Las mejores prácticas para la incorporación de tus empleados
Como nuevo empleado, es sin duda angustioso entrar en una empresa con la expectativa de que tendrás que aprender cómo funcionan las cosas por dentro y por fuera y aprenderlas rápidamente. Pero la presión que se ejerce sobre los empleados suele recaer demasiado en sus propias capacidades personales para captar y trabajar adecuadamente con todo lo relativo a su función y a la empresa en general.
La empresa suele ser igualmente responsable (algunos dirían que más) de la integración adecuada o "onboarding" de un nuevo empleado en la empresa, su equipo, su función, etc. Pero incluso con esa comprensión, las empresas tienden a equivocarse en la línea de salida, manejando inadecuadamente el proceso de incorporación de los empleados y dejando a los nuevos contratados a su suerte.
Pero el hecho de que algo sea predominante en la industria no significa que tenga que seguir siéndolo.
Mejores prácticas para la incorporación de los empleados
Ten en cuenta que, aunque se trata de prácticas relativamente comunes y eficaces, la aplicación y ejecución real de cada estrategia probablemente variará en función del contexto y la situación en que se encuentre tu empresa. Estudia más a fondo cada una de las prácticas y mira cómo puede desarrollarse e integrarse cada una de ellas en un equipo participativo selecto para ver cómo puede ajustarse a toda la organización más adelante.
Workable, una plataforma de recursos de RR.HH., señaló durante el desarrollo del nuevo proceso de incorporación que gran parte de las ideas deben generarse a través de los conocimientos y la identificación de las necesidades de los empleados. Aun así, disponer de este conjunto de estrategias procesables puede ser útil para llegar a ese estado final del onboarding de la empresa.
Haber desarrollado (y actualizado) materiales de referencia
Una de las mejores formas de desarrollar un programa de incorporación de empleados es tenerlo todo desarrollado como una herramienta independiente para que los empleados la utilicen a su disposición para sus nuevas contrataciones, independientemente del enfoque o la especialidad que tengan.
Es posible que los hayas visto en puestos en los que el onboarding se realizaba a distancia y de forma asíncrona a través de plataformas de e-learning. Con el inicio de un impulso aún mayor del trabajo a distancia, los responsables de RRHH han comenzado a realizar la transición y a desarrollar este tipo de tácticas de onboarding (con un éxito desigual). En "Onboarding Can Make or Break a New Hire's Experience", Sinazo Sibisi y Gys Kappers escriben que la formación de onboarding a distancia ha sido el mayor reto para los empleadores, ya que hasta un tercio de ellos tiene dificultades para establecer siquiera un proceso para hacerlo.
Por eso, estos materiales de referencia son fundamentales para el onboarding, ya que son documentos accesibles que pueden explicar mejor aspectos de la empresa que pueden ser demasiado largos o complicados (a menudo ambas cosas) para que el nuevo contratado los revise más tarde y cuando los necesite. Este tipo de materiales no tienen por qué ser totalmente animados o interactivos, y algunas empresas mantienen el grueso de los detalles en documentos anexos separados de sus módulos de formación más sencillos.
Lo importante es que estos materiales de referencia están ahí para resolver las incertidumbres y preocupaciones de tu nuevo empleado. Además, tendrás que mantener estos materiales actualizados a medida que se produzcan nuevos cambios organizativos. Incorporar a los nuevos empleados con materiales obsoletos puede provocar más confusión que cuando acaban de empezar.
Indicar las personas clave y las partes interesadas
Independientemente de lo bien que puedas elaborar tus materiales de referencia, seguro que hay aspectos de la empresa y de los materiales enseñados que necesitarán más aclaraciones para el nuevo contratado. Estas preguntas pueden ir desde las más habituales hasta las más específicas y precisas que requerirán la opinión de algunos expertos. Para ambas situaciones y todo lo que está en medio, te recomendamos que te asegures de poner de relieve a las personas clave y a las partes interesadas de la empresa tan pronto como puedas, como parte del proceso oficial de incorporación.
En un artículo publicado en Business News Daily, el redactor Adam Uzialko escribe que el 30% de los procesos de incorporación tienen métodos para incluir una fase de "reunión de equipo" que ayuda a los nuevos contratados a conocer a sus compañeros de equipo directos, a su responsable, así como a cualquier otra persona interfuncional con la que puedan interactuar habitualmente.
