Comment élaborer une roadmap projet réussie

Qu'est-ce qu'une roadmap en gestion de projet ?

Différents secteurs d’activité conçoivent différents types de projets. Certains projets sont réduits et faciles à gérer, tandis que d'autres sont complexes et couvrent un périmètre plus large.

Les projets complexes nécessitent plus qu'une bonne communication verbale pour être bien exécutés.

Dans la plupart des cas, ces projets sont divisés entre plusieurs équipes et départements, où chaque équipe a un rôle à jouer pour assurer leur aboutissement. Pour mieux gérer les choses et assurer une coordination et un déroulement harmonieux des tâches dans les délais impartis, une planification adéquate est alors essentielle. Et c'est là qu'intervient la roadmap projet.

En gestion de projet, une roadmap offre une vue d'ensemble des objectifs et des résultats attendus du projet, présentée sur un planning.

Il s'agit d'une ressource efficace et facile à suivre, qui permet aux membres de l'équipe et aux principales parties prenantes de visualiser le projet et de prendre des décisions cruciales le concernant, sans avoir à passer en revue les détails. Une roadmap projet comprend généralement des éléments clés tels que :

• Les objectifs fixés
• Les ressources du projet
• Les dépendances entre les tâches
• Les éléments livrables du projet
• Les délais et les échéances du projet
• Les risques éventuels, etc.

Une roadmap fournit une vision et une présentation claire du déroulement de votre projet. Cette représentation visuelle permet un échange rapide et aisé des informations entre les membres de l'équipe. Plus important encore, elle facilite le travail d'équipe.

Une roadmap vous aide également à prioriser vos tâches (urgentes, importantes, moins importantes, etc.). D'un simple clic, vous pouvez facilement faire passer une tâche de "à faire" à "en cours" ou "terminée", ce qui permet à votre équipe de gérer leurs tâches de manière fluide.

En un mot, une roadmap permet aux chefs de projet d'avoir un aperçu des éléments-clés d'un projet, notamment l'étape de conception, les étapes restantes et une description de la manière, du moment et des personnes qui réaliseront ces étapes.

Qu'est-ce qu'une roadmap efficace en gestion de projet ?

De nombreux chefs de projet supposent, à tort, qu’une to-do list de tâches ou d'étapes pour mener à bien un projet constitue une roadmap en soi. Mais ce n'est pas le cas.

Une roadmap efficace en gestion de projet doit présenter les caractéristiques suivantes :

1. Donner un aperçu visuel

Pour qu'une roadmap projet soit efficace, elle doit comporter un certain nombre d'éléments. Le premier est qu'elle doit représenter une “vue d’ensemble” compréhensible en un coup d'œil.

Comme nous l'avons mentionné, une roadmap est un document visuel qui décrit clairement votre concept, vos objectifs et vos résultats attendus. Ce support doit aider le chef de projet à visualiser l'avancement des sujets, tout en permettant à l'ensemble de l'équipe de collaborer efficacement.

Une roadmap efficace doit donc être un document avant tout visuel. En d'autres termes, elle doit être claire, impactante et avoir une bonne mise en forme graphique. Par exemple, utilisez des codes couleur et des légendes pour parler de votre projet, et établir une relation entre les différents éléments de votre plan. Cela dit, tout plan noté sur papier ou griffonné sur un tableau de brainstorming ne fait pas une roadmap efficace. Il doit être le résultat d'un processus de réflexion en équipe.

2. Être flexible

Une roadmap efficace communique la vision du projet et les étapes nécessaires pour y parvenir, mais elle n'a pas besoin d'être figée.

Une bonne roadmap est flexible, dans le temps comme dans l'espace.

Les jalons du projet et les dates d'achèvement des tâches peuvent changer en raison de nombreux facteurs, certains initiés par le client et d'autres échappant au contrôle de l’équipe. Une roadmap flexible vous permet de modifier les horizons temporels prévus, sans avoir à la refaire de zéro.

3. Être facile à partager

Pour qu'une roadmap projet soit efficace, elle doit être facilement partageable par les parties prenantes impliquées.

Aussi élaborée soit-elle, votre roadmap n'a aucune valeur si elle ne tient pas compte de l'avis des principaux acteurs et des membres de l'équipe impliqués.

