Le Kanban : Une meilleure façon de gérer les projets

Imaginez la situation suivante : Vous dirigez une équipe d'environ quatre personnes sur plusieurs projets. Les choses sont déjà très agitées à mesure que vous avancez vers les phases critiques de certains projets, avec des délais déjà très serrés. Vous savez que votre équipe est surchargée de travail avec tout ce qu'elle doit gérer actuellement, et comme la plupart des projets sont susceptibles de prendre des virages inattendus, une nouvelle tâche pourrait faire basculer votre équipe. Et maintenant avec tous les changements sur le lieu de travail, vous allez devoir adapter tous ces différents défis sur un terrain numérique moins familier.
En tant que bon manager, vous comprenez que les nouveaux défis peuvent être gérés avec une bonne préparation et une capacité d'adaptation adéquate. Vous pouvez gérer ce dernier aspect par vous-même au fur et à mesure que vous avancez dans les différents projets, mais le premier peut certainement être aidé par quelques tactiques et stratégies qui permettent d'aborder au mieux ces tâches qui évoluent rapidement.


L'outil dont nous allons parler aujourd'hui est l'outil Kanban, qui est un moyen relativement simple mais efficace d'organiser les différentes tâches que vous et votre équipe traitez tout en conservant une compréhension intuitive et des informations visuelles.

Le Kanban : Un aperçu rapide

Pour les néophytes en matière d'outils de gestion stratégique, un Kanban est un outil incroyablement populaire qui trouve son origine dans les stratégies de travail "agiles", devenues depuis un pilier de nombreuses entreprises. Tout a commencé dans les années 1940 avec Toyota Manufacturing, et plus précisément l'ingénieur industriel Taiichi Ohno, dans le but de développer un meilleur système de planification et de réduire le gaspillage à presque toutes les étapes des opérations (y compris la gestion des stocks).
L'une des principales façons dont cela a permis à Toyota d'acquérir un avantage était sa capacité à s'orienter vers un système de "juste à temps", un concept de travail agile essentiel. Le principal aspect de la méthode Kanban consistait à automatiser certaines pratiques tout en conservant le contrôle humain, une pratique que David J. Anderson qualifierait d'automatisation.
M. Anderson est un autre personnage clé de l'histoire de la méthode Kanban, car il a utilisé l'outil pour aller au-delà de la fabrication et du traitement des commandes pour l'utiliser dans les technologies de l'information, le développement de logiciels et le travail de connaissances générales. Aux côtés d'autres stratèges commerciaux comme Eli Goldratt, Edward Deming et le légendaire Peter Drucker, Kanban a été adapté avec succès à d'autres processus commerciaux, tout en conservant ses concepts clés sur les systèmes de traction, la théorie des files d'attente et le flux.

Comparaison avec les autres gestionnaires de tâches

La raison pour laquelle les autres outils de gestion des tâches sont inférieurs à un Kanban à certains égards réside dans la capacité d'autonomie et de collaboration de l'outil Kanban. Avec un outil Kanban, il n'y a techniquement pas de propriétaire unique du tableau, mais plutôt une propriété collective des tâches présentes. Cela permet à chacun de participer à l'avancement de ses tâches sur le tableau Kanban.
Et c'est là que le Kanban brille par rapport à une variété de listes de tâches imbriquées actuellement utilisées par différentes entreprises : la collaboration. Si les listes de tâches génériques peuvent être utiles et incroyablement intuitives pour la plupart, Kanban inclut tout le monde dans le processus des tâches plutôt que de cloisonner le travail à des individus/petits groupes. Vous n'aurez pas besoin de traquer les responsables et de les tenir informés des tâches, car chaque membre de l'équipe disposera d'un guide rapide et visuel sur l'état d'avancement des projets, les goulets d'étranglement et la meilleure façon de rendre certains processus plus efficaces.

Avantages importants d'un Kanban

Organisation visuelle

L'un des principaux facteurs qui font de Kanban un outil de gestion des tâches d'un niveau différent est probablement son organisation claire et visuelle de la progression des différents projets.

L'aspect délicat d'un grand nombre d'outils de gestion des tâches en ligne et numériques utilisés par les entreprises est que leurs fonctionnalités et leurs modes d'utilisation peuvent être compliqués pour certains utilisateurs novices.

Un Kanban contourne ce problème en présentant un tableau de bord assez facile à comprendre, avec différentes listes qui indiquent les étapes spécifiques de votre pipeline de projet, ainsi que des cartes de tâches qui indiquent les choses que vous devrez faire pour faire avancer votre projet.

