¿Cómo afecta el trabajo a distancia al trabajo en equipo?
Cuando quedó claro que el Covid-19 estaba arrasando el mundo y que la única forma de limitar la propagación del virus era evitar el contacto con los demás, las empresas se vieron ante una disyuntiva. Podían cerrar sus operaciones o ponerlas en línea. La transición al trabajo a distancia supuso una pronunciada curva de aprendizaje. Las que ya contaban con la infraestructura digital necesaria partían con ventaja, pero aún tenían que lidiar con empleados que carecían de formación o de la tecnología adecuada, o que sufrían condiciones de trabajo difíciles. Trabajar a distancia no era lo ideal para muchos empleados bajo encierro.
Han pasado varios años y ahora estamos en un lugar diferente. Hemos aprendido muchas lecciones sobre el trabajo a distancia durante este tiempo y, aunque hemos vuelto a la vida "normal", el trabajo nunca volverá a ser el mismo. Muchas empresas para las que los modelos de trabajo remoto e híbrido eran una opción factible han abrazado este cambio. Otras, sin embargo, siguen siendo escépticas sobre la eficacia del trabajo a distancia e insisten en que sus empleados vuelvan a la oficina a tiempo completo. Los empleados quieren elegir lo que mejor se adapte a su vida personal y profesional.
¿Por qué es tan importante el trabajo en equipo para las organizaciones y los empleados?
El trabajo en equipo es una parte fundamental tanto del éxito de una organización como de la experiencia de los empleados. Debe ser eficiente y eficaz. Una de las principales preocupaciones de las empresas que se enfrentaban a la pandemia era cómo afectaría el trabajo a distancia al trabajo en equipo y a la eficacia. ¿Cómo pueden las empresas sacar lo mejor de sus equipos cuando trabajan a distancia? Al fin y al cabo, aunque una empresa quiera que todos sus empleados estén siempre en la oficina, puede llegar un momento en que las nuevas circunstancias obliguen a volver al trabajo a distancia.
El trabajo en equipo permite a las personas colaborar en proyectos más rápidamente de lo que lo harían por su cuenta. Al trabajar juntos, los empleados pueden aumentar la eficiencia y la diversidad de perspectivas y habilidades puede dar lugar a ideas más creativas e innovadoras. A nivel personal, colaborar con otros puede aumentar el compromiso y la satisfacción de los empleados. Las oportunidades de interacción social, aprendizaje y desarrollo pueden conducir al crecimiento personal.
El trabajo en equipo eficaz requiere una comunicación abierta y transparente para evitar malentendidos y conflictos. Trabajar en equipo también puede crear un sentimiento de responsabilidad a la hora de cumplir los plazos, realizar un trabajo de calidad y alcanzar los objetivos comunes.
¿Qué efectos negativos esperaban las organizaciones que tuviera el trabajo a distancia cuando se produjo la pandemia?
Nos enfrentábamos a una pandemia y a una nueva forma de vida cuando las empresas se conectaron a Internet de la noche a la mañana. Había mucho miedo y cambio. Las organizaciones estaban preocupadas por la continuidad básica del negocio, la reducción de la productividad y cómo iban a sobrevivir. Muchos pensaban que las distracciones en casa, así como la falta de estructura y supervisión, harían que la gente fuera menos productiva.
La tecnología tenía que ponerse al día
Los retos tecnológicos eran una cuestión acuciante al principio de la pandemia, junto con cómo y dónde trabajaría la gente en sus propios hogares, sobre todo si tenían bebés, niños u otros familiares a los que cuidar y/o educar en casa.
Muchas personas tienen dificultades para conectarse a Internet o carecen del hardware o el software necesarios para trabajar de forma productiva y eficaz.
Encontrar un espacio adecuado para trabajar era especialmente difícil para muchas personas. No todo el mundo disponía de un estudio o escritorio para cada miembro de la familia que lo necesitaba. Las personas con espacios reducidos o con otros miembros de la familia que también necesitaban un lugar para trabajar o estudiar, a menudo se veían obligadas a trabajar en su dormitorio, cocina o sala de estar. Muchos no disponían de un escritorio o espacio de trabajo específico: si se trabajaba en la mesa de la cocina, había que despejarla, por ejemplo, a la hora de comer. Otros tenían que trabajar en el sofá o en la cama.
Interacciones sociales y productividad
A los directivos les preocupaba que el trabajo a distancia provocara una disminución de la comunicación y la colaboración entre compañeros, lo que podría repercutir negativamente en el trabajo en equipo y en la capacidad de colaborar eficazmente en los proyectos.