Un excellent moyen de créer une roadmap partagée est d'impliquer les membres de l'équipe et les principales parties prenantes au moment même d’établir la roadmap projet, de préférence sous la forme d'un workshop collaboratif. Votre équipe sera plus performante si elle comprend les détails du projet, ce qui peut être réalisé par une participation active au moyen du partage des idées et des opinions.

4. Être claire et concise

La complexité engendre la confusion.

Pour qu'une roadmap projet soit efficace, elle doit être claire et concise, et décrire clairement les dépendances entre les éléments, si elles existent. Les projets comportant de nombreux éléments flexibles, il est essentiel de définir ces dépendances dès le début du processus d'élaboration de la roadmap.

Qui a inventé le concept de roadmap ?

Le concept de roadmap a été initialement pensé et développé par Motorola dans les années 1970, pour favoriser un meilleur alignement entre la technologie et le développement de produits.

Bob Galvin, PDG de Motorola à l'époque, décrivait une roadmap comme "un regard étendu sur le champ d'investigation choisi, structuré par les connaissances et l'imagination collectives des plus brillants moteurs du changement dans un domaine précis".

Si Galvin a développé avant tout des roadmaps technologiques, de nombreuses autres approches ont également été proposées, notamment les roadmaps projet qui fournissent une vision hautement stratégique du sujet concerné.

Quelle est l'histoire de la roadmap projet ?

La roadmap produit que nous connaissons est le résultat de décennies d'évolution. Elle existe depuis le début des années 1980, lorsque l'informatique à des fins personnelles n’en était qu’à ses débuts.

Si la révolution industrielle a rendu possible la fabrication de biens à grande échelle, la capacité à gérer des projets de chaîne d'approvisionnement complexes faisait défaut, jusqu'à l'apparition des ordinateurs personnels. La puissance informatique a permis aux dirigeants de suivre et de gérer des chaînes technologiques complexes, d'une manière qui était auparavant impossible.

La puissance informatique a d'abord été utilisée dans le domaine de la cartographie technologique. Il s'agissait de mettre en œuvre des objectifs stratégiques dans le domaine de la technologie, notamment à l'aide des nouveaux outils apportés par les ordinateurs.

Le roadmapping technologique comportait trois phases, listées ci-dessous :

La phase préliminaire

La phase préliminaire consiste à identifier les domaines à enjeux par les cadres ou les décideurs. Les dirigeants s'efforcent ensuite d'identifier les solutions technologiques les plus à même de résoudre le problème identifié.

La phase de développement

Les décideurs proposent ensuite une roadmap pour remédier au problème. Durant cette phase, les ingénieurs confrontés à cet enjeu identifient les solutions technologiques qui permettraient de résoudre le problème en question.

Ils analysent ensuite les alternatives, passent en revue les échéances, et finissent par choisir la solution idéale à mettre en œuvre.

La phase de suivi

Dans cette phase, la roadmap proposée est évaluée de manière critique et finalement validée par les décideurs.

Si elle est approuvée, la mise en œuvre commence par des mises à jour en continu, pour s’adapter aux évolutions technologiques et aux évolutions des besoins des parties prenantes.

Le T-Plan, conçu par l'université de Cambridge dans les années 1950 pour faciliter les processus de développement, est à l'origine de l'évolution du roadmapping vers ce qu'il est aujourd'hui. Le T-Plan offrait des conseils étape par étape sur l'application du roadmapping technologique et de produit, en utilisant un minimum de ressources.

En 2001, les méthodes de développement agiles ont été inventées, ce qui a permis d'affiner le roadmapping en donnant la priorité au succès du produit auprès du client, plutôt qu’en se concentrant uniquement sur les délais. Cela a donné aux développeurs plus de flexibilité et d'autonomie, ce qui a constitué la base de la roadmap projet que nous connaissons aujourd'hui.

Depuis lors, de nombreuses formes différentes de roadmaps ont été développées, notamment les roadmaps de projet, les roadmaps de plateforme, les roadmaps de projection et les roadmaps de stratégie et de marché.

Comment élaborer une roadmap projet efficace ?

