Daily Scrum Meeting : la réunion quotidienne de l’équipe de développement en sprint

 7 questions que vous vous posez sur le daily scrum meeting 

 1. Quelle est la définition de Daily Scrum ?

Daily Scrum signifie littéralement “mêlée quotidienne”. La gestion de projet en mode agile Scrum tient effectivement son nom du rugby, discipline à laquelle cette méthodologie emprunte les principes de rapidité, réactivité, coordination, auto-organisation, ou encore responsabilisation de ses membres.  Travailler en agile Scrum, c’est établir des cycles de développement que l’on appelle des sprints. Des réunions rituelles, les “cérémonies agiles”, rythment ces cycles : découvrez ainsi le Sprint Planning qui permet de planifier le projet en avance de phase, la Revue de Sprint à mener lorsque le cycle touche à sa fin, ou encore la Rétrospective de Sprint qui permet de prendre du recul avant de lancer le prochain cycle, dans une démarche d’amélioration continue. Retrouvez des templates dédiés à ces différents temps forts dans notre bibliothèque de templates. Le Daily Scrum Meeting, dont nous parlons ici, est donc le rendez-vous quotidien de ces sprints. 

Le guide de référence pour tout savoir sur la gestion de projet Scrum, rédigé par Ken Schwaber et Jeff Sutherland, est à retrouver ici : Le Guide Scrum.

 2. À quoi sert le Daily Scrum Meeting ?

C’est l’occasion pour chaque membre de l’équipe de partager avec son équipe ce qu’il a fait la veille, ce sur quoi il va avancer dans la journée, et de se pencher ensemble sur les éventuels points de blocage rencontrés. Ce rituel Scrum permet d’engager toute l’équipe. 

Le template Daily Scrum Meeting correspond à un rituel d’équipe Scrum, et s’inscrit dans le modèle de gestion de projet Agile Scrum. L’Agile Scrum est une méthode de gestion de projet itérative, qui fonctionne en cycles de développement afin de concevoir une nouvelle application, de nouvelles fonctionnalités, un site web… L’équipe Scrum se synchronise chaque matin lors de la Daily Scrum, un point de suivi rapide et concis.

3. À qui s’adresse le template Daily Scrum Meeting ?

‍Le template Daily Scrum Meeting s’adresse bien sûr aux équipes qui utilisent déjà la méthode Scrum... mais aussi à celles qui la découvrent ! Les différents templates que nous mettons à votre disposition, grâce à leur mode d’emploi détaillé et à leur page dédiée, vous permettent de comprendre et d’adopter cette méthode de gestion de projet agile. 

 4. Qui participe à la réunion Daily Scrum ?

Le Daily Scrum Meeting s’adresse à toute l’équipe mobilisée sur le projet. Traditionnellement en gestion de projet Agile Scrum, le Daily Scrum Meeting concerne l'ensemble de l'équipe dite de développement. La méthodologie Scrum a son propre lexique, transposable à n'importe quelle équipe projet. Vous retrouvez dans le template le terme de scrum master, c’est l'équivalent d'un coach qui doit permettre à l’équipe de trouver sa manière de fonctionner la plus efficace possible. Son rôle est de l’accompagner pour qu’elle soit autonome. Pendant le Daily Scrum Meeting, c'est lui qui a le rôle d'animateur.

5. Combien de temps dure le Daily Scrum Meeting ?

Comptez 15 minutes maximum, environ 2 minutes par personne. Le temps suffisant pour partager ce qu’on a fait la veille, ce qu’on va faire dans la journée, et de manière facultative, 

de soulever une alerte. Un conseil, respectez le timing ! Cette cérémonie perd de sa valeur si elle s’éternise. On n’est pas là pour débattre ou pour entrer dans le détail. Le but est que toute l’équipe soit alignée et reste bien focus vers l’objectif du sprint. 

Pour respecter le temps défini, rien de plus simple si vous êtes en mode hybride et que vous utilisez Live, l’outil de visioconférence intégré à Board. En effet, en lançant la visio, vous sélectionnez d’emblée la durée de celle-ci, 5, 15 ou 30 minutes (renouvelables). Cliquez sur 15 mn et c’est parti ! Un signal sonore se fera entendre à l’approche de la fin du temps imparti pour vous signaler que le moment est venu de conclure, ou exceptionnellement ajouter 5 mn supplémentaires, mais n’en faites pas une habitude. Cette fonctionnalité vous aidera à cadrer le temps de parole de chacun et à être concis et efficace, en allant à l’essentiel. 

