6 Schritte zum Aufbau eines effizienten hybriden Einstellungsverfahrens

In dem hybriden Kontext, mit dem so viele Unternehmen heute konfrontiert sind, ist die Personalbeschaffung nicht länger ein Einheitsansatz. Da immer mehr Unternehmen flexible Arbeitsmodelle einführen, stehen Personalleiter vor der Herausforderung, hybride Rekrutierungsprozesse zu entwickeln , die sowohl für Mitarbeiter im Büro als auch für Mitarbeiter an entfernten Standorten mit der gleichen Effizienz funktionieren. 

Dieser Wandel erfordert einen innovativen Ansatz für die Personalbeschaffung - einen Ansatz, der agile, skalierbar ist und Talente aus verschiedenen geografischen Regionen einbezieht und gleichzeitig ein einheitliches Bewerbererlebnis bietet.

Tatsache ist, dass die hybride Personalbeschaffung viele Möglichkeiten, aber auch einige einzigartige Herausforderungen bietet. Unternehmen müssen einen größeren Talentpool erreichen und gleichzeitig die menschliche Note beibehalten, die das Engagement fördert. 

Gleichzeitig müssen Personalverantwortliche mit mehreren Technologien jonglieren, um eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit in allen Phasen des Einstellungsprozesses zu gewährleisten, von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Onboarding.

In diesem Artikel stellen wir 6 wichtige Schritte zum Aufbau eines effizienten hybriden Rekrutierungsprozesses vor. Sie sollen allen Personalleitern und -fachleuten dabei helfen, eine Rekrutierungspipeline zu erstellen, die auf die heutige Personaldynamik abgestimmt ist. 

Durch den Einsatz von Technologien für die Zusammenarbeit und die Konzentration auf das Erlebnis der Bewerber kann Ihr Unternehmen den Rekrutierungsprozess rationalisieren, die Zeit bis zur Einstellung verkürzen und einen Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung von Spitzenkräftenunabhängig vom Standort.

1. Lernen Sie, die Erwartungen der Bewerber zu verstehen, noch vor dem ersten Gespräch

Der erste Schritt zur Schaffung eines effizienten hybriden Einstellungsverfahrens besteht darin, die Erwartungen der heutigen Arbeitssuchenden genau zu verstehen. 

Da hybride und dezentrale Arbeitsmodelle zur Norm werden, erwarten Bewerber von potenziellen Arbeitgebern Flexibilität, Transparenz und nahtlose Kommunikation. Die Erfüllung dieser Erwartungen ist entscheidend, um in einem wettbewerbsintensiven Markt Spitzenkräfte zu gewinnen.

Beginnen Sie mit Umfragen durchführen oder Interviews mit derzeitigen und kürzlich eingestellten Mitarbeitern, um herauszufinden, worauf sie bei einem Einstellungsverfahren Wert legen. Wünschen sie sich flexible Vorstellungsgesprächszeiten, die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, oder eine klare Kommunikation über die Unternehmensrichtlinien für gemischte Arbeitsverhältnisse? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihren Einstellungsplan so zu gestalten, dass er die Erwartungen eines vielfältigen Bewerberpools erfüllt.

Stellen Sie bei der Ausarbeitung Ihres hybriden Rekrutierungsplans sicher, dass er klar umreißt, wie der Rekrutierungsprozess sowohl für persönliche als auch für entfernte Bewerber durchgeführt werden soll. Erwägen Sie die Integration flexibler Zeitpläne für Vorstellungsgespräche und virtuelle Bewertungstools, die Bewerbern aus verschiedenen Zeitzonen gerecht werden können. 

Betonen Sie außerdem in Stellenbeschreibungen und bei Vorstellungsgesprächen die Politik Ihres Unternehmens in Bezug auf hybride Arbeitsformen und machen Sie deutlich, wie Ihr Unternehmen die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, die Karriereentwicklung und die Flexibilität bei Fernarbeit unterstützt.

Ein gut strukturierter hybrider Einstellungsplan setzt nicht nur klare Erwartungen an die Bewerber, sondern stellt auch sicher, dass Ihr HR-Team den Prozess effizient verwalten kann. Die Einrichtung eines umfassenden kollaborativen Arbeitsbereichs spielt dabei eine wichtige Rolle. Er ermöglicht es den Personalverantwortlichen, sich mit den verschiedenen Interessengruppen abzustimmen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass kein Schritt auf dem Weg zur Einstellung übersehen wird.

