Organiser ses vacances : un whiteboard digital pour préparer votre séjour rapidement

Un template idéal pour organiser ses vacances entre amis, en famille ou en solo !

La préparation, ça fait partie du plaisir des vacances ! En se plongeant dans des guides touristiques ou sur des sites internet, on a déjà un peu la tête ailleurs, ça fait rêver, on se projette… Que vous soyez un féru de l’organisation millimétrée, ou que vous aimiez laisser un peu de place à l’imprévu et à l’inconnu, il y a quand même une base indispensable à avoir sous la main pour partir en vacances. Avec Klaxoon, rassembler ces informations devient un jeu d’enfant, grâce au whiteboard digital facile à utiliser, à partager, et accessible en un clin d’œil.

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Un whiteboard digital, c’est quoi ?

C’est un tableau blanc collaboratif en ligne, un espace à la taille infinie sur lequel vous pouvez partager tout type de média : du texte, des dessins, des images, des vidéos, des liens web… Fini les feuilles volantes, les post-it, ou encore le carnet qu’on égare par mégarde. Tout est centralisé et enregistré automatiquement ! C’est ce que vous offre l’application Board de Klaxoon. Le whiteboard est accessible en un clin d’œil depuis votre smartphone directement dans votre poche, ou sur votre ordinateur ou encore votre tablette.

Comment organiser ses vacances avec un whiteboard digital ?

- Le Board de Klaxoon permet de tout noter, vous pouvez ajouter autant de texte que vous voulez, soit directement avec l’outil texte du whiteboard, soit dans des idées colorées à déplacer et à ranger à votre guise. Le management visuel passe aussi par des dessins, des images, des vidéos, des liens web… autant d’éléments que vous pouvez ajouter pour remplir le template. Plusieurs personnes peuvent partager le Board et intervenir dessus ! Idéal lorsque l’on part en vacances à plusieurs.

- Le board de l’organisation de vos vacances évolue à votre rythme, vous pouvez y revenir quand vous le souhaitez, à tout moment, et autant de fois que vous le souhaitez. Toutes les modifications sont automatiquement prises en compte et enregistrées. Vous le verrez s’étoffer au fur et à mesure. Démarrez-le en avance pour prendre le temps et avoir un avant-goût des vacances ! Plusieurs itinéraires en vue? Vous en préparez autant que vous le souhaitez sur le Board.

- Besoin de faire une réunion de préparation avec vos compagnons de voyage ? Live, la solution de visioconférence intégrée à Board, est idéale pour se voir et discuter en famille ou entre amis, tout en avançant dans les préparatifs des vacances ! Donc quand on part en vacances avec des amis par exemple, c’est parfait, chacun peut intervenir sur le board, c’est l’outil à utiliser pour collaborer visuellement !

- C’est personnalisable ! Vos vacances vous ressembleront, votre Board aussi. Adaptez-le, remplissez-le, décorez-le, c’est votre terrain de jeu !

8 conseils pratiques pour organiser des vacances réussies avec notre template

L’anticipation et la centralisation des informations, voilà deux clés essentielles de l’organisation ! C’est très efficace pour le travail en équipe, notamment dans la gestion de projet, alors pourquoi faire différemment pour organiser ses vacances, puisque ça marche ? Le but des congés, c’est bien d’en profiter un maximum, alors il faut optimiser ! Pour cela, voici 8 conseils pratiques à appliquer lors de l’élaboration de son séjour.

• 1. Choisir le moyen de transport le plus adapté, et réserver en avance ! Que ce soit un billet d’avion, de train ou de bateau, ou encore une location de voiture ou de van, pour être serein, mieux vaut ne pas attendre la dernière minute, au risque de se retrouver avec des horaires ou des tarifs bien moins avantageux. Dans le template, consignez le scan de vos billets ou la preuve de réservation, le contact utile, ou encore la référence de votre covoiturage… Vous avez ainsi sous la main les dates et horaires d’embarquement, plus d’excuses pour rater le départ !

• 2. Bien préparer son itinéraire. Vous êtes adepte du roadtrip ? Ou tout du moins, en vacances, vous avez la bougeotte et voulez en découvrir le plus possible ? Pour explorer à fond les environs, importez un fond de carte de la destination choisie sur le Board, renseignez-vous sur les meilleures options d’itinéraire afin de le tracer pour le visualiser. Ce sera plus facile par la suite de se repérer dans l’espace en ayant déjà une idée de l’orientation et de la topographie des lieux. Et oui, le management visuel, ça peut aussi être utile pour ne pas se perdre en vacances !

