5 cosas que debe dejar de hacer ahora mismo si quiere maximizar la colaboración en equipo

Muchas organizaciones tienen grandes ideas sobre la colaboración. Hacen mucho hincapié en ella en su comunicación, pero ocurre que no obtienen los resultados de colaboración que esperan porque no han aprovechado al máximo lo que tienen: sus equipos. 

Una investigación de Teamstage descubrió que 37% de los empleadosel trabajo en equipo es crucial. Es más, la colaboración en equipo tiene peso cuando hay que desarrollar nuevas ideas y crear cosas nuevas. 

La cuestión es que, al trabajar en equipo, a veces algunas de tus prácticas de colaboración pueden parecer pertinentes y eficientes, pero no lo son. Así que en este artículo nos gustaría mostrarte 5 prácticas concretas que en realidad pueden entorpecer los resultados de tu equipo, y cómo cambiarlas adaptándolas a tus necesidades y contexto.

A medida que avance, obtendrá una visión más clara y aprenderá a maximizar la colaboración y la eficacia de su equipo, pero expliquemos primero qué significa colaboración en equipo.

¿Qué es la colaboración en equipo?

Ahora bien, cuando muchos oyen el término "colaboración en equipo", lo primero que les puede venir a la mente es trabajo en equipo, y con razón, porque se han utilizado muchas veces en lugar del otro. 

Sin embargo, son ligeramente diferentes. Así pues, antes de definir la colaboración en equipo, abordemos qué significa trabajar en equipo. 

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo es lo que ocurre cuando dos o más personas se unen para trabajar por un objetivo común. El trabajo en equipo también puede implicar que los miembros de un equipo realicen algunas partes por separado, siempre que se logre el objetivo común. Hace hincapié en la eficacia del equipo.

Imagínese este escenario: Google LLC ha decidido sacar al mercado un nuevo producto digital. El producto es software. En el diseño de software suelen participar ingenieros de software que se encargan de la programación. También participan diseñadores de interfaces de usuario y expertos en experiencia de usuario. Para dar vida a este producto, cada miembro del equipo trabajará en su parte por separado y, después, unirá sus conocimientos para contribuir al proceso de diseño y concepción del producto. Es un ejemplo de trabajo en equipo. 

Ahora que ya sabe lo que significa trabajar en equipo, hablemos de la colaboración y de en qué se diferencia del trabajo en equipo. 

Colaboración

Aunque la colaboración implica sistemáticamente el trabajo en equipo, lo contrario no siempre es cierto. La colaboración en equipo va más allá de un grupo de personas que se ocupan de tareas basadas en su propia experiencia. En la medida en que puede implicar la creación de cosas nuevas -productos, por ejemplo-, permite una mayor apertura a la hora de resolver los problemas derivados del trabajo en pos de un objetivo común. 

En la colaboración, la información fluye libremente y se fomenta el intercambio sin prejuicios. Esto crea más espacio para la creatividad sin trabas, ya que incluso las ideas más locas pueden compartirse, y todos los miembros del equipo pueden participar y compartir sus opiniones en los debates en curso. La colaboración no da cabida a los silos, sino que permite a los expertos ver los puntos ciegos de las perspectivas de los demás. 

Imaginemos esto en el escenario del lanzamiento del producto que hemos mencionado al describir el trabajo en equipo. Para abordar este producto ya diseñado, se reúnen diferentes equipos. Puede ser mediante reuniones físicas o -en esta era de trabajo remoto y trabajo híbrido- pueden utilizar herramientas de colaboración específicas para centralizar sus conocimientos y comentarios. 

Fíjate en que, en este escenario, todos están invitados a compartir sus opiniones y conocimientos, aunque no sea su campo de especialización inicial. Reunirse para permitir un roce mental literal es crucial para sacar a relucir las mejores ideas creativas de un equipo y, al mismo tiempo, ayudarles a estrechar lazos. Eso es la colaboración. 

¿Por qué invertir en una colaboración eficaz?

Ahora que ya sabe lo que significa la colaboración, le ayudará saber por qué debe darle la máxima prioridad en su organización o lugar de trabajo. Esta no es una lista exhaustiva de razones, pero destaca algunas importantes. 

Vista desde helicóptero

Todo ser humano tiene puntos ciegos. Un equipo que colabore permitirá que todos hablen de lo que les preocupa de aquello en lo que están trabajando. La colaboración permite que se tenga en cuenta la diversidad de perspectivas y que se aborden las distintas preocupaciones. Si el trabajo se centra en una sola persona, lo más probable es que esa persona no vea todas las perspectivas. Su conocimiento es limitado.

