Incorporación a distancia: cómo hacerla eficiente, en cualquier momento y lugar

La importancia de una incorporación exitosa

Puede ser fácil descartar el onboarding como un simple paso de poca importancia en el camino hacia un nuevo puesto. Pero el onboarding, cuando se hace bien, puede integrar mejor a los nuevos miembros del equipo hacia sus responsabilidades específicas, herramientas e incluso sus propios objetivos personales dentro de la empresa. También hay otra razón por la que el onboarding existe de forma consistente en algunas de las mejores empresas de diferentes sectores: proporciona una buena introducción a cómo será la cultura.

Con un porcentaje mayor de trabajadores que ahora consideran mucho más prioritario estar en una empresa que se alinee con sus valores, introducir la cultura de la empresa desde el principio puede ayudarte a seguir siendo competitivo en el mercado al conseguir algunos de los mejores talentos. Pero la cultura puede ser difícil de establecer, y mucho más de cultivar de forma constante. El papel del onboarding, por tanto, es representar la cultura, los valores, la misión y la visión de la empresa de una manera que sea digerible e interpretable por los nuevos contratados y los que se encuentran en transición.

La clave para el onboarding es establecer la idea de que este tipo de "formación para nuevos empleados" es un proceso continuo y no una cosa singular que tienes que hacer al principio de tu carrera. De hecho, aunque hayas desarrollado una buena comprensión de la empresa a través de la perspectiva de un nuevo empleado en un papel específico, el hecho de ser promovido o de cambiar de departamento puede cambiar esa perspectiva de una manera significativa. Esto también se aplica a situaciones como cambios organizativos de mayor envergadura, actualizaciones de políticas e imperativos de liderazgo. Por ello, los buenos programas de incorporación se establecen de forma que incluso los empleados actuales sean "reincorporados" con los elementos más pertinentes de la empresa para sus necesidades profesionales.

Diferentes estilos de incorporación

La incorporación, aunque es un proceso estándar para muchos, adopta muchas formas diferentes en los distintos sectores, empresas e incluso departamentos y equipos individuales. Naturalmente, la sesión de incorporación debe cubrir temas esenciales como las funciones y responsabilidades, la estructura organizativa, las normas de cumplimiento clave y la cultura más amplia que la empresa desea integrar en el estilo de trabajo del nuevo empleado.

Para ello, las empresas deben encontrar la mejor manera de compartir la información en sus contextos específicos y, lo que es casi igual de importante, responder a las preguntas que puedan tener los nuevos contratados como parte de su proceso de incorporación. Dado que este tipo de sesiones introductorias generales son un desarrollo bastante reciente en el entorno laboral, los directivos han encontrado, no obstante, tres prácticas generales útiles que pueden servir de guía para que tú también dirijas tu sesión de incorporación.

Live Sesiones

Una de las formas más básicas pero ciertamente eficaces de llevar a cabo una sesión de incorporación es mediante sesiones directas en directo. Estos periodos de formación de tipo seminario pueden conectar mejor a tus nuevos contratados con toda la información importante que forma parte de la lista de control de incorporación de la empresa. Para ello, es muy importante que la empresa en cuestión tenga un formato estandarizado para hacerlo, ya que estas sesiones a menudo se repetirán varias veces a lo largo de los diferentes ciclos de contratación por los que pasará la empresa.

Las empresas más pequeñas, que no disponen de un gran número de recursos, pueden encontrar esto como un reto particular, pero en la práctica, esto sólo requiere tener un conjunto de presentaciones que puedas actualizar siempre que sea necesario para adaptarse mejor a cualquier cambio en la organización.

A pesar de lo extendida que pueda estar esta práctica en el entorno laboral general, tiene sus inconvenientes. En primer lugar, es probable que necesites reunir a un grupo más numeroso de personas para que sea un proceso eficiente, lo que significa sincronizar tus ciclos de contratación para que coincidan mejor con el momento de la incorporación. También es probable que necesites un espacio físico o digital que pueda gestionar la capacidad de un grupo de nuevas contrataciones durante varias horas. Lo que significaría necesitar una sala de conferencias preparada a tu disposición, o preparar una sala de reuniones virtual en estilo remoto o híbrido. Además, el diálogo unidireccional que suele aparecer cuando un facilitador está debatiendo durante un largo periodo de tiempo puede dificultar el compromiso y afectar a la forma en que alguien absorbe la información que se presenta.