A nivel personal, el trabajo a distancia en condiciones de encierro hizo que muchos empleados se sintieran aislados y solos. Los que vivían solos se daban cuenta de que no tenían una verdadera interacción social, ni siquiera con los compañeros con los que antes se habrían relacionado en su entorno de oficina. El trabajo a distancia puede tener consecuencias negativas para la salud mental.
Todos estos problemas hicieron que el trabajo a distancia fuera un gran reto para muchas personas, sobre todo al principio de la pandemia. En algunos casos, el trabajo en equipo y la productividad se resintieron inevitablemente. Sin embargo, no todos los retos fueron consecuencia directa del trabajo a distancia en sí.
¿Cuáles son los retos reales del trabajo a distancia e híbrido?
A medida que la pandemia avanzaba, nos acostumbramos a nuestra nueva normalidad y empezamos a adaptarnos al trabajo a distancia. Superamos muchas de las dificultades iniciales. Sin embargo, trabajar a distancia durante Covid seguía planteando diversos problemas.
Demasiado tiempo en línea
Nunca habíamos pasado tanto tiempo en línea antes de la pandemia. Para mucha gente, de repente casi todo se hacía virtualmente, tanto personal como profesionalmente. Las reuniones se hacían en línea, al igual que los actos sociales. Se podía pasar todo el día en reuniones virtuales con colegas y las noches en línea con amigos y familiares.
Por este motivo, la gente empezó a sufrir "fatiga Zoom", nombre de la empresa de videoconferencias en línea que se convirtió en sinónimo de pandemia. Estábamos agotados por el exceso de reuniones virtuales y nuestra incapacidad para interactuar con otros en persona aumentaba la sensación de aislamiento y soledad. Todo ello repercutía negativamente en la salud mental.
Límites difusos
Los límites entre el trabajo y la vida personal se difuminaron con el trabajo a distancia al principio de la pandemia, y esto tampoco ayudó a los niveles de estrés o ansiedad de la gente. No todos tenían acceso a un espacio de trabajo adecuado, y a menudo carecían de los equipos y recursos necesarios. Esto repercutió negativamente en la productividad y la calidad del trabajo. Al fin y al cabo, si estás trabajando en el sofá, al mismo tiempo que intentas educar a los niños en casa y el perro quiere atención, es poco probable que seas lo más eficiente posible.
Los directivos también agravaron el problema al esperar que los empleados estuvieran disponibles las veinticuatro horas del día o al microgestionar a los miembros del equipo. Algunos empleados experimentaron un aumento de la carga de trabajo y de las expectativas. El trabajo en equipo podía resultar difícil, sobre todo porque durante este periodo los nuevos empleados tenían que incorporarse a distancia y, de alguna manera, trabajar con equipos de personas a las que nunca habían conocido en persona. Todo ello podía repercutir negativamente en la dinámica de equipo y la productividad.
Postpandemia: el trabajo a distancia e híbrido es diferente
Como sabemos, el trabajo a distancia durante la pandemia se vio impulsado por el hecho de que se exigía a la gente que se quedara en casa para intentar evitar la propagación del virus Covid-19. La mayoría de las empresas aplicaron rápidamente políticas de trabajo a distancia, y por lo general carecían de una planificación o infraestructura adecuadas. Los niños no estaban en el colegio, y no se nos permitía ir a ningún sitio ni relacionarnos con otras personas en persona. Esto creó unas circunstancias muy difíciles en las que se esperaba que trabajáramos.
Por otra parte, es probable que el trabajo a distancia e híbrido después de la pandemia sea más estructurado y esté mejor planificado.
Infraestructura organizativa
Las organizaciones han tenido tiempo de adaptarse a los empleados que trabajan a distancia o de forma híbrida. Es probable que hayan desarrollado la infraestructura, las políticas y los canales de comunicación necesarios para apoyar eficazmente a los trabajadores remotos. Es posible que hayan observado un aumento de la productividad y una mejora del trabajo en equipo, así como una reducción de los gastos generales.
Preferencias de los empleados
Es probable que los empleados que deseen trabajar a distancia hayan creado un entorno laboral óptimo para su mejor forma de trabajar. Los niños han vuelto al colegio y podemos salir donde y cuando queramos y pasar tiempo con los amigos y la familia como queramos.
En lugar de ser algo que se impone a las personas en circunstancias difíciles, haciéndolas sentir aisladas y solas y luchando por mantener el ritmo, el trabajo a distancia pospandémico suele ser una elección. Una elección que, como se ha demostrado, mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, la productividad y los niveles de estrés.
