Colaboración y design thinking: cómo combinarlos eficazmente

¿Qué entendemos por proceso design thinking ?

Design thinking se ha asociado tradicionalmente al diseño de productos y servicios y consta de 5 pasos o fases principales.

En la primera fase, se anima a los equipos a ponerse en la piel del usuario y empatizar con sus necesidades. Esto debería ayudarles a comprender mejor lo que puede necesitar el usuario final y los problemas y aspiraciones que pueda tener.

Cuando los equipos hayan completado su investigación, pueden trabajar juntos para definir el problema que tienen los usuarios. Una vez definido el problema, pueden iniciar la fase de fase de ideación.

Brainstorming en reuniones y trabajo en equipo

La fase de ideación suele consistir en sesiones debrainstorming en torno al problema cuidadosamente definido. El planteamiento del problema debe ser lo suficientemente amplio como para permitir la generación de ideas creativas, pero no tanto como para que carezcan de sentido en el ámbito del proyecto. Cuanta más diversidad haya en un equipo y más libres se sientan las personas a la hora de ofrecer ideas, más creativa será probablemente la sesión de brainstorming .

Estas ideas pueden ser evaluadas, y las más viables, factibles y deseables pueden ser desarrolladas por equipos de diseño. Trabajando juntos, los equipos crearán prototipos para ver cómo funcionan estas ideas en la práctica. Pueden probarse rápidamente y mejorarse en iteraciones posteriores hasta que sientan que tienen algo listo para compartirlo con los usuarios de prueba.

La fase final del proceso design thinking consiste en probar el prototipo con los usuarios y perfeccionarlo a partir de sus comentarios. Sólo entonces se considerará que un producto o servicio está listo para entrar en producción/servicio.

¿Qué relación hay entre colaboración y design thinking?

El proceso design thinking fomenta la colaboración y el trabajo en equipo a lo largo de sus cinco fases. Puede implicar a equipos de toda la organización con diferentes áreas de especialización, así como los usuarios finales a los que va dirigido. Los equipos con puntos de vista e ideas diferentes pueden generar una amplia gama de ideas y perspectivas, lo que conduce a soluciones más innovadoras y eficaces.

El trabajo en equipo es esencial en el proceso de design thinking : sin él, puede faltar visión de los diferentes escollos, posibilidades y oportunidades. Como design thinking fomenta la creatividad y la exploración, los equipos pueden explorar diferentes ideas y asumir riesgos que de otro modo no considerarían. Este enfoque creativo puede dar lugar a soluciones más innovadoras.

¿Puede design thinking transformar los retos que requieren trabajo en equipo?

El proceso design thinking funciona sobre una base colaborativa, por lo que puede utilizarse con ejercicios de trabajo en equipo y en reuniones. Aunque se utiliza mucho para ayudar a desarrollar nuevos productos y servicios innovadores, esta no tiene por qué ser la única razón para adoptar sus principios o utilizar sus procesos.

1. Aumentar la eficacia de las reuniones

¿Ha estado alguna vez en una reunión en la que nadie está seguro de cuál es el reto que se está debatiendo? Puede que algunos miembros del equipo hayan empezado a hablar de un problema concreto, pero usted pensaba que la cuestión estaba en otra parte. Hablar de cosas distintas y no entender del todo cuál es el problema o el reto que hay que abordar puede ser un problema básico para algunos equipos.

2. Definir el problema en una reunión

Si hay que definir bien un problema antes de intentar encontrar una solución razonable, el proceso design thinking puede aplicarse independientemente de que el objetivo final sea o no crear un nuevo producto o servicio. Tal vez haya un problema interno con algo, pero tu equipo no se pone de acuerdo sobre cuál es: intenta volver a la mesa de dibujo para definir el problema.

Definir el problema puede ser relativamente sencillo en este ejemplo. Tal vez baste con un debate y la ayuda de una pizarra en línea, una plataforma de colaboración u otra herramienta de colaboración para llegar al quid de la cuestión. Esto podría ser suficiente para garantizar que todos están en la misma página y son capaces de ponerse de acuerdo sobre el reto al que se enfrentan. Tener un entendimiento y una visión compartidos de lo que todos intentan conseguir puede hacer que el equipo sea mucho más productivo.

