¿Qué hace que un software de colaboración sea bueno?

Con el aumento de la adopción del trabajo remoto en todo el mundo, cada vez es más común tener empleados dispersos por diferentes ubicaciones geográficas y zonas horarias. Mientras que su comercializador podría estar en Seattle, su editor podría estar en Filipinas, e incluso podría tener otro trabajador en Australia. Entonces, sólo un buen software de colaboración puede ayudarle a salvar la distancia entre todos sus trabajadores para una experiencia de trabajo sin fisuras. 

Pero la cuestión es la siguiente: hoy en día existen muchas herramientas de colaboración en el mercado, y cada vez es más difícil elegir la que mejor se adapta a sus necesidades. La cuestión es que tomar la decisión equivocada puede afectar a sus empleados y a su empresa en general. Algunas de las desventajas de un software de colaboración ineficaz son los problemas con la seguridad de los datos, la falta de compromiso y participación, la falta de un retorno de la inversión concreto y mucho más. 

Por eso, en este artículo vamos a ofrecer una guía para ayudar a directivos y ejecutivos a buscar y elegir el software de colaboración más relevante y completo para sus empleados y su empresa. 

¿Qué se considera hoy en día un software de colaboración?

Las herramientas de colaboración son aplicaciones de software diseñadas para facilitar el trabajo en equipo, la comunicación y la coordinación entre las personas que trabajan en un proyecto común. Al igual que en un espacio de trabajo en línea, todas las personas o grupos de personas participantes pueden relacionarse, interactuar e incluso beneficiarse de funciones de gestión visual, aunque no se encuentren físicamente en la misma región. 

La diferencia entre las herramientas de software de colaboración y un simple espacio de trabajo en línea es que las herramientas de colaboración permiten a los usuarios hacer mucho más que gestionar proyectos o editar documentos simultáneamente: 

• Comparte información;
• Intercambia ideas;
• Comuníquese por vídeo, texto o audio;
• Brainstorm con métodos listos para usar, pizarras virtuales o herramientas de mapas mentales,... 

En una palabra, este tipo de software permite la colaboración más eficaz entre empleados y ejecutivos, independientemente de la distancia.

Veamos ahora por qué existen tantas de las llamadas herramientas de colaboración en el mercado actual. 

¿Por qué existen hoy tantas herramientas de colaboración en el mercado?

Una publicación de Indeed de principios de 2023 menciona que existen más de 65 herramientas de inteligencia colectiva en el mercado. Aunque esto pueda no parecer mucho, imagínate intentar elegir una herramienta y enfrentarte a más de 65 opciones. 

¿Cuál elegiría? 

¿Por qué? 

¿En qué se basaría su selección? 

Probablemente le llevaría mucho tiempo responder a estas preguntas.

Hablaremos de ello muy pronto, pero antes hablemos de por qué existen tantos programas de colaboración.

Aumenta la demanda

Esta es la razón más obvia por la que ha aumentado la oferta de herramientas. Desde un punto de vista económico, cuando aumenta la demanda de un determinado producto, la oferta también aumentará para satisfacerla. Pero, ¿a qué se debe el aumento de la demanda de herramientas colaborativas?

1. El modelo de oficina convencional está evolucionando, y cada vez son más las empresas con ejecutivos de alto nivel que adoptan los modelos de trabajo flexible y a distancia.
2. Hay más cambios en la cultura laboral. 
3. Cada vez más empresas necesitan una estrategia de comunicación y coordinación más eficaz para sus espacios de trabajo
4. Muchos ejecutivos de alto nivel están empezando a reconocer las preferencias y estilos de trabajo únicos de los distintos equipos y personas en lo que respecta a la comunicación y la colaboración.

Los requisitos especializados imponen más ofertas

Además de que más personas necesitan las herramientas, las distintas industrias y sectores tienen necesidades de inteligencia colectiva distintas. 

Por ejemplo, una empresa dedicada al desarrollo de software necesitaría más herramientas relacionadas con el control de versiones y el código. Sin embargo, cuando se trata de equipos más creativos, sus necesidades se centrarían en herramientas para la colaboración en el diseño. 

Por eso existen muchos tipos de herramientas. Cada herramienta de colaboración eficaz responde a diferentes necesidades y requisitos especializados. 

