Travail asynchrone : 4 façons de l’utiliser pour améliorer l’autonomie et la productivité de vos équipes

Nous avons tous déjà travaillé en asynchrone au moins une fois sans le savoir, que ce soit en échangeant par e-mail au lieu d’organiser des réunions, ou en prenant un temps dédié pour nous concentrer sur une tâche sans interruption.

L’idée derrière le travail asynchrone, c’est d’avoir une meilleure maîtrise de son temps de travail, et d’en retirer une meilleure productivité. Bien entendu, tous les métiers et domaines d’activité ne permettent pas d’y recourir de la même façon. Mais lorsque c’est possible, Gartner a déterminé que les employés qui ont la confiance de leur hiérarchie pour gérer leur temps de travail ont 2,3 fois plus de chances d’être efficaces.

Pour maîtriser la mise en place du travail asynchrone dans votre entreprise, vous devez comprendre comment il peut vous aider à renforcer l’engagement de vos équipes. Car l’engagement est la clé de l’autonomie et de la productivité, surtout dans un contexte où le travail hybride devient de plus en plus la norme. Sans compter que des équipes plus engagées, autonomes et productives contribuent aussi à créer un environnement de travail positif, qui génère des résultats de manière durable.

Dans ce guide, vous allez donc découvrir 4 stratégies d’organisation pour exploiter tout le potentiel du travail asynchrone, et ainsi maximiser les performances et l’engagement de vos équipes. Nous verrons également qu’il existe des pièges à éviter, ainsi qu’une nécessité de repenser vos pratiques de collaboration et votre culture d’entreprise.

Travail asynchrone : enjeux actuels et pièges à éviter

Comment définir le travail asynchrone ?

Le travail asynchrone est une manière de collaborer où tout le monde n’a pas besoin d'être simultanément disponible pour avancer sur un projet commun. Contrairement au travail synchrone, où les activités se déroulent en temps réel, le travail asynchrone permet aux individus d'optimiser leur temps de travail pour être le plus efficaces possible.

Cette approche repose sur trois piliers essentiels : 

• La responsabilisation des équipes
• La transparence des échanges
• Une communication coordonnée

Pour cette raison, le travail asynchrone est utile quelle que soit la manière dont les équipes travaillent, et favorise une meilleure gestion de leur temps et de leurs tâches. 

Toutefois, le travail asynchrone n’a pas pour vocation de remplacer le travail synchrone dans toutes les situations. C’est aux équipes et à leurs dirigeants d’apprendre à combiner les deux approches dans leur travail, afin de répondre aux besoins spécifiques de leurs projets.

Les pièges du travail asynchrone 

Malgré ses nombreux avantages, le travail asynchrone présente aussi certains écueils à éviter s’il est mal déployé : 

• Une communication peu claire sur les attentes et les objectifs, qui peut provoquer des malentendus et des retards dans les projets, rendant la coordination difficile. 
• Le micromanagement, qui constitue une pratique très chronophage pour les managers, et désengageante pour les équipes.
• L'isolation, qui peut rapidement s'installer si les interactions sociales et professionnelles sont insuffisantes, et entraîner un sentiment de déconnexion avec le reste de l'équipe. 

Ainsi, pour réussir à contourner ces pièges et augmenter votre productivité à l’aide du travail asynchrone, vous avez non seulement besoin d’une organisation rigoureuse et transparente, mais aussi de maintenir l’engagement de vos équipes, à tout moment et où qu’elles se trouvent.

À la base de la productivité, le besoin d’engagement

Pour être véritablement productifs au quotidien, vos employés doivent être engagés. La productivité va au-delà de l'efficacité (faire en sorte que cela fonctionne), elle relève de l’efficience (faire en sorte que cela fonctionne encore mieux). En moyenne, nous passons 1/3 de notre vie au travail, soit environ 90 000 heures. Il est donc essentiel que ce temps soit bien utilisé.

Sans compter qu’il existe une dissonance notable entre ce que les employés et les employeurs perçoivent comme les principaux moteurs de motivation au travail (University of Oxford’s Wellbeing Research Centre) : 

• Les employés déclarent avoir besoin d’une dynamique, d’un sentiment d'appartenance, de la confiance de leurs collègues et managers, et de la reconnaissance du travail effectué. Tous ces facteurs sont étroitement liés à l’engagement.
• Les employeurs estiment généralement que ce sont le salaire et la flexibilité qui motivent principalement les employés.

