Repenser les rituels pour créer de la cohésion d'équipe

Avec la crise du COVID-19 et la nécessité pour une grande partie des équipes de travailler à distance et organiser des réunions en ligne, nous avons perdu certains des rituels importants qui caractérisent les réunions en présentiel, et qui nous permettent de nous concentrer sur l’humain plutôt que sur le service ou le produit. 

Pour de nombreuses entreprises, l'organisation de réunions virtuelles n'a rien de nouveau, mais leur nombre et leur fréquence ont augmenté au cours des derniers mois. Il est donc important de pouvoir mettre en œuvre les bonnes pratiques antérieures et, dans le même temps, de tirer le meilleur parti des opportunités qu'offre ce nouveau format.

Utiliser Klaxoon pour recréer des rituels d'équipe dans les réunions en ligne

L'importance des rituels d'équipe

La pandémie a obligé les entreprises à repenser leurs pratiques de travail et à apprendre à se réunir d'une manière différente. 

Dans la plupart des cas, cela a conduit les gens à se concentrer sur les phases les plus productives d'une réunion, en entrant directement dans le vif du sujet et en oubliant les rituels qui caractérisent les réunions physiques : du bonjour à la poignée de main, de l'échange de cartes de visite au rassemblement des équipes autour d’une table. 

Avec la généralisation du travail à distance et les réunions virtuelles qui s’enchaînent et où chaque minute compte, des instants simples comme prendre le temps de se présenter ou de clore une réunion ont pratiquement disparu.

Mais pourquoi les rituels sont-ils si importants ? Et pourquoi devrions-nous trouver un moyen de les intégrer dans nos réunions à distance ?

Ulrik explique que les rituels concernent les gens : ils fournissent des informations importantes sur les participants, et nous permettent de nous concentrer sur la réunion, créant ainsi une cohésion d'équipe. 

L'absence de rituels empêche cette connexion entre les personnes de s’établir, et est également à l'origine de ce que l'on appelle la "corona fatigue". "Les gens sont très occupés, mais ils se sentent déconnectés", explique Ulrik. "Nous devons revenir aux rituels et créer cette unité entre les participants, car c'est là que se trouve la performance sur le long terme."

Ainsi, si vous souhaitez que vos réunions en ligne soient couronnées de succès, il est essentiel que vous preniez conscience de ces moments qui soudent les équipes afin de créer un environnement dans lequel les gens peuvent apprendre les uns des autres et proposer de nouvelles idées. Ainsi, une réunion de 60 minutes devrait toujours inclure 10 à 15 minutes pour que l'équipe puisse se connecter.

Lorsque nous perdons ces rituels, nous perdons une partie importante des informations dont nous avons besoin pour prendre des décisions ensemble. Les rituels sont donc importants parce qu'ils relient les gens, et ce quel que soit le sujet traité.

Comment lancer une réunion en ligne à l'aide des outils Klaxoon

Lorsque les gens entrent dans une réunion en présentiel et prennent place, ils ont tout de suite la possibilité d'interagir. Malheureusement, cette forme de communication a tendance à se perdre lorsque nous passons aux réunions en ligne. Il est donc important de créer un rituel pour permettre aux participants de s'installer, d'apprendre à se connaître et de s'engager. Et les outils Klaxoon sont là pour vous aider à y parvenir.

Le Board de Klaxoon est un tableau blanc en ligne facile à utiliser, permettant la collaboration dans un espace de travail visuel et infini, accessible depuis n'importe où et décliné suivant des modèles de méthodes prêtes à l’emploi. Board intègre également Live, un outil de vidéoconférence conçu pour les échanges en mode hybride.

Dès le départ, ill est très important de s'assurer que tous les participants allument leur caméra : cela les aidera à se sentir plus impliqués et à interagir avec leurs collègues, et permettra au facilitateur de comprendre visuellement ce qu'ils ressentent.

Le genre d’interactions gestuelles que vous auriez dans une réunion en présentiel, comme le pouce levé ou le high five, ils doivent être là aussi.