La tecnología avanzada facilita el desarrollo de aplicaciones informáticas

Antaño, crear herramientas de software y plataformas digitales era ciencia espacial. 

Pero ahora, los sistemas digitales se extienden como la mala hierba, y una persona con las aptitudes y los equipos adecuados puede poner en marcha un negocio de software. ¿Recuerdas el aumento de la demanda que mencionábamos antes? Exacto. Es como un mercado seguro de beneficios. 

La competencia por ser el mejor evoca más productos

El panorama competitivo del sector tecnológico impulsa la innovación. A medida que más empresas desarrollan herramientas de software de colaboración, se esfuerzan por ofrecer características únicas, mejores experiencias de usuario y funcionalidades mejoradas para destacar en el mercado, de ahí que haya más productos en el mercado. 

Pero, como ya puede deducir, no todos estos productos se adaptan a sus necesidades.

¿Cuáles son los efectos de las herramientas ineficaces para las empresas?

Parte de estos efectos se mencionaron en la introducción de este artículo, pero debes saber que las empresas dirigidas por ejecutivos de alto nivel, como directores generales, directores financieros, directores técnicos, etc., no pueden tomar decisiones al azar sobre las herramientas que utilizarán sus equipos, por las siguientes razones: 

1. Las herramientas ineficaces pueden romperse, lo que supone un gran contratiempo

Imagina que una herramienta de videoconferencia se estropea justo en medio de una llamada importante... Puede costar mucho dinero y energía trabajar con una herramienta ineficaz. 

Sea cual sea el tipo de avería, puede provocar retrasos en la toma de decisiones, falta de comunicación, falta de claridad, obstaculización del flujo de información y muchas cosas más. Pero, por suerte, una colaboración eficaz puede salvarte de todo eso.

2. Las herramientas ineficaces reducen la productividad, lo que puede provocar pérdidas 

Las herramientas de colaboración eficaces se crean para facilitar la productividad, la coordinación y la colaboración. 

Cuando tienes que volver a introducir datos, solucionar problemas varias veces o buscar soluciones manuales a determinados problemas, esto puede afectar a la concentración y la productividad. 

También puede hacer que tanto los ejecutivos como sus equipos pierdan mucho tiempo, lo que podría resultar muy costoso para la empresa, sobre todo si se pierden plazos y oportunidades. Por eso hay que ser intencionado a la hora de encontrar la herramienta adecuada.

3. Las herramientas ineficaces dificultan la consecución de los objetivos de la empresa

Toda empresa puntera tiene objetivos diarios, semanales y mensuales. Sin embargo, alcanzar las metas y objetivos puede resultar difícil cuando hay un malentendido con las herramientas, objetivos contradictorios o una falta de cohesión causada por herramientas ineficaces. 

Pero si se dispone de un software de colaboración eficaz que permita un seguimiento perfecto de los procesos y la eficiencia de los empleados, los objetivos de la empresa serán más fáciles de cumplir. 

Entonces, ¿qué puede hacer para evitar invertir en la equivocada? 

¿Cuáles son las características del mejor software de colaboración?

Son muchas las características de un gran software de colaboración. Vamos a enumerar las más importantes de entre todas ellas.

1. Fuertes medidas de seguridad

Es casi inevitable no compartir información sensible a través del software de colaboración. 

A través del software podrían transferirse datos como URL confidenciales, números de la seguridad social, información de localización, datos de proveedores y socios, contraseñas y credenciales o información financiera. Por tanto, necesita una herramienta que dé prioridad a la protección de datos. Algunas de las cosas que hay que buscar (o preguntar) son;

1. La disposición sobre encriptación de datos.
2. Si hay autenticación multifactor u otras formas de verificación.
3. Control de acceso para evitar accesos no autorizados y violaciones de datos.

2. Claridad UX amigable e interfaz intuitiva

Otra característica de una herramienta de colaboración eficaz es la interfaz intuitiva y la claridad de la experiencia de usuario (UX). 

Una herramienta con una interfaz fácil de usar no sólo requiere una formación mínima para que los nuevos usuarios empiecen a utilizarla, sino que también puede mejorar significativamente la productividad y el compromiso. 