6. Comment animer le “Daily Scrum Meeting” avec Board de Klaxoon ?

La Daily Scrum, c’est l’occasion de se retrouver en équipe chaque matin sur toute la durée du projet. Le Board de Klaxoon est idéal pour travailler en mode agile, chacun peut contribuer à tout moment, le whiteboard digital est mis à jour instantanément. Live, la fonctionnalité de visioconférence intégrée à Board, permet de travailler en mode hybride : que les effectifs soient dispersés entre le bureau, le télétravail, ou ailleurs à distance, ce n’est jamais un obstacle. En un clic, toute l’équipe est réunie au même endroit pour échanger et partager. 

Utilisez quotidiennement le template Daily Scrum Meeting, c’est le premier RDV de l’équipe chaque matin. En 15 minutes maximum, l’équipe de développement s’aligne sur l’avancement du sprint. Chacun partage où il en est, les problèmes éventuels qu’il rencontre… Les membres de l’équipe vérifient chaque jour qu’ils sont toujours bien tous ensemble dans la bonne direction vers l’objectif du sprint. 

Dans un premier temps, préparez votre Board : c’est très simple, cliquez sur “utiliser le template” et suivez les instructions. Avant le lancement de la première Daily Scrum, ajoutez toutes les tâches que l'équipe va prendre en charge tout au long du sprint. Importez votre liste de user stories directement depuis votre Sprint Backlog. Dans la colonne "toutes les actions à mener", copiez-collez votre liste de tâches priorisées, que vous l’ayez établie depuis le Template Sprint Backlog ou depuis un tableur.

Invitez ensuite votre équipe à rejoindre le Board pour le point de synchronisation initial :

vous vous retrouvez en Live, puis donnez quelques éléments de contexte concernant le produit sur lequel vous allez travailler en équipe, comme la durée, combien de temps va durer le sprint, ou encore un point sur l'objectif du sprint et le nombre d’étapes à réaliser. Chacun renseigne son nom, prénom et envoie une photo, c'est plus sympa. 

Ensuite, l'équipe se répartit les tâches en fonction des compétences de chacun dans la première colonne. Pour cela, renseignez votre nom dans la dimension. Les dimensions sont des champs intégrés à l’idée qui permettent d’apporter des informations complémentaires de manière simple et visuelle. Une fois terminé, tous les membres de l'équipe savent ce qu'ils auront à faire pendant le sprint.

Pour chaque jour qui suit, et ce sur toute la durée du sprint, programmez un point de synchronisation quotidien : on met à jour le Scrum Task Board et le Burndown Chart. 

Le Scrum Task Board c’est le tableau des tâches. C’est donc là que l’on retrouve la liste des actions à mener, les user stories priorisées, importées depuis le Sprint Backlog. À chaque changement de statut d'action, par exemple lorsqu’une action passe du statut “en cours” au statut “terminée”, chacun déplace soi-même l’idée correspondant à l'action dans la colonne adéquate, en pensant également à changer de couleur selon la légende. Les actions à faire en jaune, en cours en bleu, terminées en vert. Le rouge est réservé aux alertes et le rose aux actions “à tester”. 

Chaque jour, suivez également sous forme graphique, le Burndown Chart, l’évolution de la quantité de travail restante sur la période du sprint. Si besoin, retrouvez le mode d'emploi détaillé de cette méthode sur la page qui lui est dédiée. 

 7. Quelles astuces et fonctionnalités connaître ? 

Pour piloter le Scrum task board, à tout moment, passez en vue colonne pour visualiser les priorités, et en vue liste pour mesurer la charge par personne. Changez de point de vue en un clic pour mesurer les différents paramètres, c’est facile avec ces modes de vue, et cette option est à disposition directement sur le Board.

Il est important de respecter le timing. Une Daily Scrum efficace se déroule en maximum 15 minutes. Pour vous aider, utilisez le Timer à disposition sur le Board ! Pour les membres de l’équipe qui sont ensemble en salle, privilégiez la position debout pour accentuer le côté dynamique de ce lancement de journée, en anglais on l’appelle le “stand-up daily meeting”. 

Si un point de blocage est abordé au cours de la daily scrum, ce n’est pas à ce moment-là que l’on va le résoudre. Cela permet seulement d’alerter l’ensemble de l’équipe, et les personnes concernées qui vont pouvoir se synchroniser à l’issue du daily scrum meeting pour discuter du problème et chercher une solution, sans bloquer les autres membres de l’équipe qui continuent d'avancer sur leurs sujets en parallèle. 

Besoin d'en savoir plus sur certaines tâches ? Interpellez l'équipe en utilisant Question. Chacun peut alors y répondre directement, la prise de décision est collective et accélérée.

Grâce au daily scrum meeting, vous n’avez qu’un seul lien à partager, où que soient les membres de l’équipe, on sait où l’on se synchronise chaque matin du sprint. L’équipe reste coordonnée et alignée vers le même objectif. Ce point quotidien permet aussi de constater la progression pas-à-pas et de motiver ainsi les troupes dans la bonne direction. Testez sans attendre ce rituel agile avec votre équipe de développement pour en constater tous les bénéfices !