L'élaboration d'une roadmap projet efficace peut être facilement réalisée en suivant ces quelques étapes :

1. Choisissez un logiciel de gestion de projet qui a fait ses preuves

En gestion de projet, votre travail est aussi bon que les outils que vous utilisez pour créer votre roadmap. Au lieu de la créer manuellement, trouvez un outil de gestion de projet qui peut vous aider à créer et à représenter une roadmap visuellement claire et impactante.

2. Définissez les objectifs du projet

Les objectifs ne peuvent faire l'objet d'un suivi que s'ils ont été clairement définis.

Il faut donc répondre à la question "Que cherchons-nous à atteindre ?" en termes mesurables, afin que le chef de projet puisse déterminer si les objectifs sont atteints ou non. La portée du projet, les messages et les échéances doivent être définis avant de commencer le suivi.

3. Identifiez les métriques pertinentes

Quelles métriques ou KPIs suivez-vous pour les objectifs fixés ? Précisez les chiffres et les métriques qui seront utilisés pour évaluer le degré de réalisation de chacun de vos objectifs.

4. Définissez les résultats attendus du projet

Vos résultats attendus doivent être clairs, identifiables et mesurables. Ils doivent être basés sur la vision de votre marque, refléter votre stratégie et mettre en œuvre votre plan.

Assurez-vous que vos objectifs sont clairs et détaillés. Créez une mise en page, décrivez les spécificités de votre projet, notamment les fonctions et les principales parties prenantes, puis fournissez des exemples et des références. Vous aurez besoin de ces informations lorsque vous diviserez votre projet en étapes pour le roadmapping.

5. Estimez les délais et les coûts du projet

Lorsque vous créez une roadmap pour un projet, veillez à en évaluer la portée.

Vous devez avoir une idée claire des éléments suivants :

• Le nombre de personnes dont vous aurez besoin
• Le nombre de tâches à accomplir
• Le temps qu'il faudra aux personnes pour accomplir chaque tâche
• Le coût de ces tâches pour votre entreprise

Cela devrait vous donner une idée du coût du projet et des délais estimés. Si votre budget est serré, commencez par réfléchir aux coûts, et fondez votre estimation sur les priorités du projet, en mettant en évidence les rôles et les fonctions essentiels.

6. Divisez le travail en phases de projet

Ensuite, vous devrez diviser votre projet en parties et en tâches gérables.

À ce stade, vous devez avoir une idée précise des compétences, des connaissances et des capacités de chacun de vos coéquipiers. Une fois que vous avez défini les tâches, attribuez-les à vos équipes.

7. Fixez les jalons du projet

En gestion de projet, les jalons sont des marqueurs qui soulignent l'achèvement réussi d'une tâche ou d'un groupe de tâches. Les jalons peuvent vous aider à évaluer la performance des tâches.

Grâce aux jalons, vous pouvez déterminer ce qui a fonctionné, ce qui a été moins bien fait, et ce qui peut être amélioré. En d'autres termes, les jalons sont comme des réunions de rétrospective, où une équipe discute des progrès, des réalisations et des défis à venir.

Plus important encore, les jalons marquent l'achèvement d'une phase (ou d'une tâche), et rendent l'exécution de la phase suivante plus efficace.

8. Passez en revue votre roadmap

Comme nous l'avons mentionné, une roadmap n'est pas gravée dans le marbre.

Il n'est pas rare que des circonstances imprévues aient un impact sur votre roadmap, de telle sorte qu'il faille la modifier. L'étape de révision examine les évolutions proposées, ainsi que les risques et les enjeux éventuels liés à ces évolutions.

La révision de votre roadmap vous permet de rester flexible, tout en garantissant que les buts et objectifs du projet restent intacts. La mise en place d'un plan de gestion des risques peut contribuer à réduire l'impact négatif de toute évolution de la roadmap projet.

En conclusion

La création d'une roadmap projet est essentielle à une gestion de projet réussie. Une roadmap fournit une vue d'ensemble et une présentation visuelle du déroulement de votre projet. Vous pouvez l'utiliser pour avoir une meilleure visibilité sur l'avancement du projet, favoriser la collaboration au sein de l'équipe, communiquer des idées, et bien plus encore.

Pour que votre roadmap soit bien pensée, elle doit être très visuelle, flexible, adaptable et partageable facilement. L'utilisation d'un modèle de roadmap prêt à l'emploi ou d'un logiciel de gestion de projet est un excellent moyen d'y parvenir.