Pour favoriser l’engagement de vos équipes, il est donc important de les responsabiliser et de leur donner plus d’autonomie dans leur travail. De fait, la Harvard Business Review (HBR) montre que les employés recherchent désormais cette autonomie plus que la flexibilité. Si dans un environnement de travail asynchrone, les deux facteurs se combinent, c’est bien l’autonomie qui donne à vos employés les moyens de collaborer à leur rythme de manière engagée.

Enfin, d’après Gartner, des travailleurs plus autonomes voient leur fatigue professionnelle réduite de près de 2 fois, ce qui leur permet de maintenir des performances plus élevées sur le long terme. Ces mêmes employés sont aussi 2,3 fois plus susceptibles de rester dans leur organisation, vous assurant ainsi une meilleure rétention de vos talents.

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1. Réduire le travail fragmenté pour favoriser la concentration

Le travail asynchrone permet de réduire le travail fragmenté. Mais de quoi s’agit-il ?

Une étude de HBR relayée par Forbes montre qu’au travail, nous sommes interrompus en moyenne toutes les 6 à 12 minutes. Ensuite, d’après les recherches menées par l’Université de Californie (Irvine), il nous faut environ 23 minutes pour nous concentrer à nouveau pleinement sur un sujet. 

C’est ce qu’on appelle le travail fragmenté, et qui consiste à travailler avec des interruptions constantes. Par ailleurs, les chiffres ci-dessus impliquent que bien souvent, nous ne sommes jamais en mesure de retrouver pleinement notre concentration avant l’interruption suivante. Ce phénomène s’appelle le résidu d’attention.

Avec la puissance du travail asynchrone, vous pouvez alors créer un espace de travail pour aider vos équipes à réduire les interruptions, et à maintenir leur concentration :

• En leur permettant de répondre aux sollicitations extérieures à leur rythme.
• En leur donnant les moyens de se créer des plages de concentration dédiées.
• En leur donnant accès a posteriori aux informations liées à un projet et à son avancement, même si une personne n’a pas pu être présente lors d’une réunion synchrone. 

Il existe des solutions conçues pour vous aider à construire un tel espace de travail, et déployer le travail asynchrone dans les meilleures conditions. Par exemple, des plateformes collaboratives tout-en-un vous permettent d’échanger en continu à votre rythme, à tout moment et depuis n’importe où. C’est le cas de Klaxoon, qui combine des outils complémentaires adaptés à tous les besoins de collaboration :

• ‍Question : ouvrez un canal de discussion dédié à un sujet, et soyez notifiés lorsque l’un des participants partage sa réponse en asynchrone ;

• Board : partagez un tableau blanc en ligne à votre équipe, et répartissez les tâches pour que chacun puisse le compléter de manière visuelle à son rythme.‍
• Quiz, Sondage et parcours gamifiés : testez les connaissances de votre équipe ou sollicitez son feedback sur un sujet, sans avoir besoin de vous réunir de manière synchrone.

Vous pouvez aussi utiliser ces outils avec votre équipe pour mieux qualifier vos sollicitations. Par exemple, vous pouvez définir un canal de communication dédié par niveau de priorité : un message dans le chat si la réponse est attendue rapidement, ou une Question Klaxoon si la personne peut répondre en asynchrone.

2. Renforcer votre management par le team empowerment

Nous le savons, le rôle du management est crucial dans la montée en performance des équipes, et l’atteinte des objectifs d’une organisation. Cependant, manager est un exercice de plus en plus difficile : depuis 2022, les managers ont vu leurs responsabilités augmenter de 51%, et 49% d'entre eux déclarent que ces responsabilités sont désormais plus complexes. L’une des raisons est qu’ils doivent souvent manager des équipes qui peuvent être tout à la fois en télétravail, présentiel ou hybride. 

Il faut aider les managers à simplifier leur travail et réduire leur charge mentale, en créant les bonnes conditions pour rendre leurs équipes plus autonomes et responsabilisées. C’est l’objectif du team empowerment. 

Ainsi, les managers consacrent moins de temps à la supervision des tâches, font davantage confiance aux collaborateurs, et gagnent eux aussi en productivité. Il s’agit de les accompagner pour transformer leurs pratiques managériales, et les orienter davantage vers le développement des compétences et le coaching de leurs équipes. 

En termes de structure, le team empowerment se traduit surtout par la mise en place d'un cadre de travail qui réduit la charge cognitive à tous les niveaux hiérarchiques. Le travail asynchrone constitue alors un levier efficace pour vous aider à créer un environnement de travail flexible qui renforce l’autonomie de vos équipes, tout en facilitant leur formation, les échanges de feedback et le mentoring.