Materiales asíncronos

Con los problemas anteriores que suelen ocurrir en las sesiones en directo, puede ser difícil incorporar adecuadamente a todo el mundo al mismo ritmo sin perder algunos mensajes integrales en el ruido. Una de las formas más sencillas que han encontrado las empresas para solucionar este problema es desarrollar materiales asíncronos útiles que cubren su incorporación para que los nuevos contratados la revisen a su antojo.

Puede parecer un esfuerzo totalmente distinto al que están acostumbrados los formadores, pero los materiales asíncronos pueden expresarse de forma sencilla pero eficaz. Por ejemplo, disponer de materiales impresos que describan los aspectos fundamentales de la empresa puede ser útil para mantener a la gente comprometida incluso después del aspecto en vivo del proceso de incorporación.

Algunas empresas van más allá e integran este pensamiento en su mercancía. Si tu empresa está impulsando un mensaje concreto como parte de su dirección organizativa general, también puede reforzarlo a través de diferentes artículos de oficina que expresen lo mismo. Empresas como LinkedIn, Google y Microsoft son lo suficientemente grandes como para haber desarrollado su propia línea de productos internos que ayudan a defender los valores clave en los que cree la empresa. Incluso las empresas más pequeñas pueden hacer esto a través de simples artículos de oficina de marca, sólo tienes que asegurarte de que todo lo que utilices para representar a tu empresa sea apropiado y esté en consonancia con la visión general de tu empresa.

Compromiso híbrido

Con dos formas diferentes de llevar a cabo el onboarding, es natural que intentes ver si puedes combinar los puntos fuertes de cada una para mitigar sus respectivos defectos. Los materiales impresos pueden ayudar a reforzar las enseñanzas que se dieron previamente a través de un seminario en vivo o enviarse como lectura previa para informar mejor a los nuevos contratados de lo que pueden esperar.

La clave es garantizar el compromiso y la participación de tus nuevos empleados, ya que esto puede ayudarles a "aceptar" mejor la cultura y los objetivos generales de la empresa. Así que mezcla las cosas incluyendo actividades y workshops que puedan ayudar a conseguir una mayor implicación de tus participantes. A menudo, las empresas utilizan cuestionarios para comprobar la absorción de la información por parte de los empleados, a la vez que los incentivan con fichas y productos interesantes.

El cielo es el límite con lo que puedes hacer, y querrás hacerlo bien, ya que es esencialmente la primera impresión que darás a tus empleados cuando tengan su primer día en la oficina.

Traduciendo el Onboarding para su uso a distancia

Ya hemos mencionado que el onboarding se convertirá en un proceso continuo, más que en uno aislado en las primeras semanas de un puesto concreto. Pero planificar estas actualizaciones y ejecutarlas puede suponer una carga para los recursos y los esfuerzos del equipo, especialmente si tenemos en cuenta los tres estilos generales de onboarding que prevalecían en el lugar de trabajo.

Pero como el trabajo a distancia es menos una excepción y más una norma, las prácticas de incorporación han empezado a cambiar para adaptarse mejor a estos nuevos contextos. Lo que resulta interesante es que, en lugar de generar mayores costes y tensiones en tus recursos, estos cambios han mostrado algunas ventajas al proporcionar ciertas eficiencias que las sesiones de incorporación en persona no pueden realizar.

Ya sea por la infusión de eficiencias provocadas por mejores tecnologías o por un cambio mayor en las capacidades junto con contextos de trabajo muy diferentes, el cambio a la incorporación remota es definitivamente un movimiento que no sólo te permite conectar con los nuevos contratados independientemente del territorio, sino hacerlo de una manera eficaz y rentable.