En este sentido, los nuevos contratados también pueden integrarse mejor socialmente en la empresa, ya que los compromisos laborales les llevarán de forma natural a conocer a más y más personas de su entorno. Estas interacciones pueden derivarse de la necesidad de obtener experiencia de otros o de garantizar la colaboración interfuncional entre proyectos. En cualquier caso, indicar las personas clave e incluso las partes interesadas clave que se verán afectadas por sus proyectos puede ayudar a los nuevos contratados a comprender mejor el alcance más amplio de su trabajo, tanto interna como externamente.
Introducir la cultura de la empresa
Más allá de los procesos explícitos de cómo ejecutar aspectos operativos específicos de la empresa, también hay otra cosa clave que debe hacer un buen proceso de incorporación: introducir la cultura de la empresa.
La cultura en sí misma tiene un amplio dominio sobre las diferentes ramas que puede tener una empresa. La cultura de una empresa dirigirá la forma en que aborda los proyectos, tanto a gran escala como a pequeña escala, cómo asigna y distribuye el trabajo, así como la forma en que eventualmente recompensa el progreso y gestiona los ajustes diarios.
El problema de la cultura es que muchas empresas (especialmente las nuevas) aún no han definido formalmente qué es exactamente su cultura. Aunque pueda parecer demasiado abstracta y distinta de los resultados empresariales tangibles, la cultura de la empresa puede tener algunos efectos a largo plazo en tu empresa.
Larry Alton, colaborador de Forbes, escribe que no sólo los millennials y la población trabajadora más joven en general buscan empresas con un fuerte sentido de la cultura, sino que también es más probable que se queden a largo plazo. Esto puede mantener a la empresa innovadora y fuerte en su posición de empleador, al tiempo que garantiza una baja generación de costes de rotación de empleados.
Pero la cultura es probablemente el aspecto más difícil de transmitir a los nuevos empleados, especialmente en la fase de incorporación. Con algo tan integral como una cultura que da forma a la identidad final de la empresa, es importante que vean que se practica también fuera de las situaciones de incorporación.
Sigue con coherencia
Como hemos hablado de muchos aspectos diferentes que pueden ayudarte a elaborar tu proceso de incorporación de empleados, desde aspectos granulares como el desarrollo del material hasta conceptos de más alto nivel como la cultura de la empresa, no olvides que la incorporación sigue siendo sólo una pequeña parte de la experiencia completa de los nuevos empleados en la empresa.
El onboarding sienta las bases sobre las que se informará el resto de su estancia, y gran parte de este onboarding puede tener aspectos informales que pueden ir más allá del proceso que hayas desarrollado. Pero es en las semanas posteriores a su incorporación cuando la coherencia desempeña un papel importante a la hora de hacer hincapié en los aprendizajes que puedan haber adquirido durante el proceso.
Es aquí donde todas las prácticas anteriores, como los materiales de referencia y saber con quién hablar sobre temas específicos, pueden marcar realmente la diferencia en la experiencia general de un empleado. Piensa en este paso como si realmente vivieras la cultura de la empresa que has establecido en la entrada anterior. Dado que muchos empleados tardan entre 6 meses y un año en integrarse plenamente en el puesto, tener la constancia necesaria para atenerse a los principios que les presentaste puede ser muy valioso a largo plazo.
Da siempre la oportunidad de opinar
Por último, es importante no olvidar que todos estos diferentes procesos de formación en línea con el onboarding deben estar informados por, y en general centrados en, la necesidad y la experiencia deseada del nuevo empleado. Por eso, realizar revisiones periódicas del proceso puede ayudarte mucho a adaptar y actualizar el onboarding para que se ajuste mejor a las necesidades del cambiante mercado laboral.
El pensamiento detrás de la incorporación de los empleados
El onboarding es un proceso bastante generalizado de presentación de la nueva persona contratada a la empresa y sus funciones dentro de ella. Pero el alcance y la amplitud específicos del proceso de incorporación oficial pueden variar de una empresa a otra. Algunas empresas dedican una introducción completa a través de sesiones de compromiso, mientras que otras prefieren indicar cuestiones específicas de la política de la empresa como procedimiento oficial de onboarding, dejando los "aspectos blandos", como la presentación del equipo, a procesos más flexibles y/o informales.