Busque opciones de personalización para que la interfaz se adapte a los requisitos de su empresa. La herramienta debe tener un diseño adaptable que funcione a la perfección en múltiples dispositivos y, sobre todo, debe ofrecer canales accesibles para que los usuarios busquen ayuda y reciban asistencia rápida.

3. Máxima operatividad

La operatividad se refiere al rendimiento, la fiabilidad y la escalabilidad de la herramienta. 

Por lo tanto, elegir una herramienta de colaboración con una operatividad de primera categoría garantizará que su equipo pueda trabajar sin problemas y sin interrupciones. Pero es posible que no pueda encontrar la "operabilidad" en el nombre de la herramienta. ¿Cómo puede saberlo? Tendrá que fijarse en algunas cosas:

1. El rendimiento y la velocidad de carga, incluso con archivos grandes y complejos.
2. Historial demostrado de alto tiempo de actividad y fiabilidad.
3. Edición en tiempo real, comentarios, historial de versiones y otras funciones que permiten el trabajo en colaboración.
4. Actualizaciones y mantenimiento periódicos.

4. Gestión y representación visual

La gestión visual es el procedimiento que utiliza elementos visuales como imágenes, cuadros o gráficos para comunicar información, gestionar procesos o seguir el progreso de individuos o un grupo de individuos. 

Es ideal para mostrar información relevante a equipos u otros ejecutivos para poner de relieve problemas o comunicar ideas.

Pero, ¿por qué las herramientas de colaboración están tan relacionadas con la gestión visual? 

Un informe de LinkedIn muestra que la mayoría de los ejecutivos de nivel C utilizan la gestión visual para seguir el progreso de sus empresas. 

Porque, ¿quién quiere estar leyendo un informe completo cuando puede tener las diez páginas encajadas en un gráfico? Además, está demostrado que retenemos mejor la información cuando la recibimos visualmente que en forma de texto. 

La gran noticia es que sólo las buenas herramientas de software colaborativo pueden ayudar a su equipo a conseguirlo sin esfuerzo, con datos precisos, gran seguridad y funciones de colaboración eficaces.

5. Características del eje central

Otra característica de un gran software de inteligencia colectiva es que permite centralizar todos los intercambios y documentos. 

¿Qué sentido tiene una herramienta de colaboración si hay que recurrir a herramientas secundarias para realizar algunas de sus actividades? Un buen software de colaboración debe ser un eje central, una plataforma de colaboración en la que los equipos puedan celebrar reuniones, compartir documentos, colaborar en proyectos y gestionar versiones de archivos. 

6. Características de compromiso para fomentar la interacción de los empleados

La mayoría de las herramientas de inteligencia colectiva se detienen en las dos primeras características, pero si esa herramienta no ofrece funciones que fomenten el compromiso del equipo, no es la mejor. 

Deben estar disponibles funciones de participación como métodos y plantillas listos para usar, actividades para aumentar la participación durante los debates, pizarras compartidas para brainstorming, cuestionarios o encuestas para recoger eficazmente las opiniones de los equipos, y mucho más. 

7. Accesibilidad

¿Ha oído hablar de la compatibilidad entre plataformas? Es una característica muy importante de un buen software de inteligencia colectiva. 

Si la herramienta no puede funcionar sin problemas en varios dispositivos, entonces es posible que desee echar un segundo vistazo. Las mejores herramientas se basan en la nube, ya que permiten a los usuarios acceder a su trabajo desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que haya una conexión a Internet operativa.

Otras características son:

1. Gran integración con otras herramientas
2. Colaboración en tiempo real
3. Herramientas de comunicación
4. Gestión y seguimiento de tareas
5. Puede o no puede proporcionar notificaciones
6. Soporte para edición simultánea
7. Análisis e informes exhaustivos
8. Copias de seguridad y recuperación de datos

¿Está preparado para empezar a utilizar herramientas de gestión visual? ¿Qué te parecen las herramientas de colaboración digital que te ayudarán a impulsar tu empresa hacia tu objetivo? 

Klaxoon está diseñada para el trabajo en equipo de hoy en día, con múltiples herramientas y plantillas disponibles para sus actividades de oficina, desde brainstorming hasta la gestión de documentos, visual y de productos. ¿Listo para probarlo?