Par exemple, il existe de nombreuses méthodes de travail collaboratif axées sur le co-développement, que vous pouvez utiliser pour responsabiliser vos équipes où qu’elles se trouvent, et reconnaître leur progression et leur réussite. En voici quelques exemples :

• ‍La méthode OKR pour définir collectivement des objectifs atteignables et mesurables ;

• La Matrice des attendus pour vous aligner efficacement sur la répartition des rôles ;‍
• Le modèle GROW pour accompagner individuellement vos collaborateurs, et renforcer leur engagement.

3. Développer la collaboration intentionnelle

La collaboration intentionnelle est une approche du travail collectif, où les interactions et les efforts de collaboration sont planifiés et consolidés en amont. Contrairement à la collaboration ad hoc, qui se produit de manière spontanée et souvent désorganisée, la collaboration intentionnelle implique non seulement que vous arriviez en réunion en étant déjà préparés, mais que vous ayez aussi donné les moyens aux autres participants d'arriver préparés.

Lorsque la collaboration se déroule de cette façon, les parties prenantes disposent de plus d’autonomie pour organiser leurs moments d’échange à leur rythme, et trouver les bonnes ressources à partager avec le reste de l’équipe. Cela leur permet d’être plus confiants, de ne plus perdre de temps à faire de la mise en contexte pendant leurs échanges, et donc d’avancer bien plus rapidement.

Jusqu’à aujourd’hui, les organisations se sont énormément appuyées sur les moments synchrones dans leur travail, au point d’en faire un modèle par défaut. Par exemple, d’après Gartner, seules 17% des organisations actuelles mettent en place des journées sans réunion. Cette dépendance au synchrone est un héritage d’une époque où les outils asynchrones n’existaient pas encore.

La collaboration intentionnelle est une solution efficace pour ne plus dépendre du synchrone, et prendre des décisions conscientes pour mieux structurer vos pratiques de travail : 

• Limiter le synchrone aux moments les plus indispensables (beaucoup de réunions peuvent être remplacées par du travail asynchrone). 
• Vous assurer que vos managers donnent l’exemple dans son application. L’information doit être centralisée et accessible en autonomie, n’importe où et à tout moment, et permettre à tous les participants d’être alignés sur leurs sujets.

4. Améliorer le bien-être de vos employés

Au-delà d’une dépendance au synchrone, nous évoluons dans une culture de l’overwork, où le travail supplémentaire reste valorisé. HBR note que depuis 2019, la quantité de travail réalisée le soir ou le week-end par les collaborateurs a augmenté de 200%. Sans compter le présentéisme qui reste ancré dans la culture de nombreuses entreprises, en particulier quand il s’agit de collaborer en synchrone. Tout cela exerce un impact négatif sur le bien-être des équipes au quotidien.

Néanmoins, le bien-être au travail reste le second facteur le plus important pour les employés à l’échelle mondiale. McKinsey estime qu’améliorer le bien-être des employés pourrait créer entre 3,7 et 11,7 billions de dollars de valeur économique. Pour les organisations, il s’agit donc d’un manque à gagner considérable.

Le travail asynchrone, en offrant plus d’autonomie et en réduisant le stress lié à l’organisation d’échanges en synchrone, permet d’améliorer le bien-être de vos employés en prenant en compte le rythme de chacun, et en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 

En combinant cela avec des outils collaboratifs puissants comme Klaxoon, vous pouvez libérer tout le potentiel du collectif, et décupler votre expérience collaborateur où que vous soyez :

• En favorisant l'interaction sociale : échangez à votre rythme sans perdre en dynamisme, avec des Quiz, des Sondages ou des challenges d’équipe.
• En améliorant l'esprit et la cohésion d’équipe : créez des espaces dédiés à l’échange de feedback et à la génération d’idées, structurés grâce à des outils de management visuel tels que Board.
• En maintenant une activité productive : utilisez les méthodes prêtes à l’emploi disponibles dans notre bibliothèque de templates pour simplifier votre collaboration en asynchrone, et garder vos équipes engagées en continu.
• En éliminant les facteurs de stress : ne laissez plus de place à l’incertitude avec un espace de travail organisé, une attribution claire des objectifs et des responsabilités, et la mise à disposition de ressources en amont grâce à l’outil Mémo.

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Klaxoon peut améliorer vos performances et votre collaboration en asynchrone ? Contactez-nous pour en discuter !