2. Optimierung von Stellenbeschreibungen und Bewerbungen für hybride Rollen

Das Verfassen von Stellenbeschreibungen, die Kandidaten an verschiedenen Standorten ansprechen, ist der zweite wesentliche Aspekt eines erfolgreichen hybriden Einstellungsverfahrens.  

Hybride Aufgaben erfordern Klarheit darüber, wie die Arbeit zwischen Büro- und Fernarbeit aufgeteilt wird, daher ist es wichtig, in Stellenausschreibungen die Erwartungen und die Flexibilität transparent darzustellen. Da nicht alle Unternehmen das gleiche Maß an Flexibilität bieten, ist es wichtig, den Bewerbern diese Unterschiede im Voraus mitzuteilen. 

Wenn Sie klar angeben, ob die Stelle eher mit Büro- oder mit Fernarbeit verbunden ist, können Sie die Erwartungen der Bewerber besser erfüllen und die richtige Person für Ihr Unternehmen gewinnen.

Achten Sie beim Verfassen von Stellenbeschreibungen auch darauf, die spezifischen Anforderungen für Büro- und Fernarbeit zu umreißen. Vergessen Sie nicht, die Soft Skills zu erwähnen, die bei einer gemischten Zielgruppe Anklang finden. 

Konzentrieren Sie sich zum Beispiel auf Fähigkeiten wie Anpassungsfähigkeit, Selbstmanagement und Kommunikationsstärke - allesamt entscheidend für den Erfolg in einer hybriden Umgebung. Diese Details helfen den Bewerbern dabei, zu beurteilen, ob sie in einer Rolle, die ein Gleichgewicht zwischen Fern- und Innendienstaufgaben erfordert, erfolgreich sein können.

Vereinfachen Sie außerdem Ihr Bewerbungsverfahren so, dass es auch aus der Ferne funktioniert. Langwierige oder komplizierte Formulare können Bewerber abschrecken, insbesondere solche, die sich von entfernten Standorten aus bewerben. Gestalten Sie den Bewerbungsprozess mobil-optimiert und stellen Sie sicher, dass Bewerber Materialien wie Lebensläufe, Portfolios und Bewertungen online einreichen können.

Die hybride Rekrutierung kann auch vom Einsatz eines Applicant Tracking Systems (ATS) zur Verwaltung eingehender Bewerbungen profitieren. Diese Plattformen können HR-Teams dabei helfen, Bewerber nach Standort, Fähigkeiten und Verfügbarkeit für hybride Tätigkeiten zu filtern und zu organisieren, um einen effizienten Einstellungsprozess zu gewährleisten. 

Die Straffung dieser frühen Schritte kann die Zeit bis zur Einstellung drastisch verkürzen und die Erfahrung der Bewerber verbessern, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Erwartungen an die Rolle mit den Fähigkeiten des Bewerbers übereinstimmen.

3. Implementierung der richtigen Technologie zur Unterstützung der hybriden Rekrutierung 

Technologie ist für die Schaffung eines effizienten hybriden Rekrutierungsprozesses von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht es Unternehmen, virtuelle Vorstellungsgespräche zu führen, Bewertungen aus der Ferne zu verwalten und während des gesamten Rekrutierungsprozesses eine klare Kommunikation mit den Bewerbern zu pflegen. 

Doch nicht alle Technologien für die Personalbeschaffung sind gleich, und die Auswahl der richtigen Tools ist entscheidend für den Aufbau eines optimierten hybriden Prozesses, der den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Beginnen Sie damit, die Kernfunktionen zu ermitteln, die Sie von Ihrem Technologiepaket benötigen. Wie bereits erwähnt, kann dies ein Applicant Tracking System (ATS) zur Verwaltung von Bewerberinformationen und eine Kollaborationsplattform für Videokonferenzen bei Vorstellungsgesprächen oder asynchronen Diskussionen umfassen.

Je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens sollten diese Tools nahtlos integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten in Echtzeit Zugang zu den Bewerberdaten haben.

