Un ejemplo de Diagrama SIPOC para visualizar mejor tu proceso

¿Qué es el diagrama SIPOC?

El diagrama SIPOC es una forma especialmente útil de gestionar los procesos empresariales de principio a fin sin complicar en exceso a todo tu equipo. El propio SIPOC es un acrónimo que detalla de forma útil los pasos del esquema, es decir, Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas y Clientes. Mediante este ejercicio de mapeo, tú y tu equipo podréis comprender mejor los entresijos de cualquier iniciativa concreta, lo que os dará a todos la oportunidad de abordar posibles puntos de dolor y aprovechar cualquier eficiencia que podáis aprovechar.

En esencia, podrás resumir todo el flujo del proceso de principio a fin, identificando las entradas clave, definiendo las salidas y tratando adecuadamente a todas las partes interesadas que se verán afectadas por el proyecto. También hay ciertos marcos que priorizan el aspecto del cliente en el diagrama, según el enfoque de la empresa y la norma del sector.

¿Cómo encaja Six Sigma?

El diagrama SIPOC en sí mismo se inscribe en un ámbito más amplio de una disciplina de gestión de proyectos conocida como Seis Sigma, a veces ampliada en tamaño como unSeis Sigma"Lean". Desarrollado a finales de los años 80, el diagrama SIPOC se creó en el marco de la Gestión de la Calidad Total, o TQM, un enfoque que definió gran parte de la gestión de Seis Sigma.

Dado que este marco se utiliza en contextos específicos dirigidos principalmente a la mejora de los procesos empresariales, el diagrama SIPOC también puede ser complementario para los equipos y las organizaciones que buscan implantar la fabricación ajustada y más dinámicas de trabajoagile en sus flujos de trabajo.

¿Por qué utilizar un diagrama SIPOC?

El Diagrama SIPOC no es sólo un concepto abstracto desarrollado por expertos empresariales confundidos, sino una técnica real de gestión de la calidad arraigada en el proceso general de Seis Sigma y en otros marcos similares de mejora de los procesos empresariales.

Como hemos mencionado, esta elevada visión general de todo el proceso empresarial puede ayudarte a identificar cualquier escollo en el camino y a utilizar mejor los recursos potenciales que tienes a tu alcance. Pero como marco de gestión de la calidad, el diagrama SIPOC también puede ser útil para identificar y medir cualquier variación a lo largo del proceso. Como saben los gestores de proyectos , las variaciones son un factor clave para determinar la eficacia de un proceso, que cuando se identifica puede ayudarte a estabilizar y estandarizar mejor un proceso concreto.

El diagrama SIPOC también puede ayudarte a gestionar mejor a los socios externos. Con muchas de las entradas y salidas debidamente identificadas y definidas, puedes establecer mejor las expectativas con las partes interesadas externas. Esto puede reducir la fricción en las negociaciones, así como daros a ti y a tu equipo una mayor flexibilidad a la hora de elegir los proveedores con los que trabajar.

También puedes utilizar el mismo diagrama SIPOC para incorporar mejor a los miembros del equipo y a los colegas internos que no hayan estado tan cerca del proyecto como tú. Esto ayuda a aumentar la transparencia en toda la organización y les da una mejor comprensión de dónde te encuentras a lo largo de la vida del proyecto.

Crear tu propio diagrama SIPOC

Ahora bien, un Diagrama SIPOC, a pesar de tener un nombre que suena bastante técnico, es bastante fácil de utilizar e integrar en tus flujos de trabajo. Como hemos mencionado antes, el nombre SIPOC representa los diferentes aspectos en los que tendrás que centrarte en este ejercicio. Es importante que un diagrama SIPOC correctamente desarrollado identifique todos los pasos relevantes desde el principio, ya que esto es clave para su funcionalidad a la hora de darte la visión global del proceso empresarial.