Lors d'une de ses sessions de coaching avec Alstom, Ulrik a ainsi créé un rituel d'ouverture à l'aide de Board : les gens rajoignent la réunion en plaçant une image de leur badge sur les chaises vides autour des tables. Ils peuvent également faire part de leurs attentes aux autres participants, en plaçant le curseur sur l'échelle proposée.

La bibliothèque de templates de Klaxoon comprend un large éventail de modèles de Board prêts à l’emploi :

• Méthodes de collaboration
• Ttableaux et modèles inspirés des normes industrielles
• Méthodes agiles
• Meilleures pratiques de la communauté Klaxoon,... 

Le template Météo d’équipe, par exemple, est le parfait icebreaker pour lancer les réunions, car il permet d'évaluer l'humeur de l'équipe. Board propose également d'utiliser Question : le moyen le plus rapide et le plus simple de poser des questions pendant une réunion, ou de manière asynchrone. 

Par exemple, l'outil Question permet à l'animateur d'évaluer l'expérience ou les attentes des participants - ce qui se ferait normalement par un échange rapide en direct au début de réunion. Des questions ouvertes, des challenges, des nuages de mots et des sondages sont également disponibles via Board.

Une autre idée consiste à ajouter une carte du monde sur le Board, afin que les participants puissent montrer où ils se trouvent actuellement, en plaçant une photo d'eux à leur emplacement actuel. Cela fonctionne particulièrement bien pour les réunions d’équipes internationales, dans lesquelles les participants sont connectés depuis le monde entier.

Ce type de rituel d'ouverture peut prendre quelques minutes, mais il permet aux gens de comprendre clairement, dès le début, qu'ils sont autorisés à s’exprimer et à poser des questions, ce qui encourage le dialogue tout au long de la réunion. Les premières minutes sont donc cruciales pour le succès d'une réunion à distane, que les participants se connaissent ou qu'ils se rencontrent pour la première fois.

Les rituels prennent du temps, mais ce sera la base d’un dialogue qui, par la suite, évitera des malentendus.

Maintenir l'engagement des participants

Dans un environnement virtuel, la préparation est essentielle : l'animateur doit être bien mieux préparé que dans une réunion en présentiel, car l'absence de retour non-verbal rend l'improvisation difficile.

Grâce à Board, Ulrik dispose d'un tableau blanc collaboratif en ligne qui peut être préparé à l'avance, afin que les participants puissent le remplir et y ajouter des idées au fur et à mesure. Il offre "un bon terrain pour que les idées arrivent, de sorte que nous puissions réfléchir à différents sujets en parallèle, au lieu de s’attendre systématiquement les uns les autres". Et cela facilite considérablement l'engagement.

Les gens peuvent ensuite “liker” sur les éléments qui leur plaisent : les participants se sentent ainsi appréciés, car c'est "comme si on se promenait et qu'on donnait aux gens un coup de pouce ou une tape sur l'épaule". Et, en fin de compte, cela contribue à instaurer la confiance.

J'entends les gens en parler comme de simples post-it virtuels... Oui, mais c’est beaucoup plus que cela, aussi. Parce qu'[ils] peuvent collecter des informations, et je peux les utiliser plus tard pour les comptes-rendus, mais je peux aussi les utiliser pour que les participants se rapprochent virtuellement, et s'apprécient mutuellement [...]. Et c'est essentiel, encore une fois, parce que cela fait partie de l'établissement de la confiance.

Pour maintenir l'engagement des participants, il faut aussi établir une structure, et la suite d'outils intuitifs de Klaxoon rend cela très facile, quels que soient le type et la taille de la réunion que vous préparez. Par exemple, Ulrik ajoute un microphone sur le Board pour que les personnes puissent facilement signaler qu'elles souhaitent prendre la parole.

Je suis très satisfait de la boîte à outils de Klaxoon. [...] Vous pouvez aussi l'utiliser dans un processus plus structuré, qui vous permet de vous préparer à tout ce dont la salle a besoin : un quiz rapide, un brainstorming ou peut-être un sondage.