So kann beispielsweise eine Online-Kollaborationsplattform die Kommunikation zwischen den HR-Teams und mit den Bewerbern verbessern. Diese Plattformen vereinfachen Aufgaben wie den Austausch von Informationen während Vorstellungsgesprächen, die Durchführung von Teambesprechungen oder die Überprüfung und Organisation von Bewerberfeedback. 

Darüber hinaus können Tools, die automatisierte Arbeitsabläufe unterstützen, dazu beitragen, administrative Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen an Vorstellungsgespräche oder das Sammeln von Bewertungen nach einem Vorstellungsgespräch zu rationalisieren.

Ein sorgfältig ausgewähltes und integriertes Technologiepaket rationalisiert nicht nur die Rekrutierungsprozesse, sondern hilft den Personalabteilungen auch, bei der Einstellung von Bewerbern aus verschiedenen Ländern flexibel und effizient zu bleiben. 

Mit der richtigen Kombination von Tools können Sie das Engagement der Bewerber aufrechterhalten, die Kommunikation zwischen den Teams verbessern, den Verwaltungsaufwand verringern und letztendlich schnellere und bessere Einstellungsentscheidungen treffen, die mit Ihrer hybriden Einstellungsstrategie übereinstimmen.

4. Führen Sie nahtlose virtuelle Interviews und Bewertungen durch

Virtuelle Vorstellungsgespräche und Beurteilungen sind mittlerweile Standard bei der hybriden Personalbeschaffung, aber um eine wirklich nahtlose Erfahrung zu schaffen, müssen HR-Teams mehr tun als nur Videoanrufe einzurichten.

Ziel sollte es sein, jeden Kontaktpunkt mit den Bewerbern zu optimieren und sicherzustellen, dass sie sich während des gesamten Prozesses wohl und sicher fühlen, unabhängig davon, ob sie persönlich oder aus der Ferne interviewt werden.

Zunächst ist es wichtig, dass die Interviewer darin geschult sind, ansprechende virtuelle Interviews zu führen. Körpersprache, Augenkontakt und klare Kommunikation sind auch bei Videokonferenzen wichtig. 

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gesprächspartner mit diesen Tools vertraut sind, und schaffen Sie eine Umgebung, in der die Bewerber Fragen stellen und in Echtzeit Feedback erhalten können. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Vorbereitung auf virtuelle Vorstellungsgespräche ist die Weitergabe relevanter Ressourcen an die Bewerber im Vorfeld. Dazu kann ein Überblick über die Unternehmenskultur, die Erwartungen an die Rolle oder technische Details über den Interviewprozess selbst gehören. 

Durch die Bereitstellung dieser Ressourcen im Voraus haben die Bewerber ein besseres Verständnis für den Inhalt des Gesprächs und können sich besser vorbereiten, was zu einer produktiveren und aufschlussreicheren Diskussion während des Gesprächs führt.

Zusätzlich zu den Vorstellungsgesprächen sollten virtuelle Beurteilungen verwendet werden, um die Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und die Eignung für die Unternehmenskultur zu bewerten. Auf einer Kollaborationsplattform finden Sie zum Beispiel anpassbare Methoden für Bewertungen, mit denen Personalverantwortliche arbeitsplatzspezifische Fähigkeiten aus der Ferne testen können. Diese Beurteilungen bieten einen objektiven Überblick darüber, wie die Kandidaten sowohl in hybriden als auch in Remote-Rollen arbeiten werden.

Plattformen für die Zusammenarbeit können auch dazu beitragen, dass HR-Teams Rückmeldungen aus Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen effizient austauschen und so einen kooperativen Entscheidungsprozess bei der Einstellung sicherstellen. Durch die Zentralisierung von Bewerberinformationen und Feedback wird Ihr Einstellungsprozess transparenter und organisierter.

5. Halten Sie die Bewerber während des gesamten Einstellungsverfahrens bei der Stange

Bei einem hybriden Einstellungsverfahren ist es von entscheidender Bedeutung, das Engagement der Bewerber aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn einige Interaktionen aus der Ferne erfolgen. 