Tanto si tu empresa se encuentra en una categoría como en otra completamente distinta, la metodología exacta del proceso de incorporación de cualquier empresa dependerá en gran medida de la cultura permanente, los valores y el objetivo general hacia el que trabaje su plantilla colectiva. De hecho, la incorporación se ha convertido en algo tan integral en el lugar de trabajo que la tasa de rotación de los nuevos empleados puede estar relacionada con el éxito de los procedimientos de incorporación. En un artículo de Forbes escrito por la colaboradora Melissa Llarena, se señalaba que una mala incorporación contribuía a un 20% de los cambios de personal en los primeros 45 días. En ese mismo artículo se indican las implicaciones en la eficiencia de la empresa e incluso en los costes de sustitución (pista: es un coste especialmente elevado).
Sin embargo, estas son algunas prácticas que se han observado en algunas de las mejores empresas que utilizan tácticas novedosas y eficaces para incorporar mejor a sus nuevos empleados a sus funciones y responsabilidades, así como a la cultura de la empresa en su conjunto.
Casos empresariales para una buena incorporación de los empleados
Con más de 13.000 empleados a tiempo completo en oficinas de todo el mundo, LinkedIn definitivamente sabe algo sobre cómo se gestiona el onboarding en una gran organización. Se espera que los nuevos empleados, el primer día, colaboren entre sí en actividades específicas para romper el hielo, así como que aprendan actividades sobre la cultura de la empresa. Parte de esta incorporación incluye la utilización de notas adhesivas que tienen su nombre, así como un titular que indica su condición de "profesional" y un hecho interesante sobre ellos mismos (siempre es un gran rompehielos).
Su siguiente paso es iniciar "Invertir en ti", que es una visita combinada al campus y un almuerzo para los nuevos contratados. Los incorporados pueden informarse sobre temas de orientación, como los seguros y otros beneficios de la empresa que se ofrecen. A esto le siguen algunas charlas ejecutivas, que concluyen con el equipamiento de los nuevos empleados con sus elementos de oficina de LinkedIn (ordenadores portátiles, mochilas, etc.). A continuación, pasan individualmente por su completo plan de orientación semanal de 90 días para ayudarles a avanzar en su transición a la empresa.
A Google le gusta empezar desde abajo en su incorporación, aprovechando las actividades y procesos a nivel de equipo que se han expandido por toda su organización de 100.000 empleados. Se trata de una postura innovadora, ya que se aparta de las normas del sector de centralizar el proceso, pero Google siempre ha liderado el cambio, ya que su equipo de incorporación también se esfuerza por comprender los diferentes puntos de datos que surgen de sus sesiones regulares de incorporación.
De este modo, Google puede desarrollar continuamente su proceso de incorporación y orientación. En el libro de Lazlo Bock "¡Reglas de trabajo! Insights from Inside Google That Will Transform How You Live and Lead', el Jefe de Personas explica cómo Google carga de antemano la inversión en personas, con un 80% de su tiempo centrado en la contratación y la incorporación. Google contrata e incorpora a personas inteligentes, y luego les deja "dirigir el asilo".
Esto ha mantenido a Google extremadamente competitivo en el espacio de contratación, no sólo reclutando a algunos de los mejores talentos del mercado, sino asegurando que el interés por un puesto dentro de su empresa se mantiene a lo largo del tiempo.
Cuadrado
Square fue capaz de construir una sólida cultura de trabajo y aumentar el compromiso de los empleados creando una experiencia de incorporación personalizada. El equipo de RRHH también alcanzó hitos impresionantes, pasando de 60 a 1.300 en menos de cuatro años.
Dos elementos singulares de la cultura de Square son una cultura de café distinta y divertida y el hecho de ofrecer oportunidades para conectar a los miembros del equipo junior con los líderes senior. En el caso de los nuevos empleados de Square, durante su primera semana, los recién contratados se reunían con el director general de Square y con otros líderes del equipo senior en mesas redondas. Los miembros del equipo ejecutivo también tomaban una taza de café y mantenían encuentros casuales con los nuevos miembros del equipo en cafeterías locales.
El equipo de RRHH de Square también cree que la primera semana de un empleado debe ser encantadora. Por ejemplo, el primer día de trabajo hacen que sus empleados empiecen más tarde. En su primer día de trabajo, los recién contratados también son recibidos con camisetas, libros y pegatinas para que se sientan parte del equipo.
Conclusión:
La incorporación de nuevos empleados es un reto en sí mismo, con plazos cortos para convencer a los nuevos contratados de que han hecho la elección correcta, y grandes apuestas para que la empresa no pierda tiempo y se asegure de que va sin problemas. Las herramientas online también pueden ser útiles para ayudarte a incorporar a los nuevos miembros de tu equipo, como Klaxoon. No dudes en probarla.