Reprise d'activité : préparez le retour au travail en équipe

Un plan de management de projet pour relancer une équipe

Vous venez de traverser une situation exceptionnelle qui a bousculé le rythme de travail de l’équipe ? Pour une reprise dans les meilleures conditions, préparez-la en amont avec le template Reprise d’activité.

Que l’interruption soit due à un événement extérieur comme la crise sanitaire, ou qu’il s’agisse d’un mouvement interne, tous les membres de l’équipe doivent d’abord se retrouver, même de façon hybride à moitié en télétravail et l’autre moitié en réunion en salle, afin de pouvoir relancer ses projets.

Ce template de reprise d'activité et de suivi de projets propose trois étapes à suivre en équipe pour se remettre en route :

• Un retour d'expérience sur la situation passée ;
• Un point sur les projets à relancer ou à ajuster ;
• La réorganisation de l’espace de travail.

Il s’agit de travailler en équipe afin de décider des priorités et des actions à mener pour un retour à la normale efficace. Grâce à ce template, chacun sait ce qu’il a à faire pour que toute l’équipe se remette au travail sereinement.

Les bénéfices du whiteboard de reprise d'activité avec Klaxoon

Lorsque l’on travaille en équipe, une coupure plus ou moins longue peut avoir des effets délétères sur l’efficacité de votre collaboration et donc sur vos productions communes. Utiliser le whiteboard virtuel de Klaxoon pour travailler en équipe à la relance de votre activité permet de recréer un espace de communication immédiat et asynchrone.

Que votre équipe se retrouve intégralement réunie en salle ou avec des membres en télétravail avec des horaires décalés, vous recréez du lien entre tous grâce à ce tableau de suivi des actions. Chacun participe et peut suivre la reprise des projets ou les modifications apportées aux espaces de travail, à son rythme :

• Utilisez l’outil Question pour consolider les informations partagées et vous répondre en direct ou en différé.
• L’outil de visioconférence Live vous permet en plus d’animer ce workshop en direct si vous en ressentez le besoin.

En bref, voici une méthode simple et rapide pour vous remettre en marche et réapprendre à travailler en équipe pour mener vos projets à bien !

Comment utiliser le template Reprise d’activité de Klaxoon

Commencez par connecter toute votre équipe au Board.

Lancez le timer situé en haut de l’interface pour cinq minutes de bilan. Demandez aux participants d’envoyer leurs idées dans les trois zones en respectant le sens de la flèche.

• “On garde” : vous voyez ce qui manquerait à l’équipe si ça n’existait pas et c’est toujours bon de démarrer par du positif.
• “On arrête” : vous relevez ce qui est bloquant ou du moins pas bénéfique et ça permet d’aller plus loin dans le bilan.
• Terminez par les nouvelles idées à tester, qui devraient être bénéfiques et permettent de lancer une projection.

Chacun choisit une ou deux idées en cliquant sur le cœur afin de les prioriser. Vous pouvez alors passer en vue liste et les idées phares apparaîtront naturellement.

Relancez alors le brainstorming en trouvant ensemble des actions à réaliser, correspondant aux idées qui sont ressorties. Affectez chaque action à un membre de l’équipe, et demandez à ce dernier d’envoyer une idée avec sa photo et son nom et de la connecter à son action.

Passez ensuite au suivi de projets en répondant d’abord à la question « Quels sont nos projets ? ». Tout le monde répond en même temps pour créer un nuage de mots, puis like les dix projets prioritaires à relancer. Listez-les ensuite dans le tableau et remplissez-le en équipe. Vous pouvez également chronométrer cette opération pour garder du temps pour la phase finale de ce workshop.

Utilisez la zone "L’espace de travail" de votre whiteboard pour réorganiser les places à prendre, à récupérer, etc. Servez-vous dans la barre d’outils des formes, des couleurs et de la mini-bibliothèque d’éléments pour dessiner un véritable plan de votre espace de travail. Vous pouvez aussi en importer un tout prêt. Que vous soyez mobile ou fixe, chaque participant envoie une idée avec sa photo et son nom et se positionne à sa place sur le plan. Vous pouvez ajouter la salle ou le bureau occupé en catégorie. Si vous avez beaucoup d’espaces différents, passez en vue colonne afin de visualiser la liste des personnes par salles ou bureaux en un coup d’œil.

Enfin, utilisez la zone à droite du plan pour ajouter des demandes ou des besoins spécifiques en rouge, avec le nom du demandeur en dimension. Une fois l’action prise en charge par un membre de l’équipe, celui-ci passe l’idée en jaune et indique son nom dans l’autre dimension de l’idée ; ainsi chacun peut vérifier le suivi de projets.

Le whiteboard modulable vous permet aussi de garder un espace réservé aux informations utiles, qui vous permettront d’effectuer une bonne reprise et de bien travailler en équipe !