre tout projet, vous devez étudier correctement l'environnement actuel pour voir s'il existe des obstacles susceptibles d'entraver votre progression, afin de pouvoir fixer correctement des objectifs que vous pourrez atteindre.

Dans la section "mesurable" mentionnée précédemment, nous avons indiqué que l'un de nos objectifs mesurables est d'introduire le marché dans les 6 mois suivant l'avis de conformité. En tant que gestionnaire et propriétaire de projet d'entreprise, vous devez vous assurer que l'objectif mesurable de 6 mois que vous avez fixé est raisonnable et réalisable compte tenu de vos ressources actuelles.

Si votre objectif est d'introduire le médicament sur le marché dans les 6 mois suivant l'obtention de l'avis de conformité, vous devez vous assurer qu'il n'y a pas d'autres étapes, internes ou externes, qui pourraient potentiellement dépasser votre objectif de 6 mois. Les manœuvres procédurales standard sont attendues, mais si vous avez un examen post-conformité qui dure plus de 5 mois, alors votre objectif de 6 mois commence à sembler un peu "irréalisable".

Pour reprendre notre exemple, s'il n'y a pas de règles strictes qui entravent votre progression vers votre objectif de 6 mois (ou d'autres objectifs mesurables tels que votre processus d'examen d'une semaine), alors vous pouvez affirmer que votre objectif de projet est réalisable/réalisable.

4 - Réaliste

Comme pour l'étape du cadre réalisable, il est important d'examiner les différentes dimensions et les résultats de votre projet pour s'assurer qu'il reste réaliste pour toutes les parties prenantes. C'est là qu'intervient le "R" du cadre SMART. Comme pour toute entreprise importante, il peut sembler évident que les chefs de projet et les responsables de processus doivent toujours s'assurer que la tâche ou l'objectif qu'ils poursuivent est pertinent pour eux, pour l'équipe, pour l'organisation ou pour tous ces éléments.

Pourtant, le plus souvent, les gens ont tendance à accepter un travail qui, en fin de compte, n'a que peu d'importance pour la tâche dans son ensemble. Cela peut être dû en partie aux individus qui cherchent à couvrir le plus de terrain possible, mais compte tenu des délais serrés et des ressources limitées, il est important de s'assurer que les tâches et les objectifs que vous vous fixez sont pertinents pour l'entreprise dans son ensemble.

En partant de notre cas où nous avons fixé des objectifs spécifiques, mesurables et réalisables, il est important de vérifier si tout ce que nous faisons est pertinent pour les objectifs de l'entreprise. Jusqu'à présent, il semble que chaque aspect soit pertinent pour assurer une exécution rapide et efficace d'un nouveau produit sur le marché.

Mais si un objectif supplémentaire a été inclus, tel que la fréquence à laquelle votre essai clinique est référencé par des pairs, vous devrez revoir si cet objectif est finalement aligné sur vos objectifs commerciaux. S'il est bon d'avoir un essai clinique de bonne réputation, le nombre de références à l'ensemble des travaux n'est pas nécessairement en corrélation avec leur exactitude. Les entreprises pharmaceutiques peuvent utiliser leurs propres essais cliniques financés en interne qui ne seront pas largement reconnus mais qui seront tout de même suffisamment pertinents pour les indications du marché des médicaments.

En tant que tel, l'ensemble actuel d'objectifs doit être défini comme quelque chose qui est finalement pertinent pour la "grande image". Cela peut sembler vague au premier abord, mais cela vous permet également d'être flexible quant à la manière dont votre projet spécifique peut contribuer aux objectifs du plan d'affaires dans son ensemble.

5 - Temporel

Enfin, l'un des éléments les plus négligés et souvent non respectés des paramètres de planification est l'aspect lié au temps, notre dernier "T" dans le cadre SMART. Vous pouvez avoir tous les autres aspects de votre projet réglés de S à R, mais sans un calendrier approprié en place, vous risquez de ne pas avoir un calendrier organisé pour gérer toutes les différentes tâches qui sont nécessaires pour le terminer.

Certains projets n'ont besoin que d'une simple planification, comme une date de début et de fin, mais le plus souvent, vous aurez besoin d'un tableau approprié pour déterminer quand certaines choses doivent être gérées et quand les produits livrables doivent être attendus.

Mais comme vous avez défini le reste du cadre précédemment, l'établissement d'un calendrier réaliste et réalisable est probablement tombé en parallèle avec la cartographie des différents aspects de votre projet. L'astuce la plus utile pour tout projet limité dans le temps est de prévoir du temps libre supplémentaire pour les ajustements nécessaires à toute tâche complexe et à multiples facettes.

Pour notre cas d'entreprise, la dernière étape consiste à fixer des dates d'achèvement du projet. Bien que vous puissiez penser que l'introduction sur le marché de 6 mois après notre avis de conformité compte, vous pouvez également fixer l'achèvement complet du projet vers la fin de l'année pour mieux tenir compte de tout changement de calendrier ainsi que de l'analyse post-projet pour voir où vous et votre équipe pourriez vous améliorer.

Conclusion

Le cadre SMART peut être un outil incroyable pour vous aider à planifier votre projet sans vous imposer une planification trop lourde. Assurez-vous d'avoir les bonnes bases grâce à cet outil et vous aurez probablement une meilleure trajectoire pour aller de l'avant.

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