La Matrice d'Eisenhower: priorisez les tâches et organisez-vous efficacement en équipe

Un tableau des tâches quotidiennes stratégique pour garder le cap sur l’essentiel‍

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

Cette célèbre citation attribuée au 34ème président américain, Dwight D. Eisenhower, a donné naissance à une matrice de priorité, destinée à classer les actions à mener, selon leur degré d’urgence et/ou d’importance. 

Avec la matrice d’Eisenhower, dressez en équipe la liste de toutes les tâches à réaliser, qu’elles soient à court, moyen ou long terme, et de toute nature. Placez-les ensuite dans la matrice en définissant ensemble leur caractère urgent et/ou important. Vous obtenez une vision claire des actions à mener, il ne vous reste qu'à travailler en équipe pour définir ensemble les échéances et répartir les rôles.

En un clin d’œil, vous vous synchronisez et votre gestion de projet gagne en efficacité !

Améliorer sa gestion du temps et des priorités grâce à la matrice d’Eisenhower

Grâce à ce template, vous apprendrez à travailler en équipe pour concentrer vos efforts sur les tâches essentielles, et pas forcément urgentes, en organisant simplement la réalisation des autres.

Les tâches urgentes sont celles à réaliser impérativement et qui engendrent des conséquences si les délais impartis ne sont pas respectés. Il peut s’agir aussi bien de traiter la demande urgente d’un client que de réparer un tuyau d’eau cassé dans votre appartement ! Dans le cadre d’une gestion de projet, apprendre à les identifier et à les prioriser vous permet d’éviter des niveaux de stress qui peuvent devenir extrêmement importants à mesure que la fin de votre projet approche.

Les tâches importantes ne sont pas prioritaires, mais elles participent à atteindre vos objectifs à long terme. Dans ce cas, cela peut être du networking pour construire une clientèle, ou des tâches récurrentes de maintenance, par exemple. Il est donc essentiel de les anticiper si vous voulez exploiter au mieux vos ressources.

Grâce à la matrice d’Eisenhower, vous pouvez reconnaître et classer vos actions en quatre groupes : prioritaires, à planifier, à déléguer, à abandonner. Ainsi, cet outil de gestion de la charge de travail vous permet de travailler en équipe avec plus d’efficacité et moins de stress !

Comment utiliser le template Matrice d’Eisenhower pour organiser un planning d’équipe ?

Commencez par inviter votre équipe sur votre whiteboard, puis lancez le timer pour chronométrer la phase de brainstorm qui consiste à dresser la liste des tâches à réaliser. Tous les participants peuvent poster des idées, sous la forme qu’ils préfèrent !

Que vous soyez en réunion en salle ou à distance, évaluez en équipe le degré d’urgence et d’importance de chaque tâche, en fonction de son impact, des ressources nécessaires ou bien des délais imposés. Puis, déplacez les idées dans les zones correspondantes et attribuez-leur la couleur adéquate. Afin de mieux visualiser ce que représente votre projet, vous pouvez passer en vue colonne.

Pour faciliter votre gestion de projet, passez en revue chaque action et notez collectivement dans les dimensions, la personne en charge, ainsi que la deadline et d’éventuels détails. Si besoin, n’hésitez pas à utiliser l’outil Question de Klaxoon pour interpeller les membres de l’équipe pour la prise de décision !

Tout au long de votre projet, pensez à tenir à jour votre matrice Eisenhower en utilisant les catégories et l’outil dessin pour visualiser l’avancement de chaque tâche. Et découvrez le plaisir de travailler en équipe efficacement, sans stress, et en se focalisant sur ce qui crée réellement de la valeur. 

Et pour en savoir plus sur la Matrice d'Eisenhower, rendez-vous sur la vidéo explicative disponible sur la chaîne Youtube de Klaxoon :