Une gestion de projet agile plus participative avec Klaxoon

Moins de chiffres, plus de simplicité. La demande des utilisateurs et utilisatrices métiers de l’outil interne déployé par Yannick Chemin et ses collègues est claire. Product owner chez Vinci Energie, Yannick fait partie des équipes des systèmes d’information (SI). Pour adapter l’outil informatique en question – des écrans de suivi d’affaires – aux besoins des responsables opérationnels qui s’en servent au quotidien, il n’a pas d’autre choix que de le repenser entièrement.

Le challenge : organiser des réunions agiles hybrides et participatives

Pour ce faire, Yannick planifie trois rendez-vous réguliers, issus des méthodes agiles : une business review mensuelle avec des membres des équipes opérationnelles françaises et étrangères, un daily meeting et une rétrospective mensuelle avec l’équipe projet, composée de six personnes réparties sur plusieurs sites. 

Lors de la toute première business review, Yannick et ses collègues ont réuni dans une salle une quinzaine de membres des équipes métiers, équipée de Post-it, pour leur présenter les fonctionnalités de l’outil avant de recueillir leurs impressions et d’échanger sur les axes d’amélioration. A la clé, un travail de retranscription de l’information considérable pour Yannick, qui s’est alors mis en quête d’un outil lui permettant tant de collecter les idées que de les trier et de les extraire facilement, mais aussi de travailler en asynchrone et en hybride. 

Cet outil de travail collaboratif, qui fait la part belle à l’intelligence collective, n’est autre que la plateforme visuelle de Klaxoon.

La solution : manager son projet en mode agile avec Klaxoon

Yannick adopte en particulier Board, le whiteboard de Klaxoon, à la taille infinie. Il l’utilise comme outil de gestion de projet, tant pour recueillir le feedback des équipes métiers que pour synchroniser son équipe.

Créer un Board de suivi pour se synchroniser

L’équipe projet de Yannick a créé son propre outil de gestion de projet agile avec le tableau blanc numérique Klaxoon, un Scrum Board lui permettant de suivre au quotidien l’avancement des user stories, ces descriptions des besoins exprimés par les utilisateurs et utilisatrices, définies grâce au feedback des équipes opérationnelles.

Dans ce tableau, les users stories sont recensées avec un code couleur, selon qu’il s’agisse de bugs (en rouge), d’évolutions (en vert), d’analyses de la performance (en bleu) ou de mises en production (en violet). 

A chaque user story correspond plusieurs tâches à réaliser, assignées aux membres de l’équipe grâce aux dimensions personnalisables, qui permettent de qualifier les idées. En colonne apparaissent les différentes étapes : à faire, en cours, à tester, terminé et bloqué.

Du lundi au vendredi, Yannick et son équipe se réunissent sur ce Scrum Board pour mettre à jour le tableau. Grâce à cette synchronisation quotidienne, chaque membre de l’équipe fait part de ses progrès ou de ses blocages et, ensemble, même à distance, tout le monde participe et fait avancer le projet.

Collaborer, aussi bien en réunion qu’en asynchrone

Tous les troisièmes vendredis du mois, il est temps pour Yannick et ses collègues de présenter les nouveautés aux équipes opérationnelles, en France et à l’international. À la suite de cette réunion hybride, ces dernières ont jusqu’au mardi suivant pour tester l’outil en asynchrone.

Le mardi, la business review mensuelle s’ouvre – toujours avec un icebreaker pour prendre le pouls de l’équipe et bien démarrer le workshop. Il est organisé en deux temps. D’abord, une présentation séquencée et interactive sur l’outil Session, lors de laquelle des questions sont posées en direct pour obtenir une première vague de feedback, écran par écran : avez-vous utilisé l’écran X ? Correspond-il au besoin ? Peut-il être mis en production ? Pouvons-nous supprimer l’ancien écran ?

Ensuite, l’équipe projet invite les participants et participantes à rejoindre un tableau blanc pour poster leurs idées concernant d’éventuels éléments manquants et autres points de blocage. En un clic, Yannick peut extraire toutes les réponses aux questions ainsi que les résultats du brainstorming, grâce aux compte-rendus automatisés. De quoi dresser un plan d’action précis pour le prochain sprint de l’équipe projet.

Le résultat : des deadlines respectées et des interactions démultipliées

Pour Yannick, le constat est clair : Klaxoon, l’essayer, c’est l’adopter. Et il ne peut plus s’en passer : « Maintenant, je ne peux plus faire machine arrière, Klaxoon est clairement devenu un outil indispensable pour l’équipe. »

En proposant un format hybride, l’équipe projet embarque davantage de profils internationaux dans ses business reviews mensuelles. En quelques mois, elles ne réunissent plus 15, mais 40 personnes à distance. Ces réunions sont donc non seulement plus riches, mais aussi plus participatives. « En présentiel, certaines personnes monopolisaient le temps de parole et d'autres ne s’exprimaient pas, par timidité », raconte Yannick. Le gain de temps est également considérable pour le product owner. Finies les retranscriptions numériques des dizaines ou centaines de Post-it collés sur les murs de la salle de réunion : tout est disponible sur Board.

Quant aux points de synchronisation quotidiens, Yannick et son équipe ont découvert la force du management visuel, en passant d’un tableau Excel à un Scrum Board personnalisé. Board leur permet de tenir les délais, de suivre l’avancée du projet et d’en avoir une vision d’ensemble, depuis le début, tout en gagnant en interaction. Pour Yannick, Klaxoon est tout simplement devenu « le point d’entrée de l’équipe ».