Como hemos hecho en nuestros anteriores artículos sobre el marco, introduciremos un caso de negocio para ayudar a ilustrar el diagrama en acción. Para esta introducción del SIPOC, utilizaremos el ejemplo de un restaurante de comida rápida que sirve hamburguesas. Aunque puedas suponer que se trata de un proceso bastante sencillo -panes, hamburguesas, tomate, lechuga, queso y servir-, utilizar el diagrama SIPOC puede ayudar a descubrir muchos de los aspectos menos visibles de todo el flujo de trabajo. Al final de este ejercicio, el objetivo debe ser identificar áreas de mejora, estandarización y más.

Identifica a tus proveedores

Este paso es tu "S" en el diagrama SIPOC, los proveedores de tu proceso. Esto significa identificar a los que proporcionan todas las entradas a tu proceso que tienen un efecto material directo en el producto de salida previsto. Naturalmente, esto varía de una empresa a otra, y también puede ser interno o externo a tu empresa.

Para nuestro ejemplo, un factor clave aquí serían los proveedores de materias primas que te proporcionan todos los insumos de la hamburguesa, es decir, los panes, la carne de vacuno, las verduras y el queso que hemos mencionado hace un rato. Pero profundizando en este primer paso, también debes identificar a los demás proveedores que tienen un efecto material en la hamburguesa. Esto significa mirar a los proveedores que suministran aceite de cocina, condimentos opcionales e incluso los utensilios de cocina que se utilizan.

Otro proveedor que a menudo se pasa por alto en estos escenarios sería el propio personal de la línea de cocción. Como hemos establecido, los proveedores en esta parte del diagrama SIPOC pertenecen a cualquier parte que tenga un impacto directo en tu producto de salida. Por tanto, hay que tener en cuenta a quienes cocinan el producto real.

De nuevo, la parte del proveedor de este diagrama será muy variable en función de cómo tú y tu equipo entendáis el flujo del proceso empresarial, pero ser tan granular como puedas te dará una mejor visión de los aspectos en los que deberías centrarte si quieres mejorar el proceso en general.

Identifica tus entradas

A continuación, deberás identificar los diferentes insumos que intervienen en la elaboración de tu producto de salida. Estos incluyen cualquier material, equipo, recursos o incluso datos que se necesiten para ser utilizados en tu proceso de producción. Hemos sido muy detallistas con la parte del diagrama SIPOC correspondiente a los proveedores, por lo que esta sección también es muy detallada. Una advertencia adicional aquí es que algunos insumos serán probablemente más críticos para tu producto final que otros, por lo que anotar esos insumos importantes en este paso puede ayudarte a perfilar adecuadamente todo tu proceso.

En el caso de nuestro restaurante, los insumos incluirán todos los ingredientes que hemos mencionado -panes, carnes, quesos y verduras-, así como otros insumos menos identificados, como el aceite y los materiales de cocina. Recuerda que es probable que también haya otros aspectos de entrada en esta sección, incluyendo diferentes elementos como un recibo o un número de pedido que dicte cuántas hamburguesas hay que hacer y quizás peticiones especiales específicas que puedan tener los clientes.

Como las entradas probablemente varían de un producto a otro, las empresas que tienen múltiples salidas finales necesitan categorizar adecuadamente cada una de ellas en grupos de productos específicos. Aunque puedes crear diferentes diagramas SIPOC para cada proceso de producto, también puedes crear subgrupos bajo el mismo diagrama SIPOC para consolidar mejor los diferentes productos bajo un cartel SIPOC.

Esboza tus procesos

Esta etapa, la "P" de nuestro diagrama SIPOC, corresponde a los pasos que componen el proceso en su totalidad. Los gestores de proyectos deberán ser específicos con cada uno de los posibles pasos por los que pasa el proceso, ya que esto resume esencialmente todo el flujo desde las entradas hasta los resultados deseados. Puede seguir siendo lo suficientemente alto como para representar todo el mapa del proceso, aproximadamente unos 4 ó 5 pasos principales. Los flujos de trabajo complicados pueden incluir subpasos que ayuden a avanzar al paso principal del proceso.