• 3. Savoir où l’on va dormir. En vacances, toutes sortes d’hébergements sont envisageables : camping sauvage, village vacances, location, chambre d’hôtes, hôtel, les possibilités sont multiples ! Mais que l’on passe 10 nuits sur place ou que l’on préfère changer d’adresse tous les deux jours, il est préférable de réserver en avance son ou ses hébergements, afin de ne pas se retrouver le bec dans l’eau et éviter les mauvaises surprises ! Surtout quand on voyage à plusieurs, en haute saison, et dans des endroits touristiques ! Sur le template “Organiser ses vacances” une zone est dédiée pour rassembler toutes les informations nécessaires sur l’hébergement chaque jour du séjour.

• 4. Surveiller son budget. Attention, “vacances” peut vite rimer avec “dépenses” ! On a du temps libre, on a envie de profiter, entre les restaurants, les sorties, les visites, on peut être tenté de tous les côtés… Il faut savoir se faire plaisir, mais dans la limite du raisonnable. En ayant préparé en avance sur votre Board une projection des dépenses et du budget total alloué à votre séjour, cela vous permettra de rester dans les clous. Avec ce template, ne soyez plus un panier percé !

• 5. Collecter de bonnes adresses de restaurant ! Si on s’accorde quelques repas au restaurant, autant tester les meilleurs. N’hésitez pas à noter les tables coups de cœur, par le bouche à oreille, ou encore en visitant des sites internet de tourisme tels que le routard ou d’autres références en la matière ! Copiez-collez les liens sur votre Board, pour pouvoir comparer et choisir vos préférés. Astuce si vous partez en groupe : utilisez la fonctionnalité Question et notamment le mode sondage pour que tout le monde s’exprime !

• 6. Noter ses idées de visites touristiques et activités préférées. Que vous soyez plutôt plage ou plutôt musée, plutôt monument historique ou accrobranche, renseignez-vous sur les choses à faire qui vous correspondent le plus ! C’est bien de connaître en avance le temps de trajet pour accéder à telle petite crique, le tarif famille pour tel parc d’attractions ou encore les horaires de visites de tel château… Toujours dans le but de passer les meilleures vacances possible, sans déconvenue à l’arrivée ! Sur le template, vous pouvez écrire toutes les informations que vous voulez, les associer à des photos trouvées sur internet, des liens… C’est sans limite !

• 7. Élaborer un planning jour par jour. Une journée de vacances, c’est précieux, surtout si vous avez envie de faire plein de choses ! Le template “Organiser ses vacances” vous permet de remplir le planning pour chaque jour, en rassemblant à chaque fois les informations vues précédemment, dans la colonne correspondante. Le code couleur vous permet aussi de visualiser une journée à la fois sur le planning et sur la carte avec l’itinéraire ! Et quand on prépare ses vacances à plusieurs, c’est facile pour collaborer visuellement et chacun s’y retrouve facilement.

• 8. Faire une check-list des bagages pour ne rien oublier. Remplir sa valise peut être un vrai casse-tête pour certains, quand d’autres oublient systématiquement un essentiel ! Alors, profitez du whiteboard digital et de son espace infini, le template est à votre disposition, à vous de vous l’approprier et d’ajouter autant de zones que vous le souhaitez ! Par exemple, dessinez votre valise virtuelle et prenez le temps en amont de réfléchir à son contenu et de le lister, afin de ne rien oublier au moment de faire vos bagages pour de bon !

L’utilisation du whiteboard se poursuit pendant le séjour

Vous avez centralisé toutes les informations utiles, vous avez préparé vos vacances ensemble, vous avez bien anticipé, et maintenant c’est parti, l’heure du départ a sonné ! Le template “Organiser ses vacances” reste votre meilleur ami, consultable à tout moment depuis votre smartphone, pour une vérification express, ou autre :

• Sortez votre billet de transport virtuel, pour le présenter au contrôleur
• Retrouvez une info, un document, une adresse d’hôtel, à tout moment
• Suivez votre itinéraire sur la carte
• Consultez votre planning du jour
• Reportez vos dépenses pour respecter votre budget
• Partagez vos photos avec vos proches, la marche à suivre est détaillée dans le mode d’emploi du template, c’est très simple d’envoyer un album photos directement depuis le Board, grâce à l’outil Question
• Ajoutez des commentaires sur vos différents coups de cœur, visites, restaurants, hôtels…  Le template peut aussi faire office de “journal de bord” des vacances !

Vous l’avez compris, le whiteboard de Klaxoon est idéal pour le travail en équipe, mais aussi pour organiser ses vacances ou d’autres aspects de sa vie perso ! Retrouvez d’ailleurs d’autres templates dédiés à cette catégorie, comme “Organiser son déménagement”, dans notre bibliothèque de templates qui s’enrichit chaque semaine de nouveautés !