À partir de là, il vous suffit de faire glisser les cartes le long des différentes listes pour bien voir à quelle étape se trouve la tâche en question. Ces listes constituent la structure de base du tableau Kanban, avec des listes aussi simples que "A faire", "En cours" et "Fait". Une fois que vous aurez commencé à utiliser l'outil, vous trouverez probablement d'autres listes qui se rapportent à vos contextes spécifiques, comme des périodes d'attente supplémentaires et des étapes de vérification.

Un Kanban étant essentiellement un outil de gestion visuelle des tâches, vous pouvez également utiliser différentes tactiques pour vous aider à mieux vous organiser encore. Le blocage des couleurs peut vous aider à étiqueter rapidement les cartes de tâches en fonction du groupe de projet spécifique, des personnes responsables des tâches et/ou de l'urgence de la tâche à accomplir. Les utilisateurs entreprenants de Kanban peuvent même introduire des images, des vidéos et des fichiers sur votre tableau Kanban, ce qui peut aider à mieux représenter certains éléments d'information pour le reste de l'équipe.

Suivi et mises à jour faciles

Les tableaux Kanban vont au-delà d'une simple méthode visuelle d'organisation des tâches et vous offrent la flexibilité et l'agilité nécessaires pour franchir les différentes étapes d'un projet avec une meilleure efficacité. Prenons l'exemple d'un projet avec un bon de commande en cours. Dans l'agitation de l'ensemble du projet, certains aspects administratifs tels que les finances peuvent se perdre dans la confusion. La dernière chose que vous souhaitez pour un projet clé est de subir des retards soudains parce qu'un processus simple a été négligé.

L'organisation visuelle de Kanban permet à l'ensemble de l'équipe d'avoir une vue d'ensemble, car si elle est correctement configurée, vous pouvez voir non seulement comment les tâches sont interconnectées, mais aussi leurs durées et délais respectifs. Les plates-formes numériques facilitent le suivi de ces différentes tâches, car vous disposez d'un espace illimité pour étendre les listes en cas de besoin et inclure autant de cartes de tâches que nécessaire.

Chaque fiche de tâche peut également se voir attribuer des détails supplémentaires tels que des points de contact et des notes/commentaires. Cela peut vous aider à mieux comprendre pourquoi certains projets sont laissés sur des listes spécifiques et avec qui vous pourriez travailler pour les faire avancer.

Collaboration et engagement

Dans le cadre d'un Kanban, la collaboration est essentielle pour garantir la mise à jour régulière de l'ensemble du tableau de projet, qui servira de référence à tous les autres. Cela donne à chaque membre de l'équipe la responsabilité et l'autonomie globale pour gérer ses propres tâches. Les chefs d'équipe évitent également de faire de la microgestion, car ils peuvent facilement voir les mises à jour effectuées par leur équipe et surveiller correctement les goulets d'étranglement, tout en sachant comment y remédier.

Tout cela contribue à l'engagement de l'ensemble de l'équipe envers le projet global. L'aspect délicat de l'élaboration d'une initiative de grande envergure est que les membres de l'équipe et les travailleurs peuvent souvent perdre de vue le tableau d'ensemble tout en gérant la minutie des tâches quotidiennes qui font avancer le projet. Au lieu de s'enliser dans l'idée de devoir envoyer plusieurs messages par jour, vous pouvez changer de perspective et vous concentrer sur la façon dont ces tâches apparemment mineures contribuent au projet dans son ensemble.

Parfois, il suffit d'un petit changement de perspective pour que vous puissiez constater une meilleure participation et une meilleure productivité de votre équipe. Outre une meilleure appropriation, un travail plus significatif peut conduire à différents avantages auxiliaires tels que la satisfaction au travail et la rétention des employés.

Une meilleure gestion de la charge de travail

Si un Kanban n'était qu'un simple organisateur visuel de cartes de tâches, il n'aurait probablement pas le même impact qu'il a actuellement sur la gestion des entreprises dans son ensemble. Ce qui le distingue, ce sont ses principes fondateurs d'efficacité et de réduction des déchets, qui sont pratiquement intégrés dans la manière dont le Kanban est mis en place et utilisé tout au long du projet.

La première chose que vous remarquerez avec les tableaux Kanban, c'est que vous serez probablement très rapide à remarquer où et quand les goulots d'étranglement commencent à se produire. Vous commencerez à le constater lorsqu'une liste particulière sera surchargée, avec environ 6 cartes de tâches ou plus qui lui seront attribuées. Vous devrez consacrer des ressources et des effectifs à l'élimination de ce goulot d'étranglement avant d'entreprendre d'autres tâches.