Fomente una colaboración muy eficaz en su equipo de trabajo, de modo que pueda tener una visión global de los probables problemas que puedan surgir a medida que avanza hacia sus objetivos.

Resolución de problemas más rápida 

¿Qué pasaría si se encontrara con un problema en su organización? 

Supongamos que se trata de una startup con una plantilla limitada. Además, como acaba de empezar, sólo puede permitirse confiar en soluciones internas. ¿Qué haría usted? 

Una colaboración eficaz en equipo es lo que ayudará. 

En un equipo, cada uno tiene sus puntos fuertes (y débiles, por supuesto), y eso es lo bonito de la colaboración. Por lo tanto, para salvar la situación, invitar a todos a reunirse con sus puntos fuertes y a ponerse el gorro de pensar es un buen paso para resolver el problema. La contribución de cada miembro del equipo se escucha y se tiene muy en cuenta. Al final, no se utilizarán todas las sugerencias, pero revelarán aspectos que una sola mente puede no haber considerado. 

Confianza 

Lo que ocurre con la colaboración entre los equipos de una organización es que, cuando se hace bien, se anima a la gente a hablar sin juzgarla. 

Esto permite a las personas reconocer sus puntos fuertes. Y cuando los miembros del equipo reconocen sus puntos fuertes, están deseosos de tomar más iniciativas y explorar lo que pueden hacer por la organización. 

Esto, a su vez, genera confianza entre los compañeros de equipo. No hay nada mejor que un equipo de personas seguras de sí mismas que están dispuestas a dar a conocer a los demás sus ideas más descabelladas. También son conscientes de su importancia para el equipo. Esta es la receta perfecta para la productividad , eficaciay el éxito. 

Aunque son numerosas las ventajas de una colaboración eficaz, es posible que aún esté esperando a que aparezcan, incluso cuando piensa que lo está haciendo todo bien a primera vista. Hay muchas razones por las que esto puede ocurrir. 

Por ejemplo, veamos a Sam, que se ha inscrito en el gimnasio para mejorar su salud y su forma física. Sam se da cuenta de que otros miembros del gimnasio ven al instructor y le permiten darles consejos y los mejores ejercicios para lo que pretenden conseguir, pero él decide no hacerlo. En lugar de eso, se pone a ello él solo y hace lo que se le ocurre. En las semanas siguientes, se dará cuenta de que muchas cosas van mal, ya que las personas con las que empezó han empezado a ver los cambios visibles que deseaban. También se da cuenta de que, debido al uso de malas técnicas, tiene malos movimientos. Así que decide hacer lo correcto y ver al instructor.

Lo mismo ocurre con las organizaciones. Es posible que haya visto cómo el trabajo en equipo y la colaboración permiten la eficacia y el crecimiento del equipo. Puede que hayas visto mejoras en la colaboración de tu equipo, pero crees que aún hay más. Y tiene razón. Es posible que, aunque tengas buenas intenciones, todavía haya cosas que puedas mejorar mucho hoy. Al igual que las malas técnicas de Sam permitieron sus malos movimientos, algunas cosas no te permitirán maximizar la colaboración de tu equipo. 

Y a veces, estas cosas son simplemente lo que hacen los demás a tu alrededor. Así que puede que te resulte aún más difícil identificar las prácticas tuyas que podrías mejorar fácilmente.

Son como malos hábitos que debes abandonar. Aquí compartiremos con usted 5 de ellos y qué hacer al respecto. Empezar con ellos sin duda cambiará tu equipo a mejor.

5 prácticas que hay que cambiar para mejorar la colaboración en equipo

Altere estas prácticas y observe una gran mejora en la colaboración de su equipo.

Deja de pensar que las reuniones de sincronización son la única manera de encontrar soluciones juntos de forma eficaz.

Es agotador y a veces aburrido salir por la mañana hacia el trabajo y pasarse la mayor parte o todo el día yendo de una reunión a otra. A nadie le gusta.

Las reuniones estaban a la orden del día antes de que el trabajo a distancia se impusiera, y como las cosas evolucionan, trabajemos a distancia o no, es bueno que evolucionemos con la colaboración asíncrona.