Al hacer hamburguesas, este proceso se manifestará probablemente en la receta del propio producto. Los tiempos de cocción específicos, las mezclas de carne e incluso el orden de montaje de la propia comida. Tener la receta completa anotada de esta manera puede ayudarte a ti y a tu equipo a familiarizarse con el proceso sin tener que observar completamente cada paso.

Recuerda que el diagrama SIPOC va más allá de lo que podría entenderse como el proceso principal, y puede incluir tanto los pasos de preparación como los de acabado. Se trata de esbozar el proceso de entrega de los materiales de entrada a la cocina, la gestión de los productos acabados y la entrega a tus clientes.

Dependiendo de tu tipo de empresa, este proceso puede ser bastante sencillo o complejo, y afectar a múltiples partes interesadas internas y externas.

Define cuáles son tus resultados

Es probable que la siguiente etapa se haya completado en paralelo a las tres anteriores, centrándose en cómo defines los resultados de tu producto al final de todo el proceso. Esencialmente, quieres proporcionar un marco orientativo de cómo tus entradas y procesos subsiguientes se convierten en un resultado específico, ya sea como producto o servicio tangible.

Estos productos deben depender bastante de las necesidades del mercado e incluir el tipo de valor que busca el cliente. En nuestro ejemplo del restaurante, fíjate en el tipo de hamburguesa que se está elaborando utilizando los insumos y procesos señalados anteriormente. Algunos productos de hamburguesas podrían estar orientados a las preferencias de un público concreto, mientras que otros podrían estar elaborados en respuesta a una necesidad dietética específica.

Sea cual sea el caso, es importante que estos resultados estén dispuestos de forma lógica, siguiendo las dos etapas anteriores y culminando en este resultado final previsto.

Identifica a tus clientes objetivo

Esta siguiente etapa del SIPOC te ayuda a definir y adaptar tu producto y tus procesos para satisfacer las necesidades y requisitos del mercado. Con todo lo que está pasando, es importante comprender adecuadamente a quién te diriges, en relación con este desarrollo de procesos en primer lugar. Sin un objetivo adecuado en mente, es probable que estés desarrollando un producto o servicio en respuesta a tu propia comprensión interna del problema, con el riesgo de que el producto o servicio no se ajuste a las necesidades reales de tu cliente.

Nuestro ejemplo de restaurante lo consigue rápidamente. Entendemos que los clientes probablemente sean los propios clientes de los restaurantes o el tipo de personas a las que les gusta comer hamburguesas con regularidad. Las estructuras de los restaurantes más complejas incluyen los que dan servicio a grandes funciones de catering y a eventos privados. Pero dentro de estos públicos objetivo hay más subgrupos de clientes a los que hay que atender. Entre ellos están los posibles vegetarianos con restricciones dietéticas, así como grupos de clientes específicos que tienen preferencias alimentarias concretas. Comprender todos estos públicos objetivo, así como sus subgrupos previstos, puede llevarte a elaborar un producto que se adapte a las necesidades de tu mercado.

Otras empresas que no son minoristas ni están orientadas al cliente pueden encontrar esta parte como un reto. Por ejemplo, un comité interno que esté trabajando en un informe de seguridad puede no entender del todo quiénes son exactamente sus clientes. Pero esbozar a quién va dirigido el informe, así como sus posibles lectores, puede ayudarte a elaborar el lenguaje adecuado y los requisitos de datos necesarios para obtener el mejor resultado posible.

Reflexiones finales sobre los diagramas SIPOC

Como ya te habrás imaginado, un SIPOC no es un proceso cronológico único, sino un esquema de todos los diferentes aspectos de un proyecto que se desarrollan en paralelo. Si consigues dominar este uso del diagrama, probablemente podrás visualizar mejor todos los diferentes pasos del proceso de tu proyecto, así como transmitir la información necesaria a tu equipo y a otras partes interesadas.