La prochaine chose qui peut être utile est l'attribution de limites du "travail en cours", qui est un moyen rapide de voir si oui ou non vous êtes surchargé dans une liste particulière. Cela limite essentiellement le nombre de cartes que vous pouvez ajouter à une colonne et vous aidera à ne pas surcharger des gestionnaires spécifiques de listes avec trop de tâches à un moment donné.

Renforcement de la culture

Cet avantage est peut-être plus parallèle à vos efforts globaux du Kanban, mais l'utilisation d'un outil efficace comme celui-ci vous donne plus d'occasions de renforcer une culture de travail spécifique dans votre entreprise. Tout le monde souhaite un lieu de travail productif et innovant, mais la manière d'y parvenir peut varier considérablement selon les secteurs, les entreprises et même les équipes.

Le tableau Kanban peut mieux vous aider à renforcer des comportements spécifiques, tels que l'appropriation individuelle du travail et la résolution créative des problèmes lorsque des tâches spécifiques sont bloquées ou se heurtent à un goulot d'étranglement.

Vous pouvez même commencer à introduire des incitations à des étapes Kanban spécifiques, telles que l'élimination de tâches pour la semaine ou la réduction de la surcharge de travail sur une liste spécifique. Grâce à ces tableaux, vous aurez beaucoup plus de choses à présenter à votre équipe, ce qui signifie beaucoup plus d'occasions de leur montrer ce qu'implique le fait de travailler avec vous et avec la grande entreprise.

Points à garder à l'esprit lors de l'utilisation de Kanban

En fin de compte, l'outil Kanban reste un outil qui peut s'avérer incroyablement utile lorsqu'il est bien géré, mais qui n'est qu'un autre élément de gestion encombrant s'il n'est pas utilisé correctement. S'il n'existe pas de règles strictes et précises sur la façon dont un tableau Kanban doit fonctionner dans votre contexte, il existe des moyens d'améliorer votre utilisation du tableau et de faire en sorte que les choses restent pertinentes pour votre situation.

Gardez les choses planifiées régulièrement

Un tableau Kanban vit et meurt de la façon dont votre équipe interagit avec lui. À l'exception des processus automatisés qui déplacent une carte de tâche vers une autre liste, les tableaux Kanban ont besoin de mises à jour régulières pour rester dans leur état le plus pertinent. Cela signifie qu'il faut déterminer avec votre équipe une cadence appropriée pour savoir quand et comment vous allez procéder à la mise à jour du Kanban.

Certaines équipes matricielles plus expérimentées peuvent se contenter de mettre à jour la liste au niveau individuel, mais presque toutes les équipes auront besoin d'une mise à jour programmée afin que chacun puisse être aligné sur l'état actuel du projet. La période et la fréquence exactes de ces réunions varient en fonction de votre situation professionnelle, mais maintenez un calendrier cohérent et régulier afin de profiter de tous les avantages des tableaux Kanban.

Gardez les tâches SMART

Les tableaux Kanban peuvent contribuer à l'organisation générale et à l'aspect visuel de la gestion des tâches, mais il incombe toujours à l'équipe et, en fin de compte, au chef de service, de veiller à ce que les tâches indiquées sur le tableau Kanban soient réalisées efficacement dans un souci de productivité. Cela signifie que les tâches, même sur un tableau Kanban, peuvent bénéficier du respect du cadre SMART.

Kanban étant un outil d'organisation globale qui vous aide à mieux gérer les tâches autour de mises à jour de statut spécifiques, il est important que vos tâches soient spécifiques, mesurables, réalisables, pertinentes et limitées dans le temps. La mise en place d'un tableau Kanban est une chose, mais l'essentiel est de veiller à ce que les cartes de tâches qu'il contient soient complètes et gérables. Chaque tâche étant susceptible d'influer sur l'avancement d'une autre tâche, vous voudrez mieux illustrer la manière dont chaque carte profite au projet dans son ensemble, ainsi que les dimensions importantes concernant les délais et les mesures spécifiques à prendre pour les respecter.

Tout ceci étant dit, un Kanban reste un outil incroyablement simple à utiliser et suffisamment souple pour répondre aux besoins spécifiques de votre contexte individuel (et de celui de votre équipe). Expérimentez le Kanban pour l'un de vos projets et voyez comment il affecte votre style de travail dans son ensemble.

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