La colaboración asíncrona significa que ya no es necesario organizar reuniones en tiempo real para todo. Este tipo de colaboración permite a tu equipo trabajar en proyectos haciendo aportaciones cuando mejor puedan sin limitaciones horarias (en el caso de zonas horarias diferentes).

Para trabajar de forma asíncrona, necesita herramientas como plataformas de colaboración visual que tienen interfaces fáciles de usar diseñadas para facilitar la colaboración. De este modo, los miembros pueden entrar y hacer aportaciones cuando pueden rendir de forma óptima.

Deja de involucrar a todo el mundo en tus preguntas e hilos

Aunque pienses que incluir a todo el mundo siempre es una buena idea por motivos de transparencia, también debes tener en cuenta que algunas personas pueden estar más preocupadas por áreas específicas que otras. Además, eso reduciría la cantidad global de notificaciones que todo el mundo recibiría sobre temas que no son realmente relevantes para ellos, lo que les llevaría a sentirse menos abrumados.

Así que, para tus hilos y discusiones cotidianas, piensa en invitar sólo a aquellos que puedan hacer una contribución concreta. Por supuesto, pensando en una colaboración eficaz, hacer esto no debería impedirte pedir la opinión de todo el mundo en fases concretas de vuestro trabajo común. 

Pero de este modo, tendrá menos ruido y un compromiso más significativo. También evitará la sobrecarga innecesaria de información y podrá ir al grano, tomando decisiones mejor informadas en menos tiempo.

Deje de enviar actas de sólo texto de 5 páginas después de sus reuniones  

Ya sabes cómo son las reuniones: largas charlas, deliberaciones, toma de decisiones o incluso suspensión de la reunión. Durante estas largas charlas, alguien escribe toda la información importante y, después de la reunión, la ordenará y la compartirá con el resto del equipo. 

Nadie quiere leer actas de reuniones de varias páginas, sin un solo elemento visual. Intentar pescar las partes importantes del contenido también se considera una faena. No es que debamos esperar siempre que el trabajo sea de color de rosa, en absoluto. Pero obtener la información importante y las decisiones tomadas en una reunión de colaboración en equipo debería ser más fácil de lo que es. 

Para ello, puede hacerlas visuales y utilizar una herramienta de colaboración para generarlas al instante. Las herramientas de gestión visual que permiten el control visual son de gran ayuda. Permiten tomar notas y crear diagramas, cuadros, mapas y gráficos que ayudan a transmitir mejor los mensajes de una forma más clara y explicativa sin un cúmulo de palabras.

Dejar de trabajar sin metodologías adecuadas 

Empezar las sesiones de colaboración sin metodologías o estructuras adecuadas da pie a una experiencia azarosa. Si pretendes maximizar el poder de colaboración de tu equipo, asegúrate de haber establecido métodos para alcanzar tus objetivos. 

Para ello, puede utilizar una pizarra digital. Una pizarra digital es un espacio de trabajo virtual en el que los equipos pueden colaborar, a veces con plantillas de pizarra listas para usar para no empezar con una página en blanco. 

Algunos ejemplos de este tipo de plantillas para pizarras colaborativas son:

• Plantillas de mapas mentales 
• Plantillas Kanban 
• Plantillas de recorrido del usuario
• Plantillas de plazos de proyectos, etc. 

Con estas plantillas, tu sesión estará lista en cuestión de minutos y ya no tendrás que dedicar 2 horas a prepararla. En cualquier momento de tu colaboración, la estructura y las metodologías están aquí para ayudarte a retomar el rumbo.

Deja de pensar que sólo se trata de trabajar

Otra práctica que deberías abandonar es olvidarte de la importancia de los momentos informales en equipo. 

Al igual que el ejercicio permite un espacio para el descanso entre repeticiones, algunas actividades deben ser un respiro para su equipo. Puede mejorar la motivación de su equipo mediante rituales de equipo semanales, una pausa para el café de vez en cuando o un icebreaker al principio de cada sesión. Estas actividades ayudan a liberar la tensión que conlleva el trabajo y la relajan en cada sesión, creando un mejor entorno para pensar.

A menudo se ha confundido el trabajo en equipo con la colaboración. Sin embargo, son diferentes. La colaboración te permite tener un equipo más eficiente porque es inclusiva. Pero puedes hacer que la colaboración de tu equipo sea aún mejor si te desprendes de ciertas cosas que antes te parecían habituales. Así pues, utiliza estas 5 prácticas y verás cómo los resultados de tu equipo mejoran en un 100%.