Beneficios inesperados
Muchas organizaciones se sorprendieron al comprobar que la productividad aumentaba cuando las personas trabajaban a distancia. Los gastos generales disminuyeron, al igual que muchos gastos relacionados con el trabajo, como viajes y alojamiento. Las conferencias y reuniones celebradas en línea no requerían gastos de organización ni grandes presupuestos de impresión.
La reserva de talentos se amplió, ya que las empresas podían contratar a personas a distancia desde una zona geográfica mucho mayor. Los equipos pudieron trabajar aún mejor de forma asíncrona y se acostumbraron a no trabajar en persona en el mismo espacio y al mismo tiempo.
Según un informe de 2023, "varios estudios realizados en los últimos meses demuestran que la productividad trabajando a distancia desde casa es mejor que trabajando en una oficina". De media, quienes trabajan desde casa "dedican 10 minutos menos al día a ser improductivos, trabajan un día más a la semana y son un 47 % más productivos".
¿Cómo pueden los equipos remotos e híbridos trabajar de forma más eficiente y mejorar el trabajo en equipo tras una pandemia?
Hay varias estrategias que los equipos pueden utilizar para hacer frente a los efectos negativos del trabajo a distancia y que pueden surgir para trabajar juntos de forma más eficiente. La comunicación es clave. Los equipos que se mantienen conectados trabajan juntos con más eficacia y si sus miembros tienen un sentimiento de pertenencia, es más probable que se comprometan. Las actividades virtuales de creación de equipos y las interacciones sociales periódicas pueden ayudar a reducir la sensación de aislamiento y mejorar la moral del equipo.
Disponer de un entorno de trabajo a distancia adecuado es importante, y las empresas tienen la obligación de garantizar que sus empleados utilicen equipos adecuados. Por ejemplo, las empresas deben proporcionar equipos ergonómicos y ofrecer horarios de trabajo flexibles para ayudar a los miembros del equipo a mantenerse cómodos, sanos y productivos. También deben establecerse límites claros entre el hogar y la vida laboral. También debe disponerse de apoyo a la salud mental para ayudar a los miembros del equipo a afrontar el estrés o la ansiedad.
¿Qué herramientas ayudan a los equipos remotos e híbridos a trabajar de forma más eficiente?
El trabajo en equipo y la productividad pueden mejorarse con la tecnología y las herramientas adecuadas cuando los equipos trabajan a distancia. Hay varias formas de garantizar que sus equipos dispongan de los medios para colaborar y trabajar juntos de forma más eficaz. El trabajo en equipo puede ser mucho más fácil durante las reuniones virtuales, cuando las personas pueden compartir pantallas y documentos y colaborar en tiempo real. Y si disponen de medios para trabajar de forma asíncrona pero en equipo, aún mejor.
Pizarras en línea
Las pizarras en línea son especialmente útiles para los equipos. Tienen multitud de funcionalidades que permiten a los equipos trabajar de forma más eficiente. Los equipos pueden colaborar sobre ideas en tiempo real, igual que con una pizarra física. Las pizarras virtuales son conocidas por su utilidad en actividades como brainstorming encontrar soluciones nuevas e innovadoras durante el proceso dedesign thinking , por ejemplo. No están limitadas en tamaño o alcance, y se les pueden adjuntar archivos de vídeo e imágenes, así como documentos y notas adhesivas.
Gestión de proyectos
Las pizarras en línea también son útiles porque ofrecen un centro de archivos y documentos. Los equipos necesitan conocer el estado de un proyecto y comprobar que todo el mundo está de acuerdo.
Las herramientas y métodos adecuados de gestión de proyectos ayudan a los equipos a ser más productivos, ya que pueden gestionar tareas, priorizar proyectos y seguir el progreso hacia los objetivos. Con las plantillas ya preparadas no tienes que dedicar tiempo y esfuerzo a crear las tuyas propias, y la misma experiencia puede repetirse siempre que sea necesario.
Los miembros del equipo tienen que sentirse cómodos dentro del equipo y confiar en que pertenecen a él. Esto puede resultar más difícil cuando se trabaja a distancia. Actividades como romper el hielo al principio de las reuniones pueden ayudar a que la gente se sienta más relajada y conozca mejor a los demás miembros del equipo. Con funciones como un temporizador, las pizarras en línea pueden utilizarse para centrar más fácilmente la atención del grupo.
Utilizar una pizarra en línea con sus equipos remotos e híbridos
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