Bewerber sind eher bereit, sich zu engagieren, wenn sie sich geschätzt und respektiert fühlen. Diejenigen, die sich nicht angesprochen oder im Dunkeln gelassen fühlen, scheiden eher aus dem Einstellungsverfahren aus oder nehmen konkurrierende Angebote an. 

Um dies zu verhindern, sollten die HR-Teams gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Bewerber vom Zeitpunkt ihrer Bewerbung bis zur endgültigen Entscheidung zu beschäftigen und zu informieren.

Erstens ist eine klare und rechtzeitige Kommunikation wichtig. Die Bewerber sollten immer wissen, was der nächste Schritt im Verfahren ist und wann sie damit rechnen können, von Ihnen zu hören: 

• Verwenden Sie automatisierte Tools, um Aktualisierungen und Erinnerungen zu versenden .
• Schaffen Sie Raum für personalisierte Kommunikation, wie z. B. eine kurze Check-in-E-Mail, einen Telefonanruf oder eine asynchrone Vorankündigung, um den Kandidaten zu zeigen, dass Sie an ihrer Reise interessiert sind. 

Eine weitere Möglichkeit, das Engagement zu fördern, besteht darin, den Bewerbern einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur und die Stelle zu geben, für die sie sich bewerben. Dies kann durch das Teilen von Videoinhalten, virtuelle Rundgänge durch das Büro oder das Kennenlernen künftiger Kollegen bei informellen virtuellen Treffen geschehen. Wenn Sie den Bewerbern Einblicke in das Arbeitsumfeld und die Teamdynamik gewähren, kann sich der Prozess auch aus der Ferne persönlicher anfühlen.

Ziehen Sie außerdem in Erwägung, die Bewerber zur Teilnahme an interaktiven virtuellen Sitzungen oder Herausforderungen einzuladen, die mit der Stelle in Zusammenhang stehen. Problemlösungsübungen oder Gamification-Aktivitäten können beispielsweise über einen Collaboration-Workspace oder eine Plattform durchgeführt werden und geben den Kandidaten die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten auf dynamische Weise zu präsentieren und gleichzeitig mit Ihrem Unternehmen zu interagieren.

Indem Sie den Rekrutierungsprozess ansprechend, transparent und interaktiv gestalten, können Sie sicherstellen, dass die Kandidaten interessiert, motiviert und zuversichtlich bleiben, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden, unabhängig von der hybriden Natur des Prozesses.

6. Verbessern und passen Sie Ihren hybriden Rekrutierungsprozess kontinuierlich an

Der letzte Schritt zum Aufbau eines effizienten hybriden Rekrutierungsprozesses besteht darin, eine Feedbackschleife einzurichten , die eine kontinuierliche Verbesserung ermöglicht. 

Die Personalbeschaffung ist nicht statisch, vor allem nicht in einem hybriden Arbeitsumfeld. Wenn Sie Ihre Prozesse anpassen, ist es wichtig, Feedback von Bewerbern, Personalverantwortlichen und HR-Teams einzuholen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Versenden Sie Umfragen an die Bewerber am Ende des Einstellungsverfahrens, um mehr über ihre Erfahrungen zu erfahren: 

• War der Ablauf des virtuellen Vorstellungsgesprächs reibungslos? 
• Fühlten sie sich über die Politik des Unternehmens in Bezug auf Hybridarbeit gut informiert? 

Nutzen Sie diese Daten, um Ihren Ansatz zu verfeinern und Ihren Rekrutierungsplan anzupassen.

HR-Teams sollten sich auch regelmäßig treffen, um den Erfolg hybrider Rekrutierungsstrategien zu überprüfen, zum Beispiel während einer hybriden retrospective. Diskutieren Sie, welche Instrumente sich am besten bewährt haben, ob der Bewerberpool vielfältig genug war und wie ein hybrides kollaboratives Arbeitsumfeld die Kommunikation weiter verbessern kann.

Im gegenwärtigen Geschäftsumfeld ist es von entscheidender Bedeutung, agile und anpassungsfähig zu bleiben. Durch die kontinuierliche Verbesserung Ihres hybriden Rekrutierungsprozesses kann Ihr Unternehmen der Konkurrenz voraus sein und die besten Talente anziehen, unabhängig davon, wo sie sich befinden.