Conferencias virtuales

Con el desarrollo de las tecnologías a la velocidad del rayo, no es de extrañar que lo primero en ser adoptado por la gran mayoría de las empresas fueran las funcionalidades de las conferencias virtuales. Las reuniones seguían siendo necesarias para hacer las cosas dentro de una organización, y esto se extiende a conseguir que los empleados se incorporen y estén preparados para comenzar su andadura en la empresa.

Por ello, es clave adaptar los seminarios de incorporación de tu empresa a un formato virtual. Esta estrategia incluso proporciona a tu equipo una mayor eficiencia en el ahorro de costes, ya que no necesitas reservar un salón de actos lo suficientemente grande para celebrar estas sesiones (además de evitar costes adicionales en comida y materiales). En este caso, puedes utilizar todos los aprendizajes anteriores, especialmente los que se centran en el compromiso a través de las interacciones en línea y elementos más pequeños como los fondos virtuales.

El onboarding virtual se ha convertido en la norma a medida que las empresas avanzan hacia un sistema mayoritariamente híbrido, en el que tanto los facilitadores de la formación como los participantes disfrutan de la flexibilidad de cuándo y dónde pueden asistir adecuadamente a la orientación. Los responsables de formación, en particular, tienen más control, ya que básicamente sólo tienen que asegurarse de que sus salas online funcionan correctamente, e incluso pueden grabar y compartir la sesión con quienes no están presentes en ese momento. Estas sesiones virtuales de onboarding no sólo proporcionan una mayor eficiencia, sino una mayor sensación de inclusión para los participantes que no pueden asistir físicamente por una u otra razón.

Módulos de aprendizaje en línea

Los seminarios de conferencias en directo son eficientes, tanto en coste como en ejecución, pero siguen teniendo algunos de los mismos escollos que las sesiones en directo en persona, es decir, la necesidad de que sean sincrónicas. Aunque los materiales impresos y la mercancía pueden servir para reforzar la experiencia de incorporación, el entorno actual de trabajo a distancia puede dificultar que se llegue a los nuevos contratados de forma rápida y eficaz.

Pero al igual que las conferencias virtuales, la tecnología ha encontrado una forma de desarrollar materiales asíncronos para compartir mejor la información de forma atractiva: los módulos de aprendizaje. Estas sencillas presentaciones interactivas hacen que tus nuevos empleados participen activamente en el proceso de aprendizaje, entrelazando estudios de casos, comprobación de preguntas y funcionalidades multimedia en un breve módulo de formación. Lo mejor es que se realizan de forma totalmente asíncrona, lo que significa que tus nuevos empleados pueden elegir responder a esto en el momento que más les convenga.

Plataforma de colaboración

Por último, teniendo en cuenta todo lo que hemos comentado hasta ahora sobre las conferencias virtuales y los módulos de formación en línea, entendemos que la tecnología desempeña un papel importante en la forma de incorporar a tus empleados en el panorama actual del trabajo a distancia. Por lo tanto, es una oportunidad para que tu empresa también evolucione más allá de la discusión unidireccional sobre cómo se gestiona la incorporación y pase a una conversación más bidireccional sobre lo que la empresa espera de sus nuevos empleados y lo que estos recién llegados quieren de la empresa.

Hoy en día, cuando la cultura es importante y los beneficios laborales más allá de la remuneración son un aspecto competitivo mucho más fuerte que las empresas deben aprovechar, mantener este diálogo bidireccional entre los trabajadores puede ayudarte a entender mejor lo que tu empresa debe hacer. Utiliza encuestas online e incluso lanza sondeos anónimos para recoger información de forma segura y eficaz. Incluso puedes utilizar pizarras digitales para recoger opiniones de forma visual y que los demás vean los comentarios de sus compañeros junto a los suyos. Con estas estrategias de onboarding a distancia, puedes construir mejor un programa para presentar a tus trabajadores a tu empresa (y moldear tu empresa al talento cambiante) más rápidamente, en cualquier lugar y en cualquier momento.