Dans une réunion en présentiel, l'animateur peut demander aux participants de se lever et de s'aligner ou de se mettre en groupes en fonction de certains sujets, puis d'engager une conversation et d'échanger avec leurs voisins. Cela donne aux gens l'occasion d'apprendre les uns des autres, mais c'est difficile à reproduire dans une réunion virtuelle si vous utilisez un simple outil de vidéoconférence. Toutefois, avec Klaxoon, il est possible de réaliser un travail d'équipe dans des breakout rooms où les membres de l'équipe peuvent facilement s’exprimer sur un certain sujet et déplacer leur badge (ou, encore mieux, leur photo), créant ainsi une interaction visuelle.

Il est également possible pour l'animateur de faire travailler des groupes sur le même sujet dans différentes zones du tableau, et de prendre des captures d’écran de chaque groupe, afin de créer un catalogue visuel des différentes manières de résoudre les problèmes. Il s'agit d'un exercice difficile à réaliser dans le cadre d'une réunion classique.

Le besoin de nous connecter est très orienté visuellement, donc oui, déplacer les choses aide, mettre son nom dessus aide, et pourquoi ne pas demander aux gens de prendre une petite photo d'eux et de la remettre également ? Encore une fois, cela me permettra de mieux comprendre à qui je parle lorsque je “me déplace” dans une salle de réunion.

Afin d'accroître l'engagement du groupe, il est aussi essentiel de prévoir des pauses, même dans un cadre virtuel. C'est à l'animateur de déterminer quand faire une pause et combien de temps elle doit durer. L'animateur peut alors mettre en pause l'activité sur les appareils des participants, en cliquant sur le bouton de lecture dans le coin supérieur droit. 

Selon Ulrik, une pause doit inclure suffisamment de temps pour permettre aux participants de rassembler leurs notes et d’échanger entre eux. Un exemple typique est de demander aux participants de formuler une question à la fin de la pause : cela permet de s'assurer qu'ils continuent à réfléchir au sujet de la réunion. 

Une autre idée pourrait être de demander aux participants de discuter avec un membre d’un autre sous-groupe, pour que ce dernier leur fasse visiter sa maison à distance en visio. Ce rituel fonctionne mieux si les gens se connaissent déjà, et est l'équivalent virtuel de l'accolade dans une réunion en présentiel, car il permet aux membres de l'équipe de se découvrir et de créer des liens significatifs.

Comment créer la cohésion d'équipe en concluant une réunion à distance ?

Le résultat global d'une réunion dépend souvent de la façon dont sont gérées les dernières minutes, car c'est ce dont les gens se souviendront très probablement : il est donc extrêmement important de trouver un rituel de clôture efficace.

À la fin d'une réunion physique, le facilitateur peut demander aux participants de choisir un seul mot qui décrit le mieux ce qu'ils ont fait pendant la réunion. De la même manière, dans un contexte de télétravail, les nuages de mots dans Klaxoon permettent aux participants de saisir un seul mot et, ensemble, de créer un résumé visuel de la réunion en ligne, qui peut ensuite être enregistré et envoyé sous forme de Mémo. Ce genre de rituel de clôture aide les gens à se sentir connectés.

Ils se sentent connectés parce que ce visuel leur raconte ce qu'ils ont ressenti à la fin, et non ce qu'on leur a dit de faire.

Cependant, la meilleure façon de clore une réunion virtuelle est justement de ne pas la clôturer : de nos jours, la technologie offre un certain nombre de possibilités pour que l'expérience se poursuive. Il est donc important de "garder la salle ouverte" pour que les idées ne meurent pas dans la réunion et continuent à affluer, fournissant ainsi de nouveaux éléments pour la réunion suivante.

Au moment de la conclusion, veillez à ce qu'il y ait du temps pour respirer, du temps pour se dire ce qui était significatif, les bons retours, et ce que nous pouvons apprendre de tout cela.

Faites comme Ulrik : créez vos propres rituels en utilisant nos solutions engageantes et simples à utiliser, pour faciliter la cohésion de votre équipe lors de vos réunions en ligne !