Comment organiser une rétrospective d’équipe annuelle efficace dans un groupe international ?

Bernice a remarqué un intérêt de plus en plus prononcé pour le thème de l’amélioration continue, en particulier avec la digitalisation croissante, la quatrième Révolution Industrielle et la pandémie, qui ont conduit les gens à s’intéresser davantage aux moyens d’améliorer leurs méthodes de travail. 

Dans cette quête d’amélioration de leur qualité de vie professionnelle, des outils tels que Klaxoon ont trouvé de nouveaux adeptes, la réunion traditionnelle étant délaissée au profit d’un fonctionnement beaucoup plus interactif et créatif.

Le challenge : accroître la participation dans les réunions de rétrospective annuelles

Bernice a décidé d’utiliser Klaxoon après avoir découvert cet outil promu chez Danone. Dans la mesure où celui-ci était déjà recommandé par l’entreprise, elle a décidé de l’essayer afin de dynamiser ses réunions habituelles, et s’écarter des réunions parfois rébarbatives où sont partagées des présentations avec peu, voire aucune participation active. Bernice s’est rendu compte qu’il devenait difficile de produire et de recueillir des idées, et elle recherchait donc un espace qui lui permettrait de le faire, et encouragerait l’implication et la participation de tous.

Avec de nombreuses réunions à animer chaque jour, Klaxoon a vraiment aidé Bernice à rendre celles-ci plus efficaces, et elle a constaté une réelle amélioration du taux de participation et du nombre d’idées générées.

La solution : le template de whiteboard Rétrospective, prêt à l’emploi

Pour Bernice, Klaxoon a paru un excellent moyen de produire un impact lors de rassemblement “Ambition Meeting” organisé chaque année par Danone. Cette réunion est une sorte de rétrospective de l’année, destinée à analyser ce qui a bien fonctionné (les succès) et ce qui pourrait être amélioré. Ce type de réunion est très efficace, car une analyse a montré que les équipes qui débriefent plus souvent sont 20 % plus productives dans leur travail que celles qui ne pratiquent pas ce rituel.

L’objectif principal de cette réunion est d’élaborer un plan d’action avec de nouvelles idées pour l’année à venir. Lorsque les responsables de l’amélioration continue de chaque région se réunissent, c’est l’outil Webex qu’ils utilisent traditionnellement. Mais lorsque Bernice a découvert Klaxoon, elle a su qu’il avait le potentiel de très bien fonctionner dans l’environnement de travail de Danone, et elle a décidé de le tester lors du prochain Ambition Meeting.

Pour organiser cette réunion, Bernice a exploré la bibliothèque de templates de Klaxoon et a choisi le modèle Rétrospective. Celui-ci convenait parfaitement à sa propre réunion, organisée à distance avec un total de 11 participants.

Chaque responsable de l’amélioration continue s’est vu attribuer un thème, 5 thèmes principaux étant abordés en tout : apprentissage, organisation, gouvernance, etc. Les responsables de l’amélioration continue ont été invités à préparer leur thématique à l’avance, en asynchrone, afin d’être prêts à participer lors de la réunion proprement dite.

Cette fois, la réunion a été animée simultanément sur Webex et Klaxoon. Bernice a utilisé le template Rétrospective de Klaxoon tel quel, sans avoir eu besoin de modifier quoi que ce soit, et gagnant ainsi un temps précieux. Elle a été agréablement surprise de découvrir que la réunion a nécessité très peu de temps de préparation, quelques heures tout au plus. 

Bernice a ajouté une catégorie pour chaque thème, ainsi que 5 couleurs pour indiquer s’il s’agissait :

• D’une action que l’équipe devait continuer à faire ;
• D’une action qu’elle devait prévoir de faire moins ;
• D’une action qu’elle devait prévoir de faire plus ;
• D’une action qu’elle devait arrêter de faire ;
• D’une action qu’elle devait commencer à faire.

Bernice a commencé la réunion par 15 minutes de brainstorming, afin de laisser le temps à chaque participant de réfléchir à ce qu’il ou elle souhaitait retirer de cette rétrospective. Elle a utilisé le timer (chronomètre) de Klaxoon pour s’assurer que chacun dispose d’assez de temps pour produire des idées.

Après avoir exprimé leurs idées, tous les participants ont utilisé la fonction Like pour prioriser et sélectionner les plus pertinentes, en votant pour leurs idées préférées. Ils ont ensuitei pu se répartir rapidement en sous-groupes (dans des Breakout Rooms) en vue de discuter du plan d’action et des idées pour la suite.

Le résultat : moins de temps passé en réunion pour une plus grande efficacité

Bernice a été agréablement surprise de constater que la réunion avait duré moins de 2 heures en tout, avec moins de 30 minutes passées sur la partie rétrospective. Le recours à Klaxoon a nettement amélioré l’efficacité de l’ensemble du processus, un point très important lorsque l’on doit gérer un grand nombre de participants.

Grâce à Klaxoon, Bernice a estimé qu’un plus grand nombre d’idées avait émergé de façon générale, surtout en comparaison avec Excel ou PowerPoint, deux outils qui avaient été utilisés par le passé mais qui n’étaient pas aussi flexibles.

Bernice a également beaucoup apprécié la fonction chronomètre de Klaxoon : il a favorisé l’implication de tous les participants, qui avaient ainsi une idée précise du temps dont ils disposaient pour réfléchir, avant d’être ensuite invités à formuler leurs idées directement sur le Board Klaxoon.

Dans l’ensemble, Klaxoon a eu un impact très positif sur le travail de Bernice, en rendant ses réunions beaucoup plus collaboratives et engageantes pour l’ensemble des participants. Et si Klaxoon pouvait aussi vous aider ?