3. Dar un paso atrás

Otra posibilidad es que el equipo tenga que dar un paso atrás y analizar los puntos débiles y las necesidades antes de definir el problema: dependerá de las circunstancias. Aquí es donde las herramientas colaborativas para crear personas pueden ser útiles, por ejemplo.

Si tienes un equipo con un reto claramente definido, hay muchas formas de aplicar design thinking en este punto si el problema es abierto y complejo.

4. Sesiones eficientes en brainstorming para encontrar respuestas innovadoras

Las reuniones en las que se trata de resolver uno de estos tipos de problemas se beneficiarían de una sesión de brainstorming , en la que se anima a todo el mundo a exponer sus ideas sin pensarlas demasiado. Si piensas demasiado tiempo en las soluciones que se te ocurren, pueden parecer ridículas. Por eso, es posible que no las propongas.

Crear un entorno de equipo en el que ninguna idea sea demasiado descabellada puede conducir a una mayor creatividad e innovación. A través de design thinking, los equipos pueden generar un amplio abanico de ideas y perspectivas, explorar distintas posibilidades y cuestionar supuestos: esto no ocurre necesariamente en muchas reuniones, aunque la idea sea trabajar en equipo.

5. Prototipos y pruebas como proceso de colaboración

En la mayoría de las organizaciones se introducen continuamente nuevos productos, servicios y formas de trabajar. La gente suele resistirse a los cambios, sobre todo si son importantes o les obligan a hacer algo diferente. A menudo, el cambio no es tanto el problema como la forma en que se ha comunicado. En otras ocasiones, quizá el cambio sea innecesario o gravoso.

La creación de prototipos y la realización de pruebas en colaboración -entre departamentos, si es necesario, y con la participación del usuario final desde el principio del proceso- pueden ayudar a evitar algunos de estos problemas.

Trabajo en equipo y colaboración, retos y soluciones

Los distintos equipos que trabajan juntos no siempre son capaces de comunicarse eficazmente. Tal vez procedan de disciplinas no relacionadas y simplemente vean el mundo de forma diferente, o tal vez sientan que compiten entre sí. El trabajo en equipo es un proceso de colaboración y, como cualquier otro proceso de colaboración, a veces puede no ser tan fácil.

El enfoque design thinking valora las aportaciones del mayor número posible de fuentes, independientemente de la antigüedad o la sabiduría percibida. Garantizar que todos los miembros del equipo tengan la misma voz y sean tomados en serio no sólo permite generar ideas más innovadoras y creativas, sino que además refuerza el sentido de equipo. Todos se sienten implicados, valorados y escuchados. Puede ayudar a crear un vínculo de equipo.

Para que design thinking sea eficaz, es importante tener la mentalidad y la cultura de equipo adecuadas. Lo mismo ocurre con los procesos de colaboración. Una cosa influye en la otra. Los equipos jerárquicos, rígidos y reacios al riesgo pueden tener dificultades para aplicar design thinking con eficacia. La buena noticia es que, a lo largo de su colaboración, pueden utilizar las herramientas de design thinking para construir el sentido de equipo y fomentar el trabajo en equipo en un ámbito más amplio.

¿Puede mejorarse cualquier tipo de colaboración a través de design thinking?

El proceso design thinking puede ser extremadamente eficaz como metodología para muchos proyectos y a lo largo de varias etapas de determinados proyectos o iniciativas. Sin embargo, puede no ser adecuado para todas las etapas o equipos de trabajo, dependiendo del contexto, el equipo y el problema que se aborde. Esto no significa que muchos aspectos de design thinking no sean útiles en algunos momentos de la mayoría de los procesos de colaboración.

Las etapas utilizadas durante el proceso design thinking - empatía, definición del problema, ideación, creación de prototipos y pruebas, pueden aplicarse a cualquier proceso de colaboración. Gracias a design thinking, los equipos pueden desarrollar una visión compartida de lo que desean conseguir, generar una amplia gama de ideas y perspectivas, crear prototipos y probar soluciones.

En las fases de design thinking hay muchas herramientas de colaboración que facilitan el proceso y que pueden ser muy útiles para los equipos, independientemente del proyecto global.

Design thinking y herramientas de colaboración para mejorar el trabajo en equipo

El uso de personajes de clientes o empleados puede ayudarle a entenderlos mejor y, por tanto, a comprender mejor cómo utilizarán su producto y servicio. De este modo, será más fácil aportar ideas pertinentes y viables sobre la dirección que deberá tomar el producto final: 

• Las plantillas de clientes pueden ayudar a los equipos a profundizar en los detalles y averiguar a quién están vendiendo.
• Brainstorming crea un sentimiento de equipo y puede dar lugar a ideas interesantes y a la innovación: también hay varias plantillas e ideas en línea que usted y sus equipos pueden utilizar.
• Los mapas mentales son una herramienta visual que ayuda a conectar y organizar ideas y conceptos.
• Mapas de empatía buscan comprender las emociones, comportamientos y motivaciones del usuario.
• Guiones gráficos pueden utilizarse para contar una historia o ilustrar un concepto y pueden ser útiles para dar vida a las ideas.

Utilice design thinking para maximizar la colaboración

Para maximizar la colaboración es útil comprender las necesidades, los retos y las perspectivas de todos los implicados en el proyecto. Puede que los miembros del equipo no sean el usuario final, pero son igual de importantes si queremos que el proceso funcione bien y genere ideas útiles e innovadoras. La empatía está en la base de design thinking. Fomentar la comprensión y la empatía ayudará a los miembros del equipo a entenderse mejor entre sí, así como a los clientes o usuarios para los que están creando productos y servicios.

Trabajar juntos para definir un problema puede ser útil en las reuniones y en workshops. Al fin y al cabo, hasta que no se sabe cuál es realmente el problema, ¿cómo se puede encontrar la mejor respuesta? Esto es fundamental para la colaboración y ayuda a garantizar que todo el mundo trabaja por el mismo objetivo.

Si estás haciendo algo que implica brainstorming ideas y luego crear prototipos para explorar las mejores ideas para la solución, puedes maximizar la utilidad de estas actividades. Si utilizas herramientas de colaboración que fomenten todos los mejores aspectos de design thinking y las cualidades del equipo, podrás trabajar para conseguir soluciones innovadoras que tengan como centro las necesidades del usuario final.

Las pruebas y la iteración requieren un alto grado de colaboración. Los miembros del equipo tendrán que interactuar y dar y recibir comentarios sin preocuparse de que se conviertan en un problema. Esta es una gran manera de crear buenas prácticas entre los miembros del equipo. La confianza y la transparencia entre los equipos son fundamentales.

La comunicación es una parte fundamental del proceso design thinking . Muchas de las herramientas utilizadas habitualmente ayudan y fomentan las buenas habilidades de comunicación. Los comentarios y las oportunidades de mejora continua también pueden contribuir a crear un sentimiento de equipo, reforzando el proceso.

Para maximizar la colaboración, es vital establecer una cultura de apertura y confianza. Hay que valorar las ideas de todos para que nadie sienta que no puede compartir cómodamente sus propios pensamientos y opiniones.

Con herramientas en línea a disposición de un equipo, una colaboración a distancia eficaz también es posible, y ayudará a garantizar que los miembros del equipo no se sientan marginados. Con tanta gente trabajando a distancia o de forma híbrida en la actualidad, es importante garantizar que todos puedan participar plenamente en las reuniones de equipo y en workshops.

Design thinking es un potente enfoque que puede utilizarse para maximizar la colaboración en los equipos. Con la cultura adecuada de apertura y confianza, y las mejores herramientas y tecnología para apoyar el trabajo en equipo y la colaboración (como una plataforma de colaboración), los equipos pueden trabajar juntos con mayor eficacia y producir mejores resultados.

En Klaxoon tenemos muchos recursos en línea que usted y sus equipos pueden utilizar para mejorar la eficacia de su trabajo en equipo, utilizando las técnicas de design thinking . Descubra cómo podemos ayudarle